特定記録郵便の料金は？書留との違いと最適な送り方を徹底解説

「請求書を送ったのに『届いていない』と言われた」「この契約書は、確実に相手に届けたいが、どの方法が最適だろうか？」 ビジネスシーンにおいて、郵便物の発送は日常的な業務でありながら、このような不安やトラブルは尽きないものです。特に、「送った事実」を証明する必要がある重要書類では、郵送方法の選択がビジネス上のリスク管理に直結します。

この記事では、かつて存在した「配達記録郵便」の後継サービスである「特定記録郵便」を中心に、2024年10月1日からの郵便料金改定に対応した最新情報を徹底解説。

特定記録の正しい使い方から、簡易書留やレターパックとの料金・サービスの明確な違い、そしてビジネスシーンに応じた最適な使い分けまで、あなたの疑問をすべて解消します。コストと信頼性のバランスを見極め、ビジネスの確実性を高める一手を、この記事で見つけてください。

特定記録郵便とは？サービス内容を徹底解説

特定記録郵便は、現代のビジネスシーンにおいて、費用対効果の高い郵送手段として広く利用されています。しかし、そのメリットを最大限に活用し、リスクを回避するためには、サービスの特性を正確に理解しておくことが不可欠です。

特定記録郵便のサービス概要

特定記録郵便とは、日本郵便が提供するオプションサービスの一つで、郵便物の引受けを記録し、配達状況を追跡できるものです。差出人は、郵便局の窓口で郵便物を差し出した証明として「受領証」を受け取ることができ、これが「送った事実」の客観的な証拠となります。最も重要な特徴は、その配達方法にあります。

特定記録郵便は、受取人への対面手渡しや署名を必要とせず、郵便受箱（ポスト）への投函をもって配達完了となります。この点が、後述する書留との大きな違いです。このサービスは、定形郵便、定形外郵便、はがき、ゆうメールといった主要な郵便物で利用可能です。

ビジネス利用におけるメリット

ビジネスで特定記録郵便を利用するメリットは主に3点挙げられます。

「送った事実」の証明

郵便局が発行する受領証には、いつ、どこで、誰宛に郵便物を差し出したかが記録されます。これにより、取引先からの「請求書が届いていない」といった問い合わせに対し、発送の事実を客観的に示すことができます。無用なトラブルを未然に防ぐためのリスク管理ツールとして機能します。

優れたコストパフォーマンス

後述する簡易書留などの書留サービスに比べて追加料金が安価です。そのため、請求書や納品書、会報誌といった、毎月大量に発送する必要があるものの、一つ一つの価値がそこまで高くない郵便物に適しています。確実性よりもコストを重視するシーンで大きな効果を発揮します。

受取人の利便性

配達はポスト投函で完了するため、受取人が不在でも郵便物を受け取ることができます。これにより、受取人側での再配達手配の手間をなくし、スムーズな受け取りを促すことができます。

知っておくべきデメリットと注意点

多くのメリットがある一方で、特定記録郵便にはビジネス利用において必ず認識しておくべきデメリットも存在します。

損害賠償制度がない

最大の注意点は、損害賠償制度がないことです。万が一、郵送中に郵便物が紛失したり、破損したりしても、その損害に対する補償は一切ありません。したがって、金券やチケットなど、経済的価値のあるものを送るのには不向きです。

「受取の証明」にはならない

特定記録郵便は「発送の証明」にはなりますが、「受取の証明」にはならないという点が極めて重要です。受領サインがないため、郵便物がポストに投函された後、本当に意図した相手本人の手に渡ったかを法的に証明することは困難です。

契約解除の通知など、相手への到達が法的な効力発生の要件となるような重要書類にはリスクが伴います。

誤配・盗難のリスク

ポスト投函という性質上、対面手渡しに比べて誤配や第三者による盗難のリスクが相対的に高まります。重要な書類を送る際には、このリスクを十分に考慮する必要があります。

土日祝日の配達がない

特定記録郵便は、原則として土曜日・日曜日・休日の配達は行われません。そのため、週末を挟む場合は、相手に届くまでの日数が通常より長くなる可能性があります。

追跡情報のタイムラグ

追跡サービスの「配達完了」というステータス表示のタイミングが、必ずしもポストへの投函時刻と一致しない場合があります。配達員が配達に出発する時点でステータスが更新される郵便局もあるため、追跡情報はあくまで参考程度と捉えるのが賢明です。

