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月次決算とは?業務の目的や流れ、効率化のポイントを解説!

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月次決算を行うことで会社の経営状況を早期に把握し、経営判断に生かすことができます。本記事では、月次決算の目的や流れなどについて具体的に解説します。月次決算を効率化するためのポイントなどについても解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。

月次決算とは何か?

月次決算とは、その月に発生した売上や経費を計算し、月単位での経営状況を明らかにすることを指します。

月ごとの予算や計画と照らし合わせることで、経営が問題なく行えているかどうかチェックし、必要に応じて経営戦略を見直します。年次決算よりもスピーディーに経営状況を把握できるため、経営を有利に進めることが可能です。

月次決算はある程度の規模のある会社や、株式上場を目指す会社にとっては欠かせない業務と言えるでしょう。

月次決算・年次決算の違いとは

一般的に決算というと、年に1回の年次決算のことを指します。年次決算は1年間の経営状況を明らかにするために行うもので、年次決算後は税務署へ申告したり税金を納付したりといった公的な手続きが発生します。会社は1つの事業年度が終わった日の翌日から2ヶ月以内に申告書を提出しなくてはいけないなど、細かなルールが定められています。

それに対し月次決算は会社が任意で行うものであり、計算方法やタイミングなどは会社が自由に決定することが可能です。

月次決算と年次決算の違いをまとめると、以下のようになります。

月次決算年次決算
内容・経営状況の把握
・内部向け
・決算書の作成
・税額の確定
・株主などへの報告
・外部向け
義務なしあり

参照:第1章 総則と申告に関する規定 (第5節 確定申告)

月次決算の主な目的

月次決算と年次決算では、決算を行う目的が多少異なります。月次決算を行う主な目的は、以下の通りです。

・経営状況をリアルタイムで把握する
・予算達成の度合いを確認する
・資金繰りの精度を上げる
・部門別の損益を把握する
・早期に決算見込みを立てる
・年次決算でミスが発生するリスクを抑える

月次決算を行うメリット

月次決算を行うメリットを2つのポイントから解説します。

リアルタイムに戦略・検討ができる

1ヶ月ごとに売上や経費を把握できれば、事業が順調であるかどうか早期にチェックできます。もし年次決算しか行わなければ、問題が発生しても発見が遅れ、適切な対応ができないかもしれません。月次決算を行うことでリアルタイムに経営状況を把握し、早めに戦略を検討することが大切です。

また、月次決算によって資金繰りを安定させることも可能です。月次決算で現金の動きを把握することで、黒字倒産のリスクも軽減できるでしょう。

年次決算時の負担を減らせる

年次決算では、事業年度が終了した翌日から2ヶ月以内に税務署に申告書を提出する必要があるため、スピーディーな作業が求められます。申告書の作成や税理士とのやり取りなど多くの業務が発生することから、担当者の負担は大きくなります。さらに、通常の経理業務も並行して行わなくてはいけません。

月次決算を行っていれば1年分の作業を毎月進められるため、年次決算時の負担が減らせます。期限に間に合わせようと慌てたり、過去の取引の情報が思い出せなくなったりすることも減らせるでしょう。

月次決算の進め方と流れ

現金・預金の残高確認

金庫などにある現金や、銀行口座の預金残高を確認し、帳簿上の残高と一致するかどうかチェックします。もしも相違がある場合には、原因を調べて修正を行います。

月次棚卸し

倉庫などにある商品の在庫数を確認し、帳簿上の在庫金額と一致するかどうか確認します。 年に1回まとめて行おうとすると、多くの時間や労力がかかるため、月次決算で行うことをおすすめします。

仮勘定の整理

正確な金額や使い道がわからず、仮で設定する勘定科目である仮払金・仮受金のことを「仮勘定」 と呼びます。月次決算ではこれらの仮勘定について情報が確定したかどうかチェックし、確定した場合には正しい勘定科目に振り替えます。

経過勘定の計上

発生と入金・支払いのタイミングに月をまたぐズレが生じる取引を、未払費用や未収収益などとして計上します。なお、このような処理を行うときに使う勘定科目を「経過勘定」と呼びます。

減価償却費・退職給付費用などの計上

1年間に発生する費用を、12回に分けて1ヶ月分ずつ月次の費用として計上します。このような処理を必要とする費用として、減価償却費や退職給付費用、賞与、固定資産税などがあります。

月次試算表の作成

残高や取引についての情報を明らかにして入力した後は、月次試算表を作成します。月次試算表は年次決算書の元となる書類であり、「合計試算表」「残高試算表」「合計残高試算表」の3つがあります。会計ソフトを利用していれば、これまで入力した内容をもとに月次試算表を簡単に作成することができます。

また、月次決算はスピード感が重視されることから、5営業日以内に数字を確定させることが望ましいとされます。

月次業績の報告

月次試算表を元に、予算や計画・前年度の同月などと照らし合わせ、経営陣に業績を報告します。経営陣はこの報告を参考に今後の経営戦略について検討します。

月次報告資料の具体例

月次報告に使用する資料は、比較したい内容などに応じて自由にフォーマットを作成することができます。月次報告資料の例とその内容について、以下の表で解説します。

比較損益計算書
予算実績対比表
(全社ベース)  
・予算を達成できたか確認するために作成する
・年度予算を月次予算に直し、予算と実績を比較する
・予算が未達の場合は、原因を分析し対策を立てる
・上場企業で予想が大きく乖離していた場合には、業績予想の修正開示を行う
比較損益計算書
前期比較表
(全社ベース)
・当期の実績を前期の同月と比較するために作成する
・単月に加え、その時点の累計額の比較も記載する
・前期と差異があった場合には、原因を分析し対策を立てる
・当期の年次決算の見込みを立てる
部門別損益計算書
(対予算・前期比)    
・部門(支店、部、課など)ごとの業績を把握するために、上記2つの書類を部門別に作成する
・予算や前期と比較して差異があった場合には、原因を分析して部門別に対応する
・経営者が部門の責任者の人事評価を行う

