外注費の領収書の書き方とは？基本ルールと正しい記載方法

フリーランスや法人の経理担当者にとって、外注費の扱い方や領収書の書き方は押さえておきたい重要ポイントです。

自社業務の一部を外部に委託した際には外注費が発生しますが、「外注費と給与の違いは？」「領収書には何を書けばいいの？」「電子保存のルールは？」といった疑問を持つ方も多いでしょう。

本記事では、外注費の定義から領収書の基本ルール、正しい書き方の例、領収書がもらえない場合の対処法、経費精算や確定申告での注意点、そして電子帳簿保存法への対応まで、初心者にも分かりやすく網羅的に解説します。ビジネスシーンで困らないために、ぜひ最後までご一読ください。

外注費とは何か？定義と該当するケース

外注費（がいちゅうひ）とは、自社の業務の一部を外部の個人事業主や法人に委託したときに支払う費用です。簡単に言えば「業務を外部に発注した際の支払い」が外注費に該当します。

例えば、社内で対応しきれない専門業務をフリーランスに依頼したり、忙しい時期に仕事を外部の協力会社へ発注したりするケースです。支払い時には会計上「外注費」という勘定科目で処理します。

外注費に該当する主な例をいくつか挙げます。以下のようなケースでは、その支払いは外注費として計上されるのが一般的です。

専門業務の委託

例）個人事業主のウェブデザイナーに自社ホームページ作成を依頼した費用

業務のアウトソーシング

例）清掃会社にオフィス清掃を依頼した費用、翻訳業務をフリーランスに発注した費用

人材の派遣利用

例）派遣会社から人材を受け入れて業務をしてもらった際の派遣料

このように、自社の仕事を外部に委ねた対価が外注費ですが、外部へ支払った費用すべてが外注費になるわけではありません。 特に個人に支払う費用は、それが外注費なのかそれとも従業員に対する給与なのかを正しく区分する必要があります。

同じ人件費でも扱いを間違えると、税務上のリスク（経費として認められない・追加の税金が発生する等）につながるため注意しましょう。次の章では、外注費と給与・報酬の違いについて詳しく解説します。

外注費と給与・報酬の違い

外注費と給与は一見似たような「人に支払うお金」ですが、契約形態や税務上の取り扱いが大きく異なります。 また、外部に支払うお金でも種類によっては「報酬」として扱われ、源泉徴収（所得税の天引き）が必要なケースもあります。

ここでは外注費と給与の違いを中心に、必要に応じて報酬の扱いにも触れながら違いを整理します。

まずは主な違いをまとめた早見表をご覧ください。

項目	外注費（業務委託の支払い）	給与（従業員への支払い）
支払先	外部の個人事業主・法人（業務委託先）	自社の従業員（アルバイト含む）
契約形態	請負契約・業務委託契約などによる発注	雇用契約（労働契約）に基づく雇用
対価の性質	成果物・役務への対価（仕事の成果に応じて支払い）	労働そのものへの対価（時間や労働に対し定期支払い）
源泉徴収	原則不要※特定の報酬のみ要（後述）	必要（所得税を給与から天引き）
社会保険	不要（発注側に加入義務なし）	必要（会社が社会保険に加入し保険料を負担）
消費税	課税対象（支払額に消費税含む）※仕入税額控除の対象になる	非課税（給与には消費税なし）

契約関係の違い

給与は雇用契約にもとづく支払いであり、支払う相手は会社と雇用関係にある従業員です。会社は労働基準法や社会保険の適用を受け、従業員を指揮命令する立場にあります。一方、外注費の支払い先とは業務委託契約（請負契約など）を結んでおり、発注者と受注者の間に雇用関係はありません。

外注先（受託者）は自社の従業員ではないため、労働時間の管理や勤務場所の拘束といった労務管理は基本的に行わず、成果物の納品や役務提供に対する対価として支払います。簡単に言えば、決まった時間働いてもらうのが給与、決まった成果物を納品してもらうのが外注費と言えます。

税金（源泉徴収）の違い

給与の場合、支払う側（会社）は所得税をあらかじめ天引きして納税する源泉徴収義務があります。毎月の給与計算時に所得税と住民税等を控除し、従業員には手取り額を支給します。また、給与には年間を通じて年末調整や住民税特別徴収などの手続きも必要です。

