請求書の書き方 請求書封筒の書き方と送り方 2020/10/23

請求書封筒にも、発送方法、正しい書き方が存在します。

今回は、請求書封筒の書き方から送り方までを解説します。

1.請求書封筒の書き方

まずは請求書封筒の書き方を解説します。封筒への記載項目や宛先による記載内容を理解しましょう。

1.1記載項目

請求書封筒の記載項目は以下が基本となります。

表面:宛先の住所、会社名、部署名、担当者氏名、等

裏面:送り主の住所、送り主の会社名・氏名、送付日、封じ目(〆)

表面には相手方の住所を記載しますが、まずは最上部の郵便番号から正確に記載します。郵便番号について、記入枠がある場合はそのなかに書きます。記入枠がない場合は右上に記載することが一般的です。郵便番号の下には宛先の住所を記載しますが都道府県から書くようにしましょう。

一方の封筒の裏面には送り主、つまり、自社の住所や会社名、担当者氏名などを記載します。郵便番号は記入枠があればその枠内に、なければ住所の上に横書きで書きましょう。

住所の記載は請求書封筒の裏面につなぎ目があるかどうかで記載方法が異なります。

つなぎ目あり:つなぎ目を境にして右側に住所、左側に氏名を記載

つなぎ目なし:住所、氏名を左側に寄せて記載

なお、送付日は裏面の左上部に記載することが一般的となっています。封じ目は「×」にならないように注意して「〆」と書きます。「封」や「緘」などと書く場合もあります。手書きではなくスタンプで「封」などと押印しても問題はありません。

1.2宛先毎の書き方

請求書封筒の書き方は宛先毎に異なります。

1.2.1会社宛

会社宛に送付するときは、前述した宛先の書き方に従い住所などを記載して中央に会社名を1行で記載します。敬称として「御中」も書くようにします。

「〇〇株式会社 御中」などのように1行で収まるように記載するイメージです。なお、「〇〇株式会社 様 御中」のように「様」と「御中」を併用することのないように注意してください。

また、会社名では(株)や(有)などのように略称ではなく正式な名称で記載するようにします。

1.2.2部署宛

請求書の送付先が企業の経理部などの部署宛の場合は、会社名の左隣に部署名を記載します。また、「〇〇部▲▲課 御中」のように部署宛の場合も「御中」を入れるようにします。こちらは会社宛の場合と同様です。

1.2.3担当者宛(個人事業主宛)

企業の担当者宛、もしくは個人事業主宛の場合は、会社宛や部署宛とは多少異なるので注意が必要です。個人を宛先とする際は、封筒の中央部から会社名と個人名を書きます。会社名も個人名も住所の上端から1文字分下げた位置から書き始めることが一般的です。

会社名の左に担当者氏名を記載しますが、担当者に役職がある際は役職も記載します。具体的には「〇〇部長 ▲▲様」という形です。また、役職名と担当者名は会社名よりも一回り大きな文字で書くことが基本となります。担当者が不明なときは「〇〇部 ご担当者様」と記載するようにしてください。

2.請求書封筒の送り方を知ろう!

請求書封筒にも、封筒のサイズや請求書の折り方など、ビジネスルールがあります。

2.1請求書封筒のサイズは?

請求書封筒のサイズは「長形3号」の使用が一般的です。この封筒のサイズはA4用紙が三つ折りで入る大きさとなっており、請求書封筒として適するものになっています。

また、長形3号には縦向きと横向きがありますがいずれのタイプでも構いません。ただし、A4サイズがそのまま入る「角形2号」を使うこともあります。封筒の色は白か青を使うことが一般的です。

封筒の種類にもいくつかあるので、以下を参考にしてください。

・窓付き封筒

・糊(テープ付き)封筒

・裏地付き封筒

窓付き封筒は宛名書きや宛名シールの貼り付けの手間が省けるタイプです。封筒の窓付き部分にあわせて、請求書の郵便番号や住所、宛名を印刷することになりますが郵便業務の効率化ができます。

なお、窓付き封筒の窓部分は郵便局で定義されていますので以下も把握しておきましょう。

参考:窓付き封筒

市販されているものや業者に印刷をお願いするものであれば、窓部分の位置は定義通りになっているので特に問題はないと考えられます。

また、糊(テープ付き)封筒は、封をしやすいように糊やテープが付いているタイプです。請求書を大量に発送する場合は便利な封筒の種類となります。

糊の場合は糊を塗ってから封をすることになるので手間ですが、その分コストは安くなります。

それから、裏地付き封筒は封筒の中身が透けてみえないつくりになっています。請求書の記載事項が透けないようにしたいならば、裏地付き封筒を使うと良いでしょう。

2.2「請求書在中」の記載は必要?

