請求書を受け取った際には、感謝の意を込めてメールを送り、相手に請求書が届いていることを伝えると丁寧です。以下の記事では、請求書の受領メールのポイントと文例をご紹介します。送付メール、送付依頼に関するメールの文例も参照ください。
目次
請求書の受領メール文例
請求書の受領メールでは、取引先に安心してもらえるように、請求書を受領したことと、内容について確認したことを明確に伝えましょう。以下に文例を2つご紹介しますので、参考にしてください。
文例1
| 件名 | 請求書（No.00003）の受領についてご連絡 |
| 本文 | 株式会社〇〇 経理部 山川和夫様 平素よりお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 請求書（No.00003）を確かに拝受しましたことをご報告いたします。 迅速なご対応に感謝申し上げます。 期日の〇月〇日までにお振込みさせていただきますので、ご確認のほどお願い申し上げます。 今後とも何卒よろしくお願いいたします。 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇〇〇 TEL：00-0000-0000 MAIL:xxxxx@xxxx.co.jp |
文例2
| 件名 | 請求書（〇年〇月お支払い分）受領のご連絡 |
| 本文 | 株式会社〇〇 〇〇部〇〇課 田中〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 本日、確かに請求書を受領いたしました。 迅速なご対応、ありがとうございます。 早々に内容を確認しまして、〇月〇日までにお振込いたします。 引き続き、よろしくお願い申し上げます。 〇〇株式会社〇〇部 〇〇〇〇 TEL：00-0000-0000 MAIL:xxxxx@xxxx.co.jp |
請求書の受領メールを送る際のポイント
請求書の受領メールを送信する際に心がけたいポイントを以下にまとめました。少しの配慮で先方の印象も変わります。ぜひチェックしてください。
「受領」「拝受」など丁寧な言葉でお礼を伝える
請求書の受領メールでは、一般的に「受領いたしました」「拝受しました」といった、通常ビジネスメールでよく使われる丁寧な表現を使用します。さらに、受領メールには、受け取ったことを知らせるだけでなく、お礼の意味も含まれます。例えば、「迅速なご対応に感謝いたします」または「お忙しい中、迅速なご対応ありがとうございます」といった言葉を使って、感謝の気持ちを伝える丁寧な返信を心がけましょう。
「受信」は表現として不適切なのか？
「受け取る」という意味では、「受信」という言葉もありますが、「受信」は請求書を受け取ったことを報告するメールでは不適切な言葉です。例えば「本日請求書を受信しました」という言い方は相応しくありません。「受信」という言葉は、信号や命令を受け取るという意味で使われます。例えば、「〇月〇日に受信したメール」というように使われる場合があります。
時間帯に配慮してなるべく早く送る
請求書の受領メールは、できるだけ速やかに送信するのがエチケットです。取引先の担当者は請求書が届いた旨の確認のメールを待っているため、早めに受領したことを伝えることで安心してもらえるでしょう。ただし、休日や深夜の時間帯に送信しないように、受信する側の都合に配慮する必要があります。
請求書を受け取った際の流れ
請求書の受け取り後の手順は以下の通りです。
- 内容を確認後、受信メールを送る
- 必要に応じて検印や捺印を担当者に提出する
- 未払いの請求書は「未払い分ファイル」に保存する
- 支払い期限までに支払い処理を完了する
- 支払い済みの請求書は「支払い済みファイル」に保存する
受領メールを送信した後、必要に応じて検印や捺印を担当者に提出しましょう。さらに、支払い漏れを防ぐために、受け取った請求書を「未払い分ファイル」に支払い期限が近い順に保存することをおすすめします。また、支払い済みの請求書には「済」のスタンプを押すか、「入金済み」と記入することで、二重払いを対策できます。このようにして、紙の請求書の場合はファイリングし、デジタルの請求書の場合は適切なフォルダに保存しておきましょう。
