請求書の管理 請求書を効率的に管理・整理するコツ 2020/06/17

請求書は発行・送付するだけでなく、管理することが重要となります。また、経理担当者は、正確かつ効率的に管理することを求められているため、業務をこなしながらも最適な管理方法を模索していることでしょう。
今回は、請求書の管理・整理するコツをご紹介します。

1.請求書の管理は義務か

請求書は商品やサービスの代金を請求するために発行される書類であるとともに、取引があった事を証拠する役割も担っております。請求した代金が取引先から支払われなかった場合、請求した事実を証明することができなければ、取引そのものが無効として処理されてしまいます。そのため、トラブルを回避するためにも、適切に請求書を管理する必要があります。

さらに、法人税法及び会社法では、請求書を一定期間保存しなければいけないことが定められており、請求書を管理しなければいけない期間は法人か個人事業主かによって異なります。

法人の場合は、7年の保存期間が定められています。以前は会社の規模によって保存期間が異なりましたが、2004年の法改正以降は会社の規模にかかわらず7年の請求書の保管が義務となりました。
また、「事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間」が義務付けられている保存期間であり、請求書の日付から数えて7年間ではないという点に注意が必要です。
例えば、11月30日が確定申告期限日であれば、2014年10月1日から2015年9月30日までの請求書はすべて2022年11月30日まで保存しなければいけません。

個人事業主の場合は、請求書の保存期間は5年間と定められています。ただし、消費税法により消費税の納税義務者は請求書を7年間保存しなければいけません。消費税の納税義務がある場合には個人事業主であっても7年間の保存義務があるため十分に注意しましょう。
また、以前は前年あるいは前々年の事業所得が300万円以下の白色申告の個人事業主は請求書の保存義務がありませんでしたが、現在は青色申告、白色申告にかかわらず保存義務があります。このように法律の変更によって義務に変更が生じることもあるため、法改正の際には必ず内容を確認するようにしましょう。

(参考)国税庁 No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法

1.1受領後の請求書管理

請求書には、「取引先に向けて発行した請求書」と「仕入れ先から受け取った請求書」の2種類があります。
受領した請求書管理のポイントは、「支払い前の請求書」と「支払い後の請求書」に分類しする管理方法が一般的となります。万が一支払期限に遅れてしまうと罰則が課されるケースがあるため、支払い前の請求書はとくに厳密に管理を行いましょう。支払期限が早いものが前に来るように保存しておくと、期限を見逃すというミスが起こりにくくなります。
支払い完了後、請求書を支払い済み請求書ファイルに移動させます。支払い済みの印を押す、手書きで支払い済みであることを記すなどして、支払いが完了したことをはっきりと判別できるようにしましょう。また、請求代金の一部の支払いを行った際にも必ず記録を残しておくようにしましょう。
受領した請求書は、保存する前に記載事項を必ず確認するようにしてください。合計金額や内訳、内容などを確認し、ミスに気が付いたら早めに取引先に連絡するようにしましょう。

1.2発行後の請求書管理

取引先宛てに発行した請求書管理においても、未入金か入金済みかが分かるように請求書の管理をすることが重要です。未入金の請求書に関しては、支払期限の順に保管することで見やすくなり、入金確認がしやすくなります。
支払期限間近で必ず入金を確認。入金を確認次第、その旨を請求書に記入、あるいは押印をして入金済み書類としてまとめます。その際、入金日を併せて記入しておくと後から確認をしやすくなります。
入金済み請求書は、入金日ではなく請求書発行の日付順に整理することで、どの順序で取引が行われたのかを把握しやすくなります。

2.請求書の管理・整理方法

企業規模や事業内容などに適した請求書の管理・整理方法をご紹介します。

2.1取引先別に管理する方法

取引先別に管理することにより、取引先ごとに支払い状況や入金状況を確認できることがメリットといえます。取引先から問い合わせがあった場合に、簡単に全ての情報にアクセスできるため、スピーディーな対応が可能になります。

ただし、取引先が大量にある場合には請求書の保存作業そのものが大変になってしまいます。主要な取引先が少ない場合には大きな手間にはなりにくいですが、多くの取引先間での請求書のやり取りにはあまり向いていません。
また、月単位での支払いを確認できないこともデメリットといえます。全体の支払金額を確認したい場合に、全てのファイルを開いて請求書の確認をしなければなりません。あるいは、他のシステムなどを利用して支払い状況を管理する必要があります。

2.2請求月別に管理する方法

請求月別に管理を行うことで、当月の支払金額が可視化され、期限に遅れることなく支払いが行われているかを一目で確認することができます。経理処理などにおいては、請求月別に管理する方法が効率的だといえるでしょう。
ただし、特定の取引先の請求書を探す際にはどうしても時間がかかってしまい、毎月多くの取引がある場合は経理担当者の負担が大きくなることでしょう。それぞれの取引先との取引の概要を把握することは難しいといえます。

