同封の返信用封筒にて返送をお願いする方法｜送付状の書き方とマナー

ビジネスシーンでは、契約書類などの重要書類を郵送する際に返信用封筒を同封し、先方から書類を返送してもらうことがあります。役所からの通知書類や就職活動での内定承諾書、企業間の契約書類のやり取りなど、書類の記入・署名後に返送が必要な場面が該当します。

このような場合に「同封の返信用封筒にてご返送ください」という表現が使われます。この記事では、返信用封筒を同封するケースや準備の仕方、そして返信用封筒を添える際の送付状（添え状）の書き方について詳しく解説します。

ビジネスマナーを踏まえた正しい手順を理解し、円滑に書類のやり取りを進めましょう。

返信用封筒が必要になるケースとは

まず、返信用封筒とは相手からこちらへ書類を送り返してもらうために同封する封筒です。主にこちらが送付した書類への記入や署名を依頼し、返送をお願いするときに用います。具体的なケースとして、以下のような場面が挙げられます。

契約書の取り交わし

取引先に契約書を2部送り、署名・捺印後に1部を返送してもらう場合です。契約締結をスムーズにするために返信用封筒を同封します。

行政手続き

役所や官公庁から送られてきた調査票や申請書類などに記入し、指定の部署へ送り返す場合です。通知に返信用封筒が同封され、「記入後は同封の封筒で返送してください」と案内されることが一般的です。

採用・入社手続き

企業からの内定通知や採用関係書類で、承諾書や必要書類を記入後に企業宛てに返送してもらう場合です。応募者に負担をかけないよう、切手を貼付した返信用封筒を同封することが多く見られます。

各種申込書や同意書

保険契約や各種サービスの申し込みで、お客様に署名済みの書類を返送いただく必要がある場合です。あらかじめ返信用封筒を入れておけば、相手は書類を入れて郵送するだけで済みます。

返信用封筒を用意する目的

このように「返信してほしい」という意思を示しつつ、相手の手間を省くために返信用封筒を用意します。封筒の表にあらかじめこちらの宛名・住所を書き、必要な郵便切手も貼付しておくことで、相手は宛名を書いたり切手を準備したりする必要がありません。

ただ封筒に書類を入れてポストに投函するだけで返送できるため、相手にとって大きなメリットとなります。また、こちらが宛名を書いておくことで誤配送のリスクも減り、確実に手元に書類を返送してもらうことができます。

返送してもらう必要がある場合以外では、返信用封筒を同封する必要はありません。単に資料を送るだけの場合や、返信をメールやオンラインで受け付ける場合は、封筒を入れても無駄になります。返信用封筒は「書類の返送を依頼する」状況でのみ用いるようにしましょう。

返信用封筒を同封する際の準備と注意点

実際に返信用封筒を用意する際は、いくつかのマナーや注意点があります。正しく準備することで、先方にスムーズに返送してもらいやすくなり、こちらの心遣いも伝わります。

封筒の選び方とサイズ

返信用封筒には、こちらから送る主たる書類が折らずに入るサイズか、もしくは折って入れやすいサイズの封筒を選びます。例えばA4サイズの契約書をそのまま返送してほしい場合は角形2号封筒、三つ折りで構わない場合は長形3号封筒を返信用に選ぶ、といった具合です。

返信用封筒は送付する封筒より一回り小さいサイズにすると、同封しやすくなります。万一返信用封筒が送付用封筒に入らない場合は、折りたたんで入れても問題ありませんが、角を揃えて丁寧に折るように心がけましょう。

封筒の色は一般的に白無地がフォーマルでおすすめです。社名ロゴ入りの自社封筒があれば、それを使っても構いません。また、あらかじめ封をするためのノリやシールが付いた封筒を選べば、先方が糊付けする手間も省けるため親切です。

封筒表面の宛名の書き方

返信用封筒の表面には、返送先である自社の郵便番号・住所・宛名をあらかじめ記載しておきます。社名や部署名、担当者名まで明記し、確実に自分宛に戻ってくるようにしましょう。このとき宛名の末尾には、「株式会社〇〇 経理部 行」や「〇〇株式会社 山田太郎 宛」のように、「行」または「宛」という表記を付けます。

