マイナス伝票とは？赤伝の書き方からインボイス制度、仕訳例まで解説

取引における返品や請求内容の誤りは、ビジネスにおいて避けられない事態の一つです。このような場合に発行されるマイナス伝票（赤伝）の処理は、経理業務の正確性と透明性を担保する上で極めて重要です。

適切な処理を怠ると、取引先との信頼関係に影響を及ぼすだけでなく、法的な問題に発展するリスクも潜んでいます。

この記事を最後までお読みいただくことで、マイナス伝票の正しい意味と処理方法を深く理解し、2023年10月から開始されたインボイス制度に対応した書類を作成できるようになります。

経理担当者や個人事業主の方が直面しがちな、返品、値引き、請求ミスといった具体的な場面を想定し、その対応策を網羅的に解説します。

本記事では、マイナス伝票の基本的な概念から、インボイス制度下で必須となる「適格返還請求書」の知識、さらには具体的な仕訳例に至るまで、専門的な内容を一つひとつ丁寧に解き明かしていきます。

この記事が、あなたの経理業務の品質を飛躍的に高めるための、信頼できる羅針盤となることをお約束します。

マイナス伝票とは？「赤伝」「黒伝」の基本を理解する

会計の世界では、一度計上した取引記録を安易に削除することは原則として認められていません。すべての取引履歴を正確に、そして追跡可能な形で残す必要があるためです。この会計原則を遵守するために重要な役割を果たすのが「マイナス伝票」です。

マイナス伝票（赤伝）の核心的な役割

マイナス伝票とは、すでに計上された取引を取り消したり、金額を修正したりするために発行される伝票を指します。経理の実務では一般的に「赤伝（あかでん）」と呼ばれています。この名称は、かつて手書きで帳簿を作成していた時代に、修正やマイナスの金額を赤色のインクで記入していたという慣習に由来するものです。

会計処理における重要な原則の一つに「記録の不変性」があります。一度記録した伝票を単純に削除したり、上書き修正したりすると、どのような誤りがあり、それをどのように訂正したのかというプロセスが不明瞭になってしまいます。このような状態は、内部統制や外部監査、さらには税務調査の観点からも重大な問題と見なされます。

そこで、誤った取引内容が記載された伝票（黒伝）を直接消去するのではなく、その取引を打ち消すためのマイナス伝票（赤伝）を新たに発行する、という手法が採用されます。

この方法により、「元の取引」と「それを取り消した取引」の両方が記録として明確に残り、誰がいつ見ても修正の経緯を追跡できる、透明性の高い監査証跡が確保されるのです。つまり、赤伝の核心的な役割は、単なる修正作業にとどまらず、会計記録全体の信頼性と正当性を担保することにあります。

「赤伝」と「返品伝票」の明確な違い

「赤伝」と「返品伝票」は、実務において混同されがちですが、その目的と役割は明確に異なります。この違いを理解することは、正確な業務フローを構築する上で不可欠です。

返品伝票は、顧客から商品が物理的に返品された際に、その事実関係を記録するための業務上の書類です。具体的には、どの商品が、いくつ、どのような理由で返品されたかといった、物流や在庫管理に関わる情報が記載されます。これはあくまで社内の業務プロセスを管理するためのものであり、直接的に会計帳簿へ影響を与えるものではありません。

一方、赤伝（マイナス伝票）は、返品伝票に記載された内容などに基づき、会計上の売上や債権を取り消すために作成される会計伝票です。返品の事実を受けて、帳簿上の売上高や売掛金を減額する処理を行うために発行されます。

つまり、返品伝票は「取引の事実」を記録する一次的な書類であり、その情報をもとに会計処理を行うための正式な伝票が赤伝である、という関係性になります。また、赤伝が使用されるのは返品の場面に限りません。

価格の誤りを訂正する場合や、販売後の値引き、リベートの支払いなど、物理的な商品の移動を伴わない取引金額の修正にも広く使用される、より包括的な会計上のツールなのです。

