会計ソフトとは？

従来、企業において経理業務は従業員や経理担当者が行ったり、税理士に依頼したりするのが一般的でした。しかし、会計ソフトの普及によって誰もが会計処理を行いやすくなりました。

会計ソフトは法人と個人事業主を対象にしています。これを利用することで、記帳や仕訳、決算書類の作成、金銭の入出金などの経理業務を自動化できます。搭載機能は製品によって異なりますが、現金出納、預金出納、台帳機能などが一般的に搭載されています。

会計ソフトに類似したソフトに青色申告ソフトがありますが、これは個人事業を対象とするものです。

会計ソフトの導入メリット

経理業務の効率化を図れる会計ソフトですが、会計ソフトを導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか。以下、会計ソフトのメリットを見ていきましょう。

人的ミスを削減できる

人間の手で経理業務を行う場合、優秀な熟練者であってもミスを完全に回避するのは難しいことです。会計ソフトを活用し、経理業務を自動化することで誤入力や計算ミス、記入漏れなどを回避できます。短時間のうちに正確性の高い経理情報を保持できます。

法人も個人事業主も利用できる

前述のように青色申告ソフトは個人事業のみしか利用できませんが、会計ソフトは法人も個人事業主も利用可能です。事業の規模やビジネスの形態を問わず、幅広く利用できます。そのため、個人事業から法人に切り替える予定の方は会計ソフトを継続的に利用できます。

経費を削減できる

経理業務を会計士に依頼している企業や、自社の従業員に割り振っている企業も多いと見受けられます。人間が経理業務を行うと人件費がその都度発生します。会計ソフトを導入することで、長期的に考えると会計に関する経費を大幅に削減できます。

経理業務に要する時間を削減できる

会計に関することは日々の業務の中でも手間がかかり、かつ集中力を要されるものです。人間の手で記帳や仕訳を一つずつ行ったり、決算書を作成したりするのは負担が大きいでしょう。従業員は会計業務によってコア業務に集中できなかったり、残業が発生したりすることもあります。会計ソフトを活用することで経理業務に要する時間を大幅に削減でき、従業員の残業発生も防ぎやすくなります。

分析レポートを作成できる

会計ソフトの中には分析レポートを自動で作成する機能が搭載された製品もあります。分析レポートは経営判断や資金繰りの検討などに役立てられる他、これまで気付かなかった無駄なコストを発見することもできます。

情報を一元管理できる

会計ソフトには数々の台帳機能が搭載されており、現金出納や預金出納、経費帳は一例にすぎません。これらをうまく活用することで、全ての取引情報などを一元管理できます。情報を一つにまとめることで必要な情報にすぐにアクセスできます。また、紙のように保管スペースも必要ありません。

会計ソフトの導入デメリット

会計ソフトにはデメリットもあるため、導入する際はデメリットについても理解しておく必要があります。以下、会計ソフトのデメリットを確認していきましょう。

初期投資費用が発生する

会計ソフトを導入する際にはコストが発生します。会計ソフトの費用の他、導入時のコストやライセンス費用も発生します。これらの費用は予算が限られている中小企業や個人事業者にとって重く、導入がとどまる原因になるケースも珍しくありません。

アップデートやメンテナンスが必要

会計ソフトは一度導入すれば、半永久的に使い続けられるわけではありません。税制改正やビジネス環境の変化に応じてアップデートが必要です。その際にはコストが追加で発生することもあります。また、会計ソフトは不具合が生じることもあるため、適切な頻度でメンテナンスが必要です。

使い慣れるまでに時間がかかる

会計ソフトの中にはユーザーインターフェースを重視した製品もありますが、機械操作に苦手意識のある従業員は使い慣れるまでに時間がかかることも珍しくありません。また、アナログ思考の従業員は操作方法を新たに覚えることに負担を感じるかもしれません。従業員が使い慣れるまでは担当者によるフォローやサポートが必要です。

データの移行が必要

他のソフトウェアやシステムを利用している場合、会計ソフトへのデータ移行が必要です。データ移行が完了するまで時間がかかるケースも多いため、会計ソフトを導入する時期は繁忙期を避けるなどよく考えるようにすると良いでしょう。

