見積書の基礎知識

見積書とは?請求書・発注書との違いや必要な理由、書き方を解説!

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見積書とは、契約前に「この内容で商品やサービスを提供します」という意思を示すために作成する書類です。本記事では、見積書と請求書・発注書の違いや、見積書を発行した方がいい理由などについてわかりやすく解説します。

そもそも見積書とは?

見積書とは、対象となる商品やサービスの金額・数量などを、受注側が発注側に対して提示するための書類です。発注者は見積書を確認し、発注するかどうかを決定します。双方が内容に同意できれば、契約に至ります。

見積書を作成する段階では契約は締結していないため、商品やサービスの内容が変更になったなどの理由で、最終的な金額と見積書の金額が一致していなくても問題はありません。

見積書を作成した場合には、事業における取引を示す書類となるため、納品書や領収書など同様に保存が義務付けられています。なお、見積書の作成自体は法律によって義務付けられているわけではなく、作成しないケースもあります。

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請求書との違いは何?

請求書とは、契約した内容の実施後、つまり商品やサービスが実際に提供された後に、その費用を請求するための書類です。受注側から発注側に送付する書類であり、請求書を受け取った発注側は記載された金額を支払います。

請求書を発行しないと入金を受けられない場合があるため、忘れたり遅延したりすることなく請求書を発行することが大切です。見積書と同様に、取引の内容を示すために取引の終了後も保存しておく必要があります。

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発注書との違いは何?

発注書とは、発注側が受注側に対して発行する書類であり、記載された条件で発注する旨を記載した書類です。商品やサービスの内容や金額・納期などを受注側に伝える役割があります。

発注書は、見積書の内容に問題がなく、双方が内容に同意した時に発行されることが一般的です。しかし、必ずしも見積書と発注書の内容が同じでなくてはいけないというわけではありません。発注書の送付後は、受注側から発注側に受注書を送付することで、内容に承諾し契約が成立したとみなされます。

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見積書が必要な3つの理由

見積書を発行したほうがいい理由について、3つのポイントから解説します。

やり取りの記録を残す

口頭での約束も法的効力のある契約として認められますが、記録が残らないため、将来的なトラブルに発展することがあります。取引の実施後や、支払い時に「言った」「言わない」と双方の認識が一致しない可能性もあるでしょう。

受注側と発注側がお互いに取引内容を正しく認識するためには、見積書が役立ちます。見積書には商品の内容や単価などを具体的に記載するため、そのようなトラブルを防げる可能性があります。

金額や内容を明確にする

見積書には、商品やサービスの名称はもちろん、単価や個数、合計金額などを詳しく記載します。具体的に記載することによって「どうしてその金額になって、最終的にいくら支払えばいいのか」という点が明確になり、安心して発注できます。

取引をスムーズにする

見積書を受け取った発注側は、見積書の内容を確認して、発注するかどうか検討します。予算やスケジュールが自社の要望に適しているか、他社と比べて内容が申し分ないかといった点について判断する必要があります。取引内容が明確にまとまっている見積書があれば、判断がスムーズになるでしょう。

見積書の内容に懸念点があった場合には、条件に関して交渉を行うこともあります。その場合も、一から交渉を行うより、見積書の内容を基準として交渉する方がやり取りを行いやすいと言えます。

見積書がなければ、発注側が発注を行うかどうか判断しにくいだけではなく「この会社に発注して大丈夫なのだろうか」と思われて、契約を行う上で不利に働くことも考えられるでしょう。

見積書に記載が必要な項目

見積書に記載する項目は以下の通りです。

  1. 書類のタイトル
  2. 通し番号
  3. 発行日
  4. 有効期限
  5. 宛先
  6. 自社の情報
  7. 社印
  8. 商品の情報
  9. 見積もり金額
  10. 納期予定
  11. 備考

各項目について詳しく解説します。

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1. 書類のタイトル

書類の目立つ位置に「見積書」「御見積書」などのタイトルを記載します。相手がどのような書類なのかすぐに見分けられるよう、大きめの文字で記載したり、アンダーラインを使用したりすることもあります。

2. 通し番号

通し番号は必須ではありませんが、たくさんの見積書を発行する場合に、見積書を管理しやすくする目的で記載することもあります。特に、書類の発行システムを通して見積書を発行する場合にはこの通し番号が表示されることが多いでしょう。

3. 発行日

書類の右上には見積書の発行日を記載します。この日付は自分が見積書を発行した日で構いません。

4. 有効期限

商品の価格が変更になるなどの事態に備えたり、顧客に早めの発注を促したりする目的で、見積書には有効期限を設けます。特に、原材料や人件費の変動で商品の価格が変わる可能性がある場合などには、有効期限を短めに設定するといいでしょう。