【2024年10月1日改定】特定記録郵便の料金体系

2024年10月1日、日本郵便は郵便料金の大幅な改定を実施します。これに伴い、特定記録郵便の料金も変更されるため、経費計算や予算策定において正確な情報の把握が不可欠です。

新料金解説：基本料金＋特定記録料金210円の仕組み

今回の改定で、特定記録郵便を利用するための追加料金（特殊取扱料金）は、従来の160円から210円に値上げされます。これは31.2%という大幅な引き上げ率です。したがって、特定記録郵便の総額料金は以下の計算式で算出されます。

総額料金 = 基本郵便料金 ＋ 210円

同時に、基本郵便料金自体も大きく変更されます。特にビジネスで利用頻度の高い郵便物については、以下の変更点を押さえておく必要があります。

定形郵便物
これまで25g以内（84円）と50g以内（94円）に分かれていた重量区分が統合され、50g以内であれば一律110円となります。

通常はがき
63円から85円に値上げされます。

定形外郵便物
重量ごと、および規格内・規格外ごとに料金が改定されます。これらの基本料金の変更と特定記録料金の値上げが組み合わさるため、郵送コスト全体への影響を試算することが重要です。

【料金早見表】主要な郵便物における総額一覧

2024年10月1日からの新料金に基づき、主要な郵便物で特定記録を利用した場合の総額料金を以下の表にまとめました。日々の業務でご活用ください。

郵便物の種類	重量	基本料金	特定記録料金	合計金額
定形郵便物	50g以内	110円	210円	320円
通常はがき	–	85円	210円	295円
定形外郵便物（規格内）	50g以内	140円	210円	350円
定形外郵便物（規格内）	100g以内	180円	210円	390円
定形外郵便物（規格内）	150g以内	270円	210円	480円
定形外郵便物（規格内）	250g以内	320円	210円	530円

大量発送向けの割引制度「単割300」

請求書やDMの発送などで大量に特定記録郵便を利用する法人や個人事業主向けに、「単割300」という割引制度が用意されています。一定の条件を満たすことで、1通あたりの特定記録料金が11円割引されます。

主な適用条件は以下の通りです。

• 同一差出人から取り扱いが同一の郵便物を同時に300通以上差し出す
• 料金を「料金別納」「料金後納」「料金計器別納」のいずれかで支払う
• 郵便物にバーコードでお問い合わせ番号を表示する
• 所定の受領証等を作成する

これらの条件を満たすことで、郵送コストをさらに削減することが可能です。

特定記録郵便の送り方と追跡方法

特定記録郵便を正しく利用するためには、定められた手順に従って差し出し、追跡サービスを有効に活用することが重要です。ここでは、誰でも迷わず利用できるよう、具体的な手順を解説します。

郵便局窓口での差出手順

特定記録郵便は、その性質上、郵便局の窓口でのみ差し出すことができます。引受けの記録を残す必要があるため、郵便ポストへの投函やコンビニエンスストアでの取り扱いはできません。この点を誤ると特定記録として扱われないため、十分注意してください。

ステップ1：郵便物の準備

送りたい郵便物を封筒に入れ、表面に宛先と差出人の住所・氏名を通常通り記入します。封筒の表面に「特定記録」と赤字で書いておくと、受取人にとって分かりやすくなるため親切ですが、これは必須ではありません。

ステップ2：差出票の記入

郵便局の窓口に備え付けられている「書留・特定記録郵便物等差出票」という専用の用紙を入手します。この用紙に、ご依頼主（差出人）の住所・氏名と、お届け先（受取人）の氏名を記入します。

ステップ3：窓口での手続き

記入した差出票と準備した郵便物を一緒に窓口担当者に渡します。「特定記録でお願いします」と伝え、基本料金と特定記録料金（210円）の合計額を現金または切手で支払います。

