Wordで簡単！FAX送付状の書き方とテンプレート活用ガイド

ビジネスシーンで書類をFAXする機会があると、「FAX送付状ってどう書けばいいの？」と悩む方も多いですよね。

メールでのやり取りが主流になった現在でも、FAXで書類を送らなければならない場面は意外と残っています。

そんなときに困るのが表紙代わりの「FAX送付状」の存在です。特に初心者や小さな会社の事務担当、フリーランスの方だと、正式なビジネスマナーに則った送り状を書くのはハードルが高く感じられるかもしれません。

でも大丈夫です！FAX送付状の書き方はポイントさえ押さえれば決して難しくありませんし、Microsoft Wordを使えばテンプレートで簡単に作成できます。

本記事では、親しみやすいカジュアルな語り口で「FAX送付状とは何か」から「基本の書き方」、さらに「Wordでの作成手順」や「よくあるミス・注意点」、「ビジネスマナーでの使い分け」までをしっかり解説します。

この記事を読めば、FAX送付状の書き方がばっちりわかり、自信を持ってビジネス文書をFAX送信できるようになりますよ！

FAX送付状とは何か？なぜ必要なのか

まずは「FAX送付状」とは何か、そしてなぜFAX送信に送付状が必要とされるのかを確認しましょう。

FAX送付状（FAX送り状・FAX送信票とも呼びます）とは、FAXで資料や書類を送る際に一番上に添えるカバーシートのことです。簡単に言えばFAXの表紙ですね。

「誰からのFAXなのか」「誰宛て（どの部署宛て）なのか」「送った書類の内容は何か」「全部で何枚送ったか」など、肝心な情報をひと目で相手に伝える役割があります。

では、なぜわざわざ送付状を付ける必要があるのでしょう？主な理由は次のとおりです。

宛先を明確にする

会社の代表FAX番号に送る場合、送付状がないと受け取った人が「これは誰宛てのFAXだろう？」と迷ってしまいます。送付状に宛名を書いておけば、社内でスムーズに担当者へ届けてもらえます。

内容をひと目で伝える

いきなり本文から始まるFAXだと、何の書類が送られてきたのか瞬時に把握しづらいものです。送付状に一言「○○の件についての資料送付」など概要を書いておけば、受け取った側も目的を理解しやすくなります。

ページ漏れの防止

送付状には通常、後に続く書類を含めた送付枚数を記載します。例えば「（送付状含む）全5枚」のように書かれていれば、受信者は手元のFAXが全ページ揃っているか確認できます。万一ページが足りなければすぐに送り手に確認でき、トラブル防止につながります。

挨拶・マナーとして

ビジネスではメール送信時にも挨拶文を添えるように、FAXでも送付状で一言挨拶やお礼を述べると丁寧です。送付状があることで、単に書類だけ送るよりも礼儀正しい印象を与えます。

機密保護の補助

FAX送付状は表紙の役割を果たすため、内容物を直接他人に見られにくくする効果もあります。特に複数人で共有するFAX機の場合、表紙があることで、裏面の本来の書類を他人がパッと目にするリスクを下げられます。

以上のように、FAX送付状は情報伝達をスムーズにし、ビジネスマナーにも適った重要な役割を持っています。では具体的に、どんな内容をどのように書けばよいのか、次で基本構成を見ていきましょう。

FAX送付状の基本構成と書き方のポイント

FAX送付状には決まった厳密なフォーマットが存在するわけではありませんが、一般的に押さえておきたい基本項目があります。以下が送付状に盛り込むべき主な構成要素と、その書き方のポイントです。

宛先（送り先）

送る相手の情報です。会社名、部署名、そして担当者名を記載します。

会社宛てで特定の部署や担当者が決まっていない場合は会社名のみでもOKですが、社外の相手には基本的に会社名の後に「御中」を付け、個人名を書く場合は「様」を付けます。例）「〇〇株式会社 営業部 御中」「〇〇株式会社 △△様」。

宛先を間違えたり書き忘れたりしないように注意しましょう。

差出人（送信者）

こちら（送信側）の情報です。自分（自社）の会社名、部署名、自分の氏名を記載します。こちらも会社名がある場合は正式名称を書き、部署がなければ会社名と氏名のみで構いません。氏名には敬称は不要です（自分なので「○○太郎」などそのままでOK）。

また、可能であれば連絡先（電話番号やFAX番号、メールアドレス）も添えておくと親切です。万一FAXが不鮮明だった場合などに、相手から確認の連絡をもらいやすくなります。

