会計の基礎知識

タイムスタンプとは?仕組みや役割、必要性、利用方法などをわかりやすく解説

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タイムスタンプとは、書類データに時刻の情報を付与することで、その時刻以降書類が改ざんされていないことを示すものです。本記事では、タイムスタンプの仕組みや役割、実際の利用方法などについてわかりやすく解説します。

タイムスタンプとは?

タイムスタンプとは、その時刻以降に書類が改ざんされていないことを示すものであり、電子データとして書類を保管する際に使われます。

紙の書類で改ざんを行う場合、修正テープや訂正印といった痕跡が残ります。しかし、電子データの場合は痕跡を残さずに改ざんすることが比較的容易であることから、書類の信頼性を高めるためにタイムスタンプが用いられます。

タイムスタンプは時刻認証局(TSA・Time Stamping Authority)と呼ばれる機関に依頼を行うことで発行され、現在は電子カルテや電子契約など、社会の幅広い場面で利用されています。

タイムスタンプで証明できること

タイムスタンプは、以下の2点を証明することで書類の信頼性を保証するものです。

・存在証明:タイムスタンプの時刻以前に文書が存在していたこと
・非改ざん証明:タイムスタンプの時刻以降に文書が改ざんされていないこと

なお、タイムスタンプを付与しても書類を変更することは可能です。しかし、変更の履歴を残すことで不正に改ざんされてもその事実を確認できます。

タイムスタンプの仕組みはどうなっている?

タイムスタンプの発行を時刻認証局に要求するには、利用者がタイムスタンプを付与したい書類のハッシュ値を生成して送ります。その後、時刻認証局は時刻の情報をハッシュ値に結合して、タイムスタンプを利用者に送付します。

タイムスタンプの時刻以降に書類が改ざんされていないことを確認するためには、ハッシュ値の検証を行います。検証の際は、元の書類データのハッシュ値と、タイムスタンプに含まれたハッシュ値を比較し、一致を確認することで同じ内容であることを証明します。

時刻認証局はタイムスタンプの付与を希望する会社などとは関係がなく、中立的な立場の第三者(TTP・Trusted Third Party)であると言えます。

「ハッシュ値」とは?

タイムスタンプに用いられるハッシュ値とは、タイムスタンプを付与したい書類データから算出する関数です。

タイムスタンプは時刻認証局が発行するものですが、外部の機関である時刻認証局に書類を閲覧されるのは問題があります。そのため、書類データをハッシュ値に変換してタイムスタンプの付与を行います。

例として、書類データに「I like apples」と書かれていた場合のハッシュ値を見てみましょう。

元の文字列I like apples
MD5(16バイト)10fde6012f5f899be32761a875e9cacd
SHA-1(20バイト)9b1413df8b9aa8949ab8287f5d8937f66ea23557

書類データからハッシュ値を算出することができますが、反対にハッシュ値から書類データを再現することはほぼ不可能です。また、元の書類データが少しでも変更された場合には、ハッシュ値も大幅に異なるものに変更されるという特徴があります。このことから、書類の情報が外部に流出することなく、安心してタイムスタンプの仕組みを利用できます。

時刻認証局の認定を受けたタイムスタンプの種類

時間認証局とは、時刻認証の業務に関する認定や調査を請け負う「一般財団法人日本データ通信協会」に認められ、登録を行った機関です。認定を受けている時間認証局には、以下の5つの期間があります(2023年3月現在)。

・アマノタイムスタンプサービス3161
・セイコータイムスタンプサービス
・TKCタイムスタンプ
・サイバーリンクス タイムスタンプサービス
・MINDタイムスタンプサービス

電子契約システム・会計システムといったタイムスタンプの機能があるサービスは、これらの時刻認証局と契約を行うことでタイムスタンプの仕組みを利用しています。

参照:時刻認証業務実施に係る調査業務 | タイムビジネス認定センター
参照:認定事業者一覧| タイムビジネス認定センター

タイムスタンプの役割と必要性

タイムスタンプが求められている理由について、役割や必要性の観点から解説します。

電子データ保存時の「真実性の確保」の役割

会計に関する電子帳簿の保存用件をまとめた電子帳簿保存法では、保存を行う際に真実性の確保を行うことと定められています。真実性の確保とは、その帳簿が改ざんされていないことの確認を意味し、タイムスタンプを付与・検証することを通じて行われます。

参照:電子帳簿保存時の要件|国税庁

書類がいつ作成されたかを証明する役割

タイムスタンプは書類が作成された時刻を証明する役割があります。タイムスタンプと似たようなサービスとして電子署名やログ管理がありますが、タイムスタンプと同じ役割を果たすことはできません。

電子署名とは

手書きの署名や押印に代わって電子的な署名を行うものであり、誰が作成したデータであるのかという点について証明します。しかし、作成もしくは変更した時刻の証明や、改ざんされていないことの証明にはならず、タイムスタンプと同じ意味合いで使うことはできません。

ログ管理とは

コンピューターの利用やデータ通信に関しての履歴は「ログ」として記録・管理されます。ログ管理にはコンピューター内の時刻が使用されますが、その時刻が必ずしも正しいとは言えません。また、電子署名と同じく改ざんされていないことの証明も不可能であり、こちらもタイムスタンプの代わりにはなりません。

タイムスタンプの付与手順3ステップ

タイムスタンプが付与され、書類データの信頼性が確認されるまでの流れについて、3つのステップに分けて解説します。

利用者が時刻認証局にタイムスタンプを要求する

タイムスタンプを利用したい利用者が、書類データをハッシュ値にして時刻認証局に送り、タイムスタンプを要求します。なお、多くの場合電子契約ソフトなどのサービスを介して要求が行われるため、利用者が自らハッシュ値を生成したり、時刻認証局と直接やりとりしたりする必要はありません。