「行」または「宛」は返信用封筒特有の書き方で、受け取る側である自社の宛名であることを示すものです。通常、法人名や部署名の場合は「行」、個人名の場合は「宛」とするのが一般的です。

宛名に「行」や「宛」を付ける理由は、先方が実際に返送する際にその部分を二重線で消し、適切な敬称に書き直す習慣があるためです。法人なら「御中」、個人なら「様」といった敬称に訂正してもらいます。返信用封筒では相手がこちらに送る立場になるため、相手から見てこちらは受取人となります。

本来、郵送時の受取人名には「御中」や「様」を付けるべきですが、予め印刷・記入しておく場合は「行」または「宛」とし、相手に敬称へ訂正してもらう形をとるのがビジネスマナーです。横書き宛名なら「行」を少し右にずらして書く、縦書きなら「行」を下に少し下げて書くなど、相手が二重線を引いて横に「御中」と書きやすい配慮をするとより親切です。

なお、封筒裏面には何も書かないようにします。返信用封筒の場合、差出人である相手側の住所氏名は空欄で構いません。こちらで裏面に相手の住所等を書いてしまうのは、本来相手が書くべき内容を記載することになり、かえって失礼とされます。返信時に相手にご自身の住所を書いていただくのがマナーです。

切手の貼付

返信用封筒には必要十分な郵便切手をあらかじめ貼っておきます。切手代を受取人側であるこちらが負担するのが基本マナーです。とくに取引先やお客様に返送をお願いする場合、切手を貼らずに送料を相手負担にすることはマナー違反と受け取られかねませんので注意しましょう。

送る書類の重さに応じて適切な金額の切手を用意し、封筒の表面左上（横書き封筒の場合は右上）に貼付しておきます。

もし返信用封筒が特殊な料金受取人払いの場合は切手は不要ですが、その場合は専用の郵便番号枠・料金後納の表示が印刷された封筒を使う必要があります。一般的なビジネスでは、切手貼付のうえで返信用封筒を同封する形が多いでしょう。切手の貼り忘れは相手に余計な負担を強いるだけでなく、配慮が足りない印象を与えますので、準備段階で必ず確認してください。

返信用封筒を添えるときの送付状の書き方

書類を郵送する際には、たとえ返信用封筒を同封していても送付状（添え状）を入れるのがビジネスマナーです。送付状とは送付する書類の内容や部数、返送方法などを説明するための挨拶状で、受け取った相手が中身を一目で把握できるようにする役割があります。

特に契約書類など重要書類を送る場合、郵便物を開封するのが契約担当者本人とは限りません。送付状があれば誰が見ても「何の書類が何部入っており、何をして返送すればよいか」が分かるため安心です。

送付状の役割と記載項目

返信用封筒を同封する場合、送付状には必ず「返送のお願い」を明記しましょう。具体的には、「書類を◯部同封したので、ご確認・記入の上、1部をご返送ください」という旨を本文中に記載します。

形式としてはビジネス文書の定型に従い、以下の項目を送付状に盛り込みます。

• 日付
• 宛名
• 差出人情報
• 件名
• 前文（頭語・時候の挨拶）
• 主文（用件）
• 末文（結びの挨拶・結語）
• 同封書類（記・以上）

返送依頼を記載する際の例文とポイント

送付状の主文で、どんな書類を同封したか、その書類に対して相手に何をしてほしいか、そして返送をお願いする旨を丁寧に伝えます。返信用封筒を入れる場合、本文中で返送の依頼を明確に書くことが重要です。

例として、契約書類を送付する際の送付状本文の一部を挙げます。

「下記の通り、契約書類を2部同封いたしました。ご多忙のところ恐縮ですが、内容をご確認の上、1部にご署名・ご捺印いただき、同封の返信用封筒にてご返送くださいますようお願い申し上げます。」

このように、「同封の返信用封筒にてご返送ください」というフレーズで返送方法を指示します。「ご返送くださいますようお願い申し上げます」は非常に丁寧な表現です。「恐れ入りますが、〇〇してください」と前置きして依頼する形もよく使われます。

