会計の基礎知識

エクセルでの現金出納帳の作り方 テンプレート付きで詳しく解説

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現金出納帳は、現金での取引内容や残高を管理するために作成する帳簿です。本記事では、エクセルで現金出納帳を作る方法や、具体的な管理方法などについて紹介します。

現金出納帳とは

現金出納帳とは、現金における取引の記録を行い、正しい残高を把握するために作成する書類です。

経理業務で作成する帳簿には、どの事業者も作成しなくてはいけない「主要簿」と、必要に応じて作成することのできる「補助簿」があります。主要簿は日々の取引を日付順に記載する仕訳帳や、それを勘定科目ごとに分類して記載する総勘定元帳があり、これらの情報をもとに決算や確定申告が行われることになります。

補助簿は、主要簿だけではわからない情報を管理するために補助的に作成する帳簿です。預金出納帳や売掛金元帳・仕入帳などさまざまな種類があり、現金出納帳も補助簿に該当します。

経理業務を行う上で、現金をいつ何のためにいくら使った(受け取った)のか、その結果残高がいくらになったのか、常に把握しておかなくてはなりません。現金出納帳を作成することで取引の履歴を管理し、帳簿上の残高と、実際に手元にある現金の残高を一致させておく必要があります。

現金出納帳の記載項目

現金出納帳には、主に以下の項目について記載します。

・日付
・勘定科目
・摘要(入出金の理由や取引先名など)
・入金額
・出金額
・差引残高

勘定科目とは、取引の内容を分類するために使うラベルのようなものです。現金出納帳では消耗品費や旅費交通費といった科目が使われるため、覚えておくといいでしょう。

摘要欄には、取引の内容を把握しやすいように取引先や顧客の名前などを記載します。例えば、事業に必要な支払いを現金で行った際は「◯◯文房具店」「株式会社◯◯タクシー」など、支払い先の会社名を記入します。より明確に管理したいという場合には「コピー用紙◯箱」など具体的に書いても構いません。

残高の欄は、入金もしくは出金があった後の金額を記載します。1つ前の行の残高に対し、入金であればその金額を足し、出金であればその金額を差し引くことで計算しましょう。実際に手元にある現金の額と一致しているかどうかも確認します。

エクセルでの現金出納帳の作り方・手順

エクセルで現金出納帳を作成する方法を、実際の流れに沿って解説します。

項目名を入力する

エクセルの1行目に、前項で解説した「日付・勘定科目・摘要・入金・出金・差引残高」をそれぞれ入力します。入力後はそれぞれの項目の長さに合わせてセルの幅を調節します。摘要の項目は取引の内容を具体的に記載するため、長めに設定しましょう。

罫線を引く

現金出納帳として入力する部分のセルに対して、格子状となるように罫線を引きます。見にくいようであれば、1つ隣のセルに誤って入力してしまうことを防ぐためにセルに色をつけるといいでしょう。

残高を入力する

記録を始める段階で手元にある現金の金額を差引残高のセルに入力します。この時は実際にお金の取引が発生したわけではないため、残高以外の項目は入力する必要はありません。

差引残高のセルに関数を入力する

前回の残高に対して入金額を足す、もしくは出金額を差し引くことで、取引後の残高が自動的に計算されるように関数を入力します。計算式に表すと、以下のようになります。

差引残高 = 前回の残高 + 入金額 – 出金額

差引残高の全てのセルにこの関数が入るように設定しましょう。該当するセルを選択後、キーボードの「Ctrl」を押しながら「D」を押すことでこの操作が行えます。

エクセルでの現金出納帳を作る際の注意点

エクセルで現金出納帳を管理する場合の注意点について解説します。

月が替わる際の注意点

新しい月になった時は、現金出納帳の入力部分が余っていても、新しいシートを作成してそちらに入力するようにしましょう。

1ヶ月の終わりには、当月内の全ての取引を記載した後、その下に二重線を引きます。適用欄に「◯月合計」と記載し、入金額と出金額の合計をそれぞれ記載することで、当月の現金出納帳を締めましょう。その次の摘要には「次月繰越」と入れ、残高を入力することで、翌月に繰り越す金額を記録できます。

翌月には、新しいシートを作成して、繰り越す残高を入力します。その時の摘要には「前月繰越」と記載しましょう。

期末に締める場合の注意点

前項で紹介した締めの手順を、事業年度が終わる最終日にも行います。当年度の取引が終わった後に二重線を引いて、同じように残高や各合計額を入力することで現金出納帳を締めましょう。

その場合の摘要欄には、次月繰越ではなく「次期繰越」、前月繰越ではなく「期首繰越」とそれぞれ入力します。

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まとめ

現金出納帳は必ずしも必要な帳簿というわけではありませんが、作成することによって現金で行う取引の内容や残高をわかりやすく管理できます。現金の取引が定期的に発生したり、金庫などで現金を保管していたりするのであれば、現金出納帳によって管理することをおすすめします。

エクセルは現金出納帳を作成するための方法の1つです。今回紹介した作成方法やテンプレートを参考に、現金出納帳を導入してみてはいかがでしょうか。

この記事の投稿者:

shimohigoshiyuta

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