運送業の請求書テンプレート活用ガイド：書き方からインボイス制度対応まで

中小企業の経営者や個人事業主として運送業を営む方、またはその経理担当者の方にとって、請求書の発行は日々の業務の中でも特に重要な役割を担います。
適切な請求書を発行しなければ、提供した運送サービスに対する正当な対価を確実に受け取ることができず、ビジネスの信用や資金繰りにも影響が及びかねません。
本記事では、運送業 請求書 テンプレートに焦点を当て、請求書発行の重要性から具体的な書き方、運送業特有のポイント、2023年施行のインボイス制度への対応、高速代などの立替経費の扱い方、テンプレートの選び方・活用法、そして請求業務の電子化によるメリットや、便利な請求書発行ツールINVOY（インボイ）の利点までを総合的に解説します。
貴社の請求業務を見直し、効率化するためのヒントとしてぜひご活用ください。

請求書発行の重要性

まず、なぜ請求書を発行することがそれほど重要なのでしょうか。請求書は、取引先に対して運送サービスの料金を正式に請求するための根拠となるビジネス文書です。

適切な請求書がなければ、取引先は支払い手続きを進めることができず、ひいては貴社の売上計上や入金が滞ってしまいます。特に運送業では、配送完了から実際の入金までタイムラグが生じやすいため、請求書発行の遅れはそのまま資金繰りの悪化につながります。

また、請求書は単なる金額の請求に留まらず、取引内容を明細として記録する役割も果たします。

運送した荷物の内容や数量、運送日時、運賃や諸経費などを明確に記載した請求書は、発注側・請求側双方にとって取引の証拠となり、後々の認識違いや紛争を防止する効果があります。正確な請求書発行は取引先との信頼関係構築にも寄与し、プロフェッショナルな企業姿勢を示すことにもつながります。

さらに、請求書は税務処理や会計上も重要な意味を持ちます。適切に発行・保存された請求書は、売上の証拠資料として税務申告時に必要となるほか、取引先にとっても仕入税額控除などの処理を行う際の根拠資料となります。

特に2023年10月から始まったインボイス制度（適格請求書保存方式）により、請求書の記載事項や保存方法が従来以上に厳格化されたため、正しい請求書を発行することの重要性は一段と増しています。

以上のように、請求書発行は単なる事務作業ではなく、売上の確定・キャッシュフローの維持・取引先との信頼構築・法令遵守といった経営の根幹に関わる極めて重要なプロセスです。では、運送業においてどのように適切な請求書を作成すればよいのか、具体的な書き方とポイントを見ていきましょう。

運送業の請求書の書き方とポイント

運送業の請求書を作成する際には、一般的な請求書に盛り込むべき基本項目に加えて、業界特有の情報を適切に記載することが大切です。まず、請求書に共通して必要となる基本的な項目を確認しましょう。

請求書には通常、発行日、請求書番号（管理番号）、請求先（取引先）名、自社（請求元）情報（会社名・住所・連絡先など）、取引内容の明細、金額、小計、消費税額、合計金額、振込先口座情報などを記載します。これらは運送業に限らず請求書に共通する必須項目で、漏れなく記入することが重要です。

その上で、運送業 請求書 書き方のポイントとして、運送業ならではの詳細情報を明示するようにします。具体的には、荷物の内容や数量（何をどれだけ運んだか）、積載日や配送日（トラックに荷物を積んだ日・荷を降ろした日）、輸送区間（発地と着地、つまり積み込み場所と荷降ろし場所）、車両の種類・車両番号、そして運賃（基本運送料）を明記します。

これらの項目を記載することで、どの貨物をどのように運送したかが一目で分かる明細となり、取引先に対して非常に親切です。

例えば、「○月○日 積込：東京都A倉庫 → ○月○日 荷降：大阪Bセンター、10t平ボディ車（車番〇〇）、家電製品一式 ×10パレット」という具合に、運行の内容と運賃を具体的に明記します。

