ガソリン代の勘定科目とは？インボイス対応についても解説

企業活動において、社用車や営業車の利用は多くの場面で不可欠です。それに伴い、ガソリン代は継続的に発生する経費の代表格と言えるでしょう。しかし、その経理処理は単純なようでいて、実は多くの注意点を含んでいます。

ガソリン代には消費税が含まれていることは広く知られていますが、その消費税を正しく会計処理し、適切に税務申告を行うためには、勘定科目の適切な選択、2023年10月から始まったインボイス制度への対応、そして正確な仕訳方法など、経理・税務担当者が押さえるべき専門的な知識が求められます。

「どの勘定科目で処理するのが最も適切なのか」「インボイス制度によって、領収書の扱いはどう変わったのか」「軽油代の処理はガソリン代と同じでよいのか」といった疑問を抱えている担当者の方も少なくないでしょう。ガソリン代の管理方法一つで、企業の経理処理の正確性や税務申告の内容に差が生まれることもあります。

この記事では、企業の経理・税務担当者に向けて、ガソリン代とそれに含まれる消費税の基本的な知識から、実務における具体的な経理処理のポイントまでを網羅的に、そして分かりやすく解説します。

ガソリン代の経理処理で用いる勘定科目

ガソリン代をどの勘定科目で処理すべきかについては、法律で明確な決まりがあるわけではありません。そのため、企業は自社の業態や経費管理の方針に応じて、最も合理的で管理しやすい科目を選択することができます。

ただし、一度採用した勘定科目は、特別な理由がない限り継続して使用することが会計の基本原則（継続性の原則）として求められます。下記にガソリン代の計上に一般的に利用される主な勘定科目と、それぞれの科目が持つ特徴や考え方について解説します。

車両費

車両費は、社用車をはじめとする業務用の車両にかかる、維持管理費用全般を処理するための勘定科目です。ガソリン代はもちろんのこと、車検費用、点検・修理代、自動車税、自動車保険料、駐車場代など、車両に関連するあらゆる費用をこの一つの科目にまとめて計上できます。

社用車の維持管理に関わるコストを統合的に把握したい場合に非常に有効な勘定科目です。車両一台あたり、あるいは部署全体の車両関連コストがどれくらいかかっているかを可視化しやすくなるため、経営分析や予算管理の観点からもメリットがあります。

旅費交通費

旅費交通費は、役員や従業員が業務上の目的で移動する際に発生する交通費全般を処理する勘定科目です。電車代やバス代、航空券代、出張時の宿泊費などが典型ですが、ガソリン代もこの科目に含めて処理することが可能です。

特に、従業員が自己の車両（マイカー）を業務で使用し、走行距離に応じて会社がガソリン代を支給するようなケースでよく利用されます。また、社用車の利用が少なく、ガソリン代の発生頻度が低い企業では、他の交通費とまとめて旅費交通費として処理する方が、勘定科目をシンプルに保てるというメリットがあります。

燃料費

燃料費は、その名の通り、ガソリンや軽油、灯油といった燃料の購入費用を専門に管理するための勘定科目です。特に、運送業や建設業、製造業など、事業活動における燃料コストの割合が大きく、その動向を詳細に把握することが経営上の重要課題となる業種で採用されることが多いです。

ガソリン代を他の車両関連費用や交通費から独立させて「燃料費」として管理することで、原油価格の変動が自社の損益に与える影響を正確に分析しやすくなります。コスト管理をより厳密に行いたい企業にとっては最適な選択肢と言えるでしょう。

消耗品費

消耗品費は、取得価額が10万円未満、または使用可能期間が1年未満の物品を購入した際に用いる勘定科目です。ガソリンは「使えばなくなる」という消耗的な性質を持つため、消耗品費として処理することも会計上、問題ありません。

社用車の利用が臨時的・一時的なものであったり、ガソリン代の発生金額が僅少であったりする場合に、管理の手間を省く目的で選択されることがあります。他の主要な経費と比べて重要性が低い場合に、便宜的に処理する方法の一つです。

