「社内のやり取りなのだから、送付状なんて堅苦しいものは不要では？」と考えたことはないでしょうか。特に、親しい同僚や同じ部署内での書類の受け渡しであれば、そう思うのも無理はありません。
しかし、ビジネスシーンにおいて社内向けの送付状は、単なる形式的なマナー以上の重要な役割を担っています。送付状の最も基本的な目的は、受け取った相手に「誰から、何が、どれだけ届いたのか」を明確に伝えることです。
日々多くの書類が飛び交うオフィスでは、送付状がなければ、受け手は「必要な書類がすべて揃っているか」「この書類は何の案件に関するものか」を即座に判断できません。この確認作業が、業務の遅延やコミュニケーションの齟齬を生む一因となり得ます。
特に、テレワークが普及し、本社と支社間でのやり取りが増えた現代において、その重要性はさらに高まっています。万が一、書類が誤って別の部署に届いてしまった場合でも、送付状に記載された宛先や差出人の情報が、正しい担当者へ届けるための道しるべとなります。
このように、社内送付状は「丁寧さ」を示すためだけの儀礼的なものではなく、業務上のミスを減らし、円滑な情報伝達を保証するための機能的なツールなのです。それは、業務効率化とリスク管理の観点から見ても、非常に合理的なビジネス習慣と言えるでしょう。
送付状を一枚添えるという小さな一手間が、結果的に双方の無駄な確認作業をなくし、スムーズな業務遂行と信頼関係の構築に繋がります。
社内送付状と社外向け送付状の決定的な違い
社内送付状の作成で多くの人がつまずくのは、社外向けの厳格なルールをそのまま適用しようとすることです。両者の目的は根本的に異なり、その違いを理解することが、適切な社内送付状を作成する第一歩です。
社外向けが「会社の代表」として礼を尽くすことを最優先するのに対し、社内向けは「正確性と迅速さ」が何よりも重視されます。
挨拶文（時候の挨拶・頭語結語）の省略
社外向けの文書では必須とされる「拝啓」で始まり「敬具」で終わる頭語・結語や、「〇〇の候」といった時候の挨拶は、社内文書では原則として不要です。これらを省略することで、受け手はすぐに本題に入ることができ、文書の目的である迅速な情報伝達が達成されます。
ただし、挨拶が全くないと冷たい印象を与えかねないため、「お疲れ様です。」や「お世話になっております。」といった簡潔な挨拶を冒頭に添えるのが一般的です。どちらを使うかは、相手との関係性や社内の慣習によって判断します。
敬称と表現の簡略化
敬称の使い方も、社内向けでは柔軟に運用されます。
社外向けでは「株式会社〇〇 御中」や「〇〇部 〇〇様」のように敬称を厳格に使い分ける必要がありますが、社内では「〇〇部長」のように役職名だけで済ませることも可能です。もちろん「〇〇様」を使うことも一般的で、丁寧な表現として全く問題ありません。
また、過度に丁寧な謙譲語や尊敬語も、簡潔さを損なうため避ける傾向にあります。例えば、「下記書類を送付させていただきますので、ご査収のほど、宜しくお願い致します」という社外向けの表現は、社内向けでは「下記書類を送付しますので、ご査収ください」といったシンプルで分かりやすい表現で十分です。
記載項目のミニマム化
社内送付状では、情報の冗長性を排除し、必要最低限の項目に絞り込みます。社外向けで必須の会社名や会社の住所、電話番号などは通常記載しません。
必要なのは、「どの部署の、誰から」「どの部署の、誰へ」「いつ」「何の書類が」という核心情報だけです。これにより、視覚的にもすっきりとし、受け手が必要な情報を瞬時に把握できるようになります。
ただし、別の支社や事業所へ送付する場合は、拠点名（支店名など）を明記すると親切です。
| 項目 | 社内向け | 社外向け |
| 目的 | 正確・迅速な情報伝達、内容物の確認 | 会社の代表としての丁寧な挨拶、儀礼 |
| 挨拶文 | 「お疲れ様です」等で可。頭語・結語、時候の挨拶は原則不要 | 「拝啓」「敬具」等の頭語・結語、時候の挨拶が必須 |
| 敬称 | 役職名のみ、または「様」が一般的。簡略化される傾向 | 「御中」「様」を厳格に使い分ける必要あり |
| 記載項目 | 必要最低限の情報（宛先部署・氏名、差出人部署・氏名、用件、内容物） | 会社住所、正式名称など詳細な情報が必要 |
| トーン | 簡潔、事務的、効率性重視 | 丁寧、儀礼的、形式重視 |
社内送付状の書き方マスターガイド
ここでは、社内送付状を実際に作成するための具体的な手順と構成要素を解説します。日本のビジネス文書が持つ標準化されたフォーマットは、誰が見ても瞬時に情報を読み取れるように設計された、効率化のための知恵です。この「型」をマスターすることで、あなたも迷わず、分かりやすい送付状を作成できるようになります。
基本構成要素：これだけは押さえるべき8つの必須項目