また、高速道路や有料道路を利用した場合の高速代や、フェリー代・駐車場代などの立替経費が発生している場合は、その金額も忘れずに請求書に記載しましょう。高速代等については後述するように扱いに注意が必要ですが、ひとまず漏れなく記載することが重要です。

明細欄の書き方としては、運賃と高速代などの経費を分けて記載すると分かりやすくなります。たとえば、運賃を一行目に記載し、二行目に「高速道路通行料（立替）○○円」のように項目を分ければ、基本運賃と経費が区別され、請求先も内容を把握しやすくなります。

複数の日にわたって配送を行った場合は日付ごとに行を分けるか、日付と内容が分かる納品書や運行明細を別途添付すると良いでしょう。一つの明細行に「◯◯ルート×10日分」のようにまとめてしまうと、後述するインボイス制度の要件である「取引年月日」の記載を満たせなくなるため注意が必要です。

以上が運送業の請求書を書く際に盛り込むべき主な項目です。基本事項と運送業特有の情報を網羅した請求書テンプレートを用意しておけば、毎回一から書式を整える手間が省け、記載漏れも防止できます。次に、2023年から開始されたインボイス制度への対応について、運送業者が押さえておくべきポイントを解説します。

インボイス制度への対応

次に、インボイス制度 運送業への対応について確認しましょう。インボイス制度とは、2023年10月1日から開始された適格請求書等保存方式のことで、消費税の仕入税額控除を受けるために適格請求書（インボイス）の発行・保存が必要となる新しい制度です。

運送業だから特別な例外があるわけではなく、国内の事業者であれば業種を問わず対応が求められます。したがって、運送業を営む中小企業や個人事業主も、この制度への対応が必須となります。

インボイス制度に対応した請求書を発行するために、まず自社が「適格請求書発行事業者」に登録していることが前提となります。前々年度の課税売上高が1,000万円以下で消費税免税事業者であった方も、取引先から適格請求書の発行を求められるケースが多いため、制度開始前に課税事業者への転換届出を行い登録を済ませたでしょう。

まだ登録をしておらず主な取引先が事業者の場合は、早めに所轄税務署で手続きを行うことをおすすめします。適格請求書発行事業者となることで、請求書に自社の登録番号を記載することが可能となり、取引先はその請求書を保存することで仕入税額控除を受けられるようになります。

インボイス制度に対応した請求書フォーマットでは、自社の登録番号（Tから始まる13桁の番号）の記載欄を設け、請求書発行者の正式名称とともに明記します。また、明細ごとに適用税率（通常10%や軽減8%）を表示し、税率ごとに分けた小計金額と消費税額を記載する必要があります。

運送業の売上では原則として標準税率10%の取引になるため、消費税欄には「課税10%」の区分で税抜金額と消費税額を示す形になります（軽減税率の対象となるケースは少ないでしょう）。

先述のとおり、複数日にまたがる配送をまとめて記載する場合は取引年月日の欄の扱いに注意が必要です。インボイス制度では、請求書に取引のあった日付を記載することが求められるため、一つの明細行に複数日の取引をまとめて記載することは避け、個別の日付を明記するか別途資料で補完しましょう。

インボイス制度への対応としてもう一つ重要なのが、請求書の保存要件です。適格請求書発行事業者・受領者は、発行・受領した請求書（インボイス）を原則として7年間保存する義務があります。

運送業では日々多数の請求書や領収書が発生しますので、紙で保管すると管理が大変です。後述するように、請求書を電子データで発行・保存すれば検索性も高まり、省スペースで安全に管理できます。インボイス制度開始に伴い、これを機に請求書の様式見直しや保存方法のデジタル化を進めることが求められています。

以上のように、インボイス制度下では請求書に記載すべき事項が増え、運送業の従来の請求書様式にも変更が必要となりました。しかし、適切なテンプレートを使用したり、請求書発行システムを導入すれば、これらの要件を満たす請求書をスムーズに作成できます。次に、運送業における高速代などの立替経費を請求書で扱う際のポイントについて見てみましょう。