売上原価

売上原価は、商品の仕入れや製品の製造に直接要した費用のことです。通常、ガソリン代は販売費及び一般管理費（販管費）に分類されますが、特定の業種においては売上原価として計上する方が事業の実態をより正確に反映する場合があります。

例えば、運送業において、荷物を顧客に届けるためのトラックの燃料費は、サービス提供に直接不可欠なコストです。この場合、ガソリン代は売上に対応する原価そのものであると捉え、売上原価に含めて計上することが適切です。自社の事業内容を鑑み、ガソリン代が売上を上げるために直接必要なコストと言えるかどうかで判断します。

雑費

雑費は、他のどの勘定科目にも当てはまらない、少額で発生頻度の低い経費を処理するための科目です。ガソリン代の発生が非常に稀で、金額的にも重要性が低い場合に、雑費として処理することも可能です。

ただし、雑費は具体的な内容が分かりにくくなるというデメリットがあります。雑費の金額が大きくなると、税務調査などでその内容について詳細な説明を求められる可能性が高まります。したがって、ガソリン代がある程度の金額になる場合は、他の適切な勘定科目に振り分けることが望ましいでしょう。

個人事業主における注意点

個人事業主の場合も、事業を遂行する上で必要なガソリン代であれば、もちろん経費として計上することが可能です。しかし、法人と大きく異なるのは、事業用と私用（プライベート）の区別を明確にする必要がある点です。

事業とプライベートの両方で同じ車を使用している場合、ガソリン代の全額を経費にすることはできません。走行距離や使用日数など、客観的で合理的な基準に基づいて、事業で使用した分だけを「家事按分」して経費計上する必要があります。

例えば、月間の総走行距離が1,000kmで、そのうち事業での走行が600kmだった場合、ガソリン代の60%を経費として計上します。この按分計算の根拠となる運転日報などの記録を保管しておくことが重要です。

ガソリン代と消費税の基本的な関係

事業者がガソリンを購入する際、支払い代金には消費税（現行税率10%）が含まれています。経理担当者として、消費税を会計上および税務上どのように取り扱うかを正確に理解しておくことは極めて重要です。

ガソリン代は消費税の課税仕入れ

まず基本として、ガソリン代は消費税の「課税仕入れ」に該当します。消費税の課税事業者である企業は、売上にかかった消費税（仮受消費税）から、仕入れや経費にかかった消費税（仮払消費税）を差し引いて、その差額を国に納付します。この差し引く行為を「仕入税額控除」と呼びます。

ガソリン代の支払いに含まれる消費税分は、原則としてこの仕入税額控除の対象となります。例えば、1回の給油で税込み11,000円を支払った場合、その内訳が本体価格10,000円と消費税1,000円であれば、1,000円分が仕入税額控除の対象額です。

ただし、控除を受けるためには、後述するインボイス制度の要件を満たした領収書などの証憑書類を適切に保存していることが前提となります。

ガソリンと軽油で異なる消費税の扱い

ガソリン代と軽油代では、含まれる税金の種類が異なり、それに伴って消費税の取り扱いにも違いが生じるため、特に注意が必要です。

ガソリンの価格には、ガソリン税（揮発油税および地方揮発油税）と石油石炭税という税金が含まれています。これらの税金も含めたガソリンの小売価格全体に対して、10%の消費税が課されます。税金にさらに税金がかかる、いわゆる「二重課税」の状態となっていますが、現行の税法上はこのように取り扱われます。

一方で、ディーゼル車の燃料である軽油の価格には「軽油引取税」という税金が含まれています。軽油引取税は、消費税の課税対象外（不課税）と定められています。軽油代を経理処理する際には、軽油の本体価格と消費税、そして非課税である軽油引取税をそれぞれ分けて認識する必要があります。