 一方、外注費の支払いでは、原則として源泉徴収は不要です。外注先が法人であればそもそも源泉徴収は発生しませんし、相手が個人事業主の場合でも通常は所得税を天引きせずに満額を支払います。ただし注意すべき点として、外部に支払うお金でも「報酬」とみなされるものがあります。

例えば原稿料（記事執筆料）や講演料、弁護士・税理士など士業への報酬などは、外注先が個人事業主であっても支払う側が所得税を源泉徴収する義務があります。フリーランス相手でも支払い内容によっては源泉徴収が必要になるケースがあることを覚えておきましょう（該当する場合、支払額の10.21%を源泉徴収し税務署へ納付します）。

社会保険の違い

給与支払の対象となる従業員は、会社を通じて健康保険・厚生年金などの社会保険に加入する必要があります。会社は社会保険料を従業員給与から控除するとともに、会社負担分の保険料を事業主として納付する義務があります。

これに対し、外注費を支払う外注先には雇用関係がないため社会保険加入義務は生じません。発注側の会社が外注先の健康保険や年金を負担することもありません（外注先が個人事業主であれば自分で国民健康保険・国民年金に加入します）。

社会保険料の負担がない分、企業にとって外注費のほうがコスト的に有利に働く場合もあります。

消費税の違い

外注費の支払いは消費税の課税取引です。例えば100万円+消費税10万円の業務委託料を支払った場合、その10万円は発注側にとって仕入税額控除（払った消費税の控除）対象となります。一方、給与の支払いは消費税法上「給与等」（不課税取引）にあたり消費税がかかりません。

従って、給与をいくら支払っても消費税の計算には影響しません。この違いもあり、税務調査では「本来給与とすべき支払いを外注費に計上していないか」がチェックされる傾向があります。

実質は雇用関係なのに外注費として処理していると判断されると、源泉所得税の未納や消費税の控除過大として指摘され、追徴課税を受けるリスクがあります。契約書や業務実態に照らして、外注か雇用かの区分を適切に行うことが大切です。

以上が外注費と給与（および一部の報酬）の主な違いです。まとめると、外注費は契約で結んだ外部への業務委託料（基本は源泉徴収なし・消費税あり）、給与は雇用する従業員への賃金（源泉徴収あり・消費税なし）となります。

両者を正しく区別し処理することで、税務上のトラブルを防ぐことができます。

領収書の基本ルール（必要な記載事項・電子と紙の違い）

ビジネスをする上で発生する支払いには「領収書」がつきものです。領収書とは、代金を受け取った事実を証明する書類であり、経費精算や税務処理の際の証拠（証憑）となります。まずは領収書の基本的なルールとして、記載すべき項目と紙と電子の違いについて押さえておきましょう。

領収書に必ず記載すべき事項

領収書には法律で定められた厳密な書式こそありませんが、一般的に以下の6〜7項目を正確に記載する必要があります。これらは領収書発行の基本マナーであり、適格請求書等保存方式（いわゆるインボイス制度）に対応するためにも重要です。

日付（取引日）

代金を受領した日付を記載します。西暦でも和暦でも構いませんが、省略せずに「2025年4月15日」のように年月日をはっきり書きましょう。

宛名（受取人名） 

代金を支払った相手の名称を書きます。相手が法人なら「〇〇株式会社 御中」、個人なら「〇〇様」といった形式です。よくレジで「上様」と書かれるケースがありますが、「上様」は極力避けるのが望ましいです（誰が支払ったか証明力が落ちるため）。宛名が空欄のままや「上様」にならないよう注意しましょう。

金額（税込金額）

受領した金額を記入します。改ざん防止のため、金額の前に「￥」マークをつけ、末尾には「-」を記載するのが一般的です（例：「￥100,000-」）。こうすることで後から数字を書き足されるリスクを減らせます。

また、消費税額を明確にするために税込金額のほか税抜金額と消費税額の内訳も記載することが望ましいです。特に税込金額が5万円を超える場合は後述の収入印紙の判定に関わるので、税込・税抜表示をしっかり分けましょう。