日付（送信日）

 FAXを送った年月日を明記します。日付がないと受信者が「いつ送られてきたFAXか」分からなくなり、後から確認する際に混乱を招く恐れがあります。

西暦でも和暦でも構いませんが、ビジネスでは西暦のほうがわかりやすいでしょう（例：2025年4月10日）。日付を書き忘れないようにしてください。

件名（タイトル）

必須ではありませんが、送る書類の件名や目的がひとことで表せる場合は書いておくと親切です。例えば「○○のご案内」「△△に関する資料送付の件」など、FAXの内容を端的に示すタイトルを付けます。

件名を書く場合は、宛先や差出人の情報より目立つ位置（例えばページ上部）に配置すると良いでしょう。

挨拶文・本文

簡単な挨拶と送付した書類に関する本文（メッセージ）を数行で記します。長々とした手紙を書く必要はありません。ポイントは相手への配慮と用件の明示です。たとえば「いつもお世話になっております。〇〇株式会社の△△です。

早速ですが、△△の資料をお送りいたしますのでご査収ください。」といった具合に、ビジネスの定型挨拶＋送付の旨を伝える文章を1～3文程度書きます。

初めてFAXを送る相手なら自己紹介や前置きを少し添え、既にやり取りのある相手なら用件中心に簡潔でOKです。

文末は「よろしくお願いいたします。」「取り急ぎご報告まで。」などで締めても良いでしょう（ただし「取り急ぎ～」は目上の相手には避けた方が無難です）。

送付内容のリスト

同封（同FAX送信）する書類の内容を必要に応じて書き出します。例えば請求書を1枚と見積書を1枚送るなら「請求書（1枚）、見積書（1枚）」のように箇条書きまたはカッコ書きで明記します。

送付物が1種類だけであれば、挨拶文中に「○○をお送りします」と書くだけでも十分ですが、複数ある場合は箇条書きにすると親切です。

正式な文書では書類名の前後に「記」「以上」と付ける書式もありますが、カジュアルな送付状であればそこまで厳密にしなくても問題ありません。

送付枚数（総ページ数）

相手に送る書類が合計で何枚になるかを記載します。送付状自体を含める場合は「（送付状含む）全○枚」としておきます。これを書いておくことで、先方は受け取ったFAXが全て揃っているか確認できますし、「1枚足りない」といったトラブルを未然に防げます。

備考欄

必須ではありませんが、特記事項があれば書き添えます。例えば「至急」「社外秘」など緊急度や機密性を伝える一言を赤字や目立つ書式で記載するケースもあります。

また、原本を後日郵送する場合の「原本は追って郵送いたします」等の断り書きを入れることもあります。必要に応じて活用しましょう。

用紙サイズ

FAX送付状は通常、A4サイズの用紙1枚に収めます。長文になりすぎないよう情報は簡潔にまとめましょう。小さな紙に書いたり複数ページにまたがった送り状は相手に負担をかけるため避け、1ページで完結するようにします。

以上が一般的なFAX送付状の構成要素です。見てわかるように、基本的には「宛先・差出人・日付・件名・挨拶文・送付内容・枚数」を押さえておけばシンプルなもので問題ありません。

では、ここで簡単なFAX送付状の記入例を見てみましょう。

宛先：〇〇株式会社 営業部 御中  

差出人：△△株式会社 総務部　山田太郎  

日付：2025年4月10日  

件名：契約書送付の件  

いつもお世話になっております。△△株式会社の山田です。  

早速ですが、下記書類をお送りしますのでご査収ください。  

送付内容：  

・契約書本紙（2枚）  

・契約条件一覧（1枚）  

（送付状含め）全5枚  

よろしくお願いいたします。

それでは次に、こうした送付状を実際にWordで作成する具体的な方法を紹介します。

WordでFAX送付状を作成する具体的手順

パソコンで綺麗なFAX送付状を作るなら、Microsoft Word（ワード）が便利です。Wordなら一度ひな形を作っておけば何度でも使い回せますし、テンプレートを利用すれば初心者でも簡単に体裁の整った送付状を作成できます。

ここではWordのテンプレートを使う方法と、白紙の状態から自作する方法の二通りをご紹介します。

Wordの送付状テンプレートを使う方法

「とにかく早く送り状を作りたい！フォーマットは誰かが作ったものを使いたい」という場合は、Wordに用意されたテンプレートを活用するのが一番簡単です。

Microsoft Officeにはあらかじめビジネス文書のテンプレートが多数用意されており、「FAX送付状」も例外ではありません。手順は次のとおりです。

Wordを起動し、新規作成でテンプレートを検索: Wordを開いたら「ファイル」メニューから「新規作成」を選び、検索ボックスに「FAX送付状」や「FAXカバー」「送付状」などのキーワードを入力してみましょう。