高速代や立替金の扱い方

運送業では、高速道路の通行料金（高速代）やフェリー代、駐車場代、荷扱い手数料など、取引先に代わって一時的に支払い（立替）を行い、後から請求する経費が発生することがあります。

これらは立替金として請求書に計上する場合と、運賃と同様に売上項目（収益）として計上する場合で取り扱いが異なります。適切な処理をしないと、取引先の消費税処理や自社の会計に影響を及ぼすため注意が必要です。

まず、高速代などを立替金（実費請求）として扱う場合についてです。例えば、運送会社が配送中にETCで高速料金を立て替えて支払い、後日その実費を荷主に請求するケースが該当します。

この場合、運送会社が受け取った高速道路会社からの領収書（利用明細）は、宛名が運送会社になっており荷主（取引先）の名前ではありません。

そのため、その領収書自体を取引先がインボイス（適格請求書）として利用することはできない点に注意が必要です。取引先が仕入税額控除を受けるには、原則として運送会社から発行される適格請求書が必要になります。

したがって、高速代を立替金として請求する場合は、通常の請求書とは別に立替金精算書を用意し、荷主（取引先）名や自社の登録番号、利用区間・日付、税込金額と消費税額などを記載して提供することが望ましいでしょう。

立替金精算書があれば、取引先はその内容に基づいて支払った高速代の消費税を仕入税額控除できます。

なお、インボイス制度開始後は特例として、高速道路利用時に発行される領収書（利用明細）を適格簡易請求書として扱うことも可能となりました。

運送会社が取得した高速料金の領収書を荷主に請求書と合わせて添付提出することで、一定の要件下では取引先はその領収書をもとに仕入税額控除を行えます。ただし、この特例を利用する場合でも領収書の保管や管理が必要になるため、実務上は立替金精算書を発行しておく方が確実です。

次に、高速代等を運賃と同様に売上項目として請求書に計上する場合についてです。

この方法では、高速代も運送サービスの対価の一部とみなして請求書の明細に含めるため、運送会社は高速代相当額にも消費税を上乗せして請求する形になります（その代わり、自社が高速料金を支払った際の仕入税額控除を行えます）。

しかし、従来この方式で請求書を発行していた場合に注意すべき点があります。それは、外税と内税の混在です。

多くの運送業者では、運賃部分を「金額＋消費税」として外税方式で請求する一方、高速代は領収書どおりの税込金額（内税）で請求書に記載していたケースが見られます。旧来は運賃と高速代で税計算方式が混在していても特に問題視されませんでしたが、インボイス制度では一つの請求書内で税の計算方法を統一する必要があります。

適格請求書では明細ごとに個別に消費税計算をして1円未満の端数処理を行うことが認められないためです。そのため、運賃と高速代を一緒に請求書に記載する場合には、どちらも外税（税抜金額＋消費税）方式に統一するなど、内税・外税の混在を避けるようにしましょう。

まとめると、高速代や立替経費を請求する際は、立替金として実費精算するか、売上に含めるかを明確にし、それぞれの方法に応じた処理と書き方を徹底することが重要です。

取引先との事前の取り決めに沿って請求書へ記載し、不明瞭な点が残らないようにしましょう。また、自社での消費税申告や相手先での仕入税額控除に支障が出ないよう、インボイス制度の要件に合った形式で記載・書類添付を行うことが求められます。次は、こうした請求書を効率的に作成するためのテンプレートの活用法について見ていきます。

テンプレートの選び方と活用法

運送業の請求書を効率的に作成するには、自社の業務に合った請求書テンプレートを用意して活用することが有効です。請求書テンプレートとは、請求書のひな形（フォーマット）であり、あらかじめ項目欄やレイアウトが整えられた書式のことです。毎回ゼロからレイアウトを作成する手間を省き、記載漏れを防ぐために、使いやすいテンプレートを選びましょう。

テンプレートを選ぶ際のポイントとして、まず請求書に必要な項目が一通り揃っていることが挙げられます。前述した基本項目（発行日、請求書番号、請求先情報、自社情報、明細、金額、小計、消費税額、合計、振込先など）はもちろん、運送業特有の項目（例えば「積込日」「配送区間」「車両番号」「運賃」「高速代」など）も入力できるフォーマットだと望ましいでしょう。