社内送付状は、以下の8つの要素で構成するのが基本です。この配置と順序を守ることで、誰にとっても見やすく、理解しやすい文書になります。
- 日付
文書を作成した日ではなく、発送する日を右上に記載します。西暦・和暦どちらでも構いませんが、社内で形式が統一されている場合はそれに従いましょう。 - 宛名
日付より一段下の左側に、相手の部署名、役職、氏名を記載します。氏名の後には「様」を付けるのが一般的です。 - 差出人
宛名の下に、自分の所属部署、氏名、そして問い合わせがあった場合に備えて内線番号などの連絡先を記載します。 - 件名
文書の中央に、「〇〇の書類送付の件」のように、内容が一目でわかる簡潔なタイトルを記載します。他の文字より少し大きくすると、より分かりやすくなります。 - 本文
「お疲れ様です。」などの簡単な挨拶に続き、用件を簡潔に伝えます。例えば、「下記の通り書類をお送りしますので、ご査収ください。」といった定型文を用います。
ここで使われる「ご査収」とは、「内容をよく確認の上、お受け取りください」という意味の丁寧なビジネス用語です。 - 記
本文の下、中央に「記」と一文字記載します。これは、これから送付物の内容を箇条書きで示す、という合図になります。 - 内容物
「記」の下に、送付する書類の名称と部数を箇条書きで具体的に記載します。これにより、受け手は内容物の過不足を簡単に確認できます。 - 以上
内容物の箇条書きが終わったら、その下の右端に「以上」と記載します。これは「本文書はここで終わりです」という意味を示し、書類の改ざんや追記を防ぐ役割も果たします。
宛名の書き方：部署宛、個人宛、複数名宛（各位）の正しい使い分け
宛名の敬称は、相手への敬意を示す重要な要素です。社内文書でも適切な使い分けを心がけましょう。
個人に送る場合は、「〇〇部 〇〇様」のように氏名に「様」をつけるか、「〇〇部長」のように役職名で宛てるのが基本です。部署全体など、特定の組織に送る場合は「〇〇部御中」とするのが正式なマナーですが、社内では「〇〇部各位」も広く使われています。
「御中」は組織そのものへ、「各位」はその組織に所属する皆様へ、という意味合いで使われます。複数の部署や不特定多数の社員に一斉に送る場合は、「各位」が大変便利です。「関係者各位」「営業部各位」のように使います。
注意点として、「各位」自体が敬称（皆様、の意）であるため、「各位様」や「各位殿」とすると二重敬語になり、誤りです。もし、部長や課長など、特定の役職者を含めた複数名に送る場合は、「各位」だけでは少し素っ気ないと感じるかもしれません。
その際は、「〇〇部長、〇〇課長、各位」のように、上位の役職者を個別に記してから「各位」と続けると、より丁寧な印象になります。
本文の書き方：簡潔さが鍵となる定型文と依頼事項
社内送付状の本文は、とにかく簡潔かつ明確であることが求められます。
まず、「お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。」と挨拶と名乗りを入れます。次に、「〇〇の件で、下記の書類をお送りいたします。」のように、送付の目的をストレートに伝えます。相手に何らかの行動を求める場合は、その内容を具体的に記載することが重要です。
例えば、捺印を依頼する場合は、「同封の契約書をご確認の上、ご捺印いただき、〇月〇日（金）までに当方へご返送くださいますようお願い申し上げます。」のように、「何をしてほしいのか」と「いつまでにしてほしいのか」を明確に記述します。これにより、相手は何をすべきか迷うことなく、スムーズに行動に移すことができます。
【シーン別】すぐに使える社内送付状の例文集
ここでは、日常業務で頻繁に発生する3つのシーンを想定した、コピーしてすぐに使える例文を紹介します。自社の状況に合わせて適宜修正してご活用ください。
例文1：単なる資料共有（会議議事録の送付）
令和〇年〇月〇日
営業企画部
〇〇 〇〇 様
経理部
鈴木 一郎
内線：1234
会議議事録送付の件
お疲れ様です。経理部の鈴木です。
先日開催されました「下期予算策定会議」の議事録を送付いたします。ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。
記
- 下期予算策定会議 議事録 1部
以上
例文2：捺印依頼（契約書の送付）
令和〇年〇月〇日
法務部
〇〇部長
総務部
佐藤 花子
内線：5678
契約書ご捺印のお願い
お疲れ様です。総務部の佐藤です。
先日ご承認いただきました、株式会社〇〇との業務委託契約書を送付いたします。内容をご確認の上、ご捺印いただき、大変恐縮ですが〇月〇日（水）までに総務部へご返送くださいますようお願い申し上げます。
記
- 業務委託契約書（株式会社〇〇） 2部
- 返信用封筒 1枚
以上
例文3：他拠点への備品送付（PCの送付）
令和〇年〇月〇日
大阪支社 営業部
皆様