マイナス伝票が必要になる4つの具体的なケース

マイナス伝票は、具体的にどのような場面で発行が必要になるのでしょうか。ここでは、ビジネスの現場で頻繁に発生する4つの代表的なケースを紹介します。これらのケースを理解することで、マイナス伝票が持つ、請求後の取引内容を現実の経済状況に合わせて調整するという重要な機能が見えてきます。

ケース1：商品の返品・サービスのキャンセル

最も一般的で理解しやすいのが、販売した商品の返品や提供したサービスのキャンセルが発生したケースです。顧客から商品が返品された場合、一度計上した売上を帳簿上から取り消す必要があります。この際、元の売上取引を記録した伝票（黒伝）を相殺するためのマイナス伝票を発行します。

この処理により、会計帳簿上の売上高と、それに対応する売掛金（未回収の代金）が正確に減額されます。サービスの提供が契約後にキャンセルされた場合も同様に、すでに計上している収益や債権を取り消すためにマイナス伝票が用いられます。これにより、企業の財務状況が実態に即して正しく表示されることになります。

ケース2：値引き・割戻（リベート）

請求書を発行した後に、取引金額の値引きや割戻（リベート）が発生した場合にも、マイナス伝票が重要な役割を果たします。これらは取引の価額を事後的に調整する行為であり、その事実を会計帳簿に正確に反映させる必要があるためです。

例えば、納品した商品に軽微な傷や不具合が見つかり、返品ではなく値引きで対応するケースが考えられます。また、一定期間内に大量の購入があった場合に、販売促進の目的で代金の一部を返金する「ボリュームディスカウント」のような割戻（リベート）も該当します。

これらのケースでは、当初の請求額から減額する金額分のマイナス伝票を発行します。これにより、売上高と売掛金が減額され、取引の最終的な価額が帳簿に正しく記録されます。取引先との合意内容を明確な形で記録に残す意味でも、マイナス伝票の発行は不可欠です。

ケース3：請求書の記載内容の訂正

請求書に記載した商品の単価、数量、あるいは合計金額などに誤りがあった場合、その誤った請求書全体を取り消すためにマイナス伝票を発行します。経理処理の原則として、一度発行した請求書を勝手に破棄したり、修正液などで訂正したりすることはできません。

正式な手順としては、まず、誤った内容の請求書と全く同じ内容のマイナス伝票（赤伝）を作成し、取引を完全に相殺します。その後、改めて正しい内容の新しい請求書（黒伝）を発行し、取引先に送付します。この二段階のプロセスを踏むことで、修正の経緯が誰の目にも明らかになり、会計記録の透明性と信頼性が保たれます。

ケース4：買掛金などとの相殺処理

自社が特定の取引先に対して売掛金（商品を販売し、まだ受け取っていない代金）を持っていると同時に、その取引先から商品を仕入れたことによる買掛金（まだ支払っていない代金）を負っている状況は珍しくありません。このような場合、双方の合意のもとで、これらの債権と債務を対当額で消滅させる「相殺」という処理が行われることがあります。

例えば、自社の売掛金が100万円、買掛金が30万円ある場合、30万円分を相殺し、差額の70万円のみを請求または支払いすることが可能です。このとき、自社の売掛金を30万円減額した事実を会計帳簿に記録するために、マイナス伝票が利用されることがあります。相殺の合意内容を明確化し、会計処理を正確に行うための重要な手続きとなります。

インボイス制度におけるマイナス伝票の扱いと適格返還請求書

2023年10月1日に開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）は、マイナス伝票の扱いに大きな変革をもたらしました。これまで社内や取引先との間でやり取りされる書類であったマイナス伝票が、消費税の仕入税額控除に直結する公的な意味合いを持つようになったのです。

ここでは、新制度への対応の鍵となる「適格返還請求書」について詳しく解説します。

「適格返還請求書」の必要性

インボイス制度の下では、適格請求書発行事業者が返品や値引き、割戻などによって売上にかかる対価の返還を行う場合、原則として「適格返還請求書（通称：返還インボイス）」を交付することが義務付けられました。

