新幹線の領収書のもらい方ガイド ～経費精算のポイントと注意点～

出張で新幹線や電車を利用した際、「領収書は必要なのか？」「どうやって領収書をもらえばいいのか？」と迷った経験はありませんか。

特にビジネスマンや経理担当者にとって、交通費の領収書は経費精算で重要な書類です。

しかし、うっかり領収書をもらい忘れてしまったり、紛失してしまうこともあるでしょう。

この記事では、新幹線の領収書が経費精算に必要な理由から、領収書のもらい方（券売機・窓口・ネット予約・ICカード利用時など）、法人利用時の注意点、よくあるトラブルへの対処法、電子領収書の扱い、

さらに出張経費精算に役立つTipsまで、カジュアルな語り口でわかりやすく解説します。領収書の取り扱いに不安がある方はぜひ参考にしてください。

新幹線や電車の領収書は交通費精算に必要？

まず、新幹線や電車に乗った際の領収書が経費精算に必要かどうかを確認しましょう。結論から言えば、業務で発生した交通費を精算する場合は領収書をもらっておくのが望ましいです。

特に新幹線は運賃・料金が高額になりがちですので、会社の経理や税務上、適切な証拠書類として領収書が求められるケースが多いです。

企業の経理上は、交通費に限らず経費の支出には証憑（しょうひょう）を添付するのが基本です。領収書はその代表的な証憑であり、税務調査の際にも経費の裏付けとして保存が求められます。

特に新幹線代のように一度に数万円単位になる支出に領収書が無いと、後から指摘を受けるリスクがあります。

また、日本の消費税法では、事業者が経費の消費税分を控除（仕入税額控除）するために原則として領収書等の保存が必要です。

ただし公共交通機関の運賃については例外があり、一回の支払いが3万円未満の場合には、領収書がなくても一定の記録（乗車日や区間、運賃等を記載した社内帳簿）があれば税務上認められる特例があります（公共交通機関利用の特例）。

そのため、通勤電車やバスなど少額の交通費は領収書なしでも社内規定で精算可能とする会社もあります。

とはいえ、新幹線代は片道だけでも1万円以上、往復や複数人分になれば3万円を超えることも珍しくありません。インボイス制度（適格請求書制度）が施行された現在では、3万円未満の少額でも領収書があった方が確実です。

実際、多くの会社では金額の大小にかかわらず領収書の提出を求めています。要するに、経費精算をスムーズに行うためには新幹線や電車に乗った際はできるだけ領収書をもらっておく習慣をつけましょう。

万一領収書が無くても精算できるケースはありますが（詳細は後述）、基本はもらい忘れないことが大切です。

新幹線の領収書のもらい方（購入方法別）

新幹線の切符を購入する方法はいくつかありますが、購入方法によって領収書の受け取り方が異なります。ここでは券売機や窓口、ネット予約など主要なケース別に具体的な領収書のもらい方を説明します。

駅窓口（みどりの窓口）で購入する場合

駅のみどりの窓口で新幹線の乗車券や特急券を購入した場合、切符を受け取ると同時に領収書を発行してもらうことができます。ただし、窓口の係員から自動的に領収書が渡されることは基本的にありません。「領収書お願いします」などとこちらから依頼して初めて発行してもらえるので、忘れずに伝えましょう。

窓口で発行される領収書は、JRの社名や金額、日付、区間などが記載された用紙です。宛名欄が空いている場合も多いので、会社名など特定の宛名が必要な場合はその場で伝えて記入してもらうことも可能です（特に社名入りが必要な社内規定がある場合は大事です）。

支払いが現金で5万円以上の場合、収入印紙の貼付が必要になるため、領収書に印紙が貼られることがあります（これは鉄道会社側の処理であり、利用者が用意する必要はありませんが、高額現金払いでは領収書に印紙が貼ってあるか確認すると安心です）。

ポイント： 窓口では領収書を自動ではくれないので、「領収書ください」と伝えるのを忘れないようにしましょう。特に急いでいると受け取り忘れがちなので注意が必要です。

自動券売機で購入する場合

指定席券売機などの自動券売機で新幹線の切符を購入した場合も、領収書を受け取ることができます。購入手続きの最後の画面付近で「領収書発行」ボタンが表示されますので、支払い完了後にそのボタンを押して領収書を発行しましょう。

多くの券売機では、決済完了と同時に画面上に領収書発行の案内が出るため見逃しにくいですが、混雑時や急いでいると押し忘れる可能性があります。券売機で領収書を出し忘れると後から再発行はできないため、必要なときは必ず発行するように心がけてください。

券売機で出てくる領収書は小さなレシート形式の紙片です。この領収書には購入日時、利用区間、金額などが印字されています。ただし宛名（誰宛の領収書か）は空欄または印字されず、「ご利用ありがとうございました」等と記載されるのが一般的です。

宛名入りの領収書が必要な場合（会社から社名入り領収書を求められる場合など）は、券売機では対応できないため窓口で購入するようにしましょう。多くの企業では券売機の無記名領収書でも問題なく経費精算できますが、念のため自社のルールを確認すると安心です。

ポイント： 券売機では領収書ボタンの押し忘れに注意。また、領収書に宛名が入れられないことも覚えておき、宛名が必要なときは窓口を利用しましょう。

インターネット予約（えきねっと・EX予約・スマートEXなど）の場合

近年はインターネットで新幹線の座席を予約・購入する人も増えています。オンライン予約の場合でも領収書を入手できますが、サービス形態によって方法が異なります。代表的なJRのオンライン予約サービスと領収書受け取り方法を整理してみましょう。

JR東日本「えきねっと」やモバイルSuica特急券などの場合

JR東日本エリアの新幹線をネット予約した場合、受取方法によって領収書のもらい方が変わります。紙の切符を発券する予約（例えばえきねっとで予約して駅の券売機で発券）なら、発券時に前述の券売機の領収書発行ボタンを押して取得します。

一方、スマートフォンのアプリやICカードだけで乗車できる「新幹線eチケットサービス」などのチケットