請求書処理の方法とは？煩雑な業務からの解放

月末月初の請求書処理に追われ、本来やるべき戦略的な業務に時間を割けない。そのような悩みを抱えていませんか。毎月繰り返される膨大な量のデータ入力、確認作業、そして承認のための社内調整。

この煩雑な業務から解放され、もっと価値のある仕事に集中したいと願うのは当然のことです。本記事を読めば、その未来が現実のものとなります。

この記事では、請求書処理がなぜこれほどまでに複雑化するのか、その根本原因を解き明かします。さらに、避けては通れないインボイス制度や電子帳簿保存法といった法改正への具体的な対応策を、実例を交えながらわかりやすく解説します。

「自社に合ったシステムなんてあるのだろうか」「導入コストが心配だ」といった不安を感じるかもしれません。

しかし、心配は不要です。この記事で紹介する解決策は、すぐに始められる業務プロセスの改善から、最新テクノロジーを活用した本格的なシステム導入まで、企業の規模や予算に応じて段階的に実践できるものばかりです。再現性の高いロードマップを手に、新しい経理の姿を描き始めましょう。

なぜ請求書処理はこれほどまでに煩雑なのか？7つの根本原因を徹底解剖

多くの企業で経理担当者を悩ませる請求書処理。その煩雑さは、単一の問題ではなく、複数の原因が複雑に絡み合って生まれています。ここでは、その根本的な7つの原因を解き明かします。

1. 多様な受領・発行形式の混在

現代のビジネス環境では、請求書のやり取りの方法が一つではありません。取引先によっては、従来通りの「郵送による紙の請求書」を求める場合もあれば、「メールにPDFファイルを添付」して送ってくる場合、さらには「取引先専用のWebポータルからダウンロード」する必要がある場合もあります。

このように形式がバラバラであるため、経理担当者はそれぞれの形式に対応した処理を強いられます。結果として、業務フローを標準化できず、非効率な作業が常態化してしまうのです。

2. 手作業によるデータ入力と転記の二度手間

形式が統一されていない請求書は、会計システムへ手作業で入力せざるを得ません。請求書に記載された取引先名、日付、金額、品目などを一つひとつ確認しながら入力する作業は、時間と集中力を要するだけでなく、ヒューマンエラーの温床となります。

さらに、会計システムに入力した情報を、支払いを行うためのファームバンキング（FB）データ作成時に再度入力する、といった「二度手間」が発生しているケースも少なくありません。この重複作業が、生産性を著しく低下させる大きな要因です。

3. 複雑で時間のかかる承認フロー

請求書の支払処理には、多くの場合、上長や関連部署の承認が必要です。紙の請求書を回覧し、担当者が物理的に押印するフローは、承認者が不在の場合に業務が停滞する原因となります。

特に、複数の部署を経由する複雑な承認プロセスは、支払期日までのリードタイムを圧迫し、遅延のリスクを高めます。また、このような物理的な作業はリモートワークの推進を阻害する大きな壁にもなっています。

4. 業務の属人化とブラックボックス化

請求書処理のフローが複雑でマニュアル化されていない場合、特定の担当者しか業務の全体像を把握していない「属人化」という状態に陥りがちです。その担当者が急な休みを取ったり、退職してしまったりすると、業務が完全にストップしてしまうリスクを抱えることになります。

また、業務がブラックボックス化すると、非効率な部分があっても外部から気づきにくく、改善の機会を失ってしまいます。

5. 煩雑な請求書の保管・管理

法律により、請求書は一定期間の保管が義務付けられています。紙の請求書をファイリングして保管するには、物理的なスペースと管理コストが必要です。また、過去の請求書を探し出すのにも多大な労力がかかります。

一方で、電子データで受け取った請求書は、電子帳簿保存法の要件に従って別途保存する必要があり、紙と電子の二重管理が業務をさらに煩雑にしています。

6. 担当者の大きな精神的負担

請求書処理は、1円の間違いも許されない正確性が求められる業務です。支払遅延が発生すれば会社の信用問題に直結するため、担当者は常に大きなプレッシャーにさらされています。

