電子帳簿保存法改正：見積書の電子保存が完全義務化！保存期間・方法を完全解説

2024年1月、電子帳簿保存法の改正により、電子データでやり取りした見積書は必ず電子保存が必要となりました。この変更は、多くの企業の経理実務に大きな影響を与えています。

紙の保存からデジタル管理への移行は、単なる保存方法の変更にとどまらず、業務プロセス全体の見直しを必要とします。

本記事では、見積書の電子保存に関する法的要件から具体的な実務対応まで、経理担当者が押さえておくべきポイントを徹底解説します。改正電子帳簿保存法への対応に悩む方、業務効率化を目指す方必見の内容となっています。

電子帳簿保存法における見積書の位置づけ

2024年の年明けから、企業の経理実務は大きな転換期を迎えています。電子帳簿保存法の改正により、電子データで取引した見積書は、必ず電子データのまま保存することが義務付けられるようになりました。この変更は、デジタルトランスフォーメーション（DX）を推進する国の方針に沿ったものであり、企業の経理業務のあり方を根本から見直す契機となっています。

見積書は、電子帳簿保存法において「取引関係書類」として分類されています。具体的には、商取引の開始段階で作成される重要な国税関係書類の一つとして位置づけられており、適切な保存が求められます。特に注目すべき点は、見積書の作成者側（控え）と受領者側の双方に保存義務が課されていることです。

電子帳簿保存法における見積書の取り扱いは、その受領方法によって異なります。電子メールで受け取った見積書PDFや、クラウドシステムでやり取りした見積データは「電子取引」として扱われ、電子データでの保存が必須となります。一方、紙の見積書として受領した場合は、従来通り紙での保存か、スキャナ保存による電子化のいずれかを選択できます。

この法改正の背景には、デジタル社会における取引の透明性確保と、業務効率化の両立という目的があります。電子データでの保存は、検索性の向上や保管スペースの削減といったメリットをもたらす一方で、データの改ざん防止や長期保存のための適切な措置が必要となります。

特に重要なのは、電子取引における見積書は、受領後直ちに所定の方法で保存する必要があるという点です。タイムスタンプの付与や、訂正・削除の履歴が残るシステムの利用など、具体的な要件を満たす必要があります。これは、取引の信頼性を確保し、適正な課税を実現するための措置といえます。

この法改正は、多くの企業にとって業務プロセスの見直しを迫るものとなっています。特に、これまで紙の書類を中心に業務を行ってきた企業にとっては、システムの導入やワークフローの変更など、相応の対応が必要となります。

しかし、この変更を単なる法対応としてではなく、業務のデジタル化による効率化の機会として捉えることが重要です。

見積書の法定保存期間

見積書の保存期間は、事業形態や特定の状況によって異なり、適切な管理が求められます。この保存期間の遵守は、税務調査への対応や取引の透明性確保において極めて重要な意味を持ちます。

法人における見積書の基本的な保存期間は7年間です。この期間設定の根拠は、法人税法施行規則第59条にあり、帳簿書類の保存期間として定められています。ただし、特定の状況下では保存期間が延長されることがあります。

例えば、青色繰越欠損金が発生した場合は、その欠損金が解消されるまでの期間、最長で10年間の保存が必要となります。

個人事業主の場合は、原則として5年間の保存期間が設定されています。しかし、2023年10月からのインボイス制度の開始に伴い、見積書を適格請求書として使用する場合は、法人と同様に7年間の保存が必要となります。

これは、消費税の仕入税額控除の適用を受けるための要件となっています。

保存期間の起算日については、特に注意が必要です。見積書を作成した日や受領した日ではなく、その事業年度における確定申告書の提出期限の翌日から計算を開始します。

例えば、3月決算の法人の場合、確定申告書の提出期限は事業年度終了後2ヶ月以内となるため、5月末が提出期限となり、その翌日の6月1日から保存期間がスタートします。

実務上の重要なポイントとして、見積書の保存期間中は、その取引に関連する他の書類（注文書、契約書、請求書など）も合わせて保存することが推奨されます。これは、取引の一連の流れを証明できる状態を維持するためです。

特に税務調査の際には、取引の実在性や適正性を示す証拠として、これらの関連書類が重要な役割を果たします。

また、保存期間が満了した見積書を破棄する際は、個人情報保護の観点から、適切な方法で処分する必要があります。特に電子データの場合は、完全に削除されていることを確認し、データの復元ができない状態にすることが求められます。

見積書の保存方法と要件

電子帳簿保存法における見積書の保存方法は、受領形態によって大きく異なり、それぞれに特有の要件が設定されています。特に2024年以降は、電子取引で受け取った見積書の電子保存が完全義務化され、より厳格な対応が求められるようになりました。