本社 情報システム部
高橋 健太
内線：9012
業務用ノートPC送付のお知らせ
お疲れ様です。本社情報システム部の高橋です。申請いただいておりました、新人研修用のノートPCを送付いたしました。到着後、内容物をご確認の上、受領書にサインしご返送ください。
記
- ノートPC（型番：XXXX-01） 5台
- ACアダプタおよび電源ケーブル 5セット
- セットアップマニュアル 5部
- 受領書（要返送） 1枚
以上
社内送付状の「迷いやすい」マナーと注意点
基本の書き方をマスターしても、いざ作成するとなると「この場合、どうするのが正解？」と迷う細かな点が出てきます。ここでは、多くの人が疑問に思うマナーや注意点について、明確な答えを示します。
押印は必要？不要？社内文書における印鑑のルール
結論から言うと、送付状そのものへの押印は、原則として不要です。送付状はあくまで内容物を案内するための付属的な書類であり、契約書のように法的な効力や正式な承認を示すものではないためです。
差出人の氏名の横に印鑑が押されていると、かえって「送付状の役割を理解していないのでは？」と思われてしまう可能性もあります。ただし、これは一般的なルールであり、企業文化や部署内の慣習によっては、確認印として担当者印や部署の角印を押すルールが存在する場合もあります。
重要なのは、同封されている書類（契約書や申請書など）への押印ルールと、送付状への押印ルールを混同しないことです。基本的には不要と覚えておき、もし自社に特定のルールがあればそれに従いましょう。
手書きはOK？パソコン作成との使い分けとマナー
現代のビジネスシーンでは、効率性と見やすさの観点から、パソコンで作成するのが一般的です。テンプレートを使えば誰でも簡単かつ綺麗に作成できます。
一方で、手書きがマナー違反というわけではありません。特に、日頃から親しくしている同僚へ何かを送る際に一筆箋のような形で手書きの送付状を添えると、温かみが伝わり、良好な人間関係の構築に繋がることもあります。
もし手書きで作成する場合は、いくつかの特有のマナーがあります。
- ビジネス文書としての丁寧さを示すため、「縦書き」で書くのが基本です。
- 数字は算用数字（1, 2, 3）ではなく漢数字（一, 二, 三）を用いるのが伝統的な作法です。
- 筆記具は、にじみにくい黒のボールペンを使用します。
- 万が一書き間違えた場合は、修正液や修正テープは使わず、新しい用紙に一から書き直すのが鉄則です。
送付状が不要になるケースとは？
送付状は常に必要というわけではありません。状況に応じて省略することで、より効率的なコミュニケーションが可能になります。最も分かりやすいのは、書類を対面で手渡しする場合です。その場で口頭で「〇〇の書類です」と内容を説明できるため、送付状は不要です。
また、メールで書類を電子ファイルとして添付する場合も、送付状は必要ありません。この場合、メールの本文が送付状の役割を果たします。件名で用件を伝え、本文で挨拶と添付ファイルの内容を説明すれば十分です。
さらに、社内で電子帳票サービスやワークフローシステムが導入されている場合も、送付状は不要になります。これらのシステムは、誰がいつ、何を承認・送付したかの記録が自動的に残るため、送付状の機能を代替していると言えます。
付箋やメモでの代用は失礼にあたるか
社外の取引先に対して、送付状の代わりに付箋やメモで用件を伝えるのは、ビジネスマナーとして不適切とされることがほとんどです。では、社内ではどうでしょうか。これは相手との関係性や書類の重要度によります。
気心の知れた同僚への、重要度の低い回覧物などであれば、付箋に「〇〇さん、ご確認ください」と書いて貼ることも許容されるかもしれません。しかし、付箋は剥がれやすく紛失のリスクがある上、正式な記録として残りません。
依頼事項や重要書類を送る際には、たとえ社内であっても、簡潔なものでよいので正式な送付状を添付するのが最も安全で確実な方法です。状況判断に迷った場合は、送付状を作成しておく方が無難でしょう。
まとめ
社内送付状は、社外向けのものに比べて形式が簡略化されていますが、その本質的な役割は変わりません。それは、「誰から、誰に、何が届いたのか」を明確にし、正確かつ迅速な情報伝達を実現することです。
この一枚の書類を添えるという行為は、単なるビジネスマナーに留まらず、相手への配慮を示すとともに、業務の効率化とミスの防止に直結する、きわめて合理的なコミュニケーション手法です。
本記事で紹介した書き方の基本とシーン別の例文、そして細かなマナーを参考に、ぜひ今日から分かりやすく丁寧な社内送付状の作成を実践してみてください。その小さな習慣が、あなたの業務を円滑にし、社内での信頼を高める一助となるはずです。
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