請求書テンプレートのExcelテンプレートです。
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請求書とは「お金を受け取るために発行する書類」を指します。取引先へ商品やサービスを納品した際、その対価としてのお金を請求するために発行する書類です。企業はもちろん、業務委託を受ける個人事業主の活動にかかわる重要な書類と言えます。
請求書は、形式やデザインなどのルールが定められていません。手書きやExcelエクセルで作成することもあれば、請求書作成ソフトを利用することもあります。
請求書作成の際は、記載すべき項目がはっきりと定められているわけではありません。しかし、軽減税率制度に対応した請求書でないと仕入税額控除の適用が受けられません。
ここでは2023年9月まで対象の『区分記載請求書等方式』の請求書に記載すべき5つの必須項目についてまとめました。
請求書は、形式やデザインなどのルールが定められていません。手書きやExcelエクセルで作成することもあれば、請求書作成ソフトを利用することもあります。
取引の内容や事業の形態などによって、請求書に書くべき内容が異なります。上記の基本的な項目に加え、必要な項目があれば追加しましょう。
前項で紹介した項目に加え、書類のわかりやすさやトラブル防止といった観点から、以下の項目を追加することが一般的です。
多くの請求書では一般的なビジネス文書と同様に、左上に相手の氏名または会社名を記載します。請求書の右上には、請求日と、作成した側の法人名や氏名、連絡先も入れておきましょう。
参考：詳細は「請求書の正しい書き方・作り方は？記載事項と注意点を解説！」をご参考ください
請求書は、主に3つの方法で送ります。
郵送の場合は、送付状とともに封筒に入れて投函します。封筒は多くの会社などで120mm×235mmの「長形3号」又は240㎜×332㎜の「角形2号」のサイズが使用されています。また、宅配便で送ることは避けましょう。
FAXで送る際には、相手がFAXに対応しているかどうかをあらかじめ確認しておきます。FAX番号の間違いには注意しましょう。
PDFをメールで送る場合も、相手がPDFを開ける環境にあるかを念のため確認しておきましょう。また、会社によっては担当者が数人いることがあります。誰を宛先やCCに入れておく必要があるのか確認しておくと親切です。
お金に関わる請求書は、ミスをしないようによく確認してから送付することが基本です。万が一誤った請求書を送ってしまえば、取引先から仕事に対する姿勢が疑われてしまう可能性があります。
それでもミスをしてしまった場合は取引先に速やかに連絡を入れ、謝罪しましょう。その後、正しい請求書を発行します。先に渡したものと区別がつくよう、備考欄などに「再発行」と記入しておきましょう。
どうしても再発行ができない場合は、手書きで二重線を引き、訂正印を押すこともあります。しかし、重要な書類である請求書は、基本的には訂正印での対応はしません。「少しでもミスがあれば再発行する」と考えておきましょう。
請求書を発行することで、相手にお金を請求すると同時に、入金漏れや金額違いなどのトラブルを防ぐことができます。
請求書はお金に関わる重要な書類であるため、できるだけ間違いのないように作成しましょう。請求書自体の内容はもちろん、住所やメールアドレスといった宛先も慎重にチェックします。
請求書に決まった形式やデザインはありません。好みや取引の内容、事業の形態などを考え、使いやすい請求書のテンプレートを選んでみてはいかがでしょうか。