請求書封筒にも、発送方法、正しい書き方が存在します。

今回は、請求書封筒の書き方から送り方までを解説します。

請求書封筒の選び方とは？適切なサイズ・封筒の種類を選ぶ

請求書封筒のサイズ・種類の選び方

請求書封筒のサイズは「長形3号」の使用が一般的です。この封筒のサイズはA4用紙が三つ折りで入る大きさとなっており、請求書封筒として適するものになっています。

また、長形3号には縦向きと横向きがありますがいずれのタイプでも構いません。ただし、A4サイズがそのまま入る「角形2号」を使うこともあります。封筒の色は白を使うことが一般的です。

封筒の種類にもいくつかあるので、以下を参考にしてください。

・窓付き封筒

・糊（テープ付き）封筒

・裏地付き封筒

窓付き封筒は宛名書きや宛名シールの貼り付けの手間が省けるタイプです。封筒の窓付き部分にあわせて、請求書の郵便番号や住所、宛名を印刷することになりますが郵便業務の効率化ができます。

なお、窓付き封筒の窓部分は郵便局で規格が定義されていますので以下も把握しておきましょう。

参考：窓付き封筒

市販されているものや業者に印刷をお願いするものであれば、窓部分の位置は定義通りになっているので特に問題はないと考えられます。

また、糊（テープ付き）封筒は、封をしやすいように糊やテープが付いているタイプです。請求書を大量に発送する場合は便利な封筒の種類となります。

糊の場合は糊を塗ってから封をすることになるので手間ですが、その分コストは安くなります。

それから、裏地付き封筒は封筒の中身が透けてみえないつくりになっています。請求書の記載事項が透けないようにしたいならば、裏地付き封筒を使うと良いでしょう。

請求書封筒の色の選び方

請求書を送る封筒の色に明確なルールがあるわけではありませんが、市販されている白や茶色、薄い青色の封筒を使うことが一般的です。派手な色の封筒や、赤字を連想させる赤い封筒は使いません。

請求書封筒の価格相場

請求書を送る際に使える封筒は1枚10円から20円程度で販売されています。また、宛名部分が空いている窓付き封筒であれば、封筒に宛名を手書きする必要がないため便利ですが、一般的なものよりも多少コストがかかります。

信書であることにも注意

請求書は信書と呼ばれるものに該当します。郵便法や信書便法によると信書は「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と規定されています。

そのため、取引先（特定の受取人）に対して自社（差出人）が請求の事実を意思表示するための請求書は信書になります。よって、請求書（信書）は郵便で送ることが原則です。

信書を宅配便で送ってしまうと、罰則があるので注意が必要です。3年以下の懲役、または300万円以下の罰金が科せられてしまいます。それだけではなく、コンプライアンスに違反することにもなり、社会的信用を失うことにもつながります。

請求書はほかの書類と定義が異なるので、送付する際は送り方も気を付けるようにしましょう。

しかし、一部の運送業者では信書を送ることができるサービスもあります。郵便で送ることが困難なときに検討してみてください。ただし、ゆうパックやゆうメールでは信書を送れませんので、気を付けたいところです。

参考：信書に該当する文書に関する指針

請求書を送付する際に用意しておきたいもの

請求書を送付する際は、封筒以外にもさまざまな物品を使用します。請求書を送付する頻度などに応じて以下の物品を用意するといいでしょう。

切手

定期的に請求書を送付する場合は、封筒のサイズや重さに適した切手をストックしておくといいでしょう。定形郵便物である長形3号の封筒は、25g以内なら84円、50g以内なら94円の切手が必要です（2024年5月現在）。

参照：国内の料金表（手紙・はがき） – 日本郵便

「請求書在中」のスタンプ

請求書を送付する際は、封筒に「請求書在中」と記載することが一般的です。手書き・印字・スタンプのどの方法を用いても構いませんが、請求書を送付する回数が多ければ、請求書在中のスタンプがあると便利でしょう。