月末月初などの繁忙期には業務が集中し、長時間労働を強いられることも少なくありません。このような精神的な負担は、担当者のモチベーション低下や離職につながる可能性も秘めています。

7. 不正・横領のリスク

業務フローがブラックボックス化し、チェック体制が不十分な場合、架空請求や経費の水増しといった不正・横領のリスクが高まります。特定の担当者しか関与しない手作業中心のプロセスは、このような不正行為の温床となりやすく、企業経営に深刻なダメージを与える可能性があります。

これらの7つの原因は、それぞれが独立しているわけではありません。多様な請求書形式が手作業での入力を余儀なくさせ、それが担当者の精神的負担を増大させます。

そして、複雑な手作業をこなせるのが一人だけになると属人化が進み、承認フローや保管の非効率性が見過ごされるという悪循環が生まれるのです。この構造を理解することが、根本的な解決策を見出すための第一歩となります。

避けては通れない二大法改正：インボイス制度と電子帳簿保存法が業務に与えるインパクト

近年の法改正は、従来の請求書処理業務のあり方を根本から変える大きなインパクトをもっています。特に「インボイス制度」と「電子帳簿保存法」は、すべての事業者にとって対応が必須です。これらの変更は、単なる事務作業の追加ではなく、企業の税務やコンプライアンス、ひいては経営そのものに関わる重要なテーマです。

インボイス制度がもたらす4つの大きな変化

2023年10月から開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）は、消費税の仕入税額控除の仕組みを大きく変えました。経理実務においては、主に4つの変化への対応が求められます。

請求書フォーマットの変更

インボイス制度の下では、仕入税額控除を受けるために「適格請求書（インボイス）」の保存が必要となります。適格請求書には、従来の請求書に加えて、以下の項目を記載しなければなりません。

• 登録番号：税務署から通知される「T」で始まる13桁の番号
• 適用税率：取引が標準税率（10%）か軽減税率（8%）かを明記
• 税率ごとに区分した消費税額等：税率ごとに合計した消費税額を記載

仕入税額控除の要件厳格化

仕入税額控除とは、売上にかかる消費税額から、仕入れや経費にかかった消費税額を差し引くことで、二重課税を防ぐ仕組みです。インボイス制度導入後は、原則として、適格請求書発行事業者から交付された適格請求書がなければ、この仕入税額控除が適用できなくなりました。

つまり、要件を満たさない請求書を受け取った場合、その取引で支払った消費税分を控除できず、結果的に自社の納税額が増加してしまいます。

消費税計算・端数処理ルールの変更

消費税額の計算ルールも変更されました。インボイス制度では、1枚の適格請求書につき、税率ごとに1回ずつの端数処理を行うことが定められています。従来のように、商品ごとや明細行ごとに端数処理を行うことは認められません。

そのため、受け取った請求書の消費税額が正しく計算されているか、より注意深く確認する必要があります。

取引先管理の重要性

仕入税額控除を正しく受けるためには、取引先が適格請求書発行事業者として登録しているかどうかを管理することが不可欠です。取引先が免税事業者である場合、適格請求書は発行されないため、原則として仕入税額控除の対象外となります。

そのため、取引開始時や継続的な取引において、相手方の登録状況を確認し、社内で情報を一元管理する新たな業務が発生します。

免税事業者との取引で注意すべきこと

取引先が免税事業者である場合、インボイス制度は特に慎重な対応を求めます。免税事業者からの仕入れは、原則として仕入税額控除ができませんが、急激な影響を緩和するための経過措置が設けられています。2026年9月30日までは仕入税額相当額の80%、2029年9月30日までは50%を控除可能です。

