交通費や出張費など、従業員個人が立替払いをするケースは少なくありません。近年のキャッシュレス決済の普及に伴い、クレジットカードを利用する方も増えてきました。そこで気になるのが、「クレジットカードで立替払いが可能か」ということです。

結論からお伝えすると、クレジットカードで立替払いは可能です。今回はクレジットカードで立替払いする方法や気を付けたいポイントを解説します。

 クレジットカードで立替払いする方法

冒頭でお伝えした通りクレジットカードでの立替払いは可能ですが、法人カードか個人カードかによって立替精算の有無が変わってきます。

• 法人カードの場合：立替精算が不要
• 個人カードの場合：立替精算が必要

それぞれの特徴を詳しく見ていきましょう。

 法人カードの場合

法人カードで支払いを済ませた場合は、個人への立替精算が不要です。法人カードとは会社の代表者名義（社員個人名義の場合もあり）で発行されたビジネス用のクレジットカードのことで、基本的には法人用の銀行口座と結びついています。法人カードで支払うと法人用の銀行口座から引き落とされるため、社員へ個別に立替精算をする必要がありません。

また現金支払いがなくなると小口現金を管理しなくて済むので、経理担当者の負担を減らせるのも特徴です。さらには、利用額に応じてポイントを貯められます。貯まったポイントは消耗品の購入に利用したり、航空会社のマイルに変換したりとメリットがたくさんあります。

個人カードの場合

個人カードでも立替払いは可能ですが、この場合は立替精算が必要です。個人がクレジットカードで支払った後に精算をおこなうため、必ず領収書やレシートなどの信憑書類を提出しなければなりません。領収書を紛失してしまうと立替精算ができなくなる可能性もあるため、必ず保管しておきましょう。

また経費計上に関しても、法人カードで支払いをした場合と個人カードで支払いをした場合では計上方法が異なります。加えて、青色申告や白色申告といった確定申告の方法によっても差があるので注意が必要です。詳しい経費計上方法は以下の記事で解説しています。あわせてご覧ください。

関連リンク：クレジットカードでの支払いを経費計上する方法は？個人カードでも可能？仕訳の方法やメリットについて解説

クレジットカードで立替払いする際の6つのポイント

次は、クレジットカードで立替払いをするときの注意点を6つ解説していきます。

• 領収書は必須
• 領収書にクレジットカード払いの記載があるか確認
• 二重計上に注意
• 個人用と法人用の利用が混同しないように注意
• 分割する場合の手数料の仕訳は「支払手数料」
• 書類は一定期間の保管が必須

それでは1つずつ見ていきましょう。

1. 領収書は必須

立替払いを精算する際は、必ず領収書やレシート、利用明細書が必要です。しかしクレジットカード決済の場合は原則として領収書は発行されないため、代わりに発行される利用明細書やレシートが重要となります。この場合、利用明細書やレシートに以下の項目が記載されているか必ず確認しましょう。

• 発行者名
• 宛名
• 購入内容
• 金額
• 決済の日付
• 但し書き（クレジット利用）

これらの内容が抜けていると経費精算に利用できないため要注意です。

2. 領収書にクレジットカード払いの記載があるか確認する

クレジットカード決済であることが明記されているかも重要なポイントです。上で「クレジットカードで支払った場合は原則として領収書は発行されない」とお伝えしましたが、一部の店舗ではサービスとして領収書を発行してくれる場合があります。その際は、「クレジット利用」といった文言が記載されているか必ず確認しましょう。

その理由は、収入印紙の必要性に関わってくるからです。通常カード決済の場合は印紙税法上の領収書と見なされないため収入印紙は不要です。しかしクレジット決済である記載がなければカードで支払った証拠がなく、印紙税法上の領収書に該当し収入印紙が必要となります（5万円以上の場合）。

参照：クレジット販売の場合の領収書 | 国税庁

3. 二重計上に注意

クレジットカードで決済すると、利用明細書やレシートなど複数の領収書が発行されます。カードで決済したにもかかわらず、現金払いの領収書として入力してしまうケースも少なくありません。このような場合、同じ経費が二重に計上されてしまいます。経理担当者は二重計上を避けるため、計上する際には日付や内容をしっかりと確認しましょう。

4. 個人用と法人用の利用が混同しないように注意

個人のクレジットカードで立替払いをする場合は、公私混同しないように注意が必要です。1枚のクレジットカードに事業用の出費とプライベートの出費が混在するため、管理が煩雑になる可能性があります。クレジットカードの利用頻度が少なければ問題ありませんが、よく利用する場合はビジネス用とプライベート用の出費が混同しないように注意しなければなりません。

5. 分割する場合の手数料の仕訳は「支払手数料」

クレジットカードで支払う場合、一括払いと分割払いがあります。分割払いにすると分割手数料が発生しますが、この場合は手数料も経費として計上できます。仕訳の際には、勘定科目「支払手数料」として処理をしましょう。分割手数料は非課税となります。

6. 書類は一定期間の保管が必須

経費精算に関する領収書や帳簿は、一定期間の保管が求められています。領収書は法人や個人事業主の青色申告の場合が7年、白色申告の場合は5年が一般的です。

• 法人：原則7年間（※）
• 個人事業主（青色申告の場合）：7年
• 個人事業主（白色申告の場合）：5年

※青色繰越欠損金が生じた事業年度や白色申告をした年度に災害損失金額が生じた場合は、10年間の保管が必要となっています。

参照：No.5930 帳簿書類等の保存期間 | 国税庁

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まとめ

今回は、クレジットカードでの立替払いについて解説しました。クレジットカードでの立替払いは可能ですが、法人カードか個人カードかによって立替精算の有無が異なります。法人カードの場合は立替精算が不要で、個人カードの場合は立替精算が必要です。

また精算するためには領収書や利用明細書、レシートが必要で、領収書の場合には「クレジット利用」といった文言の明記も重要です。精算の際は二重計上に注意し、公私混同しないように確認しながらおこなうようにしましょう。