また、インボイス制度に対応した登録番号や適用税率ごとの税額欄が備わっているテンプレートであれば安心です。

近年はインターネット上で「運送業 請求書 テンプレート」と検索すれば、無料ダウンロードできるExcelやPDF形式の雛形が提供されていることもあります。自社で一から作成する場合でも、そうした雛形を参考に必要な項目を盛り込んだレイアウトを設計するとよいでしょう。

テンプレートを活用する際には、自社用にカスタマイズすることも大切です。例えば、社名やロゴマークを入れたり、決まった但し書き（例：「振込手数料は貴社ご負担でお願いいたします」等）をあらかじめ記載しておけば、毎回入力する手間が省けます。

また、Excelのテンプレートであれば金額欄に計算式を設定しておくことで、数量や単価を入力するだけで自動的に小計・税込金額が算出されるようにできます。

運送業の場合、明細行が多くなることもありますので、見やすいように行や列の幅を調整したり、ページ番号や合計額を強調表示するなど、レイアウトを工夫しましょう。書式を統一したテンプレートを社内で共有して使うことで、担当者ごとに様式が異なるといったばらつきも防げます。

なお、テンプレートを用いても手作業で請求書を作成する以上、入力ミスや計算ミスが起こりうる点には注意が必要です。テンプレートはあくまでひな形であり、実際の数値や取引内容は都度入力しなければなりません。

特に運送業では請求先や案件ごとに明細が大きく異なるため、テンプレートを使っていても入力の手間は残ります。

しかし、それでも基本フォーマットが決まっていることで作業時間の短縮やヒューマンエラーの削減が期待できます。自社に適したテンプレートを整備し、請求書発行業務の標準化・効率化を図りましょう。

次の章では、請求書発行業務をさらに効率化するために、電子化するメリットについて説明します。

請求書発行業務の電子化とメリット

請求書発行作業を効率化し、かつインボイス制度や電子帳簿保存法などの法令に対応するために、有効なのが請求書発行業務の電子化です。

従来、紙の請求書やExcelでの手作り請求書で対応していた運送業者も、クラウドサービスなどを活用して請求業務をデジタル化するケースが増えてきました。電子化には次のようなメリットがあります。

作業効率の大幅向上

定型フォーマットに沿って画面に入力していくだけで請求書が完成し、郵送の手間なく取引先へ送付できます。紙に印刷して封入・郵送する作業が不要になるため、時間とコストの削減につながります。

ミスの削減

システム上でテンプレートを管理することで、必須項目の入力漏れや計算ミスを自動でチェックできます。例えば消費税の計算はシステムが行うため端数処理の誤りが起きにくく、インボイス要件の欠落（登録番号の記載忘れ等）も防止されます。

スピーディな入金促進

電子メールで請求書を迅速に送信すれば、取引先も早く受領・処理できるため、結果的に入金サイトの短縮やキャッシュフロー改善に寄与します。サービス提供後すぐに請求書発行を完了できれば、それだけ早く代金回収のサイクルが回り始めます。

法令対応の容易化

インボイス制度対応のフォーマットが標準搭載されているほか、2024年に本格適用された電子帳簿保存法にも対応したシステムであれば、電子データとして請求書を発行・保存することで法定の保存要件を満たすことができます。紙の保管場所に悩む必要もなく、検索も容易になります。

業務の見える化

クラウド上で請求書を管理すると、どの請求書が発行済みでどれが未入金かなどのステータスが一目瞭然になります。経営者や経理担当者がリアルタイムで売上や入金状況を把握でき、未収金のフォローアップもタイムリーに行えます。また、データが蓄積されることで、取引先ごとの売上推移や運送案件ごとの利益率なども分析しやすくなります。

これらのメリットから、単に請求書を作成するだけでなく、経営改善や内部統制の面からも電子化は大きな効果をもたらします。特にインボイス制度開始以降、適格請求書発行や長期保存の要件を満たすためにも、電子化の波に乗り遅れないことが重要です。