但し書き（取引の内容） 

支払いの目的や内容を簡潔に記します。例えば商品購入代金なら「〇〇代として」、外注費の支払いであれば「△△業務委託料として」といった具合です。何に対する支払いかが分かるように具体的に書くことがポイントです。複数の商品やサービスがある場合はまとめずに品目ごと書くか、「〜等」と付記します。軽減税率対象のものを含む場合はその旨（「※飲食料品を含む」など）も記載します。

発行者（受領側の情報）

領収書を発行する側（お金を受け取った側）の情報です。通常は発行者の会社名や屋号、住所、電話番号などを記載し、最後に担当者の署名や社判（社印）を押します。

印鑑の押印は2021年の民法改正以降必須ではありませんが、ビジネス慣習として今も多くの領収書で押印されています（偽造防止の観点もあります）。発行者が法人なら正式な会社名と代表者印など、個人事業主なら屋号または氏名の印鑑を押すと良いでしょう。

なお、2023年10月のインボイス制度開始後は、発行者が適格請求書発行事業者である場合に領収書へ登録番号（Tで始まる13桁の番号）を記載することが求められます。合わせて、税込金額を税率ごとに区分し、適用税率と税額も記載する必要があります（例えば10%対象と8%軽減対象が混在する場合、それぞれの税率ごとに合計金額と消費税額を明示）。

収入印紙 

現金などで5万円以上の支払いを受け取った際に発行する領収書には、収入印紙の貼付が必要です。これは印紙税法による決まりで、5万円未満の領収書は非課税文書として印紙不要ですが、5万円以上になると金額に応じた収入印紙を貼らなければなりません。

例えば領収書の金額が5万円以上100万円以下なら200円分の印紙、100万円超〜200万円以下なら400円分…とランクがあります。該当する場合、領収書の空きスペースに所定額の収入印紙を貼り、発行者の印鑑やサインで消印（印紙にかけて押印）します。

これを怠ると印紙税の未納となり、後日ペナルティ（本来の印紙税の3倍の過怠税）が科される恐れがあるので注意しましょう。なお、電子的な領収書については紙ではないため印紙税は非課税です（後述）。

以上が領収書の基本的な記載項目です。ポイントは、取引日・宛名・金額・但し書き・発行者情報（+必要に応じて内訳と収入印紙）を漏れなく正確に記載することです。これらが欠けていると、経理処理や税務上でトラブルになる可能性があります。発行側として信頼される領収書を作成できるよう、ルールをしっかり押さえておきましょう。

紙の領収書と電子領収書の違い

近年はメールやPDFによる電子領収書も増えてきました。基本的な記載事項は紙でも電子でも同じですが、紙と電子では取り扱いが一部異なる点があります。

収入印紙の有無

前述の通り、電子データで発行・受領する領収書には収入印紙は不要です。一方、紙の領収書で5万円以上の場合は発行者が収入印紙を貼る必要があります。もし紙で受け取った領収書に印紙貼付漏れがあると、発行者側が罰則を受ける可能性があります。受領側としても印紙が必要な金額かどうか意識して確認しましょう。

なお、紙の領収書でも「クレジットカード払い」「銀行振込」などと明記されている場合は、それ自体が証拠となるため印紙不要とされています（クレジットカード利用控え等が別途保存される前提）。

発行・受領方法

紙の領収書は現物を手渡しまたは郵送で受け取ります。電子領収書はメール添付のPDFやシステム上で発行され、データとして受け取ります。電子の場合、受領者はデータを印刷する必要は本来ありません。データのまま保存すべきものなので、印刷して紙で保管しても正式には原本保存と認められない点に注意が必要です（この点は後述の電子帳簿保存法で詳しく触れます）。

署名・押印

紙では発行者の押印や直筆サインがよく行われますが、電子領収書では通常それらはありません。その代わり発行システム名や発行元情報がデジタルに記載されます。近年は電子領収書に電子署名を付与して真正性を担保するケースもありますが、一般的にはPDFに必要事項が記載されていれば有効な領収書として認められます。

