経理業務について 注文書(発注書)の書き方を徹底解説!発送方法や注意点も 2022/10/03

注文書は取引の内容を正しく発注するために必要な書類であり、取引に関する認識違いを防ぐなどの役割があります。本記事では、注文書の書き方や発送方法などについて、画像付きでわかりやすく解説します。

注文書(発注書)とは?

注文書(発注書)とは、商品を注文・発注する際に取引先に提出する書類です。 注文内容を書面でわかりやすく示したものであり、複数の商品をまとめて注文する時や、注文内容が複雑な時などによく使われます。口頭のみで注文するよりも正確で、トラブル回避などに役立ちます。

また、領収書には決められた様式やデザインがあるわけではないので、システム上から発行したり、インターネットで紹介されているテンプレートを使ったりすることが可能です。

注文書と発注書の違いは?

注文書と発注書は似たような言葉ではありますが、法的に違いがあるわけではありません。しかし厳密には、以下のように区別されています。

・注文書:商品などを注文するときに作成する書類
・発注書:何らかの作業や加工が発生する時に作成する書類

注文書は具体的な商品・製品を注文するときに作成するのに対し、発注書はホームページ制作やシステム制作といった作業を依頼する時に作成することが一般的です。

注文書の役割とは?

トラブルを防ぐ

取引を実際に進める前に双方の認識を確認し、食い違いから生じるトラブルを防ぐ役割があります。書類を作成せず口約束だけで取引をしてしまうと「そんなつもりではなかった」といったトラブルが生じることもあるでしょう。

注文書は、あらかじめ取引の内容を詳しく記載することでトラブルを防ぎ、安心して業務を行うことに役立ちます。

公正さを保つ

発注・受注を行う関係は、どちらか一方が弱い立場になってしまうことがあります。特に、下請けの企業や個人事業主が受注する場合は、発注側である企業よりも不利な立場になることもあるでしょう。

注文書を発行することにより弱い立場である受注側を守り、取引における公正さを保つといった役割も存在します。

注文書を書くときに必要なもの

用紙

基本的にはA4の用紙を使って注文書を印刷します。自社で決まった様式がないのであれば、ネット上のテンプレートを使用することも可能です。
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封筒・切手

郵送で送る場合は、封筒・切手を用意します。封筒のサイズの決まりは特にありません。

スタンプ

封筒には中身の書類を「○○在中」といった形で明記することが一般的です。 手書きでも構いませんが、注文書を送る機会が多い場合は「注文書在中」のスタンプを用意するといいでしょう。

注文書の必須記入項目

書類作成者の氏名又は名称

法人名や担当者名を明記します。

取引年月日

注文書においては、取引年月日が書類の発行日となります。

取引内容

取引の内容を、商品やサービス別にわかりやすく記入します。また、軽減税率の対象品目である旨の記載もします。

取引金額

税率ごとに区分して合計した税込の金額を記入し、取引の最終的な合計金額が分かるようにします。

書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

取引先の法人名などを、宛名として記載します。

注文書に記載する手順

1.宛先

発注先となる法人名や、個人事業主の屋号・名前などを記入します。

2.注文書ナンバー

必須ではありませんが、注文書をわかりやすく管理するために、通し番号を記入する場合もあります。

3.発行日

書類の右上に発行日を記入します。

4.作成者の情報

法人名や連絡先、注文書を作成した担当者の名前などを記入します。

5.商品名

商品名に加え、必要に応じて品番や型番なども記載します。

6.数量・単価

取引に関する具体的な数値を入力します。

7.商品ごとの合計

「数量×単価」で求めた金額を税抜で記入します。

8.小計

すべての商品を税率ごとに分け税抜金額を合計し、小計を記入します。

9.消費税

消費税としてかかる金額や、税率について記入します。

10.合計金額

最終的な合計金額は、必ず税込で記入します。

11.備考

その他、納期や支払い方法など、書いた方がわかりやすいと思われる内容を必要に応じて記入します。

注文書を交付する方法は?