例えば「恐れ入りますが、同封いたしました返信用封筒にて〇月〇日までにご返送くださいますようお願い申し上げます。」のように書けば、期限を伝えたい場合にも丁寧な依頼となります。

送付状を作成する際、「下さい」「お願いします」などの表現はビジネス文書では避け、可能な限り丁寧な敬語表現にすることが望ましいです。「～くださいますようお願い申し上げます」「～いただきますようお願いいたします」といった定型フレーズを用いると良いでしょう。送付状の文面は、ひな型となるテンプレートを自社用に用意しておくと作成が簡単になります。

返信用封筒と送付状に関するマナーと注意事項

最後に、返信用封筒を同封して書類を送る際に押さえておきたいマナーや注意事項をまとめます。細部まで気を配ることで、相手に与える印象も良くなり、ビジネス上の信頼向上につながります。

送付状の同封

返信用封筒だけを入れて何の説明もないのは不親切です。簡単で構いませんので送付状を添え、「何を送ったか」「何をしてほしいか」を明示しましょう。送付状があることで相手は必要な対応をすぐに理解できます。

丁寧かつ明確な文章

送付状の本文では依頼事項をはっきり書きます。同時に語調は丁寧に保ちましょう。「～してください」という直接的な表現は命令的に受け取られる可能性があるため、「～くださいますようお願い致します」や「～いただければ幸いです」など柔らかな依頼表現を使います。

期限や必要事項の明記

返送に期限がある場合や、書類への記入漏れ防止のための注意事項があれば、送付状に一言添えます。例えば「〇月〇日必着でご返送願います」のように記載します。相手にとって何をいつまでにすればよいか明確になるよう配慮しましょう。

同封物の確認

封入ミスを防ぐため、同封書類と返信用封筒がすべて揃っているか発送前に確認します。特に切手の貼付忘れ、宛名の記入漏れがないか注意してください。送付状の「記」に書いた内容と実際の封入物が合っているかも重要なチェックポイントです。

相手の負担軽減への配慮

返信用封筒を同封すること自体が相手の手間を省く思いやりですが、その他にも細かな配慮をしましょう。例えば、封筒は折らずに入る大きさのものを選ぶ、可能なら返信用封筒に糊付けテープが付いたものを用意する、書類一式をクリップ止めして整理するなど、相手がストレスなく対応できる工夫が大切です。

不要な場合は同封しない

繰り返しになりますが、返送が不要な送付では返信用封筒は入れません。稀に「念のため」と封筒を入れてしまうケースもありますが、相手を戸惑わせるだけなので避けましょう。必要な場面で確実に使うことが肝心です。

まとめ

「同封の返信用封筒にてご返送ください」という依頼は、ビジネスにおいて相手の協力を仰ぐ場面でしばしば登場します。返信用封筒をあらかじめ用意しておくことで、先方は宛名書きや郵送料の負担なく書類を返送でき、依頼するこちら側も迅速に必要書類を回収できます。

この記事では、返信用封筒が必要なケースから準備方法、送付状での書き方まで解説しました。重要なポイントを改めて確認します。

返信用封筒は、契約書の返送など、書類の返送が必要な場合に同封します。

封筒には宛先を記載し切手を貼付し、相手がすぐ投函できる状態にします。宛名には「行」や「宛」を付け、相手に敬称へ訂正してもらうのがマナーです。

送付状で返送依頼を明記し、丁寧な文面でお願いすることが大切です。

封筒の選択や切手の額、同封漏れの防止など、細かなマナーにも注意し、相手への気遣いを示します。

これらの点を実践すれば、ビジネス文書のやり取りにおいて安心感と信頼感を与えることができます。特に小規模事業者やフリーランスの方にとって、きちんとした書類送付の対応は信頼獲得の一助となるでしょう。

ぜひ正しい方法で返信用封筒と送付状を活用し、円滑なコミュニケーションを図ってください。相手に負担をかけない心遣いが、良好なビジネス関係構築につながります。