保存方法

紙の領収書はファイルや台紙に貼って原本を保存します。電子領収書は印刷せず、受領したデータ（PDFやメールそのもの）を電子データとして保存します。

紙と電子で保存形態が異なるため、経理担当者は管理方法を分けて考える必要があります（詳しくは後述の電子帳簿保存法の項で解説します）。

まとめると、領収書の内容面は紙でも電子でも同じ項目を記載しますが、収入印紙の扱いと保存方法に違いがあります。紙の領収書を発行するときは印紙税にも気を配り、電子でやり取りする場合は適切なデータ保存を行いましょう。

では次に、実際に外注費に関する領収書を正しく書く方法を具体的な記載例とともに見ていきます。

外注費の領収書の正しい書き方【記載例あり】

外注費の支払いに対する領収書を作成する際、基本は前述のルールに従って必要事項を記載すればOKです。ここでは業務委託料の領収書を例にとり、具体的にどのように書けば良いかを説明します。

フリーランスがクライアントに領収書を発行する場合や、経理担当者が外注先から受け取った領収書をチェックする際の参考にしてください。

以下に領収書の記載例とポイントをまとめます。

項目	記載例	ポイント・解説
日付	2025年4月15日	取引日（領収書の発行日）。西暦でも和暦でも構いませんが、省略せずに記入します。例では西暦表記です。
宛名	株式会社〇〇 御中	支払者である相手の名前を記載します。法人なら「〇〇株式会社 御中」、個人なら「〇〇様」とします。「上様」は避け、正式名称を書きましょう。
金額	￥100,000-	税込金額を記載します。日本円の記号「￥」を付し、数字を3桁区切りにすることで視認性を高めています。最後の「-」は改ざん防止です。手書きの場合は「￥100,000-」のように記入します。
但し書き	Webサイト制作業務委託料として（消費税込）	支払いの目的を具体的に書きます。ただ「外注費として」よりも、何の外注か明確にする方が親切です。ここでは「Webサイト制作の業務委託料」と記載し、税込である旨を付記しています。必要に応じて「〇月分」「〇〇プロジェクト代」など期間や案件名を入れても良いでしょう。
内訳	（税抜¥90,909、消費税¥9,091）	金額の内訳を別途記載しています。税込金額が5万円を超える場合、税抜額と消費税額を明示すると印紙税判定上安心です（本例では税込100,000円=税抜90,909円、消費税9,091円）。インボイス制度対応としても税率ごとに税額を示すことが求められます。
発行者	フリーランス太郎（屋号：〇〇デザイン）〒123-4567 東京都○○区○○1-2-3TEL:03-1234-5678※適格請求書発行事業者登録番号：T1234567890123	お金を受け取った側（領収書を発行する人）の情報です。個人事業主の場合、氏名や屋号、住所、連絡先を記載します。登録番号はインボイス発行事業者のみ必要です。最後に慣例として印鑑を押すと良いでしょう（例：「フリーランス太郎」名の認印）。
収入印紙	￥200（収入印紙貼付・消印）	紙の領収書で税込5万円以上の場合、左記のように所定額の収入印紙を貼付し、発行者印で消印します。本例100,000円では200円の印紙が必要です。電子領収書の場合はこの欄は不要です。

上記が外注費領収書の一例です。基本的には一般の領収書と同様ですが、「業務委託料として」「適格請求書の登録番号」といった記載がある点が特徴的です。

特に但し書きの部分は重要で、外注費であることが分かるよう具体的に記載しましょう。「○○業務委託料」「△△制作費」「□□コンサルティング費用」など内容を明示すれば、経費計上時にも分かりやすくなります。

領収書はパソコンで作成しても手書きでも構いません。市販の領収書用紙（複写式伝票など）を使う場合も、上記項目を漏れなく記入します。

もし手書きで金額を書くときは漢数字（壱拾万円也など）で書くこともありますが、最近は算用数字でも問題ありません（改ざん防止措置だけは忘れずに）。また、領収書番号やシリアル番号欄があれば発行側で管理のため記入します。

発行者側の注意点：発行者は領収書の控えを必ず保管しておきましょう。後で顧客から問い合わせがあった際や、税務調査時に「どの領収書を発行したか」を証明するためです。控えの保存期間も本来は原本同様に必要ですので、紛失しないようファイリングしておくと安心です。

受領者側の注意点：経理担当者は受け取った領収書に不備がないか確認しましょう。宛名が自社名になっているか、金額や日付は正しいか、消費税の内訳や登録番号はあるか、そして印紙が必要額貼られているか、といった点です。

