会計の基礎知識

確定申告の郵送方法は?必要書類やメリット・デメリット、注意点をわかりやすく解説

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事業主にとって確定申告は必要な業務の1つです。確定申告書の郵送での提出も認められていますが、その方法が分からない方もいるのではないでしょうか。本記事では確定申告書を郵送で提出する方法を解説していきます。

確定申告の提出方法は3通りある

確定申告書の提出方法には、3通りあります。郵送による方法、e-Taxを利用したオンライン申告、そして税務署の窓口で直接提出する方法です。3つの方法にはそれぞれ特徴があり、状況に応じて最適な方法を選択することが重要です。

郵送のメリットデメリット

郵送による確定申告は、自宅や職場から手軽に提出できる方法として多くの人が利用しています。

メリットとしては、まず時間や場所の制約が少ないことが挙げられます。夜間や休日でも投函できるため、仕事や家事で忙しい人にとって便利です。また、直接税務署に行く必要がないため、確定申告シーズンの混雑を回避したり、遠方に住んでいて、移動が困難な人にとっても有効な手段です。

また、書類を自分のペースで丁寧に作成できるという利点もあります。急かされることなく、じっくり確認しながら申告書を作成できるので、ミスを減らせる可能性があります。

一方でデメリットとしては、e-Tax利用による65万円の青色申告特別控除が受けられない可能性があることです。青色申告事業者で65万円の控除を希望する場合、e-Taxによる申告か、優良な電子帳簿保存が要件となっており、郵送提出では、後者の条件を満たさない限り、控除を受けることが出来ません。

また、税務署窓口での提出と異なり、郵送では書類の不備をその場で指摘してもらえないため、確定申告が初めての場合や記入などで不安がある場合は税務署へ直接持参することを検討しましょう。

e-Taxのメリットデメリット

e-Taxは、インターネットを利用して電子的に確定申告を行うシステムで、最大のメリットは、自宅にいながら確定申告が完了することです。インターネット環境さえあれば、24時間365日いつでも申告できるため、時間や場所の制約を受けにくいのが特徴です。特に確定申告期間中は、混雑する税務署に行く必要がありません。

添付書類の省略も可能で、源泉徴収票、社会保険料控除証明書、医療費控除の領収書など、多くの書類の提出が省略できます。ただし、これらの書類は5年間保管し、税務署から求められた際には提出することが義務付けられています。

また、青色申告者は、2020年度以降、e-Taxで確定申告をすると青色申告特別控除額が65万円になり、書面申告の55万円と比べて10万円多く控除を受けられます。

さらに、還付のスピードが早いことも利点の一つです。e-Taxでの申告の場合、通常3週間程度で還付処理が完了しますが、書面提出では1ヶ月から1ヶ月半ほどかかります。

一方でデメリットとしては、パソコンなどを使用するため高齢者など、デジタル機器の操作に不慣れな人にとっては、使用のハードルが高いです。

また、初めて利用する際は、マイナンバーカードの取得やICカードリーダーの購入など、事前準備に時間がかかります。

窓口での手渡しのメリットデメリット

メリットとしては、まず確実に申告書を提出できることが挙げられます。その場で収受印を押してもらえるため、提出の証明を即座に得ることが出来ます。

また、初めての方や不安な方には心強い確定申告に関する相談コーナーが設置されているため、専門家である税務署職員に直接相談しながら申告できることも大きな利点です。不明点や疑問点をその場で解決でき、適切なアドバイスを受けられるため、正確な申告が可能になります。

e-Taxとは異なり、パソコンやインターネット環境がなくても申告できるため、高齢者などデジタル機器の操作に不安がある人にはおすすめの申告方法です。

一方、デメリットとしては、税務署の開庁時間内に訪問する必要があることが挙げられ、仕事や家事で日中忙しい人にとっては時間の調整が必要になります。また、確定申告期間中は混雑が予想されるため、長時間待つ可能性もあります。