請求書在中のスタンプを購入する際は、使用している封筒が縦向きか横向きかによって選ぶスタンプの向きも異なります。

ちなみに、このように封筒に記載する文言を「外脇付け」や「添え書き」と言い、相手に内容を知らせたり、注意喚起をしたりする役割があります。請求書在中のほかにも、折り曲げ厳禁・親展・重要といった外脇付けがあります。

封緘印

封緘印（ふうかんいん）とは、書類を封筒に入れて糊付けした後、綴じ目に押すスタンプです。

そもそも封筒には、第三者に開封されていないことを示すために「〆」や「緘（かん）」といった封字を書く習慣があります。封字は手書きでもスタンプでも構いませんが、大量に書類を発送する場合には封緘印があると便利です。

請求書封筒の書き方

まずは請求書封筒の書き方を解説します。封筒への記載項目や宛先による記載内容を理解しましょう。

記載項目

請求書封筒の記載項目は以下が基本となります。

表面：宛先の住所、会社名、部署名、担当者氏名、等

裏面：送り主の住所、送り主の会社名・氏名、送付日、封じ目（〆）

表面には相手方の住所を記載しますが、まずは最上部の郵便番号から正確に記載します。郵便番号について、記入枠がある場合はそのなかに記載します。記入枠がない場合は右上に記載することが一般的です。郵便番号の下には宛先の住所を記載しますが都道府県から書くようにしましょう。

一方の封筒の裏面には送り主、つまり、自社の住所や会社名、担当者氏名などを記載します。郵便番号は記入枠があればその枠内に、なければ住所の上に横書きで書きましょう。

住所の記載は請求書封筒の裏面につなぎ目があるかどうかで記載方法が異なります。

つなぎ目あり：つなぎ目を境にして右側に住所、左側に氏名を記載

つなぎ目なし：住所、氏名を左側に寄せて記載

なお、送付日は裏面の左上部に記載することが一般的となっています。封じ目は「×」にならないように注意して「〆」と書きます。「封」や「緘」などと書く場合もあります。手書きではなくスタンプで「封」などと押印しても問題はありません。

宛先毎の書き方

請求書封筒の書き方は宛先毎に異なります。

会社宛

会社宛に送付するときは、前述した宛先の書き方に従い住所などを記載して中央に会社名を1行で記載します。敬称として「御中」も書くようにします。

「〇〇株式会社 御中」などのように1行で収まるように記載するイメージです。なお、「〇〇株式会社 様 御中」のように「様」と「御中」を併用することのないように注意してください。

また、会社名では（株）や（有）などのように略称ではなく正式な名称で記載するようにします。

部署宛

請求書の送付先が企業の経理部などの部署宛の場合は、会社名の左隣に部署名を記載します。また、「〇〇部▲▲課 御中」のように部署宛の場合も「御中」を入れるようにします。こちらは会社宛の場合と同様です。

担当者宛（個人事業主宛）

企業の担当者宛、もしくは個人事業主宛の場合は、会社宛や部署宛とは多少異なるので注意が必要です。個人を宛先とする際は、封筒の中央部から会社名と個人名を書きます。会社名も個人名も住所の上端から1文字分下げた位置から書き始めることが一般的です。

会社名の左に担当者氏名を記載しますが、担当者に役職がある際は役職も記載します。具体的には「〇〇部長 ▲▲様」という形です。また、役職名と担当者名は会社名よりも一回り大きな文字で書くことが基本となります。担当者が不明なときは「〇〇部 ご担当者様」と記載するようにしてください。

裏面の書き方

請求書封筒の裏面の書き方は表面に比べるとシンプルです。基本的に封筒の裏面には送り主の情報を記載します。縦書きの場合には封筒の継ぎ目を跨ぐようにして書き、継ぎ目のない封筒では左寄せで書きます。横書きの場合には中央やや右寄りにして書くのが一般的です。請求書封筒の裏面の書き方には厳しいルールがあるわけではありません。送り先の印象を良くするという視点で構成すれば問題ないので、基本的なポイントを押さえておきましょう。