不明点があれば発行者に早めに問い合わせ、必要なら修正や再発行（正式には領収書の再発行はできませんが、事情を説明し「支払証明書」を発行してもらうことは可能です）を依頼しましょう。

領収書がもらえない・発行されない場合の対応方法

本来、経費の支払いをしたら相手から領収書を受け取るのが理想ですが、場合によっては領収書がもらえないこともあります。例えば以下のようなケースです。

個人事業主のフリーランスに依頼したが、領収書の発行習慣がなく受け取れなかった

Webサービスやオンライン決済を利用したが、領収書発行に対応していなかった（メール通知のみ）

領収書を発行してもらうまでもない少額の支払いで、証憑が手元に何もない

こうした場合でも、経費として処理するなら何らかの形で支払いの証拠を残す必要があります。 領収書が発行されない・もらえなかったときの対処法として、次のような方法があります。

代わりになる明細書や記録を保存する

領収書の代わりに、レシートや利用明細があればそれを証拠として使えます。例えばクレジットカードで支払った場合のカード利用明細、銀行振込をした際の振込明細書、ネット注文の確認メールや注文画面のスクリーンショットなどです。

これらには日付や金額、取引先名が記載されているため、税務上も支出の根拠資料として一定の効力があります。領収書が無い場合は、こうした第三者発行の明細を必ず保管しましょう。特にオンライン取引では紙の領収書が出ないことも多いので、メールや画面をプリントアウトするかPDF保存することをお勧めします。

出金伝票を作成する

どうしても領収書等が入手できない場合、社内用の出金伝票（で金銭支出の記録を残す伝票）を起票します。出金伝票には支払日、支払先名称、金額、支払い理由（但し書きに相当）を記入し、担当者・承認者の押印欄があれば押印します。

これは社内で作成する支出証明であり、領収書の代用として経理処理に添付できます。

たとえば「2025年4月15日 外注先：フリーランス太郎 金額50,000円（ウェブ記事執筆料）」のように詳細を記します。出金伝票はあくまで自己証明ですが、無いよりははるかに良い証拠となります。社内規程で領収書がなく出金伝票で代替する場合の承認フローを定めておくと望ましいでしょう。

支払証明書を活用する

ケースによっては、支払証明書という形で支払った事実を証明する書類を作成することもあります。支払証明書とは、領収書が発行されない取引について、支払った側が作成する証明書です。

内容は出金伝票に近いですが、より正式な書式で「いつ、誰に、いくら、何の目的で支払ったか」を記載し、可能であれば相手先にも署名・押印をもらいます。

例えば謝礼を現金で渡したが領収書をもらえない場合に、こちらで「◯年◯月◯日　〇〇様に謝礼として¥○○○○をお支払いしました」などと書いた証明書を用意し、先方にサインしてもらう、という使い方です。このように双方のサインがあれば、より強い証拠となります。

請求書や契約書を保管する

領収書が無くても、請求書（請求明細）や業務委託契約書があれば併せて保存しておきましょう。請求書には支払うべき金額や内容が記されていますし、実際に銀行振込をしていれば通帳やネットバンキングの記録で支払い事実を補完できます。契約書も取引の内容を証明する文書ですので、支払い記録と合わせて提示できれば経費として説明しやすくなります。

以上のような方法で、領収書がない場合でもできるだけ多くの証拠を揃えておくことが大切です。税務調査では「本当にその費用を支払ったのか」「それは必要経費として妥当か」を確認されます。領収書がなくても他の書類で説明できれば経費計上は認められやすくなります。逆にまったく証拠がないと経費として認められない可能性もあります。

ワンポイント

例えば個人のアルバイト的な手伝いに日払いでお金を支払った場合、その場で領収書を用意するのが難しいこともあります。その際は事前に領収書用の簡易な用紙を準備し、相手に受領サインをもらうのも一つの手です。

100円ショップなどで売っている領収書帳に支払先（あなた）の名前と金額等を記入し、受け取った方に署名（できれば住所と印鑑も）してもらえば、それが領収書代わりになります。

その控えをあなたが保管し、相手に領収書を渡す形です。継続的に同じ個人に支払う場合は給与扱いになる可能性がある点にも注意しつつ、単発の支払いであっても記録だけは残すようにしましょう。