ステップ4：受領証の受け取りと保管

手続きが完了すると、差出票の控えが「ご依頼主控（受領証）」として返却されます。この受領証には、郵便物を追跡するための「お問い合わせ番号（追跡番号）」が記載されています。この受領証は、郵便物を差し出した唯一の公的な証明となるため、配達が完了するまで、また業務上の記録として大切に保管してください。

郵便追跡サービスの活用法

受け取った受領証に記載されている11桁または12桁の「お問い合わせ番号」を使えば、郵便物の配達状況をリアルタイムで確認できます。

追跡方法

日本郵便の公式ウェブサイトにある「郵便追跡サービス」のページにアクセスします。入力欄にお問い合わせ番号を入力し、検索ボタンをクリックするだけで、現在の状況が表示されます。

表示されるステータス

追跡画面では、以下のようなステータスが表示され、郵便物がどの段階にあるかを確認できます。

• 引受 郵便局が郵便物を預かった状態。
• 中継 配達先の郵便局へ輸送中である状態。
• 到着 配達を担当する郵便局に郵便物が到着した状態。
• 配達完了 受取人の郵便受箱へ投函が完了した状態。

便利な追加機能

追跡サービスには「配達完了メール通知サービス」という機能もあります。事前に登録しておけば、郵便物が配達完了となったタイミングでメール通知を受け取ることができ、確認の手間が省けます。また、日本郵便の公式アプリや、LINE公式アカウント「ぽすくま」からも同様に追跡が可能です。

【目的別】特定記録 vs 簡易書留・一般書留 徹底比較

ビジネスにおける郵送手段の選択は、単なるコストの問題ではなく、リスク管理の一環です。ここでは、特定記録郵便と、より確実性の高い「書留」サービスを比較し、どのような場合にどのサービスを選ぶべきかの判断基準を明確にします。

料金・補償・確実性で見るサービス比較表

特定記録、簡易書留、一般書留の3つのサービスは、いずれも「記録が残る」という共通点を持ちながら、その内容とコストは大きく異なります。2024年10月1日からの新料金体系に基づいた比較表で、その違いを一目で確認しましょう。

項目	特定記録郵便	簡易書留	一般書留
追加料金	210円	350円	480円
損害賠償	なし	5万円まで	10万円から（増額可）
配達方法	郵便受箱へ投函	対面手渡し	対面手渡し
受領サイン	不要	必要	必要
土日祝配達	なし	あり	あり
追跡範囲	引受・配達完了	引受・配達完了	引受・経由局・配達完了

この表から分かるように、サービス選択は「どこまでの確実性を、いくらのコストで買うか」というトレードオフの関係にあります。

2024年の料金改定により、特定記録（210円）と簡易書留（350円）の料金差は140円に縮まりました。以前よりも少ない追加コストで、「損害賠償」「対面手渡しによる確実な受領証明」「土日祝配達」という大きなメリットが得られるようになったため、簡易書留の価値は相対的に高まったと言えます。

