請求書の管理 請求書は領収書の代わりに利用できる？役割の違いや扱い方を徹底解説 最終更新日: 2023/06/18   公開日: 2023/06/18

請求書は領収書の代わりとして利用できることがありますが、対応方法が一部異なります。本記事では、請求書や領収書の役割の違い、代用する方法などについてわかりやすく解説します。

請求書と領収書の違いとは

請求書と領収書は、どちらも支払いを受ける側が発行するという共通点があります。それぞれの書類の意味や役割について、詳しく解説します。

請求書の役割

請求書は、商品やサービスを提供した後、相手に代金を請求するために発行する書類です。請求金額を記載するとともに、内訳や振込先、振込期限などの情報を相手に伝える役割があります。

発行することが法的に義務付けられているわけではありませんが、経理処理やトラブル防止の観点などから、発行することが一般的です。

領収書の役割

領収書は、商品やサービスの提供後、代金の支払いを受けた事実を示すために発行する書類です。金額を間違えたり、二重に請求されたりすることを防ぐ役割があります。

お金を支払った側は領収書を要求でき、支払われた側はそれを断ることができません。請求書と同様に、全ての取引で領収書を発行する必要はありませんが、経費を計上することなどを目的に、さまざまな取引で使われています。

請求書は領収書の代わりに利用できる？

領収書がなくても、請求書があれば問題ないケースがあります。請求書を領収書の代わりとして使えるケースや、その対応方法について紹介します。

銀行払い・カード払いの際は代用できる

領収書が発行されない場合や、要求するのを忘れてしまった場合でも、銀行振り込みやクレジットカード払いの際は領収書がなくても構いません。請求書と明細書があれば、経費として扱うことは可能です。

ここで言う明細書とは、支払いの事実を確認できる書類を指します。銀行振り込みは通帳に、クレジットカードは利用明細に記録が残るため、領収書がなくても問題ない場合があります。

請求書兼領収書が発行されると利用できる

国税庁によると、受領した事実を証明する「金銭または有価証券の受取書」として、以下の書類を挙げています。

・受取書
・領収書
・レシート
・預り書

これらの書類に加えて、以下の書類も受取書として扱うことが可能です。

・支払い済みであることが記載されている請求書や納品書など（代済、相済、了などの記載があるもの）
・お買上票など（金銭などを受け取った事実を証明する目的で作成されたもの）

病院などで「請求書兼領収書」を受け取ることがありますが、これは上記の「支払い済みであることが記載されている請求書や納品書など」に該当すると言えます。

参照：No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書｜国税庁

領収書を紛失した、発行されない場合は出金伝票に記載すると良い

領収書を紛失した場合や、発行されなかった場合には、出金伝票に記載することで領収書として扱えます。出金伝票とは、現金で支払った時に記録するための伝票で、文房具店や100円ショップなどで購入できます。また、エクセルなどのソフトで電子的に作成することも可能です。

領収書を出金伝票として代用するためには、以下の項目を記載します。

・代金を支払った事業者の名称または指名
・代金を支払った日付
・金額
・内容（商品やサービス、使用用途など）

必要な情報が記載されていない場合には、税務調査の際に「本当に事業に必要な支出なのか？」と疑われてしまう可能性があるので注意しましょう。

なお、飲食店や小売業、旅客運送など、不特定多数の客を相手にした事業者である場合は、宛名のないレシートでも支払いの証明となります。レシートは購入したものの内訳が詳細に書かれているため、領収書の「品代」といった簡単な説明書きがされているよりも、信頼性が高いこともあります。

請求書を領収書として代用する際の利用方法

請求書を領収書として使う際のポイントについて、2点解説します。

収入印紙が必要な場合がある

税抜5万円以上の受取書は、収入印紙の貼り付けが義務付けられています。請求書を領収書として使う場合も同様に、金額が5万円以上であれば収入印紙を貼り付けましょう。

しかし、領収書を電子的に発行する場合には、収入印紙は必要ありません。収入印紙を購入して貼り付ける時間や、金銭的なコストなどを考え、できるだけ電子文書での発行をするという会社も増えています。

参照：No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書｜国税庁

原則7年間の保管義務がある

請求書や領収書は取引を証明する「証憑書類」と呼ばれ、作成または受領した場合に、法律によって一定期間の保管が義務付けられています。

・法人：その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年
・個人事業主（青色申告）：請求書は5年、領収書は7年
・個人事業主（白色申告）；5年

参照：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁
　　　記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁

請求書や領収書の発行に収入印紙は必要？

そもそも収入印紙とは、取引に関して作成した書類に対する「印紙税」と呼ばれる税金を支払うために使用される証票です。本項では、収入印紙と請求書・領収書について解説します。

請求書の場合

請求書には収入印紙を貼り付ける必要はありません。誤って貼り付けてしまった場合には、税務署宛に申請書を提出することで還付を受けられる可能性があります。

参照：No.7130 誤って納付した印紙税の還付｜国税庁

領収書の場合

領収書の金額が税抜5万円以上である場合には、収入印紙を貼り付ける必要があります。なお、前述した通り電子的に発行された領収書には不要です。

収入印紙の金額

収入印紙の金額は、領収書の金額に応じて以下のように異なります。

領収書の金額（税抜）	印紙税の金額
5万円未満	非課税
5万円以上　100万円以下	200円
100万円超　200万円以下	400円
200万円超　300万円以下	600円
300万円超　500万円以下	1,000円
500万円超　1千万円以下	2,000円

請求書と領収書は電子化するのがおすすめ

請求書や領収書といった書類は電子的にすることが認められています。しかし、メールやメッセージなど、電子的に受け取った書類に関しては、紙に印刷しての保管が原則として認められていません。

これまでに説明した通り、請求書や領収書を紙で発行すると、収入印紙にかかるコストも発生します。やむを得ない事情がない限り、できるだけ電子的に発行・管理する方が望ましいと言えるでしょう。

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請求書や領収書は取引があったことを示す重要な書類であり、適切に対応しないと税務調査の際に指摘を受ける可能性があります。しかし、日頃の忙しさから、そのような経理業務がおろそかになっているという方も多いのではないでしょうか。

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まとめ

請求書は、場合によっては領収書の代わりとして使うことができます。しかし、他の書類を用意したり、収入印紙を貼り付けたりなど、状況に応じた対応を行うことが求められます。対応方法や役割の違いを確認し、適切に対応しましょう。

なお、会社によっては書類に関するルールがすでに定められていることがあります。社内ルールも確認しながら対応することが望ましいでしょう。