この状況を踏まえ、免税事業者に対して一方的に取引価格の引き下げを要求したり、課税事業者への転換を強要したりする行為は、優越的地位の濫用として独占禁止法や下請法に抵触する可能性があります。価格交渉を行う際は、経過措置の内容も踏まえつつ、双方で十分に協議し、合意の上で取引条件を決定することが極めて重要です。

電子帳簿保存法の完全義務化とは？

もう一つの大きな法改正が、電子帳簿保存法です。特に、電子取引に関するルールが大きく変わりました。

電子取引データの電子保存義務

2024年1月1日から、メールやWebサイト経由で受け取った請求書などの「電子取引データ」は、電子データのまま保存することが完全に義務化されました。これまでは、電子データで受け取った請求書を印刷して紙で保存することも認められていましたが、現在はこの方法では法令要件を満たせません。発行した請求書の控えも同様です。

保存要件の解説：「真実性の確保」と「可視性の確保」

電子データを保存する際には、主に「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件を満たす必要があります。

真実性の確保とは、データが改ざんされていないことを証明するための措置です。タイムスタンプの付与や、訂正・削除の履歴が残るシステムの利用、あるいは改ざん防止のための事務処理規程を定めて運用するなどの方法があります。

可視性の確保とは、保存したデータを誰もが確認できるようにするための措置です。具体的には、「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できる機能を確保することなどが求められます。

猶予措置の現状

2023年12月31日をもって、電子保存ができない場合の宥恕（ゆうじょ）措置は終了しました。しかし、新たに「猶予措置」が設けられています。

これは、システム導入が間に合わない、資金繰りが厳しいといった「相当の理由」があると税務署長が認める場合に限り、検索機能などの要件を満たさなくても、電子データを単に保存しておくことが許されるものです。

ただし、これは恒久的な免除ではなく、税務調査の際にはデータのダウンロードや書面の提出に応じる必要があります。あくまで一時的な措置と捉え、早期の体制整備が求められます。

これらの法改正は、請求書処理を単なる経理部門の事務作業から、全社的なコンプライアンスとリスク管理の問題へと引き上げました。法令を遵守できない場合、税務上の不利益や法的な罰則を受けるリスクがあり、もはや業務効率化は「推奨」ではなく「必須」の経営課題となっているのです。

請求書処理を劇的に効率化する4つのステップ

請求書処理の課題を解決し、法改正に対応するためには、場当たり的な対策ではなく、体系的なアプローチが必要です。ここでは、どのような企業でも実践可能な4つのステップを紹介します。これらは、低コストで始められる業務改善から本格的なシステム導入まで、企業の成熟度に合わせたロードマップとなります。

ステップ1：業務フローの可視化と見直し

何よりもまず、現状を正確に把握することから始めます。請求書を受け取ってから、支払い、そして保管に至るまでの一連の業務フローをすべて書き出してみましょう。

• 誰が：どの担当者が、どの部署が関わっているか
• 何を：具体的にどのような作業を行っているか
  （開封、入力、承認、ファイリングなど）
• どこで：業務のボトルネック（停滞箇所）や、重複している無駄な作業はどこか

この「可視化」のプロセスを通じて、自社の課題が明確になります。例えば、「特定の担当者に業務が集中しすぎている」「承認プロセスに3日以上かかっている」といった具体的な問題点が見えてくるはずです。

ステップ2：フォーマットの統一とペーパーレス化の推進

次に、業務の標準化とデジタル化の土台を作ります。

社内で使用する支払依頼書のフォーマットを統一するだけでも、確認作業の効率は格段に上がります。記載ルールを明確にすることで、担当者間のバラつきをなくし、ミスを減らすことができます。

また、取引先に対して、可能な限り請求書を電子データ（PDFなど）で送付してもらうよう協力を依頼します。やむを得ず紙で受け取った請求書は、スキャンしてデジタルデータ化し、その後の処理はすべてデータ上で完結させるルールを徹底することで、物理的な書類の受け渡しがなくなり、業務スピードが向上します。