送り主の郵便番号と住所

請求書封筒の裏書には送り主の情報を書きます。請求書の送り主を開封前にわかるようにするだけでなく、届かなかったときに郵便局から返送してもらえるようにするためです。郵便番号と住所は正確に書きましょう。縦書き・横書きのどちらの場合でも郵便番号は横書きをします。継ぎ目がある縦書きの封筒では継ぎ目の右側に郵便番号を書き、その下に住所を書きます。継ぎ目がない縦書きの封筒では左詰めで書き、横書きの封筒では糊付け部分から2行程度の間隔を開けて右寄りに収まるように書きましょう。

送り主の会社名・担当者名

請求書封筒の裏書には送り主の会社名・担当者名を書きます。会社名よりも担当者名をやや大きめの文字で書くのが一般的です。裏書に会社名・担当者名を書く場所は縦書きか横書きかによって異なります。縦書きの場合には住所から約一文字分のスペースを開けて、一字分下げた位置から会社名を書き、次に担当者名を記載します。横書きの場合には住所の下に一字分下げた位置から会社名を書き、次の行に担当者名を書くのが基本です。

送付日

送付日は請求書を発行した日の証明にもなるので重要な記載事項です。封筒の裏書では縦書きのときには封筒の左上部の糊付けの部分から2文字分のインデントをして、左に1行分のスペースを開けて縦書きをします。和暦で漢数字を使用して記入する方法が一般的です。一方、横書きの場合には郵便番号を書く場所の直上に記入します。和暦で書くのが一般的でしたが、近年では西暦も使用されることがあります。和暦で書く場合にも算用数字を使用すると良いでしょう。

〆（封字）

封字は糊付けした部分に記入する「〆」の文字です。請求書の封筒が未開封の状態だとわかるようにする目的で記載します。縦書きでも横書きでも書き方は同じで、封筒の糊付けした場所の中央部分に書きます。「〆」の文字が封筒の胴とフラップの両方に重なるように書くことが必要です。開封した後に糊付けをし直しても「〆」の文字がきれいにできないことを利用して、未開封の封筒だと伝えられるようにしています。

請求書送付前の準備・確認事項

請求書を送付する前に、請求書の内容や送付先の宛名が正しいか確認します。ミスがあれば金銭面でのトラブルや個人情報の漏えいにつながる可能性があるので、送付前によく確認しておくことが大切です。

請求書の書き方については、こちらの記事でも詳しく解説しています。
関連記事：請求書の書き方・作り方は？記載事項と注意点の基本情報を解説！

請求書の送付方法とそれぞれのメリット・デメリット

請求書の送付には、主にメール・郵送・FAXの3種類が使われます。それぞれの方法の特徴や注意点などについて解説します。

メール・チャットツール等での送付

手軽でスピーディーなのが、メールやチャットツールなどを通じて請求書をPDFで送る方法です。手軽に送れる反面、宛先を間違えて送ってしまったり、別のファイルを送ってしまったりといったミスには留意する必要があります。

また、企業によっては「請求書を複数の担当者宛に送ってほしい」などの要望がある場合もあります。CCに含めるべき担当者を確認するなど、相手の事情にあわせた対応を行いましょう。

郵送での送付

請求書をはじめ、納品書や契約書、履歴書などの「信書」と呼ばれる書類は宅配便で送ることはできないため、必ず郵便で送るようにしましょう。なお、信書については本記事でも詳しく後述します。

郵便は悪天候や渋滞などの事情により、相手に届くまで時間がかかる可能性があります。余裕を持って郵送するように心がけましょう。

FAXでの送付

請求書を送る方法としてFAXも挙げられますが、メールやチャットツール、郵送での送付と比べると、あまり一般的ではありません。FAXを使用していない企業があったり、送付しても相手に気付かれなかったりなどのケースがあるためです。FAXを使用したい場合は、その旨を伝えた上で送付するようにしましょう。

