
2023年10月から始まったインボイス制度。多くの事業者が対応に追われる中、「マイナンバーカードがないと登録できない」という誤解が広がっています。しかし、ご安心ください。マイナンバーカードがなくても、インボイス制度の登録は可能です。
本記事では、インボイス制度への登録を検討している個人事業主や企業の経理担当者様に向けて、マイナンバーカードを使わない2つの公式な申請方法「郵送申請」と「e-Tax(ID・パスワード方式)」を徹底解説します。
それぞれのメリット・デメリットから、必要な書類、具体的な手順までを網羅的にご紹介。この記事を読めば、ご自身の状況に最適な方法がわかり、迷うことなくスムーズに登録手続きを進めることができます。
目次
インボイス制度の登録にマイナンバーカードは必須ではない
インボイス制度(適格請求書等保存方式)への対応を検討されている個人事業主や法人担当者の皆様の中には、「マイナンバーカードがないと登録申請できないのではないか」という不安をお持ちの方が少なくありません。結論から申し上げますと、インボイス制度の登録申請において、マイナンバーカードの所持は必須条件ではありません。
国税庁は、e-Tax(国税電子申告・納税システム)の利用を推奨しており、その中でもマイナンバーカードを用いた方式が最もスムーズであると案内しています。しかし、これはあくまで推奨される一手段に過ぎません。
マイナンバーカードを所持していない事業者でも、適格請求書発行事業者として登録するための代替手段が正式に用意されています。この事実は、国税庁の制度設計における現実的な配慮を反映しています。国税庁の最優先目標は、インボイス制度を社会に広く浸透させ、多くの事業者に登録してもらうことです。
もしマイナンバーカードの所持を絶対的な要件としてしまうと、カード未取得の事業者が登録できなくなり、制度普及の大きな障壁となります。そのため、カードがなくても登録できる代替経路を確保することは、政策目標達成のために不可欠な措置なのです。
本記事では、マイナンバーカードをお持ちでない事業者の皆様が、安心してインボイス制度の登録を完了できるよう、具体的な2つの申請方法、「郵送による申請」と「e-Tax(ID・パスワード方式)による申請」について、それぞれの準備物から手続きのステップ、注意点に至るまで、専門家の視点から徹底的に解説します。
2つの申請方法を比較!あなたに最適なのは郵送申請かe-Taxか
マイナンバーカードなしでインボイス登録を行う場合、主な選択肢は「郵送申請」と「e-Tax(ID・パスワード方式)」の2つです。どちらの方法にもメリットとデメリットがあり、事業者の状況によって最適な選択は異なります。ここでは、両者を多角的に比較し、ご自身にとってどちらがより適しているかを判断するための材料を提供します。
手間とスピードのトレードオフ
申請方法を選択する上で最も重要な判断基準は、「手間」と「スピード」のバランスです。郵送申請は、昔ながらの紙ベースの手続きであり、テクノロジーに不慣れな方でも直感的に進めやすい方法です。主な作業は、国税庁のウェブサイトから申請書をダウンロードして印刷し、手書きで記入、本人確認書類のコピーを準備して郵送するという物理的なものです。
この方法の最大のデメリットは、登録完了までの期間が長い点です。申請書類がインボイス登録センターに到着してから、登録通知を受け取るまでには約1.5ヶ月が目安とされています。
一方、e-Tax(ID・パスワード方式)は、オンラインで申請を完結させるため、郵送申請よりも処理が速いのが特徴です。登録完了までの目安は約1ヶ月とされており、少しでも早く登録番号を取得したい場合に有利です。
しかし、このスピードには相応の「事前の手間」が伴います。ID・パスワード方式を利用するためには、事前に一度、税務署の窓口へ直接出向き、職員による本人確認を受けてID(利用者識別番号)とパスワードを発行してもらう必要があります。この税務署への訪問というハードルを越えれば、その後の申請作業自体はデジタルで効率的に進められます。
必要書類と準備の違い
次に、各方法で必要となる準備物の違いを見ていきましょう。