注文書の交付にはこれといった決まりがないため、郵送やFAX・メールなど、好きな方法で送ることが可能です。 メールの場合はPDFで添付して送ることが一般的と言えます。

注文書は、取引の内容や金額・納期などについて確認し、発注することが確定した時点で作成・交付を行います。発注する前には、すでに受注側から見積書を受け取り、内容についてのすり合わせも行なっていることが一般的です。注文書はそれらの条件について納得した段階で速やかに作成し、送ることが望ましいでしょう。

領収書などビジネスシーンで使われる書類には、収入印紙を貼ることが求められる場合があります。 しかし注文書は印紙税の課税文書には含まれておらず、原則として収入印紙を貼る必要はありません。

出典:課税文書に該当するかどうかの判断(国税庁)
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/inshi/7100.htm

注文書で注意すべきこと

見積書と内容をあわせる

注文書は、受注者が作成した見積書の内容にあわせて発行することが基本です。もし注文書と見積書で内容が異なれば、どちらが正しい取引内容なのかがわからなくなってしまいます。

注文書の作成後は見積書の内容と見比べて、相違点がないようにしましょう。もしも見積書の内容で相談したい点などがある場合は、注文書の発行の前に受注者とすり合わせを行うようにします。

下請法の確認を行う

下請法とは、親事業者が下請事業者に発注する場合の取引を公正にすることなどを目的に定められた法律です。「製造委託」「修理委託」など、適応対象となる取引に該当すれば、この下請法を守った上で発注することが必要です。

下請法においては、注文書をはじめとする書類の交付方法などについても明確に定められています。例えば、親事業者が下請事業者のメールボックスに一方的に書類を交付しただけでは、書類を提供したとは認められません。つまり、電磁的方法により注文書を交付する場合には事前に下請事業者からその旨の承諾を得る必要があります。

下請法に関する記事はコチラ▼
下請法とは?違反した場合は?禁止事項も解説!

ミスがないかチェックする

注文書が間違っていれば、プロジェクトの進行中や終了後に、発注先とトラブルに発展することがあります。特に金額や納期については慎重に確認すべきと言えます。また、万が一金額が大きく誤っていた場合には、自社の予算管理や経営に発展する問題になりかねません。注文書を交付する前に、ミスがないかよく確認するようにしましょう。

社内決裁・押印を行う

備品の購入や外部との契約など重要な事項においては、社内決裁や稟議が必要になることがあります。企業のルールや取引の規模に応じて、上層部に確認してもらうなどの機会を設けるといいでしょう。また、交付前には書類の信頼度を上げるために角印を押すケースもあります。

作成後は適切に保管する

注文書は、国税庁が定めるルールに基づき発注後も適切に保管することが求められます。法人は7年間(欠損金が発生する事業年度分は10年間)、個人事業主は5年間(消費税の課税事業者は7年間)の保管が必要です。

欠損金額が発生した場合などのケースにおいては、例外的に保管期間が変更される場合があります。国税庁のホームページを参考に、必要な保管期間を確認しておきましょう。

出典:帳簿書類等の保存期間(国税庁)
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm

発注書のテンプレート

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まとめ

注文書は、商品やサービスの発注を行う上で欠かせない書類です。本記事で紹介したテンプレートや書き方を参考に、取引内容にあわせた注文書を作成してみましょう。

また、注文書はすべての取引において必ず発行されるわけではなく、法律においても特に定められているわけではないため省略するケースもあります。

しかし、下請法が適用になる取引においては、親事業者から下請事業者へ発注内容を明確に記載した注文書・発注書などの書面を交付することが義務付けられており、保存方法についても、具体的な内容が定められています。最新の法律をチェックするとともに、法的に正しい処理を行うことを心がけましょう。

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この記事の投稿者:

shimohigoshiyuta

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