領収書は経理上の処理を行なった後でも、正しく整理することが大切です。本記事では、領収書の整理・保管のコツやアイデアについてご紹介します。領収書の保管方法や保管期間についても解説しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
保管する必要がある領収書は？
法人
法人の場合は、法人税や消費税の計算に必要であることから、費用を支払った際の領収書すべてを保管しておく必要があります。領収書をもらえなかった場合には、クレジットカードの利用明細や、銀行の預金通帳、使用目的や金額などを控えたもので代替することが可能なケースもあります。
個人事業主
個人事業主の場合は、事業に関しての支出で発行された領収書を保管しておく必要があります。事業と関わりのないプライベートな支出は経費として計上できないため、領収書の保管は不要です。
なお、自宅で働いている場合の家賃や光熱費などは「家事按分」として費用の一部を計上できることがあります。この場合は全額が事業用の支出とは言えなくとも、領収書を保管しておくことが求められます。
調査に備えるためには
税金の支払いや確定申告が終わった後にも、税務署の調査で領収書がチェックされる可能性があります。調査の際も後から見直せるように、領収書はファイルなどに整理して保管しておくことが望ましいでしょう。
コンビニなどで支払いをした際には、レシートがあれば問題はありません。支払ったことを証明する書類として領収書と同じ意味合いがあるため、同じ場所に保存しておきしょう。
領収書の発行を受けた場合には、レシートとは異なり取引の内容が詳しく記載されていません。調査で問われた時でも確認しやすくするためには、レシートや請求書などの書類とあわせて保管したり、取引の内容をメモしたりすることが有効です。
領収書の保管期間
法人
法人の場合は、領収書をその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保管することが義務付けられています。領収書の他、契約書や注文書、仕訳帳などの帳票についても同様です。
参考：帳簿書類等の保存期間｜国税庁
個人事業主が白色申告を行う場合
白色申告を行う個人事業主の場合は、5年間の保管義務があります。領収書は5年間ですが、収入金額や必要経費を記載した帳簿は7年間保管する必要があります。
個人事業主が青色申告を行う場合
青色申告を行う個人事業主の場合は、領収書を7年間保管します。なお、前々年の所得が300万円以下であれば、白色申告と同様に5年間の保管で構いません。
参考：記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁
領収書を整理する目的
経理業務を適切に遂行するため
経理担当者が業務を行ったり、立て替えた分の経費を受け取ったりするために必要です。あわせて、経理担当者が確認作業を行う際などに、後から領収書の内容を振り返ることもあります。必要な時にいつでも探し出せるように、日付や用途別にわかりやすく整理しておくことが求められるでしょう。
税務調査時に確認されるため
法人や個人事業主の元には、税務署から来た調査官によって調査が行われることがあります。その際は、事業を行う上で適切な支払いであったかどうかといったポイントから、領収書をチェックされることになります。
領収書のおすすめの保管方法
封筒
領収書を保管する方法としてよく使われているのが封筒です。仕訳作業を行った後に封筒に入れるだけで、多くの領収書をスピーディーに保管できます。
封筒を使う際は、支払いをした月ごとに分ける方法や、消耗品費や新聞図書費といった勘定科目別に分ける方法があります。出し入れの際に小さなレシートが落ちて紛失するケースがあるため、扱いには注意しましょう。
ファイル
ファイルを使って領収書を整理するのもおすすめです。通常のクリアファイルはもちろん、領収書を保管することに特化したファイルを購入して使用してもいいでしょう。
ファイルを使う際も、領収書の月や勘定科目で分けて保管することが一般的です。また、特定の取引先と継続して付き合いがある場合には、取引先ごとの項目を設けるのもいいでしょう。
ノート
領収書を紛失する危険性が低く、後から見直すことも容易であることから、領収書をノートに貼り付けて保管する場合もあります。ノートに貼り付ける作業に時間がかかってしまうため、支出の頻度が限られている部署や事業者で適した方法と言えます。
領収書を電子化する
確実に保管できる
領収書をデータとして保管しておくことにより、紛失するリスクを軽減できます。また、レシートは時間が経つと文字が薄くなってしまうことがありますが、電子保存であれば時間の経過に関わらず確実に保管できます。
作業時間の削減につながる
紙の領収書は、ファイリングしたりまとめて倉庫に保管したりと、何かと手間がかかります。電子保存することでそのような作業から解放され、経理業務の効率化につながります。
精算作業をスピーディーに行える
紙の領収書であれば、社外から帰ってきた際、経理担当者に毎回領収書を渡す必要がありました。領収書のデータ化が社内で認められれば、領収書をスマホで撮影し、外出先から提出するといったこともできるようになります。
まとめ
領収書は精算・計上した後でも、税務調査や見直しなどのために、後からいつでも取り出せる状態にしておくことが大切です。今回ご紹介した方法を参考に、業務に適した保管方法を見つけてみてはいかがでしょうか。
また、領収書をはじめとする帳票の保管方法については、保存期間や保存方法が法的に定められています。法制度に関する情報を定期的にチェックするとともに、それに適した方法で保管するようにしましょう。
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