郵送申請の場合、最も重要な準備物は本人確認書類です。マイナンバーカードがないため、2種類の書類をセットで準備する必要があります。具体的には、「マイナンバー(個人番号)を確認できる書類」と「身元を確認できる書類」の組み合わせです。前者の代表例は「通知カード」、後者の代表例は「運転免許証」や「パスポート」です。これらの書類のコピーを、記入済みの申請書に添付して提出します。
対して、e-Tax(ID・パスワード方式)では、申請手続きそのものに書類のコピーを添付する必要はありません。なぜなら、IDとパスワードを取得する段階で、税務署の職員が対面で本人確認を済ませているからです。
したがって、準備物としては、税務署訪問時に提示するための本人確認書類(運転免許証など)の原本があれば足ります。この一度の対面確認が、その後のデジタル手続きにおける本人証明の代わりとなるわけです。
状況別判断基準のまとめ
ご自身の状況と照らし合わせ、最適な方法を選択するための一助として、両者の違いを以下にまとめます。
登録までの期間
- 郵送申請: 遅い(約1.5ヶ月)
- e-Tax(ID・パスワード方式): 速い(約1ヶ月)
事前の手間
- 郵送申請: 低い(書類の準備のみ)
- e-Tax(ID・パスワード方式): 高い(税務署への訪問が必須)
申請時の手間
- 郵送申請: 中程度(手書き・郵送)
- e-Tax(ID・パスワード方式): 低い(オンライン入力)
必要な機材
- 郵送申請: プリンター
- e-Tax(ID・パスワード方式): PC、インターネット環境
最大の注意点
- 郵送申請: 本人確認書類の不備、郵送先の誤り
- e-Tax(ID・パスワード方式): 事前の税務署訪問の手間
申請方法1:郵送によるインボイス登録の完全ガイド
郵送申請は、パソコン操作に不安がある方や、ご自身のペースで着実に手続きを進めたい方に適した方法です。ここでは、申請書を入手するところから郵送に至るまで、4つのステップに分けて具体的に解説します。
ステップ1:登録申請書を入手する
まず、申請手続きの土台となる「適格請求書発行事業者の登録申請書」を入手します。この申請書は、国税庁のウェブサイトからダウンロードできます。国税庁のサイトでは、PDF形式とExcel形式のファイルが提供されていることが一般的です。ご自身の環境に合わせて選択してください。
Excelファイルであれば、パソコン上で直接情報を入力してから印刷できるため、手書きによる記入ミスを防ぎやすくなります。PDF形式の場合でも、ファイルによっては直接入力が可能なものもありますが、一度デスクトップなどに保存してから入力しないと正しく保存されないことがあるため注意が必要です。
もちろん、ファイルをそのまま印刷し、ボールペン等で手書きで記入することも可能です。重要な点として、この申請書は2枚で1セットとなっています。ダウンロードや印刷の際に、1枚目だけでなく2枚目も忘れずに入手・準備してください。
ステップ2:最重要関門「本人確認書類」を準備する
マイナンバーカードなしで郵送申請を行う場合、このステップが最も重要であり、不備が発生しやすいポイントです。法律に基づき、申請時にはマイナンバー(個人番号)の確認と、申請者本人の身元確認が求められます。マイナンバーカードがあれば1枚で両方の確認が可能ですが、ない場合は以下の2種類の書類を組み合わせて提出する必要があります。
1. 番号確認書類(マイナンバーを確認するための書類)
ご自身の12桁のマイナンバーを証明する書類です。以下のいずれかの写しを用意します。
- 通知カード
- マイナンバーが記載された住民票
通知カードとは、マイナンバー制度開始時に各世帯に送付された紙製のカードです。記載されている氏名や住所が現在のものと一致している必要があります。住民票は、市区町村の役所で「マイナンバー記載あり」で請求する必要があります。
2. 身元確認書類(申請者本人であることを確認するための書類)
顔写真付きの公的な身分証明書が該当します。以下のいずれかの写しを用意します。
- 運転免許証
- パスポート
- 在留カード
これらの書類を準備する上で、絶対に原本ではなく「写し(コピー)」を同封してください。また、コピーは鮮明で、記載内容が全て読み取れる状態であることを確認しましょう。この本人確認書類のセットに不備があると、申請が受理されず、手続きが大幅に遅れる原因となります。
ステップ3:登録申請書を正確に記入する