また、遠方に住んでいる人や移動が困難な人にとっては、税務署まで出向くこと自体が負担になる場合があります。

確定申告書を郵送で提出する際に必要な書類

確定申告書の提出時に必要な書類はケースごとに異なります。ご自身の状況に合わせた書類の提出が必要です。

「事業所得や不動産所得、山林所得」がある場合

イ 青色申告者は青色申告決算書
ロ 白色申告者は収支内訳書
ハ 山林所得者は山林所得収支内訳書(計算明細書)

業務に係る雑所得があり、前々年の業務に係る雑所得の収入金額が1,000万円を超える場合(令和4年分以降の確定申告書を提出する場合に限ります。)

収支内訳書

総合課税の譲渡所得がある場合

譲渡所得の内訳書(確定申告書付表)【総合譲渡用】

分離課税の土地建物等の譲渡所得がある場合

イ 居住用財産を譲渡した場合の3,000万円控除の特例の適用を受ける場合
(イ) 譲渡所得の内訳書(確定申告書付表兼計算明細書)【土地・建物用】
(ロ) 譲渡契約締結日の前日において、住民票に記載されていた住所と譲渡した居住用財産の所在地とが異なる場合は、戸籍の附票の写しなど
ロ 居住用財産を譲渡した場合の軽減税率の特例の適用を受ける場合
(イ) 上記イの(イ)及び(ロ)の書類
(ロ) 譲渡した居住用財産の登記事項証明書
ハ 特定の居住用財産の買換えの特例の適用を受ける場合
(イ) 譲渡所得の内訳書(確定申告書付表兼計算明細書)【土地・建物用】
(ロ) 譲渡した居住用財産の登記事項証明書など
(ハ) 譲渡した居住用財産の売買契約書の写しなど
(ニ) 譲渡契約締結日の前日において、住民票に記載されていた住所と譲渡した居住用財産の所在地とが異なる場合や、譲渡日前10年内において住民票に記載されていた住所を異動したことがある場合は、戸籍の附票の写しなど
(ホ) 買い換えた居住用財産の登記事項証明書、売買契約書の写しなど
(ヘ) 買換資産が築25年を超える中古住宅の場合は、耐震基準適合証明書、建設住宅性能評価書の写し又は一定の既存住宅売買瑕疵担保責任保険契約が締結されていることを証する書類
(ト) 令和5年中に買換資産を取得する見込みである場合は、(ホ)及び(ヘ)に代えて「買換(代替)資産の明細書」(この場合、(ホ)及び(ヘ)は買換資産を取得した日から4か月以内に提出が必要です。)
ニ 収用などがあった資産について譲渡所得の課税の特例を受ける場合
(イ) 譲渡所得の内訳書(確定申告書付表兼計算明細書)【土地・建物用】(ロ) 公共事業施行者から交付を受けた収用等の証明書など
ホ 相続財産を譲渡した場合の取得費の特例の適用を受ける場合
(イ) 譲渡所得の内訳書(確定申告書付表兼計算明細書)【土地・建物用】(ロ) 相続財産の取得費に加算される相続税の計算明細書(平成27年1月1日以後相続開始用)など

本年に生じた特定居住用財産の譲渡損失について損益通算の特例を受ける場合
【措法41条の5の2】

イ 居住用財産の譲渡損失の金額の明細書≪確定申告書付表≫(居住用財産の買換え等の場合の譲渡損失の損益通算及び繰越控除用)【租税特別措置法第41条の5用】
ロ 居住用財産の譲渡損失の損益通算及び繰越控除の対象となる金額の計算書【租税特別措置法第41条の5用】
ハ 譲渡した居住用財産の登記事項証明書、売買契約書の写しなど
ニ 譲渡契約締結日の前日において、住民票に記載されていた住所と譲渡した居住用財産の所在地とが異なる場合は、戸籍の附票の写しなど
ホ 買い換えた居住用財産の登記事項証明書、売買契約書の写しなど
ヘ 買い換えた居住用財産に係る「住宅借入金等の年末残高証明書」

