伝票には入金伝票や出金伝票などさまざまな種類がありますが、そのうちの1つである「振替伝票」をご存知でしょうか。今回は振替伝票の役割や書き方、借方科目・貸方科目など記載項目の内容などをわかりやすく解説します。

振替伝票とは？

振替伝票とは、現金以外の入金・出金について記録する伝票のことです。銀行口座・小切手・手形などを利用した取引の際に用いられます。振替伝票には記載項目や保存期間などについてルールが定められており、手書きやExcelを使い自分で作成する場合はそのルールに従う必要があります。

事業活動において発生するさまざまな取引のすべては、日付順で「仕訳帳」と呼ばれる帳簿に記載しなければなりません。しかし、後から取引の順番が前後した際に取引の修正・調整が難しくなることが難点です。

それを解消するために作られた仕組みが、伝票制です。詳細は後述しますが、伝票制では作成した伝票の内容を総勘定元帳に転記していくという仕組みになっています。そこで使用する伝票のひとつが振替伝票です。

なお、現金による取引に使用するのは、入金伝票と出金伝票です。入金伝票では借方に現金、出金伝票では貸方に返金の勘定科目を使います。しかし振替伝票の場合は借方・貸方のどちらも現金以外の勘定科目を使うことがわかりやすい違いです。

日々の取引を正確に記録するため、振替伝票とその他の伝票は適切に使い分ける必要があります。

伝票制と振替伝票の役割

伝票制について

伝票制とは、仕訳帳の代わりに入金伝票・出金伝票・仕入伝票・売上伝票・振替伝票という5種類の伝票から総勘定元帳に転記する仕組みのことです。これにより、本来は仕訳帳の作成を担う経理担当者以外でも伝票の記録を残すことができます。

ただし企業によっては、現金をほとんど取り扱わなかったり商品の売買取引が多かったりとさまざまな事情があります。伝票制も各企業の事情に対応するため、使用する伝票が異なる3種類の方法に分かれています。

1伝票制

【使用する伝票：仕訳伝票（振替伝票）】

1伝票制は、仕訳伝票だけを使って総勘定元帳に転記する方法です。仕訳伝票は振替伝票とほぼ同一の存在ですが、1伝票制では現金を使った取引でも振替伝票を作ります。そのため、他の伝票制における振替伝票と区別するために「仕訳伝票」と呼ばれています。

3伝票制

【使用する伝票：入金伝票・出金伝票・振替伝票】

上記3つの伝票を使って総勘定元帳に転記する方法を、3伝票制といいます。「現金を使った取引では入金伝票と出金伝票」「現金以外を使った取引では振替伝票」と使い分けることが特徴です。

現金とそれ以外の取引を分けることで、総勘定元帳に転記する際の手間を1伝票制より減らせるため、現金取引も多い業種によく利用されています。

5伝票制

【使用する伝票入金伝票・出金伝票・振替伝票・仕入伝票・売上伝票】

3伝票制の伝票に加え、仕入れ伝票・売上伝票を使って総勘定元帳に転記する方法が5伝票制です。商品の仕入れと売り上げを、仕入伝票・売上伝票に分けて記入します。

卸売業など売掛・買掛が多い企業、小売業など仕入れ取引が多い企業は、伝票を5つに分けることで総勘定元帳に転記する際の手間を省けます。

振替伝票の記載項目

振替伝票には、以下の項目を記載する必要があります。

・日付：取引が行われた日付
・金額：その取引により動かされた金額
・借方科目：仕入れや人件費など
・貸方科目：売上や営業外収益など
・摘要欄：購入した品物の名、取引の内容など
・合計金額：借方と貸方の金額が必ず同じになる

摘要欄は、第三者が見ても内容を把握できるよう簡潔かつ分かりやすく記載するのがポイントです。

なお、会計ソフトを使えば自動的に内容がチェックされますが、手書きやExcelで自作する場合は必ず借方・貸方の合計金額が一致しているかを確認しましょう。併せて、借方・貸方科目の内容が対応しているものとなっているかの確認も必要です。

振替伝票の作成方法

手書き

振替伝票を手書きで作成する場合、先述した項目を踏まえて以下のように記入します。

【例：A社に30万円の売り上げが出た場合】

上記に加え、伝票の日付欄に記載した日付と、任意の伝票番号も記入しましょう。

手書きでの作成はPCの操作に慣れていない人でも作りやすいというメリットがあります。その反面、紙の伝票が大量に溜まるため集計作業を効率的に進めにくくなることはデメリットです。

Excel

Excelを使用して作成する際も、手書きと同じように必要項目をPCで入力していきます。

紙の伝票が溜まらず管理しやすいことはメリットですが、誤って上書きすると元の内容が分からなくなるため注意が必要です。また、データを紛失しないよう管理体制を慎重に検討しなければなりません。

会計ソフト

手書きは伝票に直接記載する手間が、Excelはフォーマットを作成する手間がかかります。そういったデメリットを解消してくれる手段が、会計ソフトです。

すでに作成済みのフォーマットで勘定科目などを選択のうえ、金額を記入するだけで良いため短時間で振替伝票が完成します。併せて会計ソフトと連携可能な入出金管理サービスも活用すれば、業務効率がさらに向上します。

作成する際の注意点

先述の通り、振替伝票の合計金額は借方・貸方のどちらも一致していなければなりません。記入後は金額そのものに間違いがないか、どちらも合計金額が一致しているかを必ず確認しましょう。後から修正すると時間がかかるため、経理作業の負担を余計に増やすことになりかねません。

法人税法では、振替伝票・請求書・納品書・契約書・領収書・賃借対照表・損益計算書など経理関係の書類はすべて作成から7年間の保存が義務付けられています。また、売上帳・仕入れ長・仕訳帳・総勘定元帳などの書類は会社法に基づき10年間の保存が必要です。

振替伝票に限ったことではありませんが、すべてを紙で作成するとなれば長期的な保存が難しくなります。書類の保管スペースが不足する可能性もあるため、これまで紙で作成している場合は各伝票や書類のペーパーレス化を検討することをおすすめします。

経理業務を簡単にするならINVOY

振替伝票の作成や管理を楽に行うにはExcelや会計ソフトの活用がおすすめですが、経理業務の負担をさらに削減するなら「INVOY」のご利用をぜひご検討ください。

INVOYは請求書や見積書・発注書・納品書・領収書の作成、管理が簡単に行えるクラウド入出金管理サービスです。データはクラウド上に保存されるため、データの紛失や容量を気にせず必要なときはすぐにチェックできます。

基本は無料ですが、有料プランにてオンライン上で法人口座との連携も可能です。

また、会計ソフトとも連携いただけますので、会計ソフトを活用した振替伝票の作成時にもお役立ていただけます。

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まとめ

振替伝票とは、現金以外の取引に関して記載するための伝票です。金額・借方科目・貸方科目・摘要などを間違えないよう、注意しながら作成する必要があります。振替伝票の作成方法としては手書き・Excel・会計ソフトなどがありますが、手書きでは作成や管理が難しくなるためExcelや会計ソフトを活用して電子化することをおすすめします。「より効率的に振替伝票を作成したい」「楽に管理を行いたい」などのお悩みがある場合は、クラウド入出金管理サービスの「INVOY」も併せて活用してみてください。