経費精算や確定申告の際の注意点

外注費の領収書を含め、経費の領収書は経費精算や確定申告の場面で重要な役割を果たします。ここでは、フリーランス個人事業主の確定申告時や、会社員の経理担当者が経費精算を処理する際に押さえておきたいポイントを解説します。

領収書は提出不要でも「保存」が必須

個人事業主が確定申告をする際、領収書類を税務署に提出する必要はありません（申告書に添付することは通常ありません）。

しかし、領収書は自宅や事務所でしっかり保存しておく義務があります。税務調査などで申告内容の裏付けを求められたときに提示できるよう、一定期間保管しなければなりません。

保存期間は法律で定められており、青色申告の場合は原則7年間（前々年の事業所得等が300万円以下なら5年間に短縮可）、白色申告の場合は5年間です。

法人の場合は基本7年間ですが、欠損金の繰越控除がある場合などは最長10年の保存が求められます。いずれにせよ「最低でも5〜7年」は領収書類を保管するのが安全です。年月が経つと紙が劣化したり文字が薄くなったりするので、重要な領収書はコピーを取るかスキャンしておくと良いでしょう。

経費精算では原本提出が基本

会社員やスタッフが立替経費を経費精算する場合、基本的に領収書の原本提出が必要です。経理担当者は原本を受け取り、コピーを取った上で原本をファイリングして保存します（申請者にはコピーを返却する企業もあります）。

領収書の宛名が会社名になっていること、改ざん防止措置がされていること（不審な修正がないか）などを確認し、不備があれば差し戻します。

社内規程によっては、一定額以下の少額経費で領収書省略可としている場合もありますが、税務上は金額に関わらず証拠があった方が望ましいです。もし領収書を紛失した場合は、前章の出金伝票などの対応を経てしかるべき承認を得る必要があります。

プライベート利用との区別

フリーランスの場合、仕事の経費とプライベートの支出が混ざりやすいので領収書の仕分けに気をつけましょう。外注費の領収書は基本的に事業用ですが、たとえば自分個人が負担すべきもの（家族への謝礼など事業と無関係な支払い）は経費になりません。

逆に事業に必要な外注費であればしっかり経費計上するためにも領収書が必要です。家事関連費（プライベートと事業の混在費用）の領収書などは、注記を入れて事業分だけ按分計上するなど、後で見ても分かるよう整理しておきましょう。

確定申告時の整理方法

確定申告の際には1年分の領収書をまとめて集計することになります。日頃から領収書の整理方法を決めておくとスムーズです。

例えば「月別にクリアファイルに入れる」「日付順にノートに貼る」「経費科目ごとに仕分けしておく」など、自分や自社に合った管理方法を取りましょう。外注費の領収書であれば、支払先別やプロジェクト別にまとめておくと経費集計や原価計算がしやすくなります。

また、エクセルや会計ソフトでデータ入力する際は領収書に通し番号を振っておき、入力データと紐付けて管理すると後から探しやすくなります。

5. 経費計上漏れを防ぐ：領収書がないと経費に落としづらいだけでなく、うっかり計上漏れしてしまう原因にもなります。特に外注費などは金額も大きくなりやすいので、領収書を受け取ったらすぐに経費帳や会計ソフトに記録し、未経費計上の支払いがないかチェックしましょう。年度末に領収書ファイルを見直して、記帳漏れがないか確認するのも大切です。

以上の点に注意していれば、領収書関連で経費精算や確定申告時に慌てることも減るでしょう。領収書は「もらったらすぐ記録・長期間保管」が鉄則です。適切に処理・保存しておけば、税務監査の際も落ち着いて対応できます。

領収書に関するよくある間違いとその対処法

最後に、領収書にまつわるよくあるミスと、その防止策・対処法についてまとめます。領収書の取り扱いで初心者が陥りがちな間違いを把握し、事前に防ぎましょう。

宛名を「上様」にしてしまう

宛名を上様・空欄のままでも受け取れてしまう場合があります。しかし税務上は誰に発行したか不明確な領収書となり、経費として認められにくくなる可能性があります。対処法：領収書を受け取る際は必ず自社名や自分の名前を書いてもらうよう依頼しましょう。