本年に生じた特定居住用財産の譲渡損失について損益通算の特例を受ける場合
【措法41条の5の2】

イ 特定居住用財産の譲渡損失の金額の明細書≪確定申告書付表≫(特定居住用財産の譲渡損失の損益通算及び繰越控除用)【租税特別措置法第41条の5の2用】
ロ 特定居住用財産の譲渡損失の損益通算及び繰越控除の対象となる金額の計算書【租税特別措置法第41条の5の2用】
ハ 上記(4)のハ及びニの書類
ニ 譲渡資産に係る「住宅借入金等の残高証明書」(譲渡契約締結日の前日のもの)

前年以前に生じた居住用財産の買換え等の場合の譲渡損失について本年分以降の年分に繰り越して繰越控除の特例の適用を受けようとする場合【措法41条の5】

買換資産に係る「住宅借入金等の年末残高証明書」

申告分離課税の株式等に係る譲渡所得等がある場合

株式等に係る譲渡所得等の金額の計算明細書

前年以前に生じた上場株式等に係る譲渡損失について本年分以降の年分に繰り越して繰越控除の特例の適用を受けようとする場合

イ 株式等に係る譲渡所得等の金額の計算明細書
ロ 所得税及び復興特別所得税の確定申告書付表(上場株式等に係る譲渡損失の損益通算及び繰越控除用)

本年に生じた上場株式等に係る譲渡損失について分離課税配当所得等との損益通算の特例を受ける場合及び損益通算後の譲渡損失について翌年分以降の年分に繰り越して繰越控除の特例の適用を受けようとする場合

イ 株式等に係る譲渡所得等の金額の計算明細書
ロ 所得税及び復興特別所得税の確定申告書付表(上場株式等に係る譲渡損失の損益通算及び繰越控除用)

先物取引に係る雑所得等がある場合

先物取引に係る雑所得等の金額の計算明細書

前年以前に生じた先物取引の差金等決済に係る損失について、本年分以降の年分に繰り越して繰越控除の特例の適用を受けようとする場合

先物取引に係る雑所得等の金額の計算明細書
所得税及び復興特別所得税の申告書付表

本年に生じた先物取引の差金等決済に係る損失について、翌年分以降に繰り越して繰越控除の適用を受けようとする場合

先物取引に係る雑所得等の金額の計算明細書
所得税及び復興特別所得税の申告書付表(先物取引に係る繰越損失用)

雑損控除を受ける場合

災害等に関連してやむを得ない支出をした金額についての領収書

医療費控除を受ける場合

イ 医療費控除の明細書
ロ 医療費通知(医療費のお知らせ)(原本)

セルフメディケーション税制による医療費控除の特例を受ける場合

セルフメディケーション税制の明細書

社会保険料控除を受ける場合

国民年金保険料及び国民年金基金の掛金について社会保険料控除を受ける場合には、「社会保険料(国民年金保険料)控除証明書」等

小規模企業共済等掛金控除を受ける場合

支払った掛金額の証明書

生命保険料控除や地震保険料控除を受ける場合

支払額などの証明書(ただし、旧生命保険料に係るもので1契約9,000円以下のものを除きます。)

寄附金控除を受ける場合

寄附した団体などから交付を受けた寄附金の受領証
イ 特定の公益法人や学校法人への寄附の場合その法人などが適格であることなどの証明書又は認定証の写し
ロ 一定の特定公益信託の信託財産とするための支出の場合その信託が適格であることなどの証明書又は認定証の写し
ハ 政治献金の場合
 選挙管理委員会等の確認印のある「寄附金(税額)控除のための書類」

非居住者である親族に係る障害者控除や配偶者控除、配偶者特別控除、扶養控除を受ける場合

親族関係書類及び送金関係書類(これらの書類が外国語で作成されている場合にはその翻訳文も必要です。)

(特定増改築等)住宅借入金等特別控除を受ける場合(この控除を受ける最初の年分)

イ 住宅借入金等特別控除を受けられる方へ
(イ)全ての方
(特定増改築等)住宅借入金等特別控除額の計算明細書
(ロ)連帯債務がある方
(付表)連帯債務がある場合の住宅借入金等の年末残高の計算明細書
ロ 住宅借入金等特別控除を受けられる方へ
(イ)全ての方
(特定増改築等)住宅借入金等特別控除額の計算明細書
(ロ)連帯債務がある方
(付表)連帯債務がある場合の住宅借入金等の年末残高の計算明細書