請求書が入っている封筒は「請求書在中」と記載されていることが多いです。これもビジネスマナーとして記載、もしくはスタンプを押すことが望ましいです。

これは書類を受け取る企業が、請求書であることをすぐに判断できるようにするためのマナーです。企業には請求書だけでなくさまざまな書類が届きます。なかにはDMなど緊急性の低い書類もあるでしょう。

そのような多くの書類に請求書が紛れ込んでしまうと、受取先が気づかずに仕分けすることもあります。

「請求書在中」と書き添えることは法的な規則ではりません。しかしながら、請求書は企業にとって締め日の関係もありますので、早めに開封してほしいところです。そのためには、「請求書在中」と記載して、受取先にわかるようにしておきましょう。

なお、「請求書在中」と記載や押印する位置は縦書きか横書きかで異なります。縦書きの封筒であれば、表面の左下に縦書きで記載します。横書きの封筒であれば、表面の右下に横書きで記載してください。

記載、押印するときの色は黒、青、赤が一般的です。スタンプの場合は四角い枠で囲むことで際立たせることができます。

取引先が多いときはあらかじめ「請求書在中」と印刷しておくと、業務の効率化になります。テキストボックスで入力の際は、背景色をなしにすると仕上がりがよくなります。

2.3請求書(送付状)の折り方

請求書は横書きが一般的となり、折って封筒に入れるときは三つ折りにします。請求書の下から折り、次にそこに重なるように上から折ります。開いたときに「請求書」と書かれた部分が受取主にみえるようにすることが理想です。

縦書きの送付状を同封する場合は、開いたときに「拝啓」がみえるようにするため三つ折りにします。三つ折りにする手順は、請求書と同様です。下から折り、次に上から折ります。

請求書と送付状を別々に折るよりも、重ねて三つ折りにしたほうがきれいに仕上がります。三つ折りにした書類を封筒に入れるときは、封筒を裏返しにして書類の上端が右側に来るように入れてください。

折ってしまうため書類の中身を確認しにくいですが、「請求書」や「拝啓」と書かれた箇所が右に来るような状態です。

2.4信書であることにも注意

請求書は信書と呼ばれるものに該当します。郵便法や信書便法によると信書は「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と規定されています。

この規定になぞっていくと、取引先(特定の受取人)に対して自社(差出人)が請求の事実を意思表示するため請求書は信書となります。そのため、請求書(信書)は郵便で送ることが原則です。

信書を宅配便で送ってしまうと、罰則があるので注意が必要です。3年以下の懲役、または300万円以下の罰金が科せられてしまいます。それだけではなく、コンプライアンスを違反することにもなり、社会的信用を失うことにもつながります。

請求書はほかの書類と定義が異なるので、送付する際は送り方も気を付けるようにしましょう。

しかし、一部の運送業者では信書を送ることができるサービスもあります。郵便で送ることが困難なときに検討してみてください。ただし、ゆうパックやゆうメールでは信書を送れませんので、気を付けたいところです。

参考:信書に該当する文書に関する指針

3.請求書封筒も郵送も不要!クラウド請求管理サービス

請求書の送付は封筒を準備したり、印刷したりさまざまな手間がかかります。そこで、請求書封筒の用意や郵送も不要なクラウド請求管理サービスの活用がおすすめです。

3.1無料で使える「INVOY」

「INVOY」はクラウドで請求書ができるサービスで、基本機能は制限なく無料で使うことができます。

・メール送信

メール送信では「INVOY」上でメールに請求書を添付して取引先へ送ることが可能で、セキュリティも万全ですので、安心して送信することができます。また、郵送が必要な場合は、郵送代行サービスの依頼をすることもできます。

・請求書作成

請求書の作成は簡単な入力で仕上がり、納品書などへの変換もワンタッチで行うことが可能です。

・取引先管理

取引先も管理できることから、必要事項を管理することで簡単な入力のみとなります。

・CSVアップロードによる一括作成

CSVファイルのアップロードを行うことにより、複数の請求書でも一括で作成できて便利です。作成後は書類をPDFでダウンロードすることができますので、管理や保管にも活かせるでしょう。

・自動予約作成

自動予約作成の機能を使うと、定期的な請求書を自動的に繰り返して作成できるので業務の効率化につながります。

・レイアウトが選べる 

請求書は複数のデザインから選ぶことができるので、自社の規定などにも対応できるでしょう。テンプレートも複数から選択できるため、取引先に応じて使い分けもできます。

3.2ペーパーレス化を実現!

紙の請求書管理をされている企業・個人事業主様でも、すぐにペーパーレス化を実現することができます。

例えば、事業を始めたばかりの方であれば請求書の作成や発送についてわからないことが多いものです。「INVOY」ならば決まったフォーマットに入力して簡単に請求書の発行が可能です。

作成した請求書はプリントアウトせずにメールにて送信できることで、ペーパーレス化による業務の効率化につながります。電子化することでファイルの保管場所も不要です。

3.3請求管理を効率化

従来の請求書の管理方法は、「未入金請求書控え」と「入金済み請求書控え」に分類して支払期限の近い順にファイリングするなど、アナログに分類していたことでしょう。

未入金の請求書について、入金を確認したら請求書に「入金済み」と記載や押印して入金済み請求書のファイルに移す流れを採用している企業も多いのではないでしょうか。

ファイリングに関しても月ごとに管理したり、取引先ごとに管理したりと場合により使い分けることもあったでしょう。そのような管理方法は人力に頼る部分が多く、人為的なミスも少なくありません。

また、締め日になると決まって行う業務となり、ほかの業務の妨げとなることも考えられます。

しかし、「INVOY」を使うことで請求管理を効率化することが可能です。取引先を登録して、自動予約作成を活用すれば毎月決まった日に請求書の作成ができます。入金を確認したら、ステータスを入金済みにすることで簡単な操作による管理が可能です。

請求書の保管期限はありませんので、入金確認漏れを適宜確認しながら管理できるのもメリットです。このように、「INVOY」は請求書管理を大幅に効率化することが可能です。

まとめ

請求書封筒は宛名の書き方や請求書の入れ方など、一般的なビジネスルールがあります。封筒のサイズや種類もいくつかありますので、それに応じて書き方などを意識する必要があります。

「INVOY」なら複雑な管理も必要なく、手軽に請求書業務を効率化することが可能です。
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