この書類が必要な理由は、買手側が行う仕入税額控除の金額を、取引の実態に合わせて正しく調整するためです。インボイス制度の根幹は、取引における消費税額を正確に把握し、適正な納税を実現することにあります。

買手は、最初に売手から交付された適格請求書（インボイス）に基づいて、支払った消費税額を、自社が国に納める消費税から控除（仕入税額控除）します。

しかし、その後に返品や値引きが発生すると、当初の取引金額とそれに対応する消費税額は減少します。この減少分を証明する公的な書類がなければ、買手は過大な金額で仕入税額控除を申請し続けてしまう恐れがあります。

適格返還請求書は、この「税額のマイナス調整」を正式に記録し、売手と買手の双方の納税額が正確に計算されることを保証する、極めて重要な役割を担っているのです。

この制度により、マイナス伝票は単なる会計上の修正書類から、国の消費税システムを支えるための法的な書類へとその位置づけが大きく変わりました。したがって、その作成と交付は、単なる経理上の慣行ではなく、消費税法上の義務として認識する必要があります。

適格返還請求書の必須記載事項

適格返還請求書として法的に認められるためには、国税庁が定める以下の項目を漏れなく記載する必要があります。

• 発行事業者の氏名または名称および登録番号
• 対価の返還等を行う年月日（返品や値引きが確定した日）
• 対価の返還等の基となった取引を行った年月日（元の売上があった日）
• 対価の返還等の取引内容
  （「商品Aの返品」など。軽減税率の対象品目である場合はその旨も明記）
• 税率ごとに区分して合計した対価の返還等の金額（税抜または税込）
• 対価の返還等に係る消費税額等または適用税率

なお、通常の適格請求書とは異なり、書類の交付を受ける事業者（買手）の氏名または名称の記載は、必須とされていません。これは、返還インボイスが元の取引と紐づいていることを前提としているためです。

税込1万円未満における交付義務の免除

返品や値引きのたびに厳格なフォーマットの書類を発行することは、事業者にとって大きな事務負担となり得ます。特に、銀行の振込手数料を売手側が負担する、といった実質的な値引きは日常的に発生するため、すべてのケースで返還インボイスを交付するのは現実的ではありません。

この実務上の負担を軽減するため、令和5年度の税制改正により重要な免除措置が設けられました。それは、売上にかかる対価の返還等の金額が、消費税込みで1万円未満である場合には、適格返還請求書の交付義務が免除される、というものです。

例えば、買手が請求額から振込手数料550円（税込）を差し引いて入金してきた場合、会計上この550円は「売上値引」として処理されます。この値引額は1万円未満であるため、売手は買手に対して550円分の適格返還請求書を発行する必要はありません。

この免除措置は、事業者の事務負担を現実的な範囲に収めるための重要なルールであり、多くの企業にとって実務上の大きな助けとなるでしょう。

マイナス伝票の会計処理と具体的な仕訳例

マイナス伝票を発行または受領した後、次に行うべき重要なステップが会計帳簿への記帳（仕訳）です。ここでは、その基本原則から、売手側と買手側それぞれの立場における具体的な仕訳例までを、分かりやすく解説します。

会計処理の基本原則「逆仕訳」

マイナス伝票の会計処理における最も基本的な方法は、「逆仕訳（ぎゃくしわけ）」と呼ばれる手法です。これは、元の取引を計上した際の仕訳と、借方・貸方の勘定科目をすべて反対にして、新たな仕訳として入力する手法を指します。

例えば、「（借方）売掛金 11,000円 / （貸方）売上 10,000円、仮受消費税 1,000円」という売上計上の仕訳があったとします。この取引が全額返品された場合の逆仕訳は、「（借方）売上 10,000円、仮受消費税 1,000円 / （貸方）売掛金 11,000円」となります。

