電子帳簿保存法の領収書保存義務化で何が変わる？基礎から実践まで徹底解説

2022年の電子帳簿保存法の改正により、領収書を含む取引関係書類の電子保存が原則義務化されました。

特に、電子メールやクラウドサービスで受け取った領収書データは、紙に印刷して保管する従来の方法が認められなくなり、電子データでの保存が必須となっています。この変更は、特に中小企業にとって対応が急務となっているものの、具体的な実務手順や必要な体制づくりに戸惑う声が多く聞かれます。

本記事では、電子帳簿保存法における領収書の電子保存について、法的要件の解説から具体的な導入手順、さらには運用上の注意点まで、実務担当者の視点に立って詳しく解説します。システム選びのポイントや、限られた予算・人員での効果的な導入方法など、中小企業が特に注意すべき事項も交えながら、確実な法令順守と業務効率化の両立を目指すための道筋を示していきます。

電子帳簿保存法における領収書保存の基本要件

電子帳簿保存法は、デジタル化が進む現代のビジネス環境に対応するため、国税関係帳簿書類を電子的に保存することを認める法律です。2022年1月の法改正により、特に領収書を含む電子取引データの保存方法が大きく変更されました。

電子帳簿保存法における領収書の保存方法は、受け取り方によって大きく2つに分類されます。1つ目は、紙の領収書をスキャナで電子化して保存する「スキャナ保存」です。2つ目は、電子メールやクラウドサービスなどで受け取った「電子取引データ」の保存です。

特に注意が必要なのは、電子的に受け取った領収書は、必ず電子データとして保存しなければならないという点です。

これまで多くの企業で行われていた、電子メールで受け取った領収書を印刷して紙で保管する方法は、原則として認められなくなりました。この変更は、デジタルトランスフォーメーション（DX）を推進する国の方針に沿ったものであり、業務の効率化とペーパーレス化を促進することを目的としています。

保存期間と原本の取り扱い

法定保存期間は事業形態によって異なります。法人の場合は原則として7年間の保存が必要です。ただし、欠損金の繰越控除を受ける場合は、最長で10年間の保存が求められます。一方、個人事業主の場合は5年間の保存期間が設定されています。

保存期間の起算日は、その事業年度における確定申告書の提出期限の翌日からカウントされます。例えば、3月決算の企業の場合、確定申告書の提出期限は5月31日となるため、保存期間は6月1日から開始されます。

この期間中は、税務調査に対応できるよう、適切に保存を継続する必要があります。

電子化した領収書の原本の取り扱いについては、以下のルールが適用されます。

1. 電子帳簿保存法の要件を満たして適切に電子化された場合は、原本を破棄することが可能です。
2. ただし、入力期間（受領から2ヶ月と7営業日以内）を経過した場合は、電子データと紙の原本の両方を保存する必要があります。

電子保存の要件と手順

2022年の法改正により、電子保存の要件は大幅に緩和されました。主な要件は以下の3点です。

1. 入力期限の遵守

領収書を受領してから最長2ヶ月と7営業日以内に電子化する必要があります。この期限を過ぎた場合は、電子データと紙の原本の両方を保存しなければなりません。

2. 検索機能の実装

保存したデータは、以下の項目で検索可能である必要があります。

• 取引年月日
• 取引金額
• 取引先名称

これらの検索条件を組み合わせて検索できる機能が求められます。

3. 真実性の確保

データの改ざんや不正な削除を防ぐため、以下のいずれかの方法を採用する必要があります。

• タイムスタンプの付与
• 訂正・削除の履歴が残るシステムの利用
• 改ざん防止のための事務処理規程の整備

これらの要件を満たすことで、税務調査の際にも適切な証拠として認められます。特にスキャナ保存を行う場合は、以下の技術的要件も満たす必要があります。

• 解像度：200dpi以上
• カラー画像での保存（白黒・グレースケール可）
• 改ざん防止のための措置
• 大きさに関する情報の保存

電子保存システムの選択と導入のポイント

電子帳簿保存法に対応するためのシステム選択は、企業の規模や取引量に応じて慎重に検討する必要があります。主なシステムの種類と特徴は以下の通りです。

クラウド型システム

クラウド型のシステムは、初期投資を抑えながら導入できる利点があります。特に中小企業向けに、月額制のサービスが多く提供されています。

これらのシステムは、自動的にデータのバックアップを行い、セキュリティ対策も提供元が担当するため、システム管理の負担が軽減されます。また、スマートフォンやタブレットからも利用できるため、外出先での領収書の即時スキャンも可能です。

オンプレミス型システム

大企業や特殊な要件がある企業向けには、自社でサーバーを保有するオンプレミス型システムも選択肢となります。初期投資は大きくなりますが、自社のセキュリティポリシーに合わせたカスタマイズが可能です。

また、大量の取引データを扱う場合も、自社のネットワーク環境内で処理できるため、パフォーマンスの面で有利です。

運用体制の整備と注意点

電子保存システムを導入する際は、適切な運用体制の整備が不可欠です。以下の点に特に注意が必要です。

1. 社内規程の整備

電子保存に関する具体的な手順や責任者を明確にした社内規程を整備する必要があります。規程には以下の項目を含める必要があります。

• 電子化の対象となる書類の範囲
• スキャニングの手順と確認方法
• データ保存の方法と保存場所
• アクセス権限の設定と管理方法
• システム障害時の対応手順

