取引先に請求書を郵送する際は、送付状を同封することがマナーとされています。本記事では、請求書の送付状の書き方やテンプレート、送付する際の注意点などについて解説します。
目次
そもそも送付状（送り状・添え状）とは？
送付状とは、企業などが書類を送る際に作成するものであり、送付する書類の内容や枚数などを示すために使われます。送り状・添え状・カバーレター・挨拶状と呼ぶこともあります。
送付状に記載する項目
一般的に、送付上には以下の項目を記載します。
・送付する日付
・宛先
・送信者の情報（会社名、担当者名、連絡先など）
・タイトル
・送付する書類の概要、枚数
・挨拶文
請求書に添える送付状の書き方
請求書に添える送付状の書き方を、例文とともに紹介します。
①宛先・送付日の書き方
送付状の右上に、書類を送付する日もしくは作成した日を「2023年4月1日」のように記載します。
宛先は1行下げて、書類の左側に「株式会社A 御中」などと記載します。宛先に部署名や役職名、担当者名を記載しても構いません。宛先の最後が団体となる時は「御中」、個人名となる時は「様」をつけましょう。
②送信者情報（社名・部署名・氏名）の書き方
＜例＞
東京都千代田区丸の内○丁目
株式会社B
TEL：03-1234-5679
FAX：03-1234-5679
担当者：田中
自社の規模が大きい時は、部署名なども細かく記載し、取引先が問い合わせやすいようにしましょう。
③タイトルの書き方
「請求書送付の件」「書類送付のお知らせ」など、送付状の内容を端的に表します。
④前文の書き方
＜例＞
貴社におかれましては、益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
⑤本文の書き方
＜例＞
請求書を送付いたしますので、ご査収くださいますようよろしくお願いいたします。
⑥末文の書き方
＜例＞
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
⑦送付書類の種類・枚数
＜例＞
請求書 1部
時候の挨拶は必要？
時候の挨拶とは、季節に応じた挨拶文のことであり、以下をはじめとする例が挙げられます。
・年が明け、まだ来ぬ春が待ち遠しく感じられます（1月）
・余寒厳しい毎日が続いています（2月）
・草木の新芽が萌え出ずる頃となりましたが（3月）
手紙などではこのような文章を入れることがありますが、ビジネスシーンの送付状では、時候の挨拶を入れなくても構いません。その代わりとして、文章の始まりにつける「頭語」と、終わりにつける「結語」を用います。
頭語と結語はセットで使われるものであり、以下のような例があります。
・拝啓、敬具
・前略、草々
請求書の送付状テンプレート
＜シンプルなテンプレート＞
どんな場面でも使いやすいシンプルなテンプレートです。
＜部署名・担当者名ありのテンプレート＞
部署名や担当者名も記載できるテンプレートです。
＜自由欄のあるテンプレート＞
手書きで一言メッセージを書きたい方向けのテンプレートです。
請求書の送付状が不要なケースとは？
郵送やFAXで請求書を送る時は、送付書をつけることがマナーと考えられています。
しかし、メールやメッセージ・チャットなどで請求書を送る時は、改めて送付書を送る必要はありません。その場合は、相手が要件をすぐに把握できるよう、件名や本文で請求書の内容について端的に触れると丁寧です。
請求書の送付状に手書きメッセージを加えられるケース
請求書につける送付状は、形式的なビジネスマナーと捉えられているため、手書きのメッセージを添える必要はありません。
しかし、取引先の担当者と関係性が築けている場合には、手書きのメッセージを添えると良い印象を与えられるケースがあります。その場合は「ご確認お願いいたします」「先日はありがとうございました」など、簡単な一言を添えるといいでしょう。
請求書・送付状の送り方
請求書や送付状の送り方を、3つのパターンに分けて解説します。
郵送の場合
請求書を郵送する場合のポイントは、以下の通りです。
・請求書と送付状はA4サイズで作成する
・書類のサイズに適した封筒を選ぶ（⻑形3号もしくは⾓形2号）
・送付状が1枚目となるように封筒に入れる
・料金不足にならないように、切手の値段に注意する
請求書を折らずに入れられるサイズの封筒である場合には、新品のクリアファイルに入れて、書類が濡れたり汚れたりすることを防ぎましょう。
FAXの場合
取引先の了承を得ている場合には、請求書をFAXで送ることもあります。取引先によってはFAXに対応していないこともあるので、FAXで送っても問題ないか事前に確認することが大切です。
メールの場合
請求書をメールで送る場合は、送付状は不要です。件名は「請求書送付のご案内」など、送付状のタイトルと同じような内容にしましょう。内容を相手にわかりやすく伝えるために、自社の会社名などを入れることもあります。また、比較的改ざんされにくい方法であるPDFにして送るようにしましょう。
経理業務を楽にするならINVOY
請求書を送る際は、送付状の作成など気にするべきことが多く、案外時間を取られてしまうという方も多いのではないでしょうか。また、請求書といった書類の作成や対応に追われているという経理担当者の方も多いでしょう。
経理業務を効率化するために使えるのが、弊社のサービス「INVOY」です。INVOYは、必要な項目に沿って入力することで、請求書や領収書などの書類をスピーディーに作成できます。そのほかにもINVOYは業務に役立つ様々な機能を備えていますので、この機会にぜひ利用をご検討ください。
▼無料会員登録はこちら
まとめ
取引先に請求書を送る際は、送付状を添えて送ることがビジネスマナーとされています。本記事で紹介したテンプレートなどをもとに、送付状を正しく作成しましょう。
なお、メールやメッセージなどで請求書を送る際は、送付状は必要ありません。また、請求書システムで発行することで、事務作業の負担の軽減に繋がる可能性があります。業務を効率化するためにも、業務のデジタル化を視野に入れてみてはいかがでしょうか。
印鑑カードとは？取得に必要なものや手順を紹介
法人の印鑑証明書を入手するために必要な印鑑カードはお持ちでしょうか。この記事では、印鑑カードに関する…