印鑑カードとは？取得に必要なものや手順を紹介

法人の印鑑証明書を入手するために必要な印鑑カードはお持ちでしょうか。この記事では、印鑑カードに関する基本的な情報や取得方法を詳しくご紹介します。さらに、印鑑カードをなくした場合の対処方法や、印鑑カード交付申請書の書き方もご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

印鑑カードとは何か

印鑑カードとは、法人が登録した代表印を所持していることを示すカードです。つまり、印鑑カードを持っている人は、それが法務局に登録した代表印と同じであることを証明する役割を果たします。このカードは印鑑証明書の取得時に必ず提示することが必要であり、法人にとって非常に重要なカードです。

印鑑証明書の注意点

印鑑証明書は、不動産の売買や銀行の融資など、大切な場面で必要な書類です。この書類には、登録した人の氏名や住所など個人情報が多く含まれているため、取り扱いに注意しましょう。

印鑑証明書の取り扱いに関する注意点は、以下の通りです。

• 印鑑カードと法人実印は別々に分けて保管する
• 簡単に他人に預けない
• 折り曲げない
• 磁気に近づけない

印鑑カードを発行する目的とは

印鑑カードは、法人印の印鑑証明書を取得する際に必要な非常に大切なカードです。重要な契約手続きでは、一般的に必要書類に実印を押印し、その印鑑が本人のものであることを示すために印鑑証明を提示します。法人印鑑カードは、法人印が代表者のものであることを証明するために用いられます。印鑑カードは、法人が契約や取引を安全に進めるために不可欠です。

法人の印鑑証明書の主な使用目的

法人における印鑑証明書は、さまざまな重要な場面で使用されます。具体的な使用用途は次の通りです。

• 法人名義の銀行口座を開設する
• 不動産の賃貸借契約を締結・登記する
• 銀行から融資を受ける
• 生命保険の保険金を請求する
• 不動産の所有権移転登記を申請する

印鑑証明書は以上のような契約時に提出が必要です。万が一、法人の代表者と偽って取引しようとする人がいたとしても、実印の押印と印鑑証明書により、本人でない者による取引リスクを回避できます。

印鑑カードの発行方法とは

ここからは、必要書類、発行の手順などを詳しく見ていきましょう。

印鑑カード発行に必要なもの

印鑑カード発行の際に用意すべきものは、以下の通りです。

・印鑑カード交付申請書・会社の実印・返信用封筒と切手（郵送による申請の場合）

印鑑カード交付申請書には、会社の実印を押す欄がありますので、法務局に登録した印鑑が必要です。

申請方法は窓口または郵送の2通りがあります。郵送の場合は、返信用の封筒（切手貼付）を同封してください。

印鑑カード交付申請書は、法務局のウェブサイトから手軽に入手できます。

印鑑カード交付申請書

印鑑カード発行の流れ

印鑑カードの取得手続きは、会社の実印を登録した法務局で行います。では、具体的な発行手順を確認しましょう。

1.会社実印の作成

2.印鑑届出書の提出

3.印鑑カード交付申請書の作成と提出

4.印鑑カードの受け取り

これらの手順について、詳しく解説していきます。

流れ1.会社実印の作成

印鑑カードを取得するためには、まず会社実印が必要です。実印は法務局での会社設立登記時に登録されるため、その際に作成します。

印鑑のサイズには規定があります。正方形で、1辺の長さが1㎝以上3㎝以内である必要があります。一般的には、16.5㎜〜24.0㎜の間で作成されることが多く、個人用の印鑑よりも大きめです。

印鑑を購入する方法としては、店舗購入とネット購入の2つがあります。ネット購入は、実店舗を持たないために費用が安くなっています。費用を節約したい場合は、ネット購入を検討するのが良いでしょう。

流れ2.印鑑届出書の提出

会社の実印ができたら、法務局に印鑑届出書を提出しましょう。この書類を提出すると、登録した印鑑の持ち主であることが証明されます。申請は通常、代表者が行いますが、代理人でもできます。代理人の場合は、印鑑届出書の「代理人」欄にチェックを入れ、氏名と住所を書いて提出します。 

また、印鑑届出書には、会社の実印とは別に、代表者の個人用の実印を押す場所があります。この個人実印を押すには、印鑑証明書も必要です（発行後3ヶ月以内）。個人用の実印がない場合は、まず市区町村の役所で登録手続きをして、実印を作りましょう。

流れ3.印鑑カード交付申請書の作成・提出

会社実印の登録が完了すると、次は印鑑カードの申請を行います。申請書は法務局の公式サイトでダウンロードできます。申請書の提出方法は、直接登記所の窓口に行くか、または郵送の2通りあります。郵送する場合は、必ず返信用封筒に切手を貼って同封してください。

カードが返送される際には、普通郵便でも受け取ることができますが、カードの重要性から考えると、簡易書留で送ってもらう方が安心です。また、宅配便の着払い伝票も利用できます。その際、切手は不要です。返送先は、会社の主たる事務所、または代表者の自宅を指定します。他の場所では受け取れませんので、ご注意ください。