オンラインで利用できるテンプレート一覧の中から、FAX送付状の雛形が表示されるはずです。

気に入ったデザインのテンプレートを選択: 検索結果に複数のテンプレートが表示されたら、内容をプレビューして使いやすそうなものを選びます。

シンプルな白黒のビジネス向けテンプレートから、自社ロゴを入れられるもの、カジュアルなデザインのものまで様々あります。特にこだわりがなければシンプルな形式のものを選ぶと良いでしょう。

テンプレートを開いて内容を編集: テンプレートを開くと、送付状のフォーマットが既にレイアウトされたWordファイルが表示されます。

あとは各項目を自分用に書き替えるだけです。例えば「会社名」「住所」「TEL/FAX」等の欄があれば自社情報に置き換え、宛先も送る相手の会社名・担当者名に書き換えます。

文章部分もテンプレートによっては例文が書いてありますので、自分の用件に合わせて修正しましょう。書き替え漏れがないよう、隅々までチェックします。

レイアウトやデザインの微調整: テンプレートによっては不要な項目があったり、逆に追加で書き足したい情報があるかもしれません。必要に応じてテキストボックスや表のサイズを調整したり、項目を削除・追加しましょう。

また、自社のロゴ画像を入れられる欄があれば、画像挿入でロゴを配置するとよりオリジナル感が出ます。

完成したら保存: 編集が完了したら、忘れずにファイルを保存します。

後日また同じ形式で送付状を作る場合は、テンプレートから毎回開き直して編集してもいいですし、編集後のファイルを別名保存して「〇〇送付状テンプレート.docx」などの名前で保管しておくと便利です。

以上でテンプレートを利用した送付状作成は完了です。ほとんど入力するだけなので、とてもお手軽ですね。初めての方でもフォーマットに従って埋めるだけなので安心でしょう。

補足: Word内で希望のテンプレートが見つからない場合は、インターネットで「FAX送付状 テンプレート Word」などと検索してみましょう。

無料でダウンロードできる送付状のWordファイルが多数公開されています。Microsoftの公式テンプレートサイトやビジネス書類の雛形サイトなどから、自社の雰囲気に合ったフォーマットを探して利用することもできます。

白紙からFAX送付状を作成する方法

「テンプレートが見つからない」「自分好みのレイアウトにしたい」という場合は、白紙の文書から送付状を作ってみましょう。一から作成する手順もシンプルです。

新規のWord文書を用意: Wordで新しい文書を開きます。ページ設定は通常のA4縦サイズでOKです（FAX送付状は基本的にA4用紙1枚に収めます）。

タイトル（表題）を入力: 文書の一番上に「FAX送付状」などのタイトルを大きめの文字で入力します。フォントサイズは14～18ポイント程度で太字にすると目立ちます。中央揃えにしておくと見栄えが良いでしょう。

（会社のロゴマークや社名ロゴを載せたい場合は、この段階で画像を挿入し、タイトルの上部または隣に配置しておくと、より書類らしい体裁になります。）

表やテキストボックスで項目欄を作成: 次に、宛先や差出人などの情報を整理して書けるように、項目用の枠組みを作ります。初心者には表（テーブル）を使う方法が簡単です。

例えば2列×5行程度の表を挿入し、左側のセルに「宛先：」「差出人：」「日付：」「件名：」「枚数：」などの見出しテキストを入力、右側のセルに実際の情報を書き入れる形にします。表を使うと項目がきれいに整列するのでおすすめです。

表の枠線が気になる場合は、印刷時に枠が表示されないよう線の色を白にするか、枠なし設定にしておくと良いでしょう。

挨拶文・本文を記入するスペース: 項目欄（表）の下の余白に、挨拶と本文を書くスペースを確保します。こちらは特に枠で囲わず、改行して文章を入力していけばOKです。

先ほど説明したような簡潔な挨拶と送付内容の説明を書きましょう。必要であれば箇条書きで送付書類の一覧を示します。

必要に応じて注記を追加: 文末付近に、必要なら「※◯◯」のような注記や備考を書くこともできます（例えば「本FAXの内容につき、ご不明な点がございましたら上記連絡先までお問い合わせください。」等）。

書式の調整: 全体のレイアウトや文字の大きさ、フォントなどを整えます。宛名や件名は少し大きめや太字にする、挨拶文は通常の本文サイズにする、などメリハリをつけると読みやすくなります。