申請書を入手したら、必要事項を記入していきます。記入漏れや誤りは審査の遅延に直結するため、国税庁ウェブサイトに掲載されている「記載例」を必ず参照しながら、慎重に作業を進めてください。特に注意すべき項目は以下の通りです。
- 事業者区分
申請時点の状況に応じて、「課税事業者」または「免税事業者」のいずれかにチェックを入れます。 - 免税事業者の登録関連
現在免税事業者の方が登録する場合、この申請書の提出をもって課税事業者になることを選択したことになります。
そのため、2枚目にある「免税事業者の確認」欄の記入が必須です。ここでは、事業内容や、個人事業主の場合はマイナンバーの記入が求められます。
この申請書の様式は、単なる登録手続き以上の意味を持っています。特に免税事業者向けの記入欄が明確に分けられている点は、この登録制度が、多くの免税事業者を消費税の課税システムに組み入れるための重要な役割を担っていることを示しています。
申請書は、登録の意思表示であると同時に、事業者の納税義務に関わる重要な法的文書でもあるのです。そのため、特に事業者区分や登録希望日の記載は、ご自身の納税計画に直結する極めて重要な情報となります。誤りがないよう、細心の注意を払って記入してください。
ステップ4:インボイス登録センターへ郵送する
全ての書類が準備できたら、最後に郵送します。ここで犯しやすい間違いが、提出先を管轄の税務署と勘違いしてしまうことです。インボイス制度の登録申請に関する書類は、納税地を管轄する「インボイス登録センター」へ郵送しなければなりません。税務署の窓口に直接持参しても、原則として受け付けてもらえません。
国税庁が全国から膨大な数の申請書を効率的に処理するために、各地域の国税局に専門の処理センターを設置し、事務を集約しているためです。ご自身の事業所の所在地がどのインボイス登録センターの管轄になるか、正確な郵送先住所は必ず国税庁のウェブサイトで確認してください。封筒に「インボイス登録申請書 在中」と朱書きしておくとより確実です。
申請方法2:e-Tax(ID・パスワード方式)による登録ガイド
e-Tax(ID・パスワード方式)は、一度だけ税務署に足を運ぶ手間を許容できるのであれば、郵送よりも早く登録を完了できる可能性がある、半デジタルな申請方法です。
ID・パスワード方式とは何か?
ID・パスワード方式とは、マイナンバーカードやICカードリーダライタを持っていない人がe-Taxを利用するための認証方法です。通常、e-Taxで電子署名を行うにはマイナンバーカードが必要ですが、この方式では事前に税務署で対面による厳格な本人確認を受けることで、その後の電子申告・申請における電子署名を省略できるという仕組みです。
国税庁は、この方式を「マイナンバーカード及びICカードリーダライタが普及するまでの暫定的な対応」と位置づけています。つまり、将来的にはマイナンバーカード方式への一本化が想定されているものの、現状のカード普及率を鑑み、代替手段として提供されているものです。この「対面での本人確認」が、マイナンバーカードが持つデジタルの本人認証機能を代替していると理解すると分かりやすいでしょう。
ステップ1:税務署で利用者識別番号とパスワードを取得する
ID・パスワード方式を利用するための最初のステップは、納税地を管轄する税務署の窓口へ行くことです。この訪問が、この方式における唯一かつ最大のハードルです。税務署へは、運転免許証などの本人確認書類(原本)を持参してください。窓口で「e-TaxのID・パスワード方式を利用したい」旨を伝えると、職員が本人確認を行った上で、「ID・パスワード方式の届出完了通知」を発行してくれます。
「ID・パスワード方式の届出完了通知」にe-Taxへのログインに必要となる「利用者識別番号(16桁の数字)」と「パスワード(暗証番号)」が記載されています。この利用者識別番号は、電子申告における個人の識別番号であり、大切に保管してください。
ステップ2:e-Taxにログインし、オンラインで申請する
利用者識別番号とパスワードを入手したら、いよいよオンラインでの申請作業です。自宅やオフィスのパソコンから、国税庁の「確定申告書等作成コーナー」にアクセスします。この手続きが、インボイス登録専用のシステムではなく、多くの事業者が確定申告で馴染みのある「確定申告書等作成コーナー」から行われる点も、注目すべき戦略です。