2.3ステータス別に管理する方法

請求ステータス別に分けて管理・整理する方法も手段の一つです。請求ステータスの分け方の例としては、「未請求」、「請求準備」、「請求済み」、「入金済み」、「回収不能」など、作業段階別に分けることで、請求状況が分かりやすくなります。
請求の準備が整っていない状態を「未請求」、納品完了後の請求書発行準備ができた状態を「請求準備」、請求書を発行・送付後を「請求済み」、入金確認完了後を「入金済み」と定義し、請求書毎にステータスを変更していきます。
請求後に代金を回収できない場合は、請求書を「回収不能」に分類しておくと良いでしょう。
このように、請求書発行前のステータスも含めて管理を行うことによって、キャッシュフローが分かりやすくなり、今後入金予定の金額も容易に把握することができるようになるため、より効率的な管理に繋がります。
ただし、細かく管理を行うことで作業が増えたりミスが多くなる可能性もあるため、ステータス別の管理方法を導入する前に、ミス防止対策を練っておく必要があるといえるでしょう。

3.請求書管理での課題点

法律でも定められている請求書管理ですが、トラブルが起こることも多々あります。実際に、日本CFO協会が行った調査では回答者の91%が「請求書の業務プロセスに関して改善が必要」と回答しています。では、請求書管理業務において、どのような課題が挙げられているのでしょうか。

(参考)請求書管理システムはなぜ必要?請求書の受領や支払いプロセスの実態と課題!

3.1担当者の管理工数不足

請求書管理の課題の1つとして、担当者の管理工数不足が挙げられます。請求書管理は必ずしも単純な作業ではなく、一つ一つの工程を確認しつつ正確に管理をする必要があります。請求書の記載内容の確認はもちろんのこと、請求書が取引先に届いたかどうかの確認や支払期限・入金日のチェックも行わなければいけません。

しかし、人力である以上、確認の手間が多くなるほど、各管理工程においてミスが発生することも考えられます。本来であればこまめに行いたい請求書管理ですが、大量の請求書をまとめて整理しなければならない場合もあります。
とはいえ、どの企業も予算がある中で請求書管理に多くの人員を割くわけにはいきません。限られた人員、限られた時間内で請求書管理を行う必要があります。
工数過多を避けつつ請求書管理を行うためには、管理方法そのものの効率化が求められるといえるでしょう。

3.2ミスや紛失リスク

請求書管理に関して、ミスが起きることは少なくありません。重要な書類ということを理解していても、大量の請求書を月末・月初の短時間で取り扱わなければいけない場合にはミスが多くなることは当然といえます。
例えば、未入金の請求書を間違えて入金済みのファイルに保管してしまい、気づかないうちに支払期限が過ぎてしまうことも考えられます。
また、紙ベースで請求書管理を行う場合には紛失リスクがあります。保管場所があやふやになったり、保管ルールの認識が各々バラバラだったりすることが紛失原因となります。また、火災や地震をはじめとした災害時に紛失する可能性もあるといえるでしょう。

4.請求書の管理を効率化するために

請求書管理の保管は法律で定められており、法人でも個人事業主でも必ず行わなければいけません。トラブルを回避するためにも、確実な請求書の管理は必須だといえるでしょう。その一方で、請求書の管理という作業そのものが新たな利益を生み出すわけではないため、できるだけ効率よくスピーディーに作業を行えることが理想だといえます。

4.1請求管理をクラウド化する

請求管理をクラウド化することで、管理工数を減らし効率化することができます。クラウド請求管理ツールを用いることで、紙ベースでの管理ではなくなり、印刷やファイル保管の手間が無くなるだけでなく、整理整頓がしやすく紛失やミスも少なくなります。
クラウド請求管理ツールでは、請求書発行から送付、保管まで、請求業務における一連の作業を一つの管理画面で管理することができます。また、請求書発行後の入金管理、売上レポートの作成、顧客管理など、請求書を管理するだけではなく、請求に関連する情報やデータを一元的に管理することが可能です。
さらに、スマホやタブレットから気軽にアクセスできることも大きなメリットで、急ぎで取引先の情報が必要になった場合でも、インターネット環境さえあれば場所や時間に左右されず請求情報を確認することができます。各クラウド請求管理ツールでは、それぞれで搭載されている機能やサポート内容が異なるため、どのような機能・サポートが必要かを考慮したうえで、使いやすい請求管理ツールを使用するといいでしょう。

5.まとめ

取引数が多い場合には請求書の作成だけでも一苦労ですが、請求書の管理も同じくらい重要だといえます。その重要性を理解したうえで、間違いのない請求管理を行いましょう。

手作業で行うと非常に時間がかかる請求管理ですが、クラウド化すれば効率的に短時間で行うことができます。

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