情報漏えいや不正アクセスのリスクがある

会計ソフトには自社の経営に関わる情報や資金繰りの状況、金銭の入出金データなどが集約されます。そのため、会計ソフトの情報が漏えいすると、自社が大きな危機に陥るような事態にもなりかねません。会計ソフトを選ぶ際は強固なセキュリティが保証されている製品を選ぶようにしましょう。

製品によってはカスタマイズに制限がある

会計ソフトと一括りにしても、製品によってカスタマイズの柔軟性が異なります。会計ソフトの中には自社のニーズに合ったカスタマイズが難しいものもあります。独自の業務フローや要件がある企業は会計ソフトでは対応しきれないケースもあります。

会計ソフトがおすすめの人

会計ソフトの利用は以下の人におすすめです。

● データを活用して経営分析を行いたい人
● 会計に関する煩雑な作業から解放されたい人
● 経理業務の兼任に負担を感じている個人事業主

会計ソフトの主な機能

ここでは会計ソフトに搭載されている主な機能を紹介していきます。

①勘定科目の設定

機能	説明
ナビゲーションによる設定	会計ソフトのナビゲーションに従うことで必要な勘定科目の設定を行える
業種別テンプレート	自社の業種を選択することで、その業種において一般的に使用されている勘定科目を自動設定できる

②取引の入力や仕訳

機能	説明
振替伝票入力	取引を借方と貸方に入力するものであり、メジャーな複式簿記で入力される
帳簿形式入力	1つの勘定科目の固定を行い、相手科目と金額などの入力を行う方式
家事案分	自宅で事業を営んでいる事業主が対象。事業と家事の割合を経費の科目ごとに登録することで自動仕訳される
電子明細自動連携	クレジットカード、電子マネー、銀行口座（オンラインバンキング）などの取引データを取り込み、仕訳が自動で行われる

③集計や資金繰りの管理

機能	説明
各種集計表の作成	残高試算表、残高推移表、仕訳日計表、補助残高一覧表などの作成が可能
資金繰り管理	支払予定表など資金繰り資料を管理する

④決算

機能	説明
総勘定元帳	仕訳帳から全仕訳取引を勘定科目ごとに転記した総勘定元帳の作成が可能
決算書	法人用の損益計算書、貸借対照象表、個人事業主用の青色申告書などを作成する
減価償却費・固定資産台帳	事業で使う備品購入時や設備工事の際の減価償却を計算する。資産状況を減価償却資産集計表や原価償却資産増減統括表で把握できる

⑤予算管理や経営分析

機能	説明
予算実績対比表	予算と実績を比較し、達成率を自動集計できる
比較財務諸表	過去数年における財務比較が可能
キャッシュフロー計算書	現預金の流れを表すキャッシュフロー（営業活動、財務活動など）を作成する
損益分岐点分析	売上高から売上や費用の目標設定を行う
比率分析	財務諸表上の金額から比率を求めて分析を行う

会計ソフトの選び方と比較ポイント

会計ソフトはパッケージソフト型、オンプレミス型、クラウド型に大きく分類できます。それぞれ料金や導入方法などが異なりますので、自社のニーズや予算を踏まえて検討してください。

また、近年において会計ソフトはクラウド型へと移行している傾向にあります。クラウド型はインターネット環境があればどこでも利用でき、割安な価格設定が人気の秘訣となっています。

以下ではパッケージソフト型、オンプレミス型、クラウド型の価格や特徴をそれぞれ見ていきましょう。

パッケージソフト型の価格や特徴

パッケージソフト型はインストール型とも呼ばれており、パソコンにインストールすることで利用できる会計ソフトです。

インターネット環境の有無に関係なく利用できる他、ネットを介しない利用となるためサイバー攻撃などによる不正アクセスも防ぎやすいです。

また、柔軟なカスタマイズが可能で、自社に合った機能を搭載できます。自社に合った製品が見つからない企業はパッケージソフト型がおすすめです。

パッケージソフト型は初期費用が必要で1ライセンスにつき数万円〜10万円前後が相場となっています。月額費用や月々のランニングコストは発生しないため、長期的に考えるとお得なこともあります。ほとんどの製品が新しいバージョンが発売されるまでは法改正やセキュリティの更新を無料で行っています。