レジで上様と書かれそうになったら、その場で正式名称を書いてもらえるようお願いしてOKです（多くのお店は応じてくれます）。万一上様の領収書しか手に入らなかった場合、支払先や用途が分かる他の証拠（レシートやメモなど）を添付しておくようにします。

但し書きが曖昧（内容を書き忘れ） 

「品代」「外注費として」など一言だけの但し書きだと、後で見返したとき具体的に何に対する支払いか分かりません。また税務署からも突っ込まれる可能性があります。対処法：但し書きには具体的な内容を記載するクセをつけましょう。

例えば外注費でも「○○制作費として」「△△業務委託料（◯月分）」などできるだけ詳細に書いてもらいます。自分で発行する場合も同様です。「内容が長くて書ききれない」ときは、領収書に簡潔に書いた上で別紙の明細を添付する方法もあります。

金額の書き方ミス 

よくあるのは桁を間違えたり、コンマや￥マークを付け忘れて改ざんリスクが生じたりするケースです。また税込・税抜の区別を書かずに印紙貼付判断を誤ることもあります。対処法：手書きでも印字でも金額は正確に入力します。

桁区切りや￥を付けるのは慣れないと忘れがちなので、テンプレートを用意すると良いでしょう。税抜5万円未満かどうか微妙な場合は内訳を必ず書き、税込5万円超に見えてしまう書き方は避けます（前述したように税込額だけ書くと印紙不要でも誤解される恐れあり）。

収入印紙の貼り忘れ 

大きな金額の領収書を発行する際に印紙を貼り忘れてしまうミスです。印紙税は発行者側の義務とはいえ、受領者にとっても後で発行者に貼り忘れを指摘するのは気まずいものです。対処法：発行者は金額が5万円以上か常に意識しましょう。

領収書用紙やシステムで自動的に「要収入印紙」表示が出るものもあります。発行後に気付いた場合、すみやかに所管の税務署で過怠税を自主納付すればペナルティが軽減されます。受領者側としては高額領収書をもらったとき、印紙の有無をチェックし、不足していれば早めに発行者へ連絡するのもトラブル防止につながります。

領収書の紛失

もらった領収書を無くしてしまうのもありがちな失敗です。特に出張先で受け取った領収書をなくしたり、財布に入れたまま洗濯して読めなくしてしまったりということも…。対処法：領収書は受け取ったらすぐ決まった場所に保管する習慣をつけましょう。

たとえば専用のファイルや封筒を持ち歩き、領収書を受け取ったらすぐ入れるようにします。またスマートフォンで撮影しておくのも有効です。写真があれば紛失しても内容確認できますし、電子帳簿保存法の要件を満たせばそのまま電子保存も可能です。万一紛失した場合は、支払先に相談して「支払証明書」を発行してもらえないか依頼したり、カード明細等で支払い事実を示すようにしましょう。

領収書と請求書の混同 

初心者に多い誤解として、「請求書があれば領収書はいらないのでは？」というものがあります。請求書は代金の請求を示す書類で、支払いの証明（受領証）ではありません。銀行振込の場合、振込票や通帳記帳がその証明になりますが、現金払いだと請求書だけでは支払い完了を証明できません。

対処法：基本的に支払ったら領収書をもらうことを習慣づけましょう。振込やカード払いなど形に残る支払い方法の場合は請求書+振込記録で十分な場合もあります。ただし社内規程によっては請求書で経費精算できるケースもありますので、状況に応じて判断します。重要なのは請求書＝支払義務の発生、領収書＝支払履行の証明と役割が違うことを理解しておくことです。

両方を揃えておくのがベストですが、少なくとも何らかの形で「支払った証拠」を残すことを忘れないようにしましょう。

以上のようなミスに注意すれば、領収書の扱いで困ることはぐっと減るでしょう。特に宛名・但し書き・金額・印紙の4点はチェックリスト的に確認する癖をつけてください。発行側でも受領側でも、正しい領収書の運用が信頼関係の構築とスムーズな経理処理につながります。

電子帳簿保存法との関係と実務上の対応

最後に、近年話題の電子帳簿保存法と領収書管理の関係について触れておきます。2022年以降、領収書や請求書の保存方法に関する法律が大きく改正され、紙から電子へのシフトが進められています。フリーランスや中小企業でも対応が求められるポイントですので、概要を押さえておきましょう。