ステップ3：重複入力の排除と承認プロセスの簡略化

業務の無駄を徹底的に排除し、流れをスムーズにします。

会計システムへの入力と、振込データ作成のための入力など、同じ情報を何度も手入力している作業を見直します。例えば、ExcelのVLOOKUP関数などを使って請求データと支払データを突合させるだけでも、転記作業と確認の手間を大幅に削減できます。

また、本当に必要な承認者は誰かを見直し、承認ルートを最適化します。可能であれば、メールやチャットツールを活用したデジタル承認に切り替えることで、物理的な回覧による時間ロスをなくすことができます。

ステップ4：テクノロジー導入による自動化

ここまでのステップで業務の土台が整ったら、いよいよ本格的な自動化を検討します。手作業で行っていた定型業務をテクノロジーに任せることで、生産性を飛躍的に向上させることができます。次の章で詳しく解説する請求書処理システムなどのツールを導入することで、これまで紹介した課題の多くを根本から解決することが可能になります。

重要なのは、いきなり高価なシステムを導入しようとするのではなく、ステップ1から3で足元を固めることです。業務プロセスが整理されていない状態でシステムを導入しても、期待した効果は得られません。自社の状況に合わせて段階的に改善を進めることが、効率化を成功させる鍵となります。

最新テクノロジー活用術：自社に最適な請求書処理システムの選び方

業務プロセスの見直しと並行して、または最終ステップとしてテクノロジーを導入することは、請求書処理を抜本的に改革する最も効果的な手段です。しかし、市場には多種多様なシステムが存在し、どれを選べばよいか迷ってしまうことも少なくありません。ここでは、自社に最適なシステムを選ぶための知識と具体的なチェックポイントを解説します。

請求書処理を自動化するコア技術：AI-OCRとRPA

多くの請求書処理システムは、主にAI-OCRとRPAという2つのコア技術によって自動化を実現しています。

AI-OCR（光学的文字認識）は、紙の請求書をスキャンした画像データやPDFファイルから、AIが文字情報を読み取り、テキストデータに変換する技術です。取引先ごとにフォーマットが異なる請求書でも、AIが項目（会社名、金額、日付など）を自動で認識し抽出するため、手入力作業をほぼゼロにすることができます。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、AI-OCRによってデータ化された情報を、会計システムに入力したり、発注データと照合したりといった、ルールに基づいた定型作業を自動で実行する「ソフトウェアロボット」です。人が行っていたクリックやキーボード入力を代行し、24時間365日、ミスなく作業を遂行します。

クラウド型かオンプレミス型か？

システムの提供形態には大きくクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。

クラウド型は、インターネット経由でサービスを利用する形態です。初期費用が安く、月額料金で利用できるため導入のハードルが低いのが特徴です。サーバー管理や法改正へのアップデートはベンダーが行うため、運用負荷も軽減できます。

オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムを構築する形態です。初期費用は高額になりますが、自社の業務に合わせて自由にカスタマイズできる点や、セキュリティを自社で管理できる点がメリットです。近年では、導入の手軽さや柔軟性から、多くの中小企業でクラウド型が主流となっています。

導入前に確認すべき5つのチェックポイント

システム選定で失敗しないために、以下の5つのポイントを必ず確認しましょう。

課題解決への適合性

そのシステムは、自社が抱える最も大きな課題を解決してくれますか。例えば、承認フローの複雑さが課題であれば、柔軟なワークフロー設定ができるシステムが必要です。単に機能を比較するだけでなく、自社の業務フローに適合するかを重視しましょう。

費用対効果

システムの導入費用（初期費用、月額料金）と、それによって削減できる人件費や作業時間を比較検討します。月額固定制、請求書枚数に応じた従量課金制など、料金体系は様々です。自社の請求書処理量に見合ったプランを選びましょう。

既存システムとの連携

現在使用している会計ソフトや販売管理システム（ERP）とスムーズに連携できるかは非常に重要です。データが自動で連携されれば、転記作業が不要になり、業務が格段に効率化されます。API連携やCSVファイルのインポート・エクスポートに対応しているかを確認しましょう。