具体的には、軽油代のうち軽油引取税に相当する金額には消費税がかからないため、その部分については仕入税額控除の対象に含めてはいけません。もし誤って軽油引取税を含めた支払総額を基に仕入税額控除を計算してしまうと、消費税を過少に申告することになり、後の税務調査で指摘を受け、追徴課税や延滞税が発生するリスクがあります。

幸い、多くのガソリンスタンドが発行するレシートや請求書には、ガソリンや軽油の本体価格、消費税額が明記されています。

軽油の場合は、軽油引取税額も別途記載されているのが一般的です。軽油を購入した際は、領収書に軽油引取税額が明記されているかを必ず確認し、その金額を消費税の課税仕入れとは別の「不課税仕入れ」として正確に処理することが求められます。

インボイス制度導入によるガソリン代経理の変更点

2023年10月1日に施行されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）は、ガソリン代の経理処理にも大きな影響を与えています。この制度の下では、仕入税額控除を適用するためには、原則として「適格請求書（インボイス）」の保存が必須となりました。

なぜガソリン代の経費精算にインボイスが必要なのか

インボイス制度の導入により、仕入税額控除の要件がより厳格化されました。ガソリン代の支払いに含まれる消費税額の控除を受けるためには、取引相手であるガソリンスタンドが「適格請求書発行事業者」として登録されており、事業者が発行したインボイスを入手・保存しなければなりません。

もし、利用したガソリンスタンドが免税事業者であったり、インボイスの要件を満たさない領収書しか受け取れなかったりした場合は、原則としてその取引にかかる消費税額を仕入税額控除することができなくなります。これは、企業にとって実質的なコスト増につながるため、インボイスの確実な入手が非常に重要です。

ガソリンスタンドで受け取るインボイスの確認項目

一般的に、ガソリンスタンドで発行されるレシートや領収書の多くは、インボイス制度の要件を満たした「適格簡易請求書」の形式になっています。適格簡易請求書は、不特定多数の者に販売を行う小売業などで認められている簡略化されたインボイスです。経費精算の際には、受け取ったレシートが以下の項目を満たしているかを確認しましょう。

• 発行者の氏名または名称および登録番号（ガソリンスタンドのインボイス登録番号）
• 取引年月日
• 取引内容（「ガソリン代」など）
• 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜きまたは税込み）
• 税率ごとに区分した消費税額等または適用税率

特に重要なのが「登録番号（T+13桁の数字）」の記載です。この番号があることで、相手が適格請求書発行事業者であることが証明されます。社用で給油する際には、必ずこれらの情報が記載された領収書またはレシートを受け取り、内容を確認する習慣をつけましょう。

会社のクレジットカードや法人向けのガソリンカードで支払った場合でも、カードの利用明細書だけでは仕入税額控除の要件を満たしません。各給油時のインボイス（レシート）が必要となる点に注意が必要です。

インボイスが発行されない・紛失した場合の対処法

万一、インボイスの要件を満たす領収書を入手できなかったり、紛失してしまったりした場合は、そのガソリン代に含まれる消費税額は仕入税額控除の対象外となります。

この場合、経理処理上は、控除できない消費税額相当分をガソリン代の本体価格に含めて費用計上する方法（例：燃料費として全額を処理）が一般的です。あるいは、控除対象外の消費税額を「租税公課」などの科目で別途処理する方法も考えられます。

いずれにせよ、事業者としては、可能な限りインボイス対応の領収書を確実に入手・保存し、正当に仕入税額控除を受けることが税務上の基本となります。従業員が領収書を紛失した場合の社内ルール（出金伝票での対応や始末書の提出など）をあらかじめ定めておくことも有効な対策です。

ケース別で見るガソリン代の仕訳方法

ここでは、ガソリン代を実際に経理帳簿に記録する際の具体的な仕訳方法を、いくつかのケースに分けて解説します。仕訳の基本は、ガソリン代の本体価格を費用として計上し、消費税分を「仮払消費税等」として計上するというものです。