電子帳簿保存法とは

国税関係帳簿書類（帳簿や証憑類）を電子データで保存するための要件を定めた法律です。これまでは領収書などを紙で原本保存するのが原則でしたが、電子帳簿保存法に基づき一定の要件を満たせば電子データのまま保存することが認められています。

特に改正により2024年1月以降は、メールやWebで授受した領収書等の電子取引データは電子のまま保存することが義務化されました（※猶予措置を経て本格施行）。つまり、オンラインで受け取ったPDF領収書を印刷して紙でファイリングする従来の方法は、原則として認められなくなるということです。

電子取引の領収書への対応

例えば、クラウドソフト経由で発行されたPDF領収書や、ECサイトの購入履歴画面などは電子取引の証憑にあたります。これらはデータで受け取ったらデータで保存しましょう。具体的には、PDFファイルをそのまま社内サーバーやクラウドストレージに保管したり、メールをエクスポートして保存する形です。

重要なのは後で検索できるよう管理することで、保存したデータに「取引日・取引先・金額」などで検索可能な仕組みが必要とされています（フォルダ名やファイル名に日付と相手先を入れる、スプレッドシートで索引を作る、などの方法があります）。

紙で印刷しても構いませんが、印刷物は参考用にとどめ、あくまで電子データが原本になるよう運用します。

紙の領収書の電子化（スキャナ保存）

改正電子帳簿保存法では、紙でもらった領収書をスキャンして電子保存することも容易になりました。以前は税務署への事前申請や厳格な手続きが必要でしたが、現在は事前申請なしで要件を満たせばスキャン保存が可能です。

要件とは、例えばタイムスタンプの付与（または速やかな保存と訂正削除記録の確保）、解像度やカラー情報の確保（原本と同等の鮮明さで保存）、検索機能の確保などです。

スマホアプリやスキャナーで領収書を撮影し、クラウドサービスにアップロードすればこれらを自動で満たしてくれるものも増えています。スキャン後は原本の紙を破棄することも可能ですが、心配な場合は一定期間保管しておいても構いません（法的には電子データがあれば原本廃棄OKです）。

実務上の対応策

フリーランス個人事業主でも法人でも、これからは領収書の電子管理が避けられない流れです。実務上は以下のような対応を検討すると良いでしょう。

会計ソフト・経費精算システムの導入

各種クラウド会計ソフトや経費精算システムは、電子帳簿保存法対応の機能を備えています。領収書をスマホで撮影してアップロードすると自動でデータ化・仕分けされ、要件を満たした形で保存可能です。専用システムを使えば検索要件などもクリアしやすく、紙原本をすぐ捨てても安心です。業務量に応じてツール導入を検討しましょう。

社内ルールの整備

小規模事業者でも、「電子で受領した領収書は○○に保存」「紙の領収書は従来通り〇年間保管」「スキャン保存する場合の手順」など社内ルールを作っておくとスムーズです。担当者が交代しても運用が続くよう、簡単なマニュアルを用意するのもおすすめです。

定期的なチェック

電子データは紙と違って目に見えない分、漏れなく保存されているか定期的に確認しましょう。特にメール添付の領収書はうっかりダウンロードし忘れると紛失と同じなので、月次で電子取引の有無をチェックし、保存漏れがないか点検する習慣をつけます。

バックアップも取得し、データ消失のリスクにも備えてください。

電子帳簿保存法への対応は最初こそ手間に感じるかもしれませんが、軌道に乗れば紙管理より便利になります。検索も簡単になり、保管スペースも不要です。法律遵守はもちろん、業務効率化の観点からも前向きに取り組んでみてください。

まとめ

外注費の領収書について、基本から応用まで解説しました。正しい領収書の書き方や管理方法を理解しておけば、経費処理や税務対応で迷うことが減るでしょう。領収書は小さな紙切れですが、ビジネスにおいてはお金の流れを証明する重要書類です。

適切に発行・受領し、きちんと保存することで、フリーランスの方も経理担当者の方も安心して本業に専念できます。本記事の内容を参考に、ぜひ日々の経理実務に役立ててください。