収支報告書って？目的や記載内容について解説！ 最終更新日: 2022/12/04   公開日: 2022/12/04

収支報告書は、会社や団体などにおける収入と支出の内容をまとめた書類です。本記事では、収支報告書を作成する目的や記載内容、作成のポイントについてわかりやすく解説します。

収支報告書とは

収支報告書とは、1年間や1ヶ月などの特定の期間や、単発のイベント・飲み会などにおける収支についてまとめた書類です。収入や支出の合計や内訳、予算額との比較などを記載するもので、場合によって「収支計算書」「会計報告書」などさまざまな呼び方があります。

収支報告書は会社で作成されることもありますが、会社全体の収支についてまとめたものである「決算報告書（決算書）」が別にあります。そのため、会社では特定のイベントやプロジェクト・飲み会などにおいて作成されることが多いようです。

また、会社以外でもサークル活動や自治体、選挙団体、その他のグループなどの収支について記録するために収支報告書を作成することもあります。お金を使いすぎることを防いだり、予算を適切に管理したりするために役立ちます。

決算報告書との違いについて

決算報告書は会社の利益や経費などについて計算してまとめたものであり、具体的には以下の書類があります。

・貸借対照表
・損益計算書
・キャッシュフロー計算書
・株主資本等変動計算書

決算報告書は税務上必要であることに加え、株主や取引先・金融機関などが閲覧することもある書類です。

また、収支報告書は必要に応じて自由に作成することができるのに対し、決算報告書は会社での作成が義務付けられています。作成時のルールなどが法律により細かく定められており、収支報告書よりも重要度の高い書類であると言えるでしょう。

収支報告書の目的

収支報告書を作成することで、会費の使い方は適切か、物品の購入やイベントの開催などを行う余裕があるかといったポイントを検討しやすくなります。

また、サークルや飲み会の会費を支払うメンバーや、予算を出してくれる団体などに対して収支を報告することにも使えます。団体の活動に対しての信頼感を獲得し、健全な団体の運営に役立つでしょう。

収支報告書の記載内容

記載項目

収支報告書の様式やデザインは特に決まっておらず、作成する目的や団体の活動内容などに応じて自由に作成することができます。よくある記載項目やその記載例は、以下の通りです。

記載する項目	内容	例
期間	対象となる期間	20○○年○月○日〜○月○日
当期収入総額	1年間の収入の総額	○万円
収入の内訳	上記の内訳	・会費　○万円 ・雑収入　○万円
当期支出総額	1年間の支出の総額	○万円
支出の内訳	上記の内訳	・旅費交通費　○万円 ・交際費　○万円
前年度繰越金	前年度から繰り越された金額	○万円
摘要・備考	収入や支出の詳細	・会費○人分 × 3,000円 ・○○利用料　など
収入合計	当期収入総額 + 前年度繰越金で求めた金額	○万円
次年度繰越金	収入合計 – 当期支出総額で求めた金額	○万円
予算額	あらかじめ決めておいた予想の金額	○万円
比較増減	予算額と確定額の差額	・○円 （予算より多い場合） ・-○円 （予算より少ない場合）

参考資料

収支報告書を作成するために、日頃から領収書やレシートなどを保管しておきます。また、現金についてまとめた「現金出納帳」や、消耗品費や交際費などの項目別に取引を整理した「総勘定元帳」などの帳簿を参考にすることもあります。

収支報告書を記載するためには、それらの資料や書類を確認しながら記載を行います。団体の規模や内容によって、Excelや会計ソフトを利用するといいでしょう。

収支報告書に記載する際のポイント

記載する項目を大まかにまとめる

収支報告書に記載する項目を細かく設定しすぎてしまうと、作成や管理が大変になります。詳細を把握することも大切ですが「交際費、文房具代、交通費、会場代、備品代…」などと、むやみに項目を増やしすぎることはやめましょう。

