請求書を作成する際は日付を記載しますが、取引を行う方法や取引先のルールなどによって設定するべき日付は異なります。本記事では、請求書の日付の決め方についてわかりやすく解説します。
目次
請求書に日付の記載が必要な理由
請求書の日付は、債務が確定した日を明確にするために記載します。債務とは、他者に対して特定の行為を提供する義務のことであり、この場合は「お金を支払う義務」を指します。請求書の日付が3月31日であれば「お金を支払う義務が3月31日に確定した」ことを意味します。
また、継続的に取引をしている場合には、日付がなければ何に対しての請求書なのか判断することが難しいでしょう。どの取引に関する請求なのかを把握するためにも、請求書に日付を記載することが一般的です。
請求書の発行日を決める方法
請求書に記載する発行日は、実際に書類を発行した日付ではなく、取引先の締め日を記載することが一般的です。
多くの会社は、業務を円滑にするための支払いサイトを設けています。支払いサイトとは「月末締め、翌月10日払い」といった経理上のスケジュールのことです。「月末締め、翌月10日払い」の場合には月末を締め日として請求書に記載することになります。会社によっても締め日が異なるため、初回の取引のために請求書を作成する際はあらかじめ確認しておきましょう。
また、単発の取引においては、商品やサービスを納品した日を請求書にすることもあります。いずれにしても、取引先の会社のルールやスケジュールに従って作成することが望ましいでしょう。
再発行する場合
何らかの理由で請求書を再発行する場合、発行日は変更しなくて構いません。発行日を変更してしまうと、別々の取引であると勘違いされて二重支払いなどの混乱が生じる可能性があるためです。
請求書に記載する振込期日についても、基本的には再発行前と同じ日付を記載します。
請求書はいつ発行するのか
請求書を発行するタイミングは、取引の方法や取引先のルールなどによって異なります。
毎月継続的に取引を行う場合や、月に何回も取引を行う場合には、1ヶ月の取引を1枚の請求書にまとめる「掛売方式」によって請求書を発行するのがいいでしょう。何度もやり取りを行う必要がないため、事務処理の負担を軽減できます。このケースでは、1ヶ月の取引が確定する締め日（月末など）に請求書を発行することが一般的です。
それに対して、商品やサービスを納品するごとに毎回請求書を発行する方法を「都度方式」と言います。単発の取引を行う場合に向いている方法で、掛売方式のように締め日を気にする必要はありません。
請求書の発行方法の流れ
請求書を発行する基本的な流れは、以下の通りです。商品を販売する側の会社をA社、購入する側の会社をB社としています。
①A社からB社に対して商品を提供する
②A社が請求書を作成してB社に送付する
③B社が請求書に基づいてA社に支払いを行う
④A社は入金を確認する
請求書の保管期間
受領もしくは作成した請求書は、請求書を規定の期間保管しなくてはいけないと定められています。
| 種類 | 保管年数 | 備考 |
|---|---|---|
| 法人 | 7年 | 欠損金額が生じた事業年度は10年 |
| 個人事業主 | 5年 | 消費税の課税事業者は7年 |
法人の場合はその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から数えて7年、もしくは10年保管します。個人事業主は確定申告書の提出期限の翌日（基本的に3月16日）から数えて5年、もしくは7年です。
請求書の他にも、総勘定元帳や仕訳帳といった帳簿や、領収書や契約書といった書類に関しては、保管する年数が法律で定められています。それぞれの保管期間を確認して対応しましょう。
参照：
記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁
No.6496 仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存｜国税庁
請求書の保存形式
電子帳簿保存法とは、請求書などの書類を電子的に保管するための要件について定めた法律です。この法律では、経理に関連する書類を以下のいずれかの方法で保存することを定めています。
- 電子帳簿等保存：電子的に作成した書類をデータのまま保存する
- スキャナ保存：紙で受領、作成した書類をスキャン、撮影して画像データで保存する
- 電子取引：電子的に受け取った書類をデータのまま保存する
以前は、このような方法で保管する際には、事前に税務署から承認を受ける必要がありました。しかし、現在はその制度が廃止されるなど、電子的に業務を行いやすい環境が整いつつあります。
なお、メールや共有フォルダなどを通じて電子的に受け取った請求書は、紙に印刷して保管するのではなく、データのまま保存することが義務付けられています。紙に印刷してファイルにとじるといったルールを定めている事業者は、業務手順の見直しが必要です。
参照：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁
請求書の管理方法
エクセルや作成ツールなどで電子的に発行した請求書や、メールや共有フォルダなどを通じて電子的に受領した請求書は、電子データのまま保管できます。
紙で受領した請求書は、紙のまま保管するのはもちろん、スキャナやスマホのカメラなどを使って画像として保管することも可能です。
請求書の管理方法については、以下の記事でも詳しく解説しています。
関連リンク：請求書の管理方法を解説！整理のポイントやエクセル管理のデメリット、クラウドツールもご紹介
インボイス制度導入による請求書発行の変更点
2023年10月から導入されたインボイス制度は、消費税の仕入税額控除を受けるために適格請求書を求める制度です。
適格請求書はこれまでに使っていた区分記載請求書よりも記載項目が増えるため、発行する際はインボイス制度の基準を満たしているかどうかを気にかける必要があります。具体的には、適格請求書発行事業者の登録番号や税率ごとの消費税額の記載を記載します。請求書の日付や発行するタイミングなど、基本的なルールに関しては今まで通りで構いません。
なお、免税事業者は適格請求書を発行できないため、これまで通り区分記載請求書を発行することになります。
関連リンク：2023年からのインボイス制度とは何か、わかりやすく解説！【図解あり】
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まとめ
請求書の日付は、取引の形式や取引先の締め日に応じて設定することが望ましいでしょう。継続的な取引では掛売方式を、単発の取引では都度方式を一般的には選択しますが、取引先と話しあって請求書の日付を設定することが可能です。
また、請求書を発行・保管する際は、インボイス制度や電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。各制度の動向も確認しながら対応することが大切です。
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