郵送方法とマナーについて

請求書を郵送する場合は、請求書単体ではなく、送付状を添えて送ることがマナーです。送付状には以下の情報を記載します。

・相手の情報（企業名、部署名、担当者名）
・差出人の情報（自社の企業名、部署名、担当者名や連絡先など）
・タイトルと本文
・送付する書類の情報

送付状には「請求書のご案内」などのタイトルをつけた上で、本文や書類の枚数などを記入します。郵送する内容に間違いないか双方で確認する意味合いもあるため、正確に入力するようにしましょう。

請求書封筒の送り方を知ろう！

請求書封筒にも、封筒のサイズや請求書の折り方など、ビジネスルールがあります。

「請求書在中」の記載は必要？

請求書が入っている封筒は「請求書在中」と記載されていることが多いです。これもビジネスマナーとして記載、もしくはスタンプを押すことが望ましいです。

これは書類を受け取る企業が、請求書であることをすぐに判断できるようにするためのマナーです。企業には請求書だけでなくさまざまな書類が届きます。なかにはDMなど緊急性の低い書類もあるでしょう。

そのような多くの書類に請求書が紛れ込んでしまうと、受取先が気づかずに仕分けすることもあります。

「請求書在中」と書き添えることは法的な規則ではりません。しかしながら、請求書は企業にとって締め日の関係もありますので、早めに開封してほしいところです。そのためには、「請求書在中」と記載して、受取先にわかるようにしておきましょう。

なお、「請求書在中」と記載や押印する位置は縦書きか横書きかで異なります。縦書きの封筒であれば、表面の左下に縦書きで記載します。横書きの封筒であれば、表面の右下に横書きで記載してください。

記載、押印するときの色は黒、赤が一般的です。スタンプの場合は四角い枠で囲むことで際立たせることができます。

取引先が多いときはあらかじめ「請求書在中」と印刷しておくと、業務の効率化になります。テキストボックスで入力の際は、背景色をなしにすると仕上がりがよくなります。

関連記事：請求書の送付に「請求書在中」は必要？記載方法や注意点、スタンプについて解説

請求書（送付状）の折り方・入れ方

請求書は横書きが一般的となり、折って封筒に入れるときは三つ折りにします。請求書の下から折り、次にそこに重なるように上から折ります。開いたときに「請求書」と書かれた部分が受取主にみえるようにすることが理想です。

縦書きの送付状を同封する場合は、開いたときに「拝啓」がみえるようにするため三つ折りにします。三つ折りにする手順は、請求書と同様です。下から折り、次に上から折ります。

請求書と送付状を別々に折るよりも、重ねて三つ折りにしたほうがきれいに仕上がります。三つ折りにした書類を封筒に入れるときは、封筒を裏返しにして書類の上端が右側に来るように入れてください。

折ってしまうため書類の中身を確認しにくいですが、「請求書」や「拝啓」と書かれた箇所が右に来るような状態です。

請求書を郵送する場合の注意点

請求書を郵送する際の注意点を3つのポイントから解説します。

添え状を同封する

請求書を郵送する際は、請求書単体ではなく、添え状と一緒に送ることがビジネスマナーとされています。添え状には、郵送する書類の内訳や挨拶などについて記載し、1枚目に入れて送付しましょう。

正しい料金の切手を貼る

貼り付ける切手の料金が不足していると、郵便物が返送されるため、相手の手元に渡るまでに時間がかかってしまいます。また、郵便物が返送されず、料金不足のまま相手に届いてしまうこともあります。どちらも取引先に迷惑をかけてしまう可能性があるため、注意が必要です。

提出期限を把握する

郵送前に請求書の提出期限を確認し、期限までに届くか確認しましょう。請求書の期限を過ぎてしまうと、取引先の事務処理が送れるなどの迷惑をかけるケースがあります。郵送で間に合わない場合は、FAXやメールなどの方法を使えないか検討します。