摘要欄も活用する

摘要欄は、必要と思われる内容を自由に記入することができます。「弁当代　30人分」「2022年度会費　3,000円 × 30人」など、見た人がわかりやすいように記入します。

団体やイベントの名称・期間も忘れずに

収入や支出などお金に関することだけではなく、団体名やイベント・プロジェクトの名称も忘れずに記載しましょう。書類のタイトルとして「2022年度○○プロジェクト　収支報告書」などと上部に記載すれば構いません。

また、該当する期間はタイトルの下などのわかりやすい位置に「自　2022年4月1日　至　2022年4月30日」などと記載します。

収支報告書作成時の注意点

現金の残高と一致するか確認する

収支報告書の作成後は、手元にある現金と書類上の現金残高が一致しているかどうかを必ず確認します。

保存期間を確認する

収支報告書は法律で定められている書類ではありませんが、会社の会計処理を行うにあたって作成した書類は、法人税法などでその保存期間が定められています。法人の場合、作成した収支報告書と関連する領収書や請求書などは、確定申告書の提出期限の翌日から7年保存しましょう。

参照：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

監査も意識して作成する

収支報告書は会計に関する書類であることから、法人の場合は監査などの機会に普段は関わりのない人に閲覧される可能性があります。「そこまで重要ではない書類だから」と言って手を抜くことなく、見られることを意識して作成しましょう。

収支報告書の具体例

町内会の収支報告書

住人からの会費で運営する町内会は、受け取った会費の合計額や、その使い道を把握するために収支報告書を作成することが一般的です。

＜収入の部＞

	予算額	決算額	比較増減	摘要
会費	300,000	303,000	3,000	・3,000円 × 100人 ・1名追加
前年度繰越金	50,000	50,000	0
雑収入	10,000	20,000	10,000	○○祭売上
合計	360,000	373,000	13,000

収入は上記のように記載します。適用欄には、予算額や決定額の内訳、増減が出た際の理由などについて記載しましょう。

＜支出の部＞

	予算額	決算額	比較増減	摘要
消耗品	10,000	15,000	5,000	別紙1参照
交通費	10,000	10,000	0
広報費	5,000	3,000	-2,000	ポスターの枚数削減
合計	25,000	28,000	3,000

支出も同様に、予算額や決定額にわけて金額を記載します。収支報告書が見にくくなるのを避けるために、消耗品費など使う頻度の多い項目に関しては別紙や添付書類を作成してもいいでしょう。

部活動の収支報告書

部活動の収支報告書も、町内会などの収支報告書と同様の様式で作成できます。 また、部活動は保護者から部費をもらって運営するものであり、保護者に対して会計の内容をわかりやすい方法で報告する必要があります。経費の使い道などを別紙で詳しく記載することで、保護者や学校からの信頼を得るように心がけましょう。

飲み会や新年会などの収支報告書

収支報告書は、必ずしも表の形でなくてはいけないというわけではなく、作り方もさまざまです。1回限りの飲み会などは、金額について簡単にまとめたものを上司や経理担当者に送付することで収支報告とする場合もあります。

また、内容を把握しやすいように領収書を撮影またはスキャンしたものを添付してもいいでしょう。

＜メールの例＞

○○部長 お疲れ様です。 先日開催した歓送迎会に関する収支報告を送付します。 ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 ・収入の部 会費：5,000円 × 10名 = 50,000円 会社補助：50,000円 合計：100,000円 支出の部 飲食代：7,000円コース × 10名 = 70,000円 記念品代：10,000円 合計：80,000円 残金20,000円は次回繰り越し 以上

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収支報告書の作成のためには、日頃から入出金や残高を把握しておく必要があります。しかし、本来の活動や仕事に追われてなかなか経理業務を行えない、そのような事務作業が苦手という方もいるのではないでしょうか。

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まとめ

収支報告書は会計報告書と比べると作成が簡単な書類ではありますが、金銭を扱うものである以上、慎重な作成が求められます。領収書やレシートの管理、正確な金額の入力などを心がけ、正しい収支報告書の作成を行いましょう。