5. 宛先

見積書を送付する宛先を記載します。「○○株式会社御中」や「○○株式会社 ○○様」といった書き方があります。

個人事業主に対して書類を送付する場合は、ビジネス用の名称である屋号か、もしくは相手の個人名を記載することになります。

6. 自社の情報

見積書の発行者である自社の情報について記載します。会社名・部署名・担当者名・住所・電話番号などを記載しましょう。また、連絡手段に応じてメールアドレスやFAX番号を入れることもあります。

7. 社印

見積書に社印を押さなくてはいけないという法的な決まりはありませんが、会社のルールで押印するよう定められていることもあります。

社印は押印することで「しっかりとした会社だ」「正式な文章だ」という印象を与えられる可能性があります。自社の情報の右側に、文字に少し重なるようにして押印しましょう。

8. 商品の情報

見積もりの対象となる商品の内容や数量、単価、商品ごとの金額を記載します。商品以外にも請求することになる費用(送料など)があればここに記載しましょう。また、割引を適用する場合には金額をマイナスにして記載することも可能です。

9. 見積もり金額

各商品の金額を合計した金額を「見積もり金額」として記載します。税抜・税込といったルールは特に定められていませんが、相手が合計額を把握しやすいよう、税込で記載することが望ましいでしょう。商品の合計金額を記載する「小計」と、それに対して発生する「消費税」の欄も設けます。

10. 納期予定

相手が発注を検討しやすくなるよう、納品する予定日についても記載します。具体的な日付を記載することはもちろん「受注から5営業日以内」「発注から3週間で納品いたします」といった書き方をすることも可能です。

確実に納品できる日付がわからない場合には「納期についてはご相談ください」などと記載するケースもあります。

11. 備考

これまでに記載した情報のほかに伝えるべきことや注意事項などがあれば、備考欄に記載します。「振込手数料は弊社で負担いたします」「お支払い期限は○月○日までとさせていただきます」などの書き方があります。

見積書作成の3つのポイント!

見積書を作成するにあたって、定められた書き方があるわけではありません。しかし、必要な情報をわかりやすく伝えられるように、以下のポイントに基づいて作成することをおすすめします。

書類の様式を統一する

会社や部署ごとに見積書の様式を統一することで、作成や保管がしやすくなります。使用する見積書のフォーマットを用意し、担当者に共有しましょう。

内訳と合計金額を明記する

どの商品に対して金額がいくらかかるのか内訳を明記すると、変更や追加があった時に対応しやすくなります。また、最終的な合計金額がいくらなのか分かりやすいよう、四角で囲ったり、大きな文字で記載したりすると親切です。

必要に応じてその他の事項も記載する

見積書に備考欄を設ければ、商品や金額以外の情報も発注側に伝えられます。支払い方法や納期・見積書の有効期限など、必要と思われる情報を記入し、認識の相違からくるトラブルを防ぎましょう。

関連リンク:見積書の正しい書き方を解説!【見本付き】作成目的や注意点もご紹介

見積書の作成にはテンプレートやシステム利用がおすすめ

見積書は、発注側が実際に発注するのかどうかを検討するために使う書類です。見積書を適切に作成することで、信頼できる会社であることを示し、将来的な売上に繋げられる可能性があると言えるでしょう。また見積書はその時々によって異なる様式を使うのではなく、決まった作成方法で統一することが一般的です。作成方法を統一することによって、記載漏れや紛失を防ぎ、双方にとって管理がしやすくなるでしょう。

見積書は、インターネットで紹介されているテンプレートをダウンロードしたり、クラウドシステムを通じて簡単に作成したりする方法があります。使いやすい方法を採用し、取引の効率化に繋げましょう。

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見積書作成を楽に行うならINVOY

見積書は自社の商品やサービスを注文してくれるかどうかに関わる重要な書類です。しかし、日頃からやるべきことが多く、そのような事務作業にあまり時間をかけられないという方も多いのではないでしょうか。

弊社のサービス「INVOY」は、見積書や請求書・納品書をはじめとする書類を無料で作成・管理できる機能を備えています。見積書を簡単に作成したいという方は、この機会にぜひ利用をご検討ください。

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まとめ

見積書とは、契約前に「この内容・金額で商品やサービスを提供できます」という意思を示すために発行する書類です。発注側は見積書に記載された内容を見て取引を行うかどうか検討するため、見積書は丁寧でわかりやすいものを発行することが望ましいとされています。

テンプレートやシステムを利用してわかりやすい見積書を発行することで、スムーズな取引を目指しましょう。

この記事の投稿者:

hasegawa

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