この逆仕訳を行うことで、元の仕訳が帳簿上で完全に相殺され、結果として取引がなかったのと同じ状態になります。

一部の会計システムでは、金額をマイナス表記で入力する「マイナス転記」が可能な場合もあります。しかし、修正の履歴が明瞭に残り、監査証跡を確保するという観点からは、逆仕訳が簿記の原則に則った最も透明性の高い方法とされています。

具体例で見る仕訳パターン（売手側・買手側）

取引は常に売手と買手の双方が存在して成立します。したがって、売手側がマイナス伝票を発行するということは、買手側もそれに対応する会計処理を行う必要があります。ここでは、代表的なシナリオについて、売手と買手の両方の視点から仕訳例を見ていきましょう。

なお、会計処理には、売上や仕入といった勘定科目を直接減額する方法（直接控除法）と、「売上返品」や「仕入値引」といった専用の評価勘定科目を使う方法の2通りがあります。後者の方法を用いると、期間内にどれだけの返品や値引きがあったかを損益計算書上で詳細に分析できるというメリットがあります。

シナリオ1：掛売上した商品（税込11,000円）が全額返品された場合

• 売手側の処理（売上と売掛金の取り消し）
  • 元の仕訳： (借) 売掛金 11,000 / (貸) 売上 10,000, 仮受消費税 1,000
  • 逆仕訳（直接控除法）： (借) 売上 10,000, 仮受消費税 1,000 / (貸) 売掛金 11,000
  • 逆仕訳（専用科目法）： (借) 売上返品 10,000, 仮受消費税 1,000 / (貸) 売掛金 11,000
• 買手側の処理（仕入と買掛金の取り消し）
  • 元の仕訳： (借) 仕入 10,000, 仮払消費税 1,000 / (貸) 買掛金 11,000
  • 逆仕訳（直接控除法）： (借) 買掛金 11,000 / (貸) 仕入 10,000, 仮払消費税 1,000
  • 逆仕訳（専用科目法）： (借) 買掛金 11,000 / (貸) 仕入戻し 10,000, 仮払消費税 1,000

シナリオ2：掛売上した商品（税込11,000円）について、2,200円（税込）の値引きを行った場合

• 売手側の処理（売上と売掛金の減額）
  • 値引き分の仕訳（直接控除法）： (借) 売上 2,000, 仮受消費税 200 / (貸) 売掛金 2,200
  • 値引き分の仕訳（専用科目法）： (借) 売上値引 2,000, 仮受消費税 200 / (貸) 売掛金 2,200
• 買手側の処理（仕入と買掛金の減額）
  • 値引き分の仕訳（直接控除法）： (借) 買掛金 2,200 / (貸) 仕入 2,000, 仮払消費税 200
  • 値引き分の仕訳（専用科目法）： (借) 買掛金 2,200 / (貸) 仕入値引 2,000, 仮払消費税 200

これらの仕訳を正確に行うことで、両社の会計帳簿が取引の実態を正しく反映したものとなります。

マイナス伝票の作成と管理における実務上の注意点

マイナス伝票を適切に取り扱うためには、会計処理の知識だけでなく、書類作成のルールや関連法規の遵守といった、実務上の注意点を理解しておくことが重要です。ここでは、日々の業務で役立つポイントを解説します。

金額表記のルールと改ざん防止策

マイナスの金額を伝票に表記する際に、法律で定められた厳密なルールはありませんが、一般的に以下のいずれかの記号が使われるのが通例です。

• マイナス記号 (-)
• 三角記号（△ または ▲）

ここで注意したいのは、会計書類において△や▲はマイナスを意味する一方で、株式市場の株価表示など他の分野では、上向きの三角（▲）がプラス（上昇）を意味する場合があり、文脈によって意味が逆転する可能性がある点です。混乱を避けるため、社内や取引先との間で表記ルールを統一しておくことが望ましいでしょう。

また、伝票は金銭の動きを証明する重要な証憑書類であるため、金額の改ざんを防ぐための工夫が求められます。具体的には、以下のような対策が有効です。

• 金額の先頭に「¥」や「￥」マークを付ける。
• 数字は3桁ごとにカンマ（,）で区切る。
• 手書きの場合は、「壱」「弐」「参」といった漢数字の大字（だいじ）を用いる。

