請求書の管理 請求書にはんこは必要?適切な印鑑の種類や詳しい押し方も解説! 2022/10/05

請求書にはんこを押すことが法的に義務付けられているわけではありませんが、業務上のさまざまな理由から押印する企業は多く存在しています。今回は、請求書にはんこを押す場合の方法や押し方などについて解説します。請求書の電子化についてもあわせて解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。

請求書とは?

請求書とは「商品やサービスを提供した際、その対価となる代金を請求するために発行する書類」を指します。請求に関しては必ずしも書類を発行する必要はなく、双方の合意がある場合は口頭で請求を行うことも可能です。 しかし、取引内容を正確に把握したり、税務調査の際に取引を証明したりするために、請求書を発行しておいた方が何かと安心です。

請求書には、税込での請求金額をはじめ、その内訳や振込先などについて記載することが一般的です。

請求書にはんこがなくても問題はないの?

請求書への押印は義務ではないため、はんこがないからといって法的に問題視されることはありません。社会的な風潮としても、新型コロナウイルス対策におけるテレワークの普及などに伴い、押印文化は見直されつつあります。

しかし、はんこが与える信頼性や暗黙のルールといった観点から、押印が求められる場面もいまだに存在します。

請求書に印鑑があった方が良い理由

取引をスムーズにするため

請求書にはんこを押して印鑑を残すことで書類の信頼度が高まり、相手に丁寧な印象を与えます。一般的なイメージから、請求書などの重要な書類にははんこが押されているものだと考える人もいます。

また、中には印鑑のない請求書は受理しないというルールを設ける企業や官公庁も存在します。こうした理由から、押印がないよりはあった方が取引がスムーズに進む可能性が高いため、 押印した方がよいと考えるケースもあります。

改ざんを防止するため

書類に角印などの印鑑が付されていると、書類を偽造するハードルが高くなります。くわえて、印鑑が付された書類を改ざんすることは、印鑑なしの書類に比べ、改ざんした際の罪が重くなるケースがあります。これらの理由から、請求書に押印することは書類の悪用を防ぐことにつながります。

請求書にはどんなはんこを押すのが適切?

法人

法人が使用するはんこには丸印(実印・代表者印)や銀行印、角印などがありますが、請求書には角印を使うことが一般的です。ここでは参考として、法人で使われる主なはんこの種類と特徴について記載します。

・丸印:法務局で印鑑登録を行い、重要な契約などの際に使われるはんこ
・銀行印:銀行口座の開設時に、金融機関へ届出をしたはんこ
・角印:印鑑登録をしない認印で、書類へ日常的に使用されるはんこ

丸印や銀行印を請求書に使うことも可能ですが、より重要な意味合いを持つはんこであることから、悪用や摩耗を防ぐためにも使用を避けることが一般的です。

それに対し、角印は企業が書類に押すはんことして頻繁に使われるものであり、請求書をはじめとする帳票にもよく使用されます。

個人事業主

個人事業主の場合、普段使っている自分の苗字の認印を使用すればいいでしょう。または事業のブランディングなどの観点から屋号のはんこを作成し、書類に使うケースもあります。

請求書のはんこの押し方

企業名や住所の右側に押す

はんこの位置に決まりはありませんが、多くの請求書は企業名の右側にはんこを押します。請求書に押印欄がある場合にはそちらに押しましょう。

かすれないように押す

印影がかすれたり欠けたりしないよう、丁寧に押印しましょう。特に角印の場合、はんこの角までしっかり書類に押し当てることが大切です。

訂正印は使わない

請求書の内容に誤りがあった場合、訂正印は使わず再発行することが望ましいと考えられています。仕方なく訂正印を使うのであれば、一般的なルール通り、二重線を引いた後に押印します。

請求書を電子化する

コスト削減につながる

請求書をデータで発行するメリットとして、用紙やインク、郵送などにかかるコストを削減できる点が挙げられます。また、収納に必要なファイルやダンボール・倉庫代なども不要です。

効率化できる

請求書をPDFなどで電子的に発行すれば、作成や修正・管理などにかかる時間を節約できる可能性があります。請求書の作成や承認などのために出社する必要がなく、テレワークとも相性がいいと言えるでしょう。

管理がしやすくなる

電子化された請求書であれば、パソコンやクラウド上での整理が容易になります。紙による保管に煩わされることなく、過去のデータを見返す際もスピーディーです。

まとめ

請求書にはんこを押すことは必須ではありませんが、書類の信頼度といった観点からはんこを押すケースもあります。また、近年は電子印鑑や請求書発行などのサービスを利用し、電子的に請求書を発行する企業も増えてきました。今回ご紹介した方法や、自社や取引先のルールなどに応じて、請求書を柔軟に発行しましょう。

請求書発行から入出金管理までカンタンに行うならINVOY

請求書発行や入金管理など、事務作業にかかる負担に悩まされているというビジネスパーソンは多いのではないでしょうか。

これらの事務作業の効率化を目指す際に便利なのが、弊社のサービスである「INVOY」です。請求書などの書類の発行・入金消込ができるため、経理業務のサポートに適しています。基本機能は無料で利用できますので、この機会にINVOYの利用をぜひご検討ください。

INVOYの無料登録はこちらから

この記事の投稿者:

shimohigoshiyuta

関連記事