オンプレミス型の価格や特徴

オンプレミス型とはハードウェアやソフトなどを一括で自社において所有できる会計ソフトです。このタイプの会計ソフトは企業が所有するパソコンやサーバに会計ソフトをインストールして使用します。

価格や契約内容は製品ごとに異なりますが、導入時のコストはパッケージソフト型と比べて割高になりがちです。初期投資費用として数十万円以上必要ですが、月額費用はかかりません。ただし、バージョンアップや保守の際にはコストが発生することも多いです。

クラウド型の価格や特徴

近年、会計ソフトの中でもクラウド型が注目を集めています。クラウド型はデータをクラウド上に保存するため、インターネットが接続された場所であれば場所を問わずにアクセス可能です。また、自社でのメンテナンスは基本的に必要なく、アップデートは提供元が行います。

クラウド型には無料で利用できるものもありますが、セキュリティやサービスの質の高さを求める場合は有料のものがおすすめです。他のタイプの会計ソフトよりもクラウド型は低価格で、有料のものでも初期投資費用は無料で、年間のコストの相場は1万円～30万円程度になることが一般的です。

会計ソフトを導入する方法

会計ソフトの導入方法はパッケージソフト型、オンプレミス型、クラウド型で異なります。

パッケージソフト型はパソコンにソフトをインストールし、自社の会計処理に合わせて勘定科目などの設定を行います。

オンプレミス型はカスタマイズされたソフトに加えて、必要に応じてサーバなどのハードウェアを導入します。導入から利用までにある程度の期間が必要です。

クラウド型はサービスの契約後、すぐに利用できます。支払いが完了すれば、申し込み当日から利用することも可能です。

会計ソフトの導入時の注意点

会計ソフトを導入する際は導入後のトラブルを回避するためにも、注意点についても押さえておかなければなりません。会計ソフト導入時の注意点を確認していきましょう。

導入後のサポート体制を確認する

会計ソフトは製品ごとに導入後のサポート体制が異なります。自社で全て対応する自信がない場合は多少料金が割高になっても、サポート体制が手厚い製品をおすすめします。

パッケージソフト型とクラウド型はサポート体制が手厚い傾向にあり、操作方法が分からない際やトラブル発生時など無料で対応してもらえることが多いです。加えて、別途料金が発生するものの、担当者による訪問対応や税理士と連携した相談サポートを受けられることもあります。

一方、オンプレミス型は導入時に保守契約を一般的に結び、運用とサポートはアウトソーシングでの対応となります。

他の製品と連携できるか確認する

会計ソフトを勤怠管理や経費精算など他の製品と連携させることで、経理業務をより効率的に行えます。パッケージソフト型やクラウド型の中にも他の製品との連携が可能な製品も多くあります。また、カスタマイズ性が高いオンプレミス型はさまざまな製品との連携が可能です。

セキュリティ対策を行う

会計ソフトを利用する際はセキュリティ対策をしっかりと行わなければなりません。セキュリティ対策を怠ると、会計に関するデータがハッキングによって盗まれたり、社内秘の情報が漏えいしたりすることもあります。

また、セキュリティにはデータのバックアップも含まれます。会計ソフトのセキュリティ対策が手薄な場合、バックアップが不十分となっているケースも多いです。通信障害やシステム紹介、デバイスの故障などで保存しているデータが消失する恐れがありますので注意してください。

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まとめ

コア業務で多忙な中、入力や計算などの経理業務を行うことに負担を感じている方もいるのではないでしょうか。

会計ソフトを活用することで経理業務の大部分を自動化できるため、これまで行っていた煩雑な作業から解放されます。また、経
理業務を会計ソフトで行うことで人的ミスも回避でき、より正確な経理情報の保持が実現します。