政党等寄附金特別控除を受ける場合

政党等寄附金特別控除額の計算明細書

認定NPO法人等寄附金特別控除を受ける場合

認定NPO法人等寄附金特別控除額の計算明細書

公益社団法人等寄附金特別控除を受ける場合

公益財団法人等寄付金特別控除の計算明細書

住宅耐震改修特別控除を受ける場合

<住宅耐震改修特別控除の場合>
・住宅耐震改修特別控除額・住宅特定改修特別税額控除額の計算明細書
・地方公共団体の長が発行する『住宅耐震改修証明書』【原本】または、建築士等が発行する『増改築等工事証明書』(住宅耐震改修であることを証明するもの)【原本】
・住宅の登記事項証明書【原本】
・確定申告書に記載したマイナンバー(個人番号)の本人確認書類(マイナンバーカード(個人番号カード)の写しなど)

住宅特定改修特別税額控除を受ける場合

・住宅耐震改修特別控除額・住宅特定改修特別税額控除額の計算明細書
・住宅の登記事項証明書【原本】
・建築士等が発行する『増改築等工事証明書』(省エネ改修工事等であることを証明するもの)【原本】
・確定申告書に記載したマイナンバー(個人番号)の本人確認書類(マイナンバーカード(個人番号カード)の写しなど

認定住宅等新築等特別税額控除を受ける場合

・認定住宅等新築等特別税額控除額の計算明細書
・住宅の登記事項証明書【原本】
・住宅の工事請負契約書又は売買契約書【写し】
・認定住宅等であることを証する次の書類
<認定長期優良住宅の場合(両方が必要(※1))>
・ 都道府県・市区町村等の長期優良住宅建築等計画等の認定通知書【写し】(※2)
・ 市区町村の住宅用家屋証明書【原本又は写し】又は建築士等の認定長期優良住宅建築証明書【原本】
<低炭素住宅の場合(両方が必要)>
・都道府県・市区町村等の低炭素建築物新築等計画の認定通知書【写し】(※2)
・ 市区町村の住宅用家屋証明書【原本又は写し】又は建築士等の認定低炭素住宅建築証明書【原本】
<低炭素住宅とみなされる特定建築物の場合>
・ 市区町村の住宅用家屋証明書(特定建築物用)【原本】
<ZEH 水準省エネ住宅の場合>
・建築士等の住宅省エネルギー性能証明書【原本】 又は登録住宅性能評価機関の建設住宅性能評価書【写し】
※1長期優良住宅建築等計画等の認定通知書の区分が既存である場合は、その認定通知 書の写しのみ必要となります。 ※2※2計画の変更の認定があった場合には変更認定通知書の写し、認定計画実施者の地位 の承継があった場合には認定通知書及び承認通知書の写しが必要となります。

外国税額控除を受ける場合

居住者用(外国税額控除に関する明細書

分配時調整外国税相当額控除を受ける場合

イ 分配時調整外国税相当額控除に関する明細書
ロ 各種支払通知書

確定申告書を提出する際は国税庁のページにおいて添付書類の詳細をきちんと確認するようにしましょう。

参照:【申告書の提出】|国税庁

また、確定申告書の提出に必要な書類について詳しく知りたい方には以下の記事もおすすめです。

関連リンク:確定申告に必要な書類とは?ケース別に準備する書類を分かりやすく解説!

