請求書の基礎知識

送付状のテンプレート(個人宛てもあり)書き方もわかりやすく解説

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ビジネスにおいて書類を郵送またはFAXで送付する場合は、「送付状」も同封する必要があります。しかしなぜ送付状が必要なのか、どのように書けば良いのか深くは理解できていない方もいることでしょう。今回は送付状の役割や目的などを詳しく解説すると共に、すぐに使えるサイズやシーン別の送付状テンプレートをご紹介します。

送付状とは何か?

送付状とは、ビジネスにおいて相手に何らかの書類を送付する際に同封する書類のことです。郵送・FAXなど送付の方法にかかわらず、送付状は一緒に送ることがビジネスマナーとされています。そのため、同封しないと相手に悪い印象を与えかねないため注意が必要です。

主な呼び方は送付状ですが、「添え状」や「カバーレター」と呼ばれることもあります。

送付状の役割や目的

送付状の主な目的は、相手への挨拶です。相手に直接会って書類を手渡しする場合は口頭で挨拶ができますが、郵送やFAXだとそれができないため代わりに送付状を同封します。

また、送付状には送付者や宛先、書類の内容・枚数などに加え、簡単な挨拶も記載します。これにより送付前に内容のミス・漏れといった不備を防止できるだけでなく、相手は書類の概要を一目で把握することが可能です。

送付状のテンプレート(サイズ別)

①A4サイズの送付状

A4サイズ縦型のシンプルな送付状テンプレートです。現代におけるビジネスシーンでは基本型にA4サイズの用紙が使われるため、幅広い用途に活用できます。

②A5サイズの送付状

A5サイズ横型の送付状テンプレートです。 A5サイズの書類を送付する際は、それに合わせてA5サイズの送付状を同封しましょう。

③個人向けの送付状

個人の方に宛てて書類を送付する場合に使える、A4サイズの送付状テンプレートです。相手の会社名の記載が不要な点以外は、企業向けの内容と大きな違いはありません。

送付状のテンプレート(特定書類専用)

①履歴書送付用

求職者が企業に応募書類を送付する際に使える、A4サイズの送付状テンプレートです。挨拶に加えて自己PRを記載しても良いですが、その際は簡潔にまとめることを心がけましょう。

②内定承諾書送付用

採用内定通知が届いた際に企業へ送付する内定承諾書の、A4サイズ送付状テンプレートです。内定承諾書の他に身分証明書などの提出も指示されている場合は、同封書類の名前や枚数を追記しましょう。

③採用通知書・内定通知書

求職者に対して採用・内定を知らせる際に使える、A4サイズのテンプレートです。採用通知書と内定通知書は名称が異なりますが、基本的にはどちらも「企業として採用の意思を示す」という意味合いがある書類です。

④請求書

請求書を送付する際に使える、A4サイズの送付状テンプレートです。近年増えているメール上での請求書のやりとりにおいては不要ですが、郵送またはFAXで送付する場合は送付状を同封しましょう。

請求書のテンプレートはこちらで配布しておりますので、併せてご利用ください。

関連リンク:請求書 無料エクセルテンプレート

送付状の構成と書き方【見本付き】

送付状は、基本的に以下の項目で構成されています。

①送付日
②宛先
③差出人
④件名
⑤挨拶や用件など
⑥同封書類と枚数
⑦「記」と「以上」

これらをどのように組み合わせて記載するかは、以下の見本をご覧ください。また、各項目における記載のポイントを次項より詳しく解説していきます。

項目①:送付日

書類を送付する年月日を、右上に記載します。送付状だけに限らず、ビジネスにおける書類では右上に日付を記載するケースが一般的です。年は西暦と和暦のどちらでも問題ありませんが、同じ書類の中に複数の書き方が混在しないように注意しましょう。

項目②:宛先

左上に、誰宛の書類なのかが分かるように宛先(送付先)を記載します。企業に送る場合は必ず企業名も記載のうえ、必要に応じて部署名や担当者の名前を加えましょう。順番としては、以下のように記載するケースが一般的です。

1 企業名
2 部署名
3 役職名
4 氏名

1人の担当者に送る場合は、敬称として氏名のあとに「様」をつけます。一方で企業や部署宛てに送る場合の敬称は、「御中」です。

項目③:差出人

差出人の情報を、送付日の下か書類の左下側に記載します。内容としては、基本的に企業名・住所・電話番号・氏名を記載していれば問題ありません。

項目④:件名

送付状のタイトルにあたる、件名を目立つように記載します。送付状の場合は、以下のような件名がよく使われています。

・書類送付のご案内
・書類送付状
・〇〇書のご案内

ただし、就職・転職活動の際に応募書類を企業へ送る場合は、以下のような件名にしましょう。

・応募書類の送付につきまして
・応募選考書類のご送付の件

項目⑤:挨拶や用件など

挨拶や用件の部分では、まず「拝啓」などの頭語を入れてから時候の挨拶や感謝の言葉などを記載します。そのうえで本題に入り、書類の確認や返送など求める旨をまとめてから「敬具」で締めましょう。

項目⑥:同封書類と枚数

送付状に同封している書類の内容と、その枚数を記載します。先方が一目で把握できるように、箇条書きでまとめておくと良いでしょう。

項目⑦:「記」と「以上」

ビジネス文書で箇条書きを用いる際は頭に「記」、締めに「以上」を記載します。記は中央配置かつサイズをやや大きくし、以上は右下配置かつ本文と同じサイズでしましょう。

なお、1枚の送付状に収まりきらない部分は、記と以上の間に「別紙参照」と記載して別紙を添えます。

関連リンク:請求書の送り方・郵送のマナー(封筒の書き方・選び方を解説)

送付状に関するよくある質問

Q.送付状は手書きとパソコンのどちらで書いたら良いですか?

マナーの観点において、送付状は手書きとパソコンのどちらで作成しても問題はありません。丁寧な字で、誤ることなく書けるようであれば手書きでも良いでしょう。しかし作成にかかる手間や修正のしやすさを考えると、パソコンでの作成をおすすめします。

Q.送付状はどのような内容で書けば良いですか?

送付状は、基本的に以下のような構成で書きます。

①送付日
②宛先
③差出人
④件名
⑤挨拶や用件など
⑥同封書類と枚数
⑦「記」と「以上」

Q.履歴書にも送付状は必要ですか?

履歴書を応募企業へ送る際も、送付状は必ず同封しましょう。履歴書や職務経歴書といった応募書類は最初に採用担当者の目に入るものであり、自分の印象を左右します。ビジネスマナーとして当たり前とされている送付状が同封されていないと、悪い印象を与える恐れがあります。

Q.送付状はどのような順番で同封すれば良いですか?

送付状を封筒に入れる際は、送付する書類の一番上になるようにします。送付状は挨拶と書類の概要を示す役割があるため、封筒を開けたら最初に目に入るようにする必要があります。

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企業・個人事業主のどちらも、ビジネスにおいて書類のやり取りをする際は送付状が欠かせません。しかし請求書や納品書、見積書など様々な書類が発生する日常業務において、少しでも書類作成の手間を減らしたいと考える方は多いのではないでしょうか。

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まとめ

企業宛てと個人宛のどちらにおいても、ビジネス文書のやり取りでは送付状を同封することがマナーとされています。基本的には送付日・宛先・差出人・件名・挨拶と用件・同封書類の概要を記載すれば問題ありませんが、書き方に迷った際は本記事でご紹介したテンプレートを活用してみてください。同時に、請求書や見積書などを簡単に発行できる「INVOY」も併用すると書類作成にかかる手間をさらに削減できます。

この記事の投稿者:

hasegawa

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