業務の中で交通費を支払った場合、請求書に記載することで交通費を請求できることがあります。本記事では、交通費を請求する際の書き方や注意点、消費税の扱いなどについて解説します。
目次
請求書を発行する際に交通費を含められる？
業務で生じた交通費は請求書に記載して請求できます。例えば、フリーランスが業務にかかった交通費を本来の報酬と一緒に取引先に請求するなどのケースです。
ただし、交通費を請求するには取引先の合意を得ている必要があります。契約書を確認したり、事前に了承を得たりして、交通費を請求することを認めてもらいましょう。
交通費として認められないケース
交通費を請求することが取引先に認められていても、以下のケースでは交通費が支払われない可能性があります。
- 交通費が発生したことを証明できない（領収書などがない）
- 請求書に記載している内容が不十分である
取引先の会社で交通費を請求する際のルールが定められている場合は、ルールをよく確認して従うようにしましょう。
交通費を請求書に含める場合の書き方は？
交通費を請求する場合の書き方について解説します。
請求書の書き方・作成例をわかりやすく解説！注意点や作成ツールもご紹介-INVOY
記載する項目
請求書の「品目」や「品名」の欄に交通費と記載します。交通費が発生した理由や、乗り降りした駅名も記載するようにしましょう。
交通費を請求するためには領収書を送付しますが、金額や駅名はその領収書の通りに記載すれば構いません。交通系のICカードを利用した際は、券売機や利用者用のWebサイト（モバイル版を使用している場合）から利用履歴を確認できます。
書き方の例
＜例＞4月1日に、打ち合わせのために3,000円の交通費を支払った場合
| 品目 | 単価 | 数量 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 4/1交通費 A駅〜B駅（打ち合わせのため） | 3,000 | 1 | 3,000 |
交通費を請求書に含める際の消費税の注意点
電車やバスなどの料金は内税で、10％の消費税がすでに料金に含まれています。そのため、他の商品やサービスと同様に消費税を計上すると、消費税を二重に請求してしまうことになります。交通費の欄は課税対象とならないようにExcelの関数を設定するなどして対応しましょう。
なお、源泉徴収の対象となる取引の請求を行う際は、交通費も基本的に源泉徴収の対象となるため、消費税と源泉所得税の設定を混同しないよう注意する必要があります。ただし、支払者が交通費などを直接支払った場合には、報酬に含めなくて構いません。
交通費を請求書に含める際に気を付ける点
取引先の会社によっては、個人事業主などの外注に交通費を支払う際の条件を細かく設けている可能性があります。「利用区間を記載する」「領収書や利用履歴を提出する」などのルールがあり、それを満たさない場合には交通費を支払えないという会社もあるため、事前に確認しておくと安心です。
また、交通費の支給の有無やその条件については契約書に記載しておくことが一般的です。契約書の「諸経費の取扱いについては、甲乙協議の上決定する」「甲の負担とする」などと書かれている部分をチェックし、契約前の段階で経費の取り扱いについて明確にしておきましょう。
請求書にまつわるよくある質問
交通費は請求書に記載していいですか？
取引先と合意できていれば、業務で生じた分の交通費を請求書に記載できます。交通費には消費税が含まれているため、計算する際は注意しましょう。
ガソリン代は請求書に記載していいですか？
取引先と事前に合意できていれば、業務に関連する分のガソリン代も交通費として請求できます。その場合は、走行距離やガソリンの単価などを記録しておくようにしましょう。
経理業務の効率化なら「INVOY」
「INVOY」は、請求書をはじめとする書類をWeb上で発行・保管するためのサービスです。以下をはじめとする機能によって経理業務の効率化をサポートします。
- 請求書、見積書、発注書、領収書の発行
- 受領した書類のクラウド管理（電子帳簿保存法対応）
- 会計ソフトとの連携
INVOYは税率の設定に基づいて自動で消費税を計算するため、複数の品目を請求する際も計算ミスの防止に繋がります。
まとめ
契約時に取引先と合意することで、本来の報酬と一緒に交通費を請求できます。その際は、請求書に交通費の金額や利用区間、目的などと一緒に記入しましょう。交通費には消費税が含まれているため、消費税の計算方法には注意が必要です。
取引先によっては領収書やICカードの利用明細の提出を求められることもあります。事前に交通費の請求方法を確認した上で請求書に記載することが望ましいでしょう。
請求書支払い代行サービスとは何？その仕組みや利用するメリット…
BPSPという仕組み利用した「請求書支払い代行サービス」をご存じでしょうか？このサービスは、中小企業…