操作性とサポート体制

毎日使うシステムだからこそ、経理担当者にとって直感的で分かりやすい操作性（UI）が求められます。導入後の不明点やトラブルに対応してくれるサポート体制が充実しているかも、安心して利用するための重要な要素です。無料トライアル期間を活用して、実際の使用感を確かめることをお勧めします。

法改正への対応力

インボイス制度や電子帳簿保存法など、請求書関連の法律は今後も変更される可能性があります。クラウド型のシステムであれば、ベンダー側で法改正に対応したアップデートを行ってくれるため安心です。契約前に、法改正への対応方針を必ず確認しましょう。

自社に合うシステムのタイプ別比較

これらのポイントを踏まえ、自社の状況に合ったシステムのタイプを検討しましょう。

多機能・連携型

請求書の発行・受領の両方に対応し、基幹システムとの連携や複雑な承認フローの構築に強いタイプです。取引先が多く、業務プロセスが複雑な中堅・大手企業や、経理業務全体のDXを目指す企業におすすめです。代表的なシステムには「Bill One」や「楽楽明細」などがあります。

中小企業向け特化型

請求書処理に必要な基本機能を網羅し、会計ソフトとの連携も容易で、コストパフォーマンスが高いタイプです。Excel管理から脱却したい中小企業や、経理担当者の業務負担をピンポイントで軽減したい企業に適しています。代表例は「マネーフォワード クラウド請求書」や「freee会計」です。

無料・低価格スタート型

基本的な請求書作成・発行機能を無料で利用可能で、必要に応じて有料プランにアップグレードできるタイプです。個人事業主やスタートアップ企業、まずはスモールスタートで請求書発行を電子化したい企業に向いています。「Misoca」や「INVOY」などが挙げられます。

この比較を参考に、まずは自社がどのタイプに当てはまるかを考え、候補となるシステムをいくつか絞り込んでから詳細な比較検討に進むことで、最適な選択ができるでしょう。

導入成功事例に学ぶ、明日からできるアクションプラン

理論や機能だけでなく、実際にテクノロジーを導入した企業がどのように課題を解決し、どのような成果を上げたのかを知ることは、自社の取り組みを具体的にイメージする上で非常に重要です。ここでは、3つの典型的な成功事例と、導入を成功させるためのアクションプランを紹介します。

【事例1】手作業の地獄からの解放：AI-OCRとRPAで月間80%の工数削減

ある製造業の経理部門では、毎月数百枚の紙の請求書が各拠点から届き、担当者数名が月末の数日間、入力作業に忙殺されていました。人的ミスによる支払遅延も発生し、精神的な負担が大きいことが課題でした。

そこで同社は、AI-OCRとRPAを連携させたシステムを導入。各拠点で請求書をスキャンすると、AI-OCRが自動でデータを読み取り、RPAがそのデータを会計システムに自動入力する仕組みを構築しました。

結果として、請求書1枚あたりの処理時間は平均5分から30秒に短縮され、経理部門の残業時間は月平均で80%以上削減されました。空いた時間で、担当者はコスト分析や予算管理といった、より付加価値の高い戦略的な業務に取り組めるようになりました。

【事例2】クラウドシステムでペーパーレス化とコスト削減を両立

毎月1,500件以上の請求書を手作業で印刷・封入・郵送していたある運輸会社は、作業時間の長さと郵送コスト、そして封入ミスによる顧客への迷惑が悩みでした。

同社は、請求書をWeb上で発行・配信できるクラウド型システムを導入し、請求書発行業務を完全にペーパーレス化しました。導入後、印刷や発送にかかっていた作業時間はほぼゼロになり、郵送代や封筒代などのコストは年間で200万円以上の削減を達成。