これらの対策は、誤読や不正を防止し、書類の信頼性を高める上で非常に効果的です。

電子帳簿保存法への対応

近年、国税関係帳簿書類の保存方法に関する法律が大きく変わり、企業の文書管理にデジタル化の波が押し寄せています。

2024年1月1日以降、マイナス伝票（適格返還請求書を含む）を電子データ、例えばPDFファイルなどで受け取ったり送ったりした場合は、その電子データのまま保存することが全面的に義務化されました。紙に印刷して保存する方法は、原則として認められなくなっています。

電子データで保存する際には、電子帳簿保存法の定める要件を満たす必要があります。具体的には、主に以下の2つの措置を講じることが求められます。

一つ目は「真実性の確保」です。これは、保存されたデータが改ざんされていないことを証明するための措置であり、タイムスタンプの付与や、訂正・削除の履歴が残るシステムを利用するなどの方法が該当します。

二つ目は「可視性の確保」です。税務調査などで必要になった際に、保存されたデータを速やかに表示・検索できる状態にしておくことを指します。具体的には、取引年月日、取引金額、取引先で検索できる機能を確保することが求められます。

この法改正は、企業のペーパーレス化を強力に推進するものであり、マイナス伝票一枚のやり取りも、国のデータ管理方針と無関係ではなくなったことを意味します。

法律違反を避けるためのコンプライアンス知識

マイナス伝票の発行は、時として法的な問題に発展するリスクをはらんでいるため、慎重な対応が求められます。特に建設業界では、元請業者が下請業者との十分な合意なしに、一方的に代金を減額する目的で赤伝処理を行う、いわゆる「赤伝切り」が長年問題視されてきました。

このような行為は、取引上の優越的な地位を濫用した不当な行為とみなされ、建設業法や下請代金支払遅延等防止法（下請法）に違反する可能性があります。マイナス伝票は、あくまで双方の合意に基づいた取引内容の修正を、客観的な記録として残すためのツールです。

一方的な減額の通知手段として安易に用いることは、取引先との信頼関係を著しく損なうだけでなく、深刻な法務リスクを招くことになります。伝票を発行する前には、必ず取引先と修正の理由や金額について明確に合意形成を行い、その証跡を残しておくことが極めて重要です。

まとめ

本記事では、マイナス伝票（赤伝）の基本的な役割から、インボイス制度や電子帳簿保存法といった最新の法制度への対応、さらには具体的な会計処理に至るまで、網羅的に解説しました。最後に、本記事で解説した重要なポイントを再確認しましょう。

マイナス伝票（赤伝）は、取引の修正履歴を正確かつ追跡可能な形で記録し、会計記録の信頼性を担保する重要なツールです。

主な発行場面は、商品の返品、サービスのキャンセル、販売後の値引きや割戻、請求書の記載内容の訂正など、売上を減額する必要がある場合です。

インボイス制度下では、返品や値引きの際に「適格返還請求書」として発行することが、消費税法上の義務となっています。

実務上の負担を軽減するため、税込1万円未満の返金や値引きについては、適格返還請求書の交付義務が免除されます。

会計処理の基本は「逆仕訳」です。元の取引の仕訳を借方・貸方とも反転させることで、帳簿上の取引を相殺します。

電子データでマイナス伝票を授受した場合は、電子帳簿保存法の要件に従って電子データのまま保存することが必須です。

取引先との合意なき一方的な赤伝処理は、建設業法や下請法に抵触する可能性があるため、厳に慎む必要があります。

マイナス伝票の適切な処理能力は、帳簿の正確性を維持するだけでなく、取引先との良好な信頼関係を構築し、コンプライアンスを遵守した企業経営を行う上で不可欠なスキルです。本記事で得た知識を日々の経理業務に活かし、より正確で効率的な業務遂行を目指してください。