社名や自分の名前も強調したければ太字にしても良いでしょう。なお、文字はあまり小さくしすぎないように注意します（FAXは解像度が低いため小さな字は潰れやすいです。最低10ポイント以上がおすすめです）。

仕上げと保存: 一通り内容を書き終えたら、誤字脱字や情報の書き漏れがないか確認しましょう。特に宛先名やFAX番号などにミスがあると相手に届かない可能性もあるので要チェックです。問題なければファイルを保存します。

このファイル自体をテンプレート代わりにして、次回以降は上書き編集して使っても良いですね。

白紙から作成する場合、最初は少し手間に感じるかもしれませんが、自社オリジナルのフォーマットが出来上がるので一度作っておけば後が楽です。自分好みにカスタマイズして、見やすい送付状を作成してみてください。

また、一度自作した送付状フォーマットは社内でテンプレートとして共有したり、繰り返し再利用することも可能です。自分で作成した分、細かな修正やレイアウト変更もしやすいのがメリットです。

FAX送付状のよくあるミスと注意点

さて、実際にFAX送付状を書く際によく起こりがちなミスや、気をつけるべきポイントも把握しておきましょう。以下に初心者が陥りやすいミスとその対策を挙げます。

宛名の敬称ミス

宛先に「御中」や「様」を付け忘れたり、逆に二重に付けてしまうミスです。会社名には「御中」、個人名には「様」を忘れずに。

例えば「〇〇株式会社 御中 △△様」のように会社名と個人名を併記する場合は、通常は個人名＋様だけでOKです（会社名＋御中＋個人名様とはしません）。敬称の付け方を間違えると失礼になるので注意しましょう。

会社名・名前の誤字

相手の会社名や担当者名の漢字を間違えるのは重大なミスです。送信前に正式名称を再確認し、誤字脱字がないようにします。特にFAX送付状はビジネス文書なので、名前の誤りは信用に関わります。

テンプレート流用時に前回送った別会社名が残っていた…なんてことのないように気をつけましょう。

日付や枚数の記入漏れ

書いたつもりでうっかり抜けてしまいがちなのが送信日付と送付枚数です。特に枚数は後から手書きで急いで書き足すケースもありますが、できれば送信前にきちんと記載しておきます。

日付も前回のテンプレートの日付のまま送ってしまった、という失敗がないように必ず最新の日付に更新しましょう。

テンプレートのまま送信

テンプレートを使うのは便利ですが、サンプル文言のまま送ってしまうミスには要注意です。

たとえば「〇〇株式会社 御中」など汎用の宛名のままになっていたり、挨拶文がテンプレート例文のままで用件と食い違っている、といったことがないように。必ず全て自分用に置き換わっているか確認しましょう。

文章が丁寧すぎる/砕けすぎる

挨拶文であまりにも形式ばった表現（例えば拝啓～敬具や過度な季節の挨拶）を入れる必要はありませんが、逆にフランクすぎる表現もビジネスではNGです。親しい間柄でもFAX送付状では基本的な敬語を使い、「ですます調」で丁寧に書きましょう。

くだけた表現やタメ口にならないよう注意です。

文字が小さすぎて判読困難

パソコンで作成するときは、印刷したときの文字の大きさにも気を配ります。画面上では読めても、FAX送信されると細かい文字は潰れる恐れがあります。

前述のように最低でも10ポイント以上、重要な部分は12ポイント程度あると安心です。相手が読みやすいよう十分な大きさ・フォントで作成しましょう。

FAX番号の送り間違い

送付状そのものの書き方とは少しズレますが、最後に送信時の注意としてFAX番号の間違いに触れておきます。せっかく完璧な送付状を作っても、番号を誤入力して他社に誤送信しては大問題です。

送信前に宛先FAX番号を再確認し、特に手書きメモから番号を起こす場合などは一桁一桁念入りにチェックしましょう。

以上の点に気をつければ、送付状で恥ずかしいミスをすることも避けられるはずです。最初はチェックリスト的に確認しながら作成すると安心ですね。

ビジネスシーンでのマナーと使い分け

最後に、ビジネスでFAX送付状を使う際のマナーや、状況に応じた使い分けについて触れておきます。基本的な書き方はここまで説明した通りですが、送り先や場面によって若干注意すべきマナーが異なることがあります。

社外へのFAXには送付状が基本

取引先やお客様など社外の相手に書類をFAXするときは、どんなに短い書類でも必ず送付状を付けるのがマナーです。「いきなり本文だけFAXしない」のが鉄則と覚えておきましょう。