国税庁は、全く新しいシステムを導入するのではなく、既存の広く認知されたプラットフォームを活用することで、利用者の心理的な抵抗感を下げ、スムーズな制度移行を促そうとしています。
作成コーナーのトップページから「作成開始」に進むと、ログイン方法の選択画面が表示されます。ここで、「e-Taxで提出 ID・パスワード方式」を選択してください。その後、先ほど税務署で取得した利用者識別番号とパスワードを入力してログインします。
ログイン後は、画面の案内に従ってインボイス登録申請の項目を選択し、質問に答える形式で必要情報を入力していきます。全ての入力が完了したら、データを送信して申請は完了です。電子署名は不要です。
申請後の流れと注意点
申請書を提出した後、登録が完了するまでの流れと、ご自身で登録状況を確認する方法について解説します。
登録完了までの期間と登録番号の通知方法
申請方法によって、登録が完了し、通知が届くまでの期間が異なります。改めて確認すると、郵送申請の場合は約1.5ヶ月、e-Tax(ID・パスワード方式)の場合は約1ヶ月が目安とされています。ただし、これはあくまで目安であり、申請が集中する時期などにはさらに時間がかかる可能性もあります。通知の受け取り方も異なります。郵送で申請した場合は、審査が完了すると紙の「登録通知書」がインボイス登録センターから郵送されてきます。
一方、e-Taxで申請した場合は、e-Taxの「メッセージボックス」に登録通知データが格納されます。事前にメールアドレスを登録しておけば、メッセージボックスに通知が届いた際にメールでお知らせが来るため、見落としを防ぐことができます。
登録情報を自分で確認する方法
登録通知書が届くのを待つだけでなく、能動的にご自身の登録状況を確認することも可能です。これには、国税庁が運営する「インボイス制度適格請求書発行事業者公表サイト」を利用します。インボイス制度適格請求書発行事業者公表サイトでは、登録が完了した事業者の情報が公表されています。審査が完了し、登録手続きが終わると、ご自身の登録番号、氏名または名称、登録年月日などがこのサイトに掲載されます。
サイトの検索機能を使えば、自社の情報が正しく登録されているかを誰でも確認できます。取引先から登録番号を尋ねられた際や、自社の登録が確実に完了したかを確認したい場合に、この公表サイトは最も信頼性の高い情報源となります。登録番号は、法人の場合は「T + 法人番号」、個人事業主の場合は「T + 13桁の固有番号」となります。
まとめ
本記事では、マイナンバーカードを所持していない事業者がインボイス制度に登録するための2つの具体的な方法を解説しました。最後に、重要なポイントを再確認します。まず最も重要なことは、インボイス制度の登録にマイナンバーカードは必須ではないということです。代替手段が公式に用意されているため、カードがないことを理由に登録を諦める必要は一切ありません。
その上で、選択すべきは2つの道です。
「郵送申請」は、税務署に行く時間がない方や、紙ベースでの作業を好む方に適しています。ただし、登録完了まで約1.5ヶ月と時間がかかることを念頭に置く必要があります。
一方、「e-Tax(ID・パスワード方式)」は、少しでも早く登録を完了させたい方向けです。約1ヶ月で登録が完了する可能性がありますが、そのためには一度税務署へ出向いてIDとパスワードを取得する手間が必要です。
どちらの方法を選ぶにせよ、以下の点は確実に実行してください。
郵送申請の場合
最大の関門は本人確認です。「番号確認書類(通知カードの写し等)」と「身元確認書類(運転免許証の写し等)」の2点セットを必ず同封してください。また、書類の提出先は管轄の税務署ではなく「インボイス登録センター」であることを徹底しましょう。
e-Tax(ID・パスワード方式)の場合
手続きの起点となるのは、税務署窓口での対面による本人確認とID・パスワードの取得です。この最初のステップをクリアすることが全てです。インボイス制度への登録は、今後の事業継続において極めて重要な手続きです。申請から登録完了までには一定の期間を要するため、ご自身の事業計画に合わせて、余裕を持ったスケジュールで申請手続きを開始することを強く推奨します。
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