ビジネスシーン別・最適なサービスの選び方

これらの特性を踏まえ、具体的なビジネスシーンに応じた最適なサービスを選びましょう。

特定記録が適しているケース

コストを最優先しつつ、「発送した事実」さえ証明できれば十分な場合に最適です。

請求書、納品書、DMなど
大量に発送する定型的な書類で、受取証明は不要で発送記録があれば十分なケース。

アンケートや懸賞の応募
送付した事実の記録は残したいが、内容物に経済的価値がない場合。

簡易書留が適しているケース

「相手が受け取った証明」が不可欠で、万一の際の補償も必要な、ビジネスの根幹に関わる書類に適しています。

これが多くの重要書類における標準的な選択肢となります。

契約書、申込書、各種届出書類
受領サインによって、相手への到達を法的に証明する必要がある書類。

チケット、商品券（5万円以下）
紛失時のリスクをヘッジしたい、金銭的価値のあるもの。

重要な通知書
相手に確実に届け、受け取った事実を記録として残したい場合。

一般書留が適しているケース

最大限の安全性と補償が求められる、極めて重要なものを送るためのサービスです。

高価な物品、有価証券（5万円超）
簡易書留の補償上限を超える価値のあるもの。

内容証明郵便
文書の内容と配達の事実を公的に証明する「内容証明」は、必ず一般書留で送る必要があります。

現金
現金は「現金書留」で送る必要がありますが、これは一般書留の一種です。

コストと利便性で選ぶレターパックとクリックポスト

特定記録や書留以外にも、追跡機能を備えた便利な郵送サービスが存在します。特に「レターパック」と「クリックポスト」は、その手軽さから多くのビジネスシーンで活用されています。

レターパックプラス・ライト

A4サイズ・4kgまでの荷物を、全国一律料金で送ることができるサービスです。専用の封筒を購入して利用します。2024年10月1日からの新料金は以下の通りです。

レターパックプラス
600円（旧料金520円）。対面手渡しで受領印または署名が必要です。簡易書留に近い確実性を持ちます。

レターパックライト
430円（旧料金370円）。郵便受箱への投函で配達完了となります。厚さ3cmまでの制限があります。特定記録に近い利便性を持ちます。どちらも追跡サービスが付いており、特定記録と違って郵便ポストから投函できる手軽さが大きなメリットです。厚みのある書類やカタログ、小さな商品を定額で送りたい場合に非常に便利です。

クリックポスト

自宅で運賃の決済と宛名ラベルの印刷を済ませ、郵便ポストから発送できるサービスです。料金は全国一律185円（2024年9月現在）と、追跡付きサービスの中では極めて安価です。サイズは長辺34cm、短辺25cm、厚さ3cm以内で、重さ1kgまで。郵便受箱への投函で配達完了となり、追跡サービスも利用できます。

フリマアプリの商品発送などで広く使われていますが、請求書や薄いカタログなど、コストを徹底的に抑えたいビジネス文書の発送においても、特定記録の強力な競合サービスとなります。

【選択支援】特定記録・レターパック・クリックポストの使い分け

これらのサービスをどう使い分けるべきか、以下の表にまとめました。

サービス	料金（2024年10月〜）	サイズ・重量制限	配達方法	差出方法	メリット
特定記録郵便	320円〜（定形50g）	郵便物の規定による	郵便受箱	郵便局窓口のみ	発送の公的証明（受領証）が得られる
レターパックライト	430円	A4・4kg・厚さ3cm	郵便受箱	窓口・ポスト	ポスト投函可、厚い書類もOK
クリックポスト	185円	A4相当・1kg・厚さ3cm	郵便受箱	ポスト	圧倒的な低コスト、オンライン完結

まとめ

ここまで見てきたように、郵便物の「記録」を残すサービスは多岐にわたります。ビジネスにおいて最適な郵送方法を選択することは、コスト、証拠能力、安全性という3つの要素を天秤にかける戦略的な判断です。

2024年10月からの新料金体系を踏まえ、各サービスの位置づけを再確認しましょう。

特定記録郵便
「低コスト」で「発送の証明」が欲しいときに。請求書やDMなど、大量発送業務の効率化とリスク軽減に最適です。

簡易書留
「確実な受取証明」と「万一の補償」が必要なときに。契約書や各種申請書類など、ビジネスの根幹をなす重要書類の標準的な送付方法です。

一般書留
「高価なもの」や「法的な通知」を送るときの絶対的な安心策。最高の安全性と補償を求める場合に選択します。

レターパック/クリックポスト
「利便性」と「定額の分かりやすさ」を重視する場合の強力な選択肢。特にポスト投函やオンラインでの手続きを好む場合に適しています。今回の料金改定を機に、社内で郵送物の重要度に応じた利用基準（例：「契約書は原則として簡易書留、請求書は特定記録」など）を設けることをお勧めします。

これにより、郵送プロセスが標準化され、コストとリスクのバランスを最適化することができます。郵送業務の見直しと共に、ペーパーレス化への移行を検討することも、将来のコスト削減と業務効率化に繋がる重要な経営課題と言えるでしょう。