見積書を送付する際は、必要な情報を相手にわかりやすく伝えることを意識してメールや送付状を作成する必要があります。本記事では、見積書をメールで送付する際の書き方やポイント、実際の文例などを紹介します。
目次
見積書の送付状（郵送）の書き方と文例
見積書を郵送する際に使える送付状の書き方の例を、2つ紹介します。
書き方①「御見積書送付のご案内」
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 この度は弊社商品の御見積をご依頼いただき、誠にありがとうございます。 下記の御見積書をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。 敬具 ・御見積書 3通 プラン1 プラン2 プラン3 ※本御見積書の有効期限は令和〇年〇月〇日までとなります。 |
書き方②「お見積書送付の件」
拝啓 貴社ますますのご清祥のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。 さてこの度は（商品名）についてお問合せいただき、誠にありがとうございます。 つきましては、見積書を送付させていただきますので、ご検討くださいますようお願い申し上げます。 なお、ご不明点などがございましたら、担当の鈴木（Tel：00-0000-0000）までお気軽にお問い合わせください。 敬具 |
書き方③「お見積書送付のご案内」
| 拝啓 時下益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。 この度は、弊社商品のお見積りの機会をいただき、誠にありがとうございます。早速、下記の御見積書及び関連資料をお送り致します。よろしくご査収の上、ご検討のほどお願い申し上げます。 略儀ではございますが、今後とも弊社へのご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。 敬具 記 送付書類 全3部 ① 御見積書 1通 ② 商品パンフレット 1部 ③ 納品方法についてのご案内 1部 以上 |
見積書はメールで送付してもいいのか？
見積書は、契約前に条件を確認するなどの目的で発行することが慣習となっています。しかし、発行を法的に義務付けられているわけではなく、送り方も明確なルールが存在しません。そのため、メール・郵送・手渡しなど、好きな方法で見積書を送付できます。
メールで送る場合は、本文の打ち間違いや、メールアドレスの入力間違いによる誤送付などが発生することがあります。場所や時間を気にせず好きな時に対応できる反面、誤りがないかよく確認してから送付する必要があるでしょう。
見積書を送付するメールの書き方と文例
見積書をメールで送付する場合の書き方の例を、2つ紹介します。
書き方①「【◯◯◯◯株式会社】お見積のご案内」
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 いつもお世話になっております。○○株式会社の鈴木です。 この度はお見積もりのご依頼をいただき、ありがとうございます。 お見積書および関連資料を送付いたします。 ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 なお、ご不明点などがございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。 【添付内容】 ・お見積書 1部 ・関連資料 1部 ※お見積もりの有効期限は令和〇年〇月〇日までとなります。 期限までにお返事をいただけますと幸いです。 何卒、よろしくお願いいたします。 |
書き方②「〇〇 お見積書送付について【◯◯◯◯株式会社】」
| 〇〇株式会社 〇〇部 御中 平素は格別のご高配を賜り、ありがとうございます。 〇〇株式会社 〇〇部の鈴木と申します。 この度は弊社の（商品名）についてお問い合わせならびにお見積もりのご依頼をいただき、誠にありがとうございます。 早速お見積書を作成いたしましたので、添付ファイルにて送付いたします。 ファイルが開けないなどの問題がございましたら、お手数ですがご連絡いただければと存じます。 （添付ファイル：お見積書.pdf） 見積書の有効期限は令和〇年〇月〇日までとさせていただきます。 ご要望やご不明点などがございましたら、お気軽にお問い合わせください。 ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。 |
書き方③「〇〇の見積書送付の件【株式会社〇〇】」
| 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 平素より大変お世話になっております。株式会社〇〇の田中と申します。 この度は弊社商品〇〇についてのお見積りをご依頼いただき、誠にありがとうございます。早速ではございますが、ご依頼内容にあわせた見積書を添付ファイルにて送付いたします。弊社の◯◯は、◯◯を特徴としており、多くのお客様からご好評をいただいております。 ご不明点やご要望がございましたら、担当：◯◯までお気軽にお問い合わせください。可能な限りご要望に添えられるよう努めてまいります。 本見積りの有効期限は◯◯年◯月◯日まででございます。 お忙しい中大変恐縮ではございますが、期日までに返信いただけますよう、お願い申し上げます。 万が一添付ファイルが開けない場合には、お手数ですがご連絡いただけますと幸いです。 |
見積書をメールで送付する際のポイント
見積書をメールで送る際に、押さえておきたいポイントを3つ紹介します。
わかりやすい件名にする
相手は日頃からたくさんのメールを受信している可能性があるため、件名はメールの内容を端的に伝えるものにしましょう。件名がわかりづらいと、他のメールに紛れてしまったり、開いてもらえなかったりして、契約するチャンスを逃してしまうかもしれません。「お見積書送付の件」「お見積のご案内」など、見積書を添付することが一目でわかる内容が望ましいでしょう。
また、どこから送付されたものであるかを明確に伝えるために、件名に【〇〇株式会社】などと会社名を入れるケースもあります。
本文でも商品やサービスに触れる
見積書を送付する際は、メールの本文で見積もり内容や商品の概要などについて触れることが望ましいでしょう。
提示する見積もり内容になった理由や、商品をおすすめする理由などに触れることで、相手に真剣に検討してもらえる可能性があります。特に、商品や数量などについて事前に決めていない場合には、見積書を送付する段階で説明することが一般的です。
しかし、相手も忙しい可能性があり、長々と書くと最後まで読むのが大変になってしまいます。忙しい相手でも要点をすぐに把握できるよう、端的にまとめましょう。
PDFなど、改ざんできない形式にする
見積書や請求書などの大切な書類は、トラブルを防ぐために、改ざんしにくいPDFなどの形式で送るようにしましょう。
見積書は商品の単価や合計金額など、金銭に関わる重要な情報が記載されています。後日「話と違う」といったトラブルに発展することを防ぐために、改ざんしにくい形式で送付することがビジネスマナーとされています。比較的書き換えやすいWordやExcelで送付することは控えましょう。
見積書の作成方法については、こちらの記事をご覧ください。
関連リンク：見積書の書き方を無料のテンプレートを用いてわかりやすく解説！ポイントや注意点も！
返信がない場合は確認メールを送る
見積書の期限を過ぎても返信がなければ、催促のメールを送りましょう。相手の意思を確認したいことを伝えた上で、必要に応じて新たな期日を設定します。
相手に事情がありメールを返信できなかった可能性を考え「恐れ入りますが」「恐縮ですが」といった文章を入れ、印象を柔らかくします。また、相手が発注するかどうか悩んでいる様子であれば「ご要望などございましたら、ご遠慮なくお申し出ください」といった文章を使い、相談に応じる姿勢を伝えるといいでしょう。
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まとめ
見積書をメールで送る際は、相手に必要な内容をわかりやすく伝えることを意識してメールの件名や本文を作成することが大切です。また、必要に応じて見積書の内容を補足することで、相手に真剣に検討してもらうことを促します。
見積書は今後の契約を左右する重要な書類であると言えます。わかりやすいものとなるように、作成方法や送付方法に気を配りましょう。
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