仕訳の基本（税抜経理と税込経理）

経理処理には「税抜経理方式」と「税込経理方式」の二つがあります。

• 税抜経理方式
  本体価格と消費税額を分けて経理する方法。インボイス制度下では、控除する消費税額を正確に把握できるため、こちらの方式が推奨されます。
• 税込経理方式
  消費税額を含んだ総額で経理する方法。処理は簡便ですが、期末にまとめて消費税の計算を行う必要があります。

以下の仕訳例は、原則として税抜経理方式に基づいています。

ガソリン代の仕訳例

現金で支払った場合

レギュラーガソリンを給油し、税込み11,000円（うち消費税1,000円）を現金で支払った。勘定科目は「燃料費」を使用する。

借方	貸方
燃料費 10,000円	現金 11,000円
仮払消費税等 1,000円

本体価格10,000円を費用（燃料費）として計上し、消費税1,000円を「仮払消費税等」として資産計上します。これにより、納付すべき消費税額の計算根拠が明確になります。

従業員が立て替えた場合

従業員がガソリン代11,000円を立て替え、後日経費精算を行う。

立替発生時（従業員からの経費精算申請時）

借方	貸方
燃料費 10,000円	未払金 11,000円
仮払消費税等 1,000円

精算時（従業員へ現金を支払った時）

借方	貸方
未払金 11,000円	現金 11,000円

まず従業員に対する債務として「未払金」を計上し、後日その債務を現金で返済するという二段階の仕訳になります。

軽油代の仕訳例

軽油を給油し、税込み14,000円を現金で支払った。インボイスによると、内訳は本体価格10,000円、消費税1,000円、軽油引取税3,000円であった。

軽油引取税を「燃料費（不課税）」として処理する場合

借方	貸方
燃料費（課税仕入） 10,000円	現金 14,000円
燃料費（不課税仕入） 3,000円
仮払消費税等 1,000円

この仕訳では、軽油引取税分を同じ「燃料費」科目で処理しつつ、会計ソフト上で消費税区分を「不課税」に設定します。これにより、軽油引取税が仕入税額控除の対象外であることを帳簿上明確に示します。

軽油引取税を「租税公課」として処理する場合

借方	貸方
燃料費 10,000円	現金 14,000円
租税公課 3,000円
仮払消費税等 1,000円

軽油引取税を税金として捉え、「租税公課」という別の費用科目で処理する方法です。こちらも会計上認められており、どちらの方法を選択するかは企業の会計方針によります。重要なのは、軽油引取税分を消費税の課税対象から明確に除外して処理することです。

まとめ

本記事では、ビジネスにおけるガソリン代の経理処理と、それに伴う消費税の取り扱いについて、勘定科目の選び方からインボイス制度への対応、具体的な仕訳方法までを包括的に解説しました。最後に、実務で押さえておくべき重要なポイントを再確認します。

• 勘定科目の選択
  ガソリン代は「車両費」「旅費交通費」「燃料費」など、自社の管理体制に合った科目を選択し、継続して使用します。個人事業主は、私的利用分を明確に区分し、家事按分を適切に行う必要があります。
• 消費税の正しい理解
  ガソリン代は消費税の課税仕入れであり、仕入税額控除の対象です。一方、軽油代に含まれる軽油引取税は不課税のため、消費税の計算から除外して処理する必要があります。
• インボイス制度への確実な対応
  仕入税額控除を受けるためには、登録番号などが記載されたインボイス（適格請求書または適格簡易請求書）の保存が必須です。給油時には必ず要件を満たしたレシートを受け取り、適切に保管しましょう。
• 正確な仕訳処理
  税抜経理を基本とし、ガソリン代の本体価格と消費税額を分けて仕訳します。特に軽油を使用する場合は、不課税である軽油引取税部分を漏れなく分離することが重要です。

日々の業務で頻繁に発生するガソリン代だからこそ、その一つひとつの処理を正確に行うことが、経費管理の適正化と信頼性の高い税務申告につながります。ガソリン代と消費税、そしてインボイス制度の仕組みを正しく理解し、経理担当者として自社の健全な財務基盤の構築に貢献していきましょう。