郵便法改正で請求書の郵送に影響はある？

2021年10月に行われた郵便法の改正では、主に以下の内容が変更となりました。

・土曜日の配達を休止（普通扱いとする郵便物、およびゆうメール）
・配達日数の繰り下げ（普通扱いとする郵便物、およびゆうメール）
・速達料金の引き下げ
・配送日指定郵便の料金区分の変更

この改正により、郵便物が取引先に到着するまでの時間が長くなることが予想されます。書類は余裕を持って作成し、投函することを心がけましょう。

参照：郵便法改正に伴うサービスの見直し

請求書封筒も郵送も不要！クラウド請求管理サービス

請求書の送付は封筒を準備したり、印刷したりさまざまな手間がかかります。そこで、請求書封筒の用意や郵送も不要なクラウド請求管理サービスの活用がおすすめです。

無料で使える「INVOY」

「INVOY」はクラウドで請求書ができるサービスで、基本機能は制限なく無料で使うことができます。

・メール送信

メール送信では「INVOY」上でメールに請求書を添付して取引先へ送ることが可能で、セキュリティも万全ですので、安心して送信することができます。また、郵送が必要な場合は、郵送代行サービスの依頼をすることもできます。

・請求書作成

請求書の作成は簡単な入力で仕上がり、納品書などへの変換もワンタッチで行うことが可能です。

・取引先管理

取引先も管理できることから、必要事項を管理することで簡単な入力のみとなります。

・CSVアップロードによる一括作成

CSVファイルのアップロードを行うことにより、複数の請求書でも一括で作成できて便利です。作成後は書類をPDFでダウンロードすることができますので、管理や保管にも活かせるでしょう。

・自動予約作成

自動予約作成の機能を使うと、定期的な請求書を自動的に繰り返して作成できるので業務の効率化につながります。

・レイアウトが選べる　

請求書は複数のデザインから選ぶことができるので、自社の規定などにも対応できるでしょう。テンプレートも複数から選択できるため、取引先に応じて使い分けもできます。

ペーパーレス化を実現！

紙の請求書管理をされている企業・個人事業主様でも、すぐにペーパーレス化を実現することができます。

例えば、事業を始めたばかりの方であれば請求書の作成や発送についてわからないことが多いものです。「INVOY」ならば決まったフォーマットに入力して簡単に請求書の発行が可能です。

作成した請求書はプリントアウトせずにメールにて送信できることで、ペーパーレス化による業務の効率化につながります。電子化することでファイルの保管場所も不要です。

請求管理を効率化

従来の請求書の管理方法は、「未入金請求書控え」と「入金済み請求書控え」に分類して支払期限の近い順にファイリングするなど、アナログに分類していたことでしょう。

未入金の請求書について、入金を確認したら請求書に「入金済み」と記載や押印して入金済み請求書のファイルに移す流れを採用している企業も多いのではないでしょうか。

ファイリングに関しても月ごとに管理したり、取引先ごとに管理したりと場合により使い分けることもあったでしょう。そのような管理方法は人力に頼る部分が多く、人為的なミスも少なくありません。

また、締め日になると決まって行う業務となり、ほかの業務の妨げとなることも考えられます。

しかし、「INVOY」を使うことで請求管理を効率化することが可能です。取引先を登録して、自動予約作成を活用すれば毎月決まった日に請求書の作成ができます。入金を確認したら、ステータスを入金済みにすることで簡単な操作による管理が可能です。

請求書の保管期限はありませんので、入金確認漏れを適宜確認しながら管理できるのもメリットです。このように、「INVOY」は請求書管理を大幅に効率化することが可能です。

参考：
▼効率的に作成が可能な「請求書 無料エクセルテンプレート」はこちらから

まとめ

請求書封筒は宛名の書き方や請求書の入れ方など、一般的なビジネスルールがあります。封筒のサイズや種類もいくつかありますので、それに応じて書き方などを意識する必要があります。

「INVOY」なら複雑な管理も必要なく、手軽に請求書業務を効率化することが可能です。
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