さらに、顧客ごとの細かい要望を断り、Web発行に一本化したことで、業務フローそのものが標準化され、経理担当者のリモートワークも可能になりました。

【事例3】一括請求サービスで支払い業務を月1回に集約

多くの拠点を持つあるビル管理会社は、通信費や公共料金など、毎月約800回線分、100通以上の請求書がバラバラに届き、その都度支払い処理を行う必要がありました。月に何度も金融機関へ足を運ぶ手間と、振込後の煩雑な後処理が大きな負担となっていました。

この課題を解決するため、同社は複数の請求書を一つにまとめてくれる一括請求サービスを導入。サービス提供会社が各社からの請求を一度立て替え、月に1枚の請求書にまとめてくれるため、支払い業務は月1回の口座振替だけで済むようになりました。

銀行に行く回数はゼロになり、請求書の確認作業もPC画面上で完結。さらに、請求データが明細化されたことで、使用されていない遊休回線の見直しにも成功し、コスト削減にも繋がりました。

導入に向けた3つのステップ

これらの成功事例から学べるのは、テクノロジーは強力なツールである一方、その導入プロセスが成功を左右するということです。明日からできるアクションプランとして、以下の3つのステップをお勧めします。

小さく始める（スモールスタート）

いきなり全社展開を目指すのではなく、まずは特定の部署や、特定の取引先からの請求書処理に限定して試験的に導入します。小さな成功体験を積み重ねることで、効果を実感しやすくなり、社内の理解も得られやすくなります。

チームを巻き込む

システムを実際に使うのは現場の経理担当者です。導入プロセスから彼らを巻き込み、意見やフィードバックを積極的に取り入れましょう。現場の納得感なくして、スムーズな定着はあり得ません。彼らが「楽になった」と感じることが、成功の最も重要な指標です。

効果を測定し、全社展開へ

導入前後で「処理時間」「エラー発生率」「残業時間」「コスト」などの指標（KPI）を具体的に測定します。数値に基づいた客観的な効果を示すことで、経営層の理解を得て、全社的な展開へとスムーズに移行することができます。成功の鍵は、技術選定だけでなく、それをどう組織に浸透させていくかという「変革マネジメント」の視点を持つことです。

まとめ：請求書処理の未来は「自動化」と「戦略化」

本記事では、請求書処理が抱える根深い課題から、法改正による新たな要請、そしてテクノロジーを活用した具体的な解決策までを網羅的に解説しました。最後に、これからの経理部門が目指すべき姿について、要点を再確認します。

現状維持はリスクそのものです。手作業中心の請求書処理は、非効率でミスが多く、担当者に過度な負担を強いるだけでなく、不正のリスクもはらんでいます。もはや、このやり方を続けること自体が経営上のリスクと言えるでしょう。

インボイス制度と電子帳簿保存法への対応は、単なる義務ではありません。これを機に業務プロセスを根本から見直し、デジタル化・自動化を推進することで、より強固な経営基盤を築く絶好の機会と捉えるべきです。

効率化への道筋は明確です。業務の可視化から始め、ペーパーレス化、プロセスの簡略化、そして最終的なシステム導入へと至る段階的なアプローチにより、どんな企業でも着実に効率化を実現することが可能です。

AI-OCRやRPA、クラウドサービスといった最新技術は、コストを劇的に削減し、ヒューマンエラーを撲滅し、そして何よりも貴重な「時間」という資源を生み出してくれます。

請求書処理の自動化は、ゴールではありません。それは、経理・財務部門が新たなステージへと進化するためのスタートラインです。

これまで定型的な作業に費やしていた時間を解放することで、経理担当者は、リアルタイムで正確な会計データを活用し、資金繰りの分析、コスト構造の可視化、経営戦略の策定支援といった、より戦略的で付加価値の高い業務に注力できるようになります。

請求書処理の未来は、単なる「自動化」の先にある「戦略化」です。それは、経理部門が受け身のコストセンターから、企業の成長を能動的に牽引する戦略的ビジネスパートナーへと変貌を遂げる未来に他なりません。その第一歩を、今日から踏み出しましょう。