時刻認証局がタイムスタンプを発行する

利用者の要求を受け取った時刻認証局は、受け取ったハッシュ値と時刻情報を結合して、タイムスタンプを発行します。時刻情報が不正に変更されることのないよう対策を行った状態で、発行したタイムスタンプが利用者に返送されます。

また、タイムスタンプ自体の信頼性を保証するため、タイムスタンプに時刻認証局がデジタル署名を行うなどの方法が用いられます。

改ざんが行われていないことを検証する

タイムスタンプを通じてデータが改ざんされていないかどうか確かめるためには、元のデータのハッシュ値と、発行されたタイムスタンプのハッシュ値を比較することで行われます。元のデータが1文字でも変更されれば異なるハッシュ値となり、改ざんが発覚します。

タイムスタンプの主な利用方法・手段

タイムスタンプの利用について「時刻認証局と契約して利用する方法」「タイムスタンプに対応した会計システムを導入する方法」の2つを紹介します。

時刻認証局と契約して利用する

時刻認証局が提供しているサービスを通じてタイムスタンプを付与してもらう方法です。時刻認証局のアプリケーションや料金システムなどの中から、自社の利用目的に適した方法を選択し、契約を行います。

タイムスタンプに対応した会計システムを導入する

時刻認証局と直接契約を行わなくても、対応しているサービスを導入することでタイムスタンプを利用することも可能です。一般企業で使われることの多いサービスとして、会計システムや文章保存システム・電子契約システムなどが挙げられます。

サービスを導入する場合は、各サービスの機能や料金を比較し、自社に適したプランを選択します。このようなサービスは、前述した一般財団法人日本データ通信協会から認められた時刻認証局のタイムスタンプを利用するものであり、本来時刻認証局へ支払うはずの料金も、利用料に含まれていることが一般的です。

タイムスタンプを利用する流れ

仕事でタイムスタンプを利用する時の流れについて、 4つのステップに分けて解説します。

書類を作成する

まずはタイムスタンプを付与したい書類を作成します。パソコンなどの画面上で作成することはもちろん、手書きで作成しても問題ありません。また、すでに署名や押印がされた書類でも構いません。

書類をデータに変換する

作成した書類をPDFや画像データに変換します。手書きで作成した書類についても、スキャンやスマホなどによる撮影といった方法でデータに変換することが可能です。時刻認証局のアプリケーションや会計システムなど、使うツールによってはデータの形式が指定されていることがあるため、あらかじめルールを確認しておきましょう。

書類データをツールにアップロードする

会計システムなど、タイムスタンプに対応したツールに変換後の書類データをアップロードします。システム上で作成した書類などに関しては、アップロードの手順は必要ないことがあります。例えば電子契約システムでは、契約を締結する双方がシステム上で契約書の承認を行うことで、契約書が自動的に認識されます。

タイムスタンプが付与される

提携している時刻認証局のタイムスタンプが、アップロードした書類に対して付与されます。付与のための操作を改めて行わなくても、書類をアップロードした段階で自動的にタイムスタンプが付与されることが一般的です。

タイムスタンプを利用する際の注意点

2016年に行われた電子帳簿保存法の改正によって、解像度などの基準を満たした場合に、スマートフォンやデジタルカメラを利用した書類の電子化が認められました。

2022年の改正では、タイムスタンプを付与する期間の制限が緩和されました。また、データとして保存した書類は、紙の原本をすぐに廃棄することが認められています。

このように、書類をデータ化して保存することに関するさまざまな要件が緩和され、電子化に取り組みやすい流れが生まれていると言えます。

その反面、法改正をチェックしておかないと、正しい方法で書類を保管できなかったり、システムをうまく使えなかったりなどの支障が発生する可能性があります。タイムスタンプを利用する際は法改正の動向をチェックし、その時々に適した対応を行いましょう。

また、タイムスタンプのシステムの導入にあたっては、発生するコストについてよく検討する必要があります。導入費用が高くても、継続的にかかる利用料が割安であれば、結果的にコストを節約できることもあるでしょう。タイムスタンプを利用する期間や頻度などから検討し、自社に適したプランを選定することが大切です。

参照:電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件が改正されました
参照:電子帳簿保存法が改正されました

タイムスタンプ・電子署名に対応したシステムを導入するのがおすすめ

近年はオンライン上で業務を進めることの需要がますます高まり、タイムスタンプや電子署名・電子契約などの需要は高まると考えられます。社会の流れや法改正に適切に対応するためにも、これらの仕組みに対応したシステムを導入することをおすすめします。

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経理業務は、請求書や領収書といったさまざまな書類を発行・管理する必要があります。加えて、税金などに関する法律は改正が多く、改正の内容の把握や、改正に対応するための準備がなかなか追いつかないという方も多いのではないでしょうか。

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まとめ

タイムスタンプは、電子データの書類に時刻の情報を与えることでその書類の信頼性を保証するものであり、一般企業はもちろん、医療業界や地方公共団体などにも広く使用されています。

今後はオンライン上でスピーディーに契約が締結できる電子契約などの需要が高まることで、タイムスタンプを利用する機会も増えていくものと考えられます。タイムスタンプの仕組みについて理解し、関連するサービスを取り入れてみてはいかがでしょうか。

この記事の投稿者:

shimohigoshiyuta

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