月次決算のチェックリスト

月次決算はやるべきことが多く、何をどこまで終えたのかわからなくなったり、作業漏れが発生してしまったりすることも少なくありません。月次決算をスムーズに行うためには、あらかじめチェックリストを作成し、漏れなく作業できているかどうかチェックすることをおすすめします。

<現金と預金残高の確認>
・金庫にある現金を数える
・銀行口座にある預金残高を確認する
・帳簿残高と一致しているかどうか確認する
・残高が一致していない場合には、要因を調べて修正仕訳を行う

<棚卸し>
・月末時点での商品在庫数を確認する
・業務で使用する機材や備品の数を確認する
・帳簿残高と一致していることを確認し、帳簿に反映させる
・入出庫の記録を会計証憑として保管する

<仮勘定の整理>
・仮払金と仮受金の内容を確認し、正しい勘定科目に振り替える

<経過勘定の計算>
・前払費用や未収収益などの経過勘定を、正しく反映させる

<各種費用の計上>
減価償却費や賞与など、月割の各種費用を計上する

月次決算をする際の項目別のポイント

月次決算では、日頃のお金の動きを適切に帳簿に反映したり、月次決算ならではの業務を正しく行ったりすることが欠かせません。1年間の見通しを立てるためには、損益計算書に記載される勘定科目を特に大切にして計上することも大切です。

本項では、月次決算を行うためのポイントを項目別に解説します。

請求管理のポイント

売上高を適切に計上するために行うのが請求管理です。自社で発行した請求書や売上伝票を確認し、提供した商品やサービスの金額が適切に帳簿に反映されているかどうかチェックしましょう。

支払い管理のポイント

商品や原材料などを仕入れた際の金額を計上します。仕入先から受け取った請求書は期限までに対応し、帳簿にも忘れず反映させる必要があります。

経費精算のポイント

業務で使用した交通費や消耗品費などの各種経費を帳簿に反映させます。月の末日に使った経費についても忘れずに領収書を提出してもらい、入力しましょう。

給与計算のポイント

対象となる期間の給与や役員報酬を計上します。退職給付引当金や賞与については、1年間の金額を月割にして計上しましょう。

在庫・固定資産のポイント

納品していない商品の仕入金額は損益の計算から除き、在庫を資産にして月次決算を行います。固定資産は定期的に現物実査(状態を確認して回り、帳簿通りであるか確認すること)をして、償却の処理を行います。

仮勘定のポイント

仮払金や仮受金の残高を確認します。残高が長期で残っているものなどに関しては特に注意しましょう。

経過勘定のポイント

4つの勘定科目について、以下の調整を行います。

・未払費用:当月の損益に計上
・未収収益:当月の損益に計上
・前受収益:当月の損益から除外
・前払費用:当月の損益から除外

月次決算を効率化するコツ

毎月発生する月次決算を効率的に行うためのコツを2つ紹介します。

経理担当者が効率化を意識する

月次決算では、自社や取引先が作成した請求書、社員が使った経費の領収書など、さまざまな書類が揃っていることが大切です。書類を社員に遅延なく提出してもらうためには、書類提出の締切を設定し、社員に徹底してもらいます。月次決算のスケジュールや重要性を共有し、締切を厳守してもらうようにしましょう。

また、月次決算は業績に関する数字を経営陣に早めに確認してもらうことが大切です。細かい部分までにこだわりすぎず、スピードを意識することも心がけましょう。

月次決算は月内の情報が出揃うまで待ちますが、それ以前にも進められる部分の入力を進めておくことも重要です。減価償却費などすでに金額が判明しているものに関しては、当月内にできるだけ進めておくといいでしょう。

システムを活用して効率化する

各部門の社員からデータを集める手間を省くため、システムを利用するのも有効です。経理担当者以外もシステムを入力できるように設定したり、請求書などの書類をシステムから作成するよう統一したりすれば、日々の入力業務が短縮されるでしょう。

システムを活用することで経理担当者の作業に余裕が生まれ、月次決算が早期化される可能性もあります。経営状況をいち早くキャッチするためにも、システムの導入や統一を検討しましょう。

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弊社のサービスである「INVOY」は、以下の機能を備えています。

・請求書や納品書、領収書の発行、管理
・請求書の自動作成
・口座の一括管理
・口座との自動連携
・資金繰り表の作成
・メンバー管理

経理業務に欠かせない各種書類をシステム上で発行することで、提出漏れや入力漏れを防ぎ、よりわかりやすい状態で管理できるようになります。メンバー管理機能も備えているため、各部門の担当者を追加するといったことも可能です。

また、口座連携を行うことで資金繰り表を作成することもできます。経営状況のわかる書類がスピーディーに作成できるため、経営判断を行う際に役立つでしょう。

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まとめ

月次決算には、年次決算の負担を軽減したり、経営上の問題を早期に発見したりといったメリットがあります。月次決算は労力がかかる反面、社員や他部署などの協力やシステムの導入などによって効率的に済ませることも可能です。 効率の良い方法で月次決算を行い、日頃の経営に役立てましょう。

この記事の投稿者:

shimohigoshiyuta

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