流れ4.印鑑カードの受け取り

発行手続きが完了したら、受け取り手続きを行いましょう。受け取り方法は、窓口で直接受け取るか、あるいは郵送で送付されます。窓口での受け取りは、早ければ5〜10分で受け取れる場合があります。

一方、郵送の場合は数日かかるため、必要な時期までに手続きを行うよう計画しましょう。また、書類に誤りがある場合は、訂正や再提出が必要になることがありますので、書類の準備には細心の注意を払いましょう。

基本的に申請書に必要事項を記入し、直接法務局窓口に提出することで、その日に取得できます。

印鑑カード交付申請書の書き方と記入例

申請書の様式に従って、以下の情報を記入します。

• 商号
• 本店（主たる事務所）の住所
• 印鑑提出者の役職（例：代表取締役）
• 氏名、電話番号、会社法人等番号など

法人が登記所から設立時に与えられる会社法人等番号は、登記事項説明書に記載されています。番号が分からない場合は、国税庁のウェブサイトで検索しましょう。

国税庁法人番号公表サイト

重要なことは、登記所に提出した印鑑を、申請書の左上の欄に明瞭に押印することです。記載事項に不備がなくても、印影がはっきりしないと、受理されない可能性があります。

各項目を以下の表にまとめましたので、参考にしてください。

項目	内容
印鑑の押印欄	会社実印の押印
商号・名称	〇〇〇株式会社
本店・主たる事務所	東京都〇〇区〇〇 〇丁目〇番〇号
印鑑提出者の情報	資格（代表取締役、取締役、事・理事など）氏名生年月日
会社法人等番号	0101から始まる12桁の番号（0101-01-000001）
申請人の情報	住所、氏名、連絡先「印鑑提出者本人」か「代理人」のどちらかにチェック
委任状記入欄	代理人が申請する場合は記入

参照：印鑑カード交付申請書 記入例｜法務局

印鑑カードを紛失した際の対処方法

大切な印鑑カードをなくしてしまったら、どのように対応したらよいでしょうか。まずは、すみやかに管轄の法務局に廃止届を提出し、再交付の手続きをしてください。以下では、紛失した際に取るべき対処方法について順に説明します。万が一の場合に備えて覚えておきましょう。

法務局に印鑑カード廃止届書を提出

もし印鑑カードを紛失した場合、まずは管轄の法務局に「印鑑カード廃止届書」を提出します。この用紙は法務局に置いてありますが、法務局のHPからダウンロードできます。

印鑑・印鑑カード廃止届書

記載内容は、以下の通りです。

・届出内容のチェック欄（※1）・登記所に提出した印鑑の押印欄・商号・名称・本店・主たる事務所・印鑑提出者の資格・氏名・生年月日・印鑑カード番号・カード廃止の理由（※2）・申請人の住所・氏名・委任状（※3）・申請人の住所・氏名

※1：「印鑑カードの廃止届出」の欄（左上）にチェックを入れます。

※2：カード廃止の理由は、紛失・汚損・破損・その他の中から該当するものにチェックを入れてください。

※3：代理人が申請をする場合は、委任状の欄を記入します。委任内容は、「印鑑カードの廃止届出」にチェックを入れます。

再度交付申請を行う

新しい印鑑カードを入手するには、再度交付の手続きが必要です。再発行用の特別な書類はありませんので、通常の印鑑カード交付申請書を使います。記入方法は先ほどご紹介したものと同様です。再交付の申請は、印鑑カードの廃止手続きと同時に行うことができますので、手続きを同時に行うことがおすすめです。

なお、再発行の手続きは、所属する主要事務所を管轄する法務局でしか受け付けられないため注意しましょう。

印鑑カードの再発行に準備が必要なもの

再発行時に必要なものは次の通りです。

・印鑑カード廃止届書・印鑑カード交付申請書・法人実印・代表者の身分証明書運転免許証等

廃止届と新たに交付申請するため、両方の様式が必要です。書類は法務局の窓口か公式サイトで入手できます。再発行の申請は窓口で行うため、身分証明書を持参しましょう。

なお、再発行の手続きは、代表者が法人実印を持参して行うのが簡単で確実です。カードは即日交付されるため、印鑑証明書も申請すればすぐに手に入ります。代理人が手続きをする場合は、委任状の欄に法人の実印が必要です。

印鑑カードの再発行の費用

再発行というと、手数料が発生すると思われがちですが、印鑑カードの再発行は無料です。もちろん、初回の申請時も費用はかかりません、ただし、印鑑証明書の発行では、手数料が必要ですので、その点は覚えておきましょう。

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まとめ

法人が重要な契約を結ぶ際に欠かせないのが、印鑑証明書です。この証明書を取得するには、まず印鑑カードが必要です。つまり、会社を設立したら、すぐに印鑑カードの発行手続きを行う必要があります。具体的には、会社の実印を法務局で登録し、その後、印鑑カード交付申請書を提出します。会社を設立すると、創業当初は業務や対応に追われるため、印鑑カードの作成は早めに済ませておきましょう。