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発注書とは

発注書は、業務を外部の会社や個人事業主などに発注する際に作成する書類です。商品やサービスの制作や業務代行、工事や修理、デザインや設計、製品の検品など幅広い業界・業務において発注書は使用されます。

主に発注書は、どのような内容の業務を依頼したのか、発注者と受注者で認識の相違がないようにしておく目的があります。口頭での依頼や簡単なメール文章のみでも仕事の発注は可能ですが、具体的な仕様や要望、レギュレーション、そして納期や打ち合わせのスケジュールなどは、明確に示しておかなければ何らかの誤解が生じる可能性があります。

誤解や認識ミス、確認漏れが発注におけるトラブルを生むことは少なくありません。発注内容に間違いがないかを確認し、仕様やスケジュールをわかりやすくしておくために、発注書は必要とされます。なお、場合によって、発注書は注文書などの呼ばれ方をすることもあります。

発注書に書く内容

発注書については、記載すべき内容には特に決まりはありません。作り方・書き方も自由です。そのためテンプレートは、シンプルなものから個性的なデザインのものまで様々な種類があります。

しかしながら発注の内容やスケジュールなどをよりわかりやすくしておくためには、次のようなことを記載しておくと良いでしょう。

このような点を明確に記載しておくと、発注者はどのような内容で依頼をしたか、受注者はどのような内容を承諾したかがわかりやすくなります。納期や単価など、取引において重要な点を失念しても、発注書を確認すれば一目瞭然です。口頭での依頼だけでは「言った」「言わない」の水かけ論になってしまう可能性もあるため、仕事を取引先に発注する際には、できる限り発注書をまとめておきましょう。

複数の商品やサービス、その他の業務などを発注する場合は、1件ごとに発注書を分けて作成するか、複数の案件があることがわかるように表にまとめるなどして対策すると良いでしょう。

参考:詳細は「注文書(発注書)の書き方を徹底解説!発送方法や注意点も」をご参考ください

注意点

発注書作成の際は発注内容、納期、金額などに誤りがないよう注意しましょう。

発注書を作成する目的は、発注内容がお互いにわかるようにし、トラブルを未然に防ぐことです。そのため、発注書がわかりずらい、内容にミスや漏れがあるということになってしまうと、本末転倒です。

中には発注書が稟議の際に必要な企業もあるため、発注内容や個数、金額、納期などの重要な点はしっかりと確認したうえで、発注書の作成を行っていきましょう。

まとめ

発注書は、発注側と受注側で内容に齟齬がないよう確認するための重要な書類です。必要な情報をできる限り具体的に記載するようにしましょう。内容を抜け漏れなく記載できるよう、発注書のテンプレートを積極的に活用するのもおすすめです。