定款とは|記載事項や会社設立の際の認証手続き、変更方法を解説

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定款とは、会社の基本情報やルールなどについて記載する書類であり、会社の設立時に必要です。本記事では、定款の記載事項や認証手続きなどについてわかりやすく解説します。

定款(ていかん)とは?

定款(ていかん)とは、会社の情報やルールについて記載した書類です。具体的には、会社の名前や事業内容・住所などの基本的な情報のほか、株式の取り扱いといったルールが記載されており、会社にとっての憲法のような位置づけとして捉えられています。

定款は会社の設立時に必要な書類であり、発起人全員がその内容について同意しなくてはなりません。定款は紙で作成することが一般的でしたが、近年は「電子定款」という方法によって作成・提出することも増えています。

定款を作成する目的

会社を設立する際は「法人設立届出書」を税務署に提出しますが、その添付書類として定款の写しを求められます。定款の原本は会社に1部置いておくほか、公証書類を作成するための役所である「公証役場」に受理されたものが1部保管されます。

また、定款は以下の場面でも必要とされることがあります。

・行政機関への申請を行う時
・助成金、補助金の申請を行う時
・法人口座を開設する時

参照:C1-4 内国普通法人等の設立の届出|国税庁

定款の保存期間は?

定款の原本は、会社が存続する限り会社で大切に保管します。公証役場に置いておく定款については、定款が承認されてから20年間保存されることが法律で定められています。

参照:公証人法施行規則 | e-Gov法令検索

定款の記載事項は大きく分けて3つある

定款に記載する内容は以下の3つに分けられます。

・絶対的記載事項
・相対的記載事項
・任意的記載事項

それぞれの内容について詳しく見ていきましょう。

絶対的記載事項

定款に必ず記載しなくてはいけない事項を「絶対的記載事項」と言います。具体的な内容は以下の通りです。これらの内容を記載していないと定款が無効になるため、注意して作成しましょう。

・事業の目的
・商号
・本社所在地
・資本金額
・発起人の氏名、住所

事業の目的とは、何をする会社であるのかを明確にして、取引先や融資を行う金融機関などからの信頼を得るために記載します。書き方に明確な決まりはありませんが、会社設立後に許認可の申請を行う場合には、許認可に関する事業内容を記載しましょう。例えば、リサイクル商品の販売を行う会社であれば、許認可の申請で弾かれないように「古物営業法に基づく古物商」などと記載します。

商号とは、会社名のことです。スペースや「!」「?」といった一部の記号など、使えない文字があるため、会社名を決める前に確認しておくといいでしょう。

本店所在地は登記を行う会社の住所です。店舗やオフィスの住所を本店所在地にするのが一般的です。商用利用が認められていれば自宅の住所でも構いません。まは、登記が許可されているバーチャルオフィスなどを利用してもいいでしょう。

資本金額は、会社を設立する際の資金の総額を表します。1円と記載しても構いませんが、事業の規模や取引先への印象などから総合的に考えて判断することが一般的です。

発起人の氏名と住所も記載する必要があります。発起人とは、定款の作成をしたり、重要事項を考えたりなど、会社を設立するための行動を行う人のことを指します。

参照 :Q2. 株式会社の定款の記載事項について、どのようなものがありますか。 | 日本公証人連合会

相対的記載事項

相対的記載事項は、絶対的記載事項のように、記載がなかったからといって定款として認められないといった性質のものではありません。しかし、記載がないとその事項に効力が認められない事項を指します。

相対的記載事項の内容の例として、単元株式数や株券の発行、株主総会・取締役会などについてのものがあります。小規模の会社であれば、これらの情報を記載しなくても支障がないケースもあるでしょう。

・変態設立事項(会28)
・設立時取締役及び取締役選任についての累積投票廃除(会89条、342条)
・株主名簿管理人(会123条)
・譲渡制限株式の指定買取人の指定を株主総会(取締役会設置会社にあっては取締役会)以外の者の権限とする定め(会140条5項)
・相続人等に対する売渡請求(会174条)
・単元株式数(会188条1項)
・株券発行(会214条)
・株主総会、取締役会及び監査役会招集通知期間短縮(会299条1項、368条1項、376条2項、392条1項)
・取締役会、会計参与、監査役、監査役会、会計監査人及び委員会の設置(会326条2項)
・取締役、会計参与、監査役、執行役及び会計監査人の責任免除(会426条)
・社外取締役、会計参与、社外監査役及び会計監査人の責任限定契約(会427条)
・取締役会設置会社における中間配当の定め(会454条5項)

参照 :Q2. 株式会社の定款の記載事項について、どのようなものがありますか。 | 日本公証人連合会

任意的記載事項

任意的記載事項とは、絶対的記載事項と相対的記載事項に該当しない事項を指します。また、会社法などに違反しない内容であることが求められます。任意的記載事項の代表的な例として、以下のような内容が挙げられます。

<株式について>
・株主名簿の基準日(会124条)
・株主名簿の名義書換手続(会133条、134条)
・株券の再発行手続(会228条2項)

<株主総会について>
・定時株主総会の招集時期(会296条1項)
・株主総会の議長(会315条)
・議決権の代理行使(会310条)

参照 :Q2. 株式会社の定款の記載事項について、どのようなものがありますか。 | 日本公証人連合会

株式会社は公告方法の記載も必要となる

世間に向けて会社に関する情報を知らせることを「公告」と言います。例えば、決算に関する公告は「決算公告」、合併をする際の公告は「合併公告」など、さまざまな種類があります。