では、具体的にどのようなツールを使えば請求書発行業務を電子化できるのでしょうか。最後に、運送業の方にも使いやすいと評判のINVOY（インボイ）というクラウド請求書発行ツールを例に、その利点をご紹介します。

請求書発行ツール「INVOY」の利点

INVOY（インボイ）は、中小企業や個人事業主が無料で利用できるクラウド請求書プラットフォームです。特に、インボイス制度開始に伴って請求書対応を見直したい運送業者の方々にとって、INVOYは便利な機能を多数備えています。

最後に、請求書発行ツール INVOYの具体的な利点を見てみましょう。

インボイス制度への完全対応

INVOYでは適格請求書発行事業者として登録済みのユーザーであれば、登録番号や適用税率などインボイス制度に必要な項目を盛り込んだ請求書を簡単に作成できます。

必要事項を順に入力するだけで、消費税の区分表示や合計金額の計算も自動で行われるため、法令要件を自然に満たすフォーマットで出力されます。複雑な税率計算や様式の変更に悩むことなく、常に最新の制度に対応した請求書を発行できるのは大きな安心材料です。

電子帳簿保存法にも対応

記載した請求書の発行から保存までオンラインで完結するため、2024年施行の電子帳簿保存法にも対応しています。紙で印刷して保管する必要がなく、クラウド上で安全に保管・管理できます。7年間の保存期間もシステム上で確保され、検索やダウンロードも容易です。

無料で使えて機能も充実

INVOYは基本利用が無料で、見積書・納品書・領収書など請求書以外の帳票類も同じプラットフォームで作成・管理できます。中小企業や個人事業主にとってコスト負担なく導入でき、必要十分な機能を備えている点は魅力です。有料版への誘導もなく、登録すれば即座に利用開始できる手軽さも支持されています。

操作が簡単で初めてでも安心

Webブラウザからログインして利用できるシステムで、UI（画面設計）が分かりやすく、ガイドに沿って項目を埋めていくだけで請求書が完成します。これまでExcelで手作りしていた方やシステムに不慣れな方でも直感的に使い始めることができるでしょう。クラウドサービスなのでソフトのインストールも不要です。

入金管理や他サービスとの連携

INVOYでは発行した請求書のステータス管理や、取引先からのオンラインでの支払い（クレジットカード払いなど）にも対応しており、単なる請求書発行ソフトの枠を超えた入出金管理プラットフォームとして機能します。

運送業のように請求件数が多い業態でも、ダッシュボードで未入金の案件を把握し、督促メールを送るなどのフォローも可能です。また、他の会計ソフトとのデータ連携により、請求情報を会計帳簿にスムーズに反映させることもできます。

このように、INVOYを活用することで、運送業の請求書発行業務は飛躍的に効率化できます。インボイス制度や電子帳簿保存法といった新しいルールにも煩わされることなく、本来の運送業務に注力できる環境を整えられるでしょう。

請求書発行に時間を取られて本業がおろそかになっては本末転倒です。まずは無料で利用できるINVOYに登録し、請求業務のDXを体感してみてください。そのようなデジタルツールを積極的に導入し、競争力のある経営体制を築いていきましょう。

おわりに

運送業における請求書発行の重要性から、具体的な書き方、インボイス制度への対応、高速代などの立替経費の扱い方、テンプレートの活用法、電子化のメリット、そしてINVOYのようなクラウドツールの利点まで一通り解説してきました。

請求書は企業の「お金のやりとり」の根幹を支える書類であり、適切に管理・発行することは健全な経営の基盤です。これからインボイス制度の定着や取引の厳格化が進む中で、請求業務の改善に取り組むことは避けて通れない課題となっています。

幸い、現在では運送業 請求書 テンプレートや便利なクラウドサービスが数多く利用可能であり、これらを活用することで手軽に請求業務をアップデートできます。

ぜひ本記事の内容を参考に、自社の請求書発行プロセスを見直してみてください。