特に初めて送る相手には、送付状でこちらの社名や自己紹介、簡単な挨拶を添えることで信頼感が生まれます。

社内や親しい間柄では簡易な形式も可

同じ会社内の別部署にFAXする場合や、取引先でも何度もやり取りして関係が近しい相手の場合、形式ばった送付状でなくもう少し簡略化したメモ程度の送り状でも差し支えないことがあります（例：社内向けなら「○○部 山田様：資料を送ります。

（営業部 佐藤）」というような簡素なメモで済ませるケースもあります）。

ただし相手に失礼にならない範囲で省略することが大前提です。略式にする場合でも宛先と発信者の情報、日付、ページ数などの基本は書いておきましょう。

個人宛てFAXの場合

個人事業主やフリーランスの方が、会社ではなく個人に対してFAXを送る場合も基本的なマナーは同じです。宛名が個人名になる以外は構成は変わりません。「○○様」と敬称を付け、丁寧な挨拶を添えて送付します。

ただし先方がビジネス慣れしていない個人の場合は、あまりに堅苦しい表現より少し柔らかめに書くなど相手に合わせた調整も場合によっては必要でしょう。

緊急時や特別なケース

至急の書類をFAXで送る際は、送付状の目立つ箇所（上部など）に「至急」や「URGENT」と赤字で書き添えると良いです。また極秘資料なら「機密」と記載して注意喚起することもあります。

ただしFAX送付状自体に機密保持の効力があるわけではないので、本当に重要な書類は事前に電話連絡を入れるなど別途配慮も必要です。原本郵送予定の場合は、その旨を送付状に書いておくと相手が安心します。

メール送付との使い分け

昨今はメールでPDF添付する方が主流ですが、FAXを使う場面もまだ残っています。例えば急ぎで紙の書類を送りたい場合や、相手先がFAXでの受領を指定している場合などです。

FAX送付状のマナーはメール送付時の本文メッセージに近い部分がありますので、メールの場合も同様に簡潔で礼儀正しいメッセージを添えると良いでしょう。逆にFAX送付状を書く感覚でメール本文を書く練習にもなります。

郵送で書類を送る場合との違い

郵送で契約書や請求書などの原本を送付するときにも「送付状」（添え状）を同封するのが一般的です。基本的な書き方はFAX送付状と共通ですが、郵送の場合はより正式な書式を用いることが多いです（頭語・結語を付けた挨拶文や会社の押印を含めるなど）。

FAX送付状は簡易的な送付書類という位置づけなので、そこまで厳密な形式にしなくても構いません。

以上のように、FAX送付状はビジネスコミュニケーションの基本ツールの一つです。送る相手や状況に応じて形式を少し調整しつつ、相手にとって親切でわかりやすい送り状を心がけましょう。最初は形式に沿って丁寧に書けば問題ありません。

慣れてきたら自社のスタイルに合わせてアレンジしてもいいですね。

まとめ

FAX送付状の書き方について、基本からWordでの作成手順、注意点やマナーまで一通りご紹介しました。最初は難しく感じるかもしれませんが、ポイントを押さえれば決して難解なものではありません。

宛先・差出人・日付・挨拶と用件・枚数といった基本情報をきっちり書けば体裁は整いますし、Wordのテンプレートを使えばレイアウトの心配も要りません。

FAX送付状は必要?

FAXの表紙として「誰から誰へ」「何の書類か」「何枚送ったか」を知らせる大事な役割があります。

基本の書き方

宛先（○○株式会社 △△様）、差出人（自社名・自分の名前）、送信日付、件名、挨拶文、送付内容、総枚数を記入します。

Wordで簡単作成

Wordのテンプレートを使えばフォーマットを一から作る手間が省けます。白紙からでも表を使って項目を配置すればOKです。

チェックポイント

送り先名の誤字、敬称の付け忘れ、日付・枚数の記入漏れなどに注意。テンプレート利用時は書き換え忘れがないよう確認しましょう。

シーン別マナー

社外宛のFAXには必ず送付状を付け、社内や親しい相手には簡易版でも構いません。至急の場合は送付状に「至急」と明記するなど相手への配慮も大切です。

親しみやすいカジュアルな解説でお届けしましたが、イメージは掴めましたでしょうか？ぜひ本記事を参考に、実際にFAX送付状を作成してみてください。ビジネス初心者の方でも安心して、失礼のないFAX送信ができるはずです。

これでFAX送付状の書き方はバッチリ！FAX送付状は一見手間に思えるかもしれませんが、きっと相手への心配りとしてあなたの信頼アップにつながるはずです。
送付状を活用して、スムーズかつ丁寧なコミュニケーションを心がけましょう。