公告の方法には以下の種類があり、いずれかを選択して定款に記載します。

・官報に掲載する方法
・時事に関する事項を掲載する日刊新聞紙に掲載する方法
・電子公告

参照:会社法 第939条 会社の公告方法 | 法令集

定款の仕様と要件

定款を作成する際は、会社の規模などに応じた種類のフォーマットを日本公証人連合会のホームページからダウンロードして使用することも可能です。どのフォーマットを選べばいいのか、選択する際のポイントについて解説します。

参照:定款等記載例(Examples of Articles of Incorporation etc) | 日本公証人連合会

公開会社か、非公開会社か

公開会社は株式の譲渡制限がない会社を、非公開会社は全ての株式に譲渡制限が設けられている会社を指します。共同創業者が勝手に売買を行なってトラブルに発展しないよう、まずは譲渡制限を設けるのが一般的です。

取締役は何人か

取締役の人数によって選択するフォーマットが異なります。具体的には、1名・1名以上・3名以上のいずれかによって判断します。

取締役会を設置するか

取締役会を設置する場合には、決議の方法などについて定款で定める必要があります。取締役会を設置するには3人以上の取締役が必要です。

監査役を置くか

取締役会を設置する場合は、監査役が必要です。全ての会社で監査役が必要というわけではありません。

定款の認証について

公証人が定款の正当性について証明することを「定款の認証」と言います。「発起人が作成した設立当初の定款である」という点や、その内容が確実である点について証明します。また、定款の認証は、社内で起きる紛争や紛失・改ざんを防ぐ役割があります。

定款の認証が必要なのは、株式会社や一般社団法人、一般財団法人をはじめとする法人です。

合名会社・合資会社・合同会社については定款の認証が不要です。これらの3つの会社は「持分会社」と呼ばれており、出資者が会社の経営にあたります。出資者(株主)とのトラブルなどを防ぐ必要性がないという点で、株式会社と異なると言えるでしょう。

参照:9-4 定款認証 | 日本公証人連合会(Q1)

認証手続きはどこで行う?

定款の承認は本店の所在地を管轄する公証役場で行います。例えば、東京都内に本店を置く会社であれば、東京法務局に所属している公証人が認証を担当します。管轄外の公証人が行なった承認については無効となることに注意しましょう。

参照:9-4 定款認証 | 日本公証人連合会(Q2)

認証手続きに必要な書類は?

株式会社の認証手続きには以下の書類が必要です。

・定款:3通
・発起人全員分の印鑑証明書(発行から3ヶ月以内):1通ずつ
・発起人全員の実印
・実質的支配者となるべき者の申告書

「実質的支配者」とは、事業活動にとって影響力のある人を指します。株式会社における実質的支配者となるのは、以下のような人です。

①株式の50%を超える株式を保有する個人
②25%を超える株式を保有する個人
③事業活動に支配的な影響力を有する個人
④代表取締役
※優先度が高い順

発起人が個人であるのか法人であるのか、また本人による認証なのか、代理人による認証なのかといった点によっても必要書類が異なります。詳細は公的機関のホームページなどもあわせてご覧ください。

参照:9-4 定款認証 | 日本公証人連合会(Q4)
   Q4. 実質的支配者とは、どのような者を指すのですか。 | 日本公証人連合会

認証手続きにかかる費用

定款の認証にかかる費用は、以下の通りです。

・公証人に支払う認証の手数料:3万円〜5万円
・設立登記申請用の謄本の請求手数料:2,000円程度
・特定文書にかかる印紙税:40,000円

「公証人に支払う認証の手数料」は、資本金の額によって以下のように定められています。

・100万円未満:3万円
・100万円以上300万円未満:4万円
・300万円以上:5万円

「設立登記申請用の謄本の請求手数料」は、謄本1ページにつき250円の手数料がかかります。一般的な謄本を8ページとすると、2,000円程度の金額が必要でしょう。

「特定文書にかかる印紙税」は、貼り付ける収入印紙代を指します。特定目的会社の定款や、社団法人・信用金庫の定款については収入印紙が不要です。

参照:9-4 定款認証 | 日本公証人連合会(Q3)

電子定款であれば収入印紙代が不要となる

電子定款とは、電子ファイルの形式で作成された定款です。電子定款には収入印紙代は不要ですが、作成するためには以下の機器などを揃える必要があります。

・電子証明書付きのマイナンバーカード
・電子署名ソフト
・ICカードリーダライタ
・電子署名プラグインソフト

機器を揃える手間などを考え、通常の定款と電子印鑑のどちらにするか選択しましょう。

参照:9-4 定款認証 | 日本公証人連合会(Q3)

定款の変更について

定款を変更する場合は、株主総会での特別決議が必要です。目的や商号を変更するなど、法務局で定款変更の登記申請をしなくてはいけない場合は、手続きの内容に応じた登録免許税がかかります。

参照:No.7191 登録免許税の税額表|国税庁

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定款についてのまとめ

定款は会社の基礎的な情報やルールについてまとめた書類であり、株式会社の設立時に必要です。会社の規模などに応じたフォーマットも存在しているため、自分で作成して手続きを行うことも可能です。

会社の規模が大きい場合や、発起人が多忙な場合など、定款の認証・登記といった手続きを1人で行うことが難しいケースもあるでしょう。そのようなケースでは、司法書士などの専門家に依頼することもできます。

この記事の投稿者:

shimohigoshiyuta

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