電子取引で受領した見積書の保存においては、以下の三つの要件を満たす必要があります。第一に、電子データの真実性を確保するための措置が必要です。

これは、タイムスタンプの付与や、訂正・削除の履歴が残るシステムの利用などによって実現できます。第二に、可視性の確保として、税務調査の際に速やかにデータを確認・提出できる態勢を整える必要があります。

第三に、取引年月日、取引先名称、取引金額による検索が可能な状態を維持しなければなりません。

一方、紙で受領した見積書については、従来通り紙での保存か、スキャナ保存による電子化のいずれかを選択できます。

スキャナ保存を選択する場合は、原本の受領後、速やかに（概ね7営業日以内に）スキャンを行う必要があります。スキャンデータは、カラー画像で300dpi以上の解像度が求められ、書類の四隅がはっきりと判別できる状態である必要があります。

特に重要なのが、改ざん防止のための措置です。電子データでの保存においては、以下のいずれかの方法を採用する必要があります。

1. 電子署名やタイムスタンプの付与による方法
2. 改ざん防止機能を持つシステムやソフトウェアの利用
3. 事務処理規程の策定と運用による方法

事務処理規程による対応を選択する場合は、具体的な事務処理手順を明確に定め、その手順に従って運用する必要があります。規程には、データの保存場所、アクセス権限の設定、バックアップの方法などを明記します。

また、これらの規程は書面やデータで保存し、税務調査の際に提示できる状態にしておく必要があります。

検索機能の確保については、以下のいずれかの方法で対応する必要があります。

1. システムによる検索機能の実装
2. 表計算ソフトを使用した索引簿の作成
3. 規則的なファイル名の付与による管理

特に小規模事業者向けの措置として、取引データの件数が月平均100件以下の場合は、規則的なファイル名を付与することで検索要件を満たすことができます。ファイル名には、取引年月日、取引先名称、取引金額などの情報を含める必要があります。

電子保存における実務上の注意点

電子帳簿保存法に基づく見積書の電子保存では、日常的な実務において様々な注意点があります。特に、システム環境の整備から具体的な運用方法まで、複数の観点からの対応が必要となります。

まず、契約不成立となった見積書の取り扱いについて、重要な注意点があります。商談が成立せず、実際の取引に至らなかった場合でも、作成した見積書の控えや受領した見積書は保存が必要です。

これは、税務調査において取引の経緯や価格設定の妥当性を証明する重要な証憑となるためです。また、将来的な取引の参考資料としても活用できることから、適切な管理が求められます。

システム要件の整備については、以下の三つの要素が特に重要です。

1. 閲覧環境の整備
   ディスプレイやプリンタなどの機器を適切に設置し、必要に応じて電子データを画面表示や印刷出力できる環境を整えなければなりません。特に、税務調査の際にスムーズな対応ができるよう、14インチ以上のディスプレイの設置が推奨されています。
2. 即時出力体制の確立
   税務署職員から要請があった場合、速やかにデータを出力できる体制を整える必要があります。これには、データの保存場所を明確にし、必要な権限を持つ担当者を適切に配置することが含まれます。また、システムの操作に習熟した従業員を確保することも重要です。
3. 操作マニュアルの整備
   システムの操作説明書を常備し、担当者が不在の場合でも適切な対応ができるようにしておく必要があります。特に、検索機能の使用方法や、データの出力手順については、詳細な手順書を作成しておくことが推奨されます。

保存データの管理においては、以下の点に特に注意を払う必要があります。

データの整理と検索性の確保

電子取引データは、取引年月日、取引先名称、取引金額の3要素で検索できるよう整理する必要があります。これは、税務調査への対応だけでなく、日常的な業務効率の向上にも寄与します。特に、データ量が多い場合は、効率的な検索システムの導入が推奨されます。

バックアップ体制の構築

データの消失や破損に備え、定期的なバックアップの作成が不可欠です。バックアップは、本体とは別の記録媒体に保存し、災害時にも安全な場所で保管する必要があります。また、定期的にバックアップデータの整合性を確認し、必要に応じて復元テストを実施することも重要です。

アクセス権限の管理

データの改ざんや漏洩を防ぐため、アクセス権限を適切に設定する必要があります。特に、データの修正や削除が可能な権限は、必要最小限の担当者にのみ付与するべきです。また、アクセスログを記録し、定期的に確認することで、不正アクセスの早期発見に努めることが重要です。

これらの実務上の注意点を適切に管理することで、電子帳簿保存法に準拠した見積書の保存が実現できます。また、これらの対応は、単なる法令遵守にとどまらず、業務効率の向上やペーパーレス化の推進にもつながる重要な取り組みとなります。

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