なお、請求書の保管期間は法人の場合は7年、個人の場合は5年が基本です。保管期間は法律で規定されており、すべての事業者は遵守しなければなりません。
請求書の送付メール文例
請求書の送付メールの文例も確認しておきましょう。送付メールを送ることで先方に丁寧な印象をあたえるとともに、速やかに入金してもらいやすくなります。
文例1
| 件名 | 請求書送付のご案内【（作成者の会社名）】 |
| 本文 | 〇〇株式会社 〇〇部 佐藤〇〇様 お世話になっております。 〇〇会社〇〇部の山田でございます。 6月分の請求書を送付させて頂きます。 何卒ご査収の程、お願いいたします。 ファイルが開けないなど、不都合がございましたら、お手数ですがご連絡ください。 また、本件の支払期日は〇月〇日となります。 期日までにお振込み頂きますよう、よろしくお願いいたします。 添付ファイル：請求書(6月分).pdf 請求金額：300,000円 お振込期日：2023年〇月〇日（〇曜日） ご不明な点などがありましたら、お問合せください。 よろしくお願い申し上げます。 |
文例2
| 件名 | 【（作成者の会社名）】請求書送付のご案内 |
| 本文 | 〇〇株式会社 経理部 清水〇〇様 平素よりお引き立てをいただき、お礼申し上げます。 株式会社〇〇 〇〇部の川田と申します。 商品〇〇〇の請求書を添付PDFファイルにて送付させていただきます。 ご査収のほどよろしくお願いいたします。 なお、本請求の期日は〇月〇日までとなっておりますので、期限内にお振込くださいますよう、お願い申し上げます。 添付ファイル：請求書(No.10005).pdf 請求金額：150,000円 |
請求書の送付依頼メール文例
取引先が請求書を発行し忘れる可能性も考慮し、状況に応じて、請求書の送付を依頼することも検討すべきです。請求書の支払処理が遅れると、取引先からの評価が低下し、将来の取引の継続が困難になる可能性があります。そのため、請求書を取引先から確実に受け取り、支払い手続きを適切に進めることは、企業のリスク管理上、非常に重要です。ここでは、送付依頼メールの文例を2つご紹介します。
文例1
| 件名 | 請求書送付のご依頼 |
| 本文 | 〇〇株式会社 ご担当者様 いつもお世話になっております。お忙しい中、お手数をおかけいたしますが、弊社では、貴社からの請求書を受領した確認が取れていないため、連絡させていただきました。 誠に申し訳ございませんが、〇月〇日（〇曜日）までに請求書を送付いただけるようお願い申し上げます。請求書は、このメールへの返信にPDFファイルを添付していただければ幸いです。 万が一、このメールと行き違いになった際は、ご容赦くださいませ。 お忙しい中恐縮ですが、何卒ご協力を賜りますようお願い申し上げます。 |
文例2
| 件名 | 〇月〇日付発送の「商品名」に関する請求書の送付依頼 |
| 本文 | 平素より大変お世話になっております。 〇〇株式会社の〇〇です。 さて、〇月〇日付けで貴社より「〇〇（商品名）」を納品いただきましたが、まだ請求書を受領しておりません。 大変恐れ入りますが、ご確認の上速やかにご送付頂きますよう、お願い申し上げます。 弊社の請求書処理の締め日は毎月20日となっております。締め日までに届いた請求書については翌月末までにお支払いさせていただきます。締め日を過ぎた場合は、翌月の処理となります旨をご了承ください。 なお、請求書は、郵送ではなく、メールにてご送付いただければ幸いです。 本メールと行き違いで、すでにお送りいただいているようでしたら、何卒ご容赦ください。 |
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まとめ
請求書の受領メールでは、請求書を受け取ったことと内容を確認したことを伝えるのがマナーです。受信メールの作成では、「受領」「拝受」などの言葉を使ってお礼を伝えるのが一般的です。「受信」は適切ではないので使用には気をつけましょう。送信する際には、時間帯にも配慮する必要があります。請求書の受け取り後は、支払い漏れを防ぐために、請求書は未払い分と入金済みのファイルにそれぞれ保管して、適切に管理しましょう。
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