頭紙は、請求書の発送時に同封する送付状のようなものを指すことが一般的です。どんな意味があり、何を記載するのか、書き方も含めてご紹介します。
目次
そもそも頭紙とは何か？
頭紙(あたまがみ)は、梱包した荷物に貼る宛名紙のことをいいますが、請求書等に添付する、表紙のようなものを指すことも多いです。送付状と同じようなもので、商取引においては習慣化されていることから、ビジネスマナーの1つでもあると考えられています。
請求書の頭紙とは何を指すのか
もともと、商取引では請求書に鑑(かがみ)もしくは鏡(かがみ)という表紙をつける習慣があります。これは頭紙と呼ばれることもあり、送付状と同義です。現在ではなくても問題ないと言われることもありますが、その意味については知っておくとよいでしょう。頭紙は、送付先への敬意を示し、請求書の要点を書くことで取引のミスを防止するという目的があります。
したがって、送付状も同じような役割を果たすため、頭紙と送付状の両方を入れる必要はありません。
頭紙に書く内容と書き方
頭紙の内容は、送付状と同じで問題ありません。一般的に、以下の内容を記入します。
・請求書を発送する日
・宛名
・送信者の情報
・タイトル
・前文、本文、末文
これらについて、もう少し詳しく見ていきましょう。
頭紙に記載する日付
頭紙の日付は、請求書の日付と異なる場合が多いと考えられますが、これはずれたままで問題ありません。頭紙を作成した日にちか、発送日のいずれかを記入します。
頭紙の宛名
宛名は、一般的なビジネスマナーを守り、略称等を使用せずに正しく記載しましょう。順番としては、会社名、部署名、役職名、個人名(様をつける)となります。
頭紙のタイトル
簡潔かつ分かりやすいタイトルが好ましいです。「請求書送付の件」でも問題はありませんが、できれば取引名を加えると相手に伝わりやすくなります。
頭紙の前文
一般的に広く用いられるような、当たり障りのない簡単な挨拶を入れましょう。送る頻度が多い相手には、決まり文句の文章をいくつか準備しておいて、いつも同じにならないように工夫するのもおすすめです。
頭紙の主文
請求書の内容の要点を簡潔にまとめた文章となります。請求書をよく確認して、間違いがないかチェックしましょう。いつ、何の請求書を送ったのかについてや、支払い期日や振込先などをまとめるのが一般的です。
頭紙の末文
「今後とも何卒よろしくお願い申し上げます」などの、締めくくりの文章を記載します。
時候の挨拶は必要？
ビジネス文書では、時候の挨拶を入れることも多いですが、頭紙に関してはこれらの挨拶を用いないのが一般的です。代わりに、「拝啓」「敬具」などの頭語と結語を使って作成するのが通例となっています。
関連リンク：送付状のテンプレート（専用テンプレートあり）書き方もわかりやすく解説
請求書の頭紙が不要な場合
請求書を郵送やファックスで送る場合は、頭紙をつけるのが一般的なマナーです。しかし、メールで添付する場合は、頭紙のように別途メールを送る必要はありません。メールで請求書を送る場合は、本文に挨拶や内容を記載することとなり、わざわざ頭紙をつける必要はないからです。
メールは、相手によっては気づかれにくく、他のメールに埋もれてしまう可能性もあります。そのため、件名は「請求書送付 株式会社○○」などとして、一目で分かるようにしておくとよいでしょう。
手書きのメッセージはマナー違反？
手書きのメッセージについては、人により考え方も変わってくることでしょう。基本的には、ビジネス文書ではビジネスマナーを守り、関係のないことは書かないのが基本です。しかし、やりとりをする相手としっかりとした関係性が築けている場合は、かえって素っ気ない印象にとられてしまうことも。「先日はありがとうございました」などの一文を手書きで加えることで、印象がよくなるケースもあります。
請求書と頭紙の送り方
郵送
請求書を郵送する場合は、頭紙をA4サイズにして請求書とサイズを合わせましょう。頭紙は請求書の上にして、書類のサイズに合わせた封筒を準備します。封筒には「請求書在中」とプリントもしくは記載し、切手は料金不足にならないよう注意を払って投函しましょう。
メール
先ほどもご紹介したように、メールで請求書を送る場合は頭紙の必要はありません。メール本文に頭紙に記載する内容を入れて送信しましょう。
FAX
最近はあまりないかもしれませんが、先方の希望や了承を得てFAXで請求書を送ることもあります。この場合は、請求書と頭紙を送信した後で必ず電話等で連絡をとり、無事に送信できているかを確認しましょう。原本は後日郵送するのが一般的です。
無料で請求書を発行しデータ化
請求書の発行業務をもっと楽に行いたいと思っていませんか？INVOYは、簡単に請求書の発行や請求書管理、請求書以外の帳票作成などが行える便利なサービスです。インボイス制度や電子帳簿保存法にも完全対応しており、無料プランと有料プランの両方があるため、目的に応じて気軽に試すことが可能です。スマホからも作業が行えるため、出先の空いた時間も有効活用できます。
▼無料会員登録はこちら
まとめ
ビジネス文書にもさまざまな種類があり、それぞれの決まりごとを覚えるのは大変なことです。しかし、一度正しい知識を身に付ければ、その後は混乱することなくスマートに対応できるようになるでしょう。ペーパーレスが進んでいるとはいえ、従来の方法も根強く残っているため、頭紙の役割についてもしっかり確認して正しく用いるようにしましょう。
請求書の消費税の記載方法は？税込みで記載が必要？必須項目も紹…
請求書の消費税は、インボイス制度やその他の制度で定められた方法で記載する必要があります。本記事では、…