請求書の管理 請求書の送付に「請求書在中」は必要？記載方法や注意点、スタンプについて解説 最終更新日: 2024/04/25   公開日: 2023/06/24

請求書を郵送する際、封筒に「請求書在中」と記載することが一般的です。本記事では「請求書在中」の必要性や意味、記載する際のポイントなどについてわかりやすく解説します。

「請求書在中」「親展」の意味とは？

「請求書在中」とは、封筒の中身が請求書であることを示すための言葉です。請求書を送付する際、取引先に中身をわかりやすく伝え、他の緊急性のない郵便物の中に混ざってしまうことを防ぎます。

同じく封筒に書かれていることの多い「親展」とは「宛名である本人に封筒を開けてほしい」ということを示す言葉です。封筒の中身や意図を示すこれらの言葉は「添え字」と呼ばれ、多くのビジネスシーンで使われています。

「請求書在中」の記載方法・具体例

「請求書在中」は、以下の画像のように封筒に記載することが一般的です。次項から具体的な書き方について解説します。

位置

「請求書在中」と書く位置が具体的に決められているわけではありません。しかし、他の文字と重ならず、かつ目に入りやすい位置が望ましいでしょう。

一般的には、縦書きの場合は宛名の左下、横書きの場合は宛名の右下に記載します。このような位置に記載する文言は「外脇付け（そとわきづけ）」と呼ばれ、他にも「親展」「至急」「契約書在中」など、さまざまな郵便物に使われます。

色

「請求書在中」と書く色に決まりはありません。しかし、請求書が入っていることを相手にわかりやすく伝えるための文言であることから、青などの目立つ色で書くといいでしょう。

反対に、黒は宛名の文字と同じで目立ちにくくなってしまう可能性があるため、一般的には避けられています。また、赤は赤字や血を連想させる場合があるため、可能であれば避けた方が無難でしょう。

スタンプ・印刷

「請求書在中」のスタンプは文房具店や100円ショップなどで気軽に購入できるため、たくさんの請求書を送付する必要があるという方は、利用するといいでしょう。

また「請求書在中」と封筒に直接印刷しても構いません。大量の請求書を発送するのであれば、会社名なども印字された専用の封筒を発注して、いつでもスムーズに発送できるようにすると効率的です。

手書き

「手書きで書くとスマートではなくて印象が悪いのでは？」と思う方もいるかもしれませんが、手書きでも構いません。請求書を発送する機会があまりないという場合には、手書きでも問題ないでしょう。

手書きの場合は、文言が目立つように「請求書在中」の周りを四角く囲うのが一般的です。

英語表記

海外に請求書を発送する際も、中身が請求書であることを封筒に記載します。エアメールで送る封筒に「INVOICE ENCLOSED」と記載しましょう。INVOICEには「請求書」、ENCLOSEDには「同封物、同封された」といった意味があります。

宛名の書き方

宛名は会社名・部署名・役職・担当者名の順番で記載します。住所よりも一段下げた位置から書き始めるとバランスが良くなります。会社名や部署名などが長くて一行に収まらない場合は、複数の行に渡って記載しても構いません。

宛名の最後が会社名や部署名宛ての場合は「御中」、個人名宛ての場合は「様」と書きます。

請求書を郵送する場合の封筒の記載方法

請求書を郵送する場合の書き方について、封筒の表・裏に分けて解説します。

関連リンク：請求書封筒の正しい書き方とは？必要項目や送付時のマナー解説

封筒の表の書き方

縦書きの場合は、封筒の右上から住所を書き始めます。会社名や担当者名が封筒の中央に来るよう、バランスを見ながら書きましょう。また、縦書きの際は漢数字を使って番地などを記載することが一般的です。最後に封筒の左下に「請求書在中」と記載します。

横書きの場合は、左上から住所を書き始め、番地は算用数字を使用します。切手に関しては、枠がなく位置を指定されていない場合、右上に貼るのが一般的です。「請求書在中」は封筒の右下に記載します。

どちらの場合も、会社名などは省略せずに正式名称で書くことが望ましいとされています。株式会社を「（株）」と略したり、会社名の略称を使ったりすることは控えましょう。また、相手に封筒が届かないといった事態を防ぐために、住所のビル名なども正確に記載しましょう。

封筒の裏の書き方

封筒の裏は、縦書きの場合は左下に送り主の情報を記載します。住所や自社の会社名・部署名・担当者名などを記載しましょう。また、封筒の裏に継ぎ目がある場合は、継ぎ目をまたぐように記載するケースもあります。どちらの場合も、発送する日付を封筒の左上に記載しましょう。

横書きの場合は、裏面の下部、中央から右側にかけて送り主の情報を記載します。送付日は住所の上に漢数字で記載しましょう。

封筒を糊付けした後は、封筒が開封されていないことを示す「封字（ふうじ）」を書きます。封筒の糊付け部分の中央に、ペンで「〆」と書きましょう。

請求書送付に使用する封筒のサイズ

請求書に使う封筒のサイズは、主に「長形3号（長3）」「角形2号（角2）」の2つです。

長形3号（長3）

長形3号（長3）は幅120mm、高さ235mmの封筒です。一般的に使われるA4サイズの書類を三つ折りで入れられます。送付する際は定形郵便物に該当し、重さが25g以内であれば84円切手、50g以内であれば94円切手で送れます。

参照：国内の料金表（手紙・はがき） – 日本郵便

角形2号（角2）

角形2号（角2）は幅240mm、高さ332mmの封筒です。A4サイズの書類を折らずに入れられるため、折り目をつけたくない重要度の高い書類を送付する際に適しています。定形外郵便物に該当し、重さが50g以内であれば120円切手、100g以内であれば140円切手で送れます。

参照：国内の料金表（手紙・はがき） – 日本郵便

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まとめ

「請求書在中」は絶対に記載しなくてはいけないものではなく、書き方もこれといったルールが存在しているわけではありません。しかし、記載することで封筒の中身を相手にわかりやすく伝え、郵便物の仕分けがスムーズに行われることが期待できます。

請求書を相手に正しく届けることは、入金忘れや遅延を防ぐことにもつながります。わかりやすい郵便物を作成することで、業務を滞りなく進めましょう。