郵送での確定申告の提出方法と注意点

ここでは、確定申告書を郵送で提出する方法について解説していきます。

郵送先の調べ方

確定申告書を同封した封筒に記入する宛先は開業届に記載されている納税地(住所地・居所地・事業所等の所在地)の所轄税務署になります。

国税庁の公式サイトには全国の税務署一覧が記載されています。お住まいの都道府県を選択することで、該当する税務署の管轄区域や住所などを調べられます。

参照:国税局・税務署を調べる|国税庁

封筒のサイズ規定

確定申告書を郵送する際に使う封筒のサイズに規定はありません。また、確定申告書や添付書類は折りたたんでも問題ない書類です。

ただし、小さい封筒にA4サイズの用紙をコンパクトに折りたたんで入れると、封筒がふくらみ、仕訳時や郵送中などに封筒が破損する恐れがあります。そうなると、税務署に必要書類が届かなかったり、期日に間に合わなかったりという事態にもなりかねないため注意しましょう。

確定申告に必要な書類を税務署に正確に届けるためには、角形2号と呼ばれるA4サイズの封筒がおすすめです。

宛名の正しい書き方

確定申告書を税務署に郵送する際は封筒に宛名を記入する必要があります。宛名の書き方に特別なルールはないため、必要事項がきちんと記入されていれば問題ありません。

送り先の一般的な書き方は、封筒の表に相手先(税務署)の郵便番号と住所を記入し、宛名は「〇〇税務署御中」とするのが一般的です。確定申告書は特定の担当者に対して送るわけではないため、「〇〇税務署御中」のみで問題ありません。また、税務署は多くの郵便物を扱っているため「所得税確定申告書在中」と朱書きしておくと親切です。

封筒の裏には自分の氏名と住所を記入するのを忘れないようにしましょう。

郵送方法の選び方

確定申告書は法律上「信書」に該当します。信書は郵便法第四条で「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と定義されています。

確定申告書を送る際は郵便物(第一種郵便物)もしくは、信書便物で送らなければなりません。宅配便での郵送は認められていないため注意してください。

参照:No.2036 確定申告書の税務署への送付|国税庁

返信用封筒は必要?

確定申告書の提出の際に返信用封筒の同封は必須ではありませんが、同封しておくことをおすすめします。なお、返信用封筒を同封する際は返信用封筒に切手を貼ることを忘れないようにしましょう。

複写によって作成した申告書の控え、もしくは複写式でない申告書の控えに返信用封筒を同封した場合、収受日付印を押印した申告書の控えが税務署から返送されます。

確定申告書の控えは個人事業主が事業資金の借り入れを行う際に必要となる他、コロナ禍における持続化給付金の申請においても提出が求められました。

参照:【確定申告書等作成コーナー】-印刷した申告書等の提出方法・提出期限

郵送期限に注意

確定申告書の郵送における提出日は、通信日付印に表示された日となります。つまり、消印の日付が提出日として扱われます。しかし、郵便事情により翌日扱いになる可能性もあるため、締切日ギリギリの投函は避けましょう。可能であれば、締切日の1週間前までに投函することをおすすめします。

また、郵送の証明が必要な場合や、確実に提出日を記録したい場合は、簡易書留や特定記録郵便などの追跡可能な方法を選択することもおすすめです。

もし、締切が迫っている場合は、郵送ではなく直接税務署の窓口に持参することも検討しましょう。窓口提出であれば、その場で受付印を押してもらえるため、確実に提出日を確認できます。

経理業務を楽にするならINVOY

確定申告に向けた経理業務に負担を感じている方は多いのではないでしょうか。

経理業務の負担を軽減したい方にはINVOYがおすすめです。INVOYは請求書の発行から受取、支払いまでの作業負担を軽減できるクラウド請求書プラットフォームです。

累計登録者数は10万人を超えており、利用者からは「見えない事務作業から解放された」と高く評価されています。

本サービスを活用することで、スマートフォンから請求書の帳票の作成や発行なども可能です。外出先でも経理業務を行えるため時間を有効活用できます。

まとめ

事業主は期日までに確定申告を税務署に行わなければなりません。期日を過ぎて申告した場合、無申告加算税や延滞税が加算されるため注意が必要です。

確定申告書は郵送での提出も認められており、提出日は税務署に到着した日ではなく、通信日付印に記載されている日になります。

郵送で提出する際には提出忘れや記入ミスなどを防ぐためにも、確定申告書の作成は余裕をもって行い、郵送方法、封筒記載の住所などをよく確かめてから送るようにしましょう。

参照:No.2024 確定申告を忘れたとき|国税庁

この記事の投稿者:

hasegawa

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