2. 従業員教育の実施

電子保存システムを適切に運用するためには、従業員への教育が重要です。

特に以下の点について、定期的な研修や勉強会を実施することが推奨されます。

• 電子帳簿保存法の基本的な要件
• システムの具体的な操作方法
• スキャニング時の注意点
• データの検索・活用方法
• セキュリティ意識の向上

3. 定期的な運用状況の確認

電子保存システムの運用状況を定期的にチェックし、以下の項目を確認することが重要です。

• 入力期限の遵守状況
• スキャン画質の確認
• 検索機能の正常動作
• バックアップデータの保存状況
• アクセスログの確認

電子保存のメリットと活用方法

適切に電子保存システムを導入・運用することで、以下のようなメリットが得られます。

1. 業務効率の向上

• 書類の検索時間の大幅短縮
• 保管スペースの削減
• 経理業務の効率化
• テレワーク環境での業務継続性の確保

2. コスト削減

• 紙の保管コストの削減
• 印刷・コピー費用の削減
• 書類の運搬・保管に関する人件費の削減
• 事務所スペースの有効活用

3. データの活用

• 経費分析の効率化
• 予算管理の精度向上
• 経営判断のためのデータ活用
• 取引先との情報連携の円滑化

これらのメリットを最大限に活かすためには、単なる法令対応としてではなく、業務改善の機会として電子保存システムを活用することが重要です。特に、データの分析や活用を通じて、経営の効率化や意思決定の迅速化につなげることが可能です。

電子保存における一般的な課題と対応策

1. システム障害への対応

電子保存システムの運用において、最も懸念されるのがシステム障害です。データの消失や破損を防ぐため、以下の対策が必要です。

• 定期的なバックアップの実施（最低でも日次）
• 複数の保存媒体への分散保管
• クラウドサービスの場合は、サービス提供者のバックアップ体制の確認
• 障害発生時の復旧手順の明確化と定期的な訓練の実施

これらの対策は、事業継続性の観点からも重要です。特に、自然災害やサイバー攻撃などの不測の事態に備えて、データの冗長化と復旧手順の整備が不可欠です。

2. セキュリティ対策

電子データの保存には、適切なセキュリティ対策が必要です。具体的には以下の措置を講じる必要があります。

• アクセス権限の適切な設定と定期的な見直し
• パスワードの定期的な変更と強度の確保
• 暗号化技術の導入
• ウイルス対策ソフトの導入と定期的な更新
• 従業員のセキュリティ意識の向上のための教育

中小企業における導入のポイント

中小企業が電子保存システムを導入する際は、コストと人材の制約を考慮しながら、効果的な方法を選択する必要があります。特に重要なのは、無理のない段階的な導入と、従業員の理解・協力を得ることです。

段階的な導入の重要性

一度にすべての書類を電子化しようとすると、業務が混乱し、従業員の負担も大きくなります。そのため、まずは日常的に発生する領収書など、比較的単純な書類から電子化を始めることが賢明です。この過程で、従業員が電子化の基本的な操作に慣れ、その利便性を実感できるようになります。

運用に慣れてきた段階で、請求書や契約書などの重要書類の電子化に着手します。これらの書類は、より慎重な取り扱いが必要なため、基本的な電子化の手順を理解した上で進めることで、ミスを防ぎ、スムーズな移行が可能になります。最終的に、全社的な電子化を目指していきます。

効果的なコスト管理の実現

中小企業にとって、システム導入の初期投資は大きな負担となります。しかし、賢明な選択と計画的な投資により、この負担を最小限に抑えることが可能です。多くのクラウドサービスは無料トライアル期間を設けており、この期間を活用して自社に適したシステムを見極めることができます。

また、補助金や助成金の活用も検討すべきです。現在、政府はデジタル化を推進しており、中小企業向けの様々な支援制度が用意されています。これらの制度を活用することで、初期投資の負担を大幅に軽減できる可能性があります。

人材育成と組織体制の整備

電子保存システムの成功には、適切な人材育成が不可欠です。特に中小企業では、専門の担当者を置くことが難しい場合も多いため、既存の従業員がシステムを適切に運用できるよう、計画的な教育が必要です。

社内研修は、実際の業務に即した内容で定期的に実施することが重要です。特に、電子化の基本的な手順、データのバックアップ方法、セキュリティ対策などは、全従業員が理解しておくべき事項です。また、不明点や問題が発生した際の相談窓口を明確にし、従業員が安心して業務を進められる環境を整えることも重要です。

さらに、外部の研修やセミナーへの参加も検討に値します。これにより、最新の技術動向や他社の導入事例を学ぶことができ、自社の電子化をより効果的に進めることができます。ただし、研修への参加は業務に支障が出ない範囲で計画的に行う必要があります。

このように、段階的な導入、適切なコスト管理、そして計画的な人材育成を組み合わせることで、中小企業でも無理なく効果的な電子保存システムの導入が可能となります。重要なのは、自社の規模や業務内容に合わせて、適切なペースで進めていくことです。

将来的な展望と対応

電子帳簿保存法は、今後もデジタル化の進展に合わせて改正が予想されます。特に注目すべき点は以下の3点です。

1. インボイス制度との連携

2023年10月から開始されたインボイス制度との連携が重要になります。

• 適格請求書の電子保存対応
• 取引先とのデータ連携の強化
• 税額計算の自動化への対応

2. デジタルトランスフォーメーション（DX）への対応

電子保存は、企業全体のDXの一環として位置づけることが重要です。

• ペーパーレス化の推進
• 業務プロセスの見直しと効率化
• データ活用による経営判断の高度化
• リモートワーク環境の整備

3. AI・RPA技術の活用

今後は以下のような技術の活用が期待されます。

• AI-OCRによる自動データ化
• 仕訳の自動化
• 異常検知による不正防止
• データ分析の自動化

これらの新技術を活用することで、さらなる業務効率の向上と経営の高度化が期待できます。ただし、導入に際しては、費用対効果を十分に検討し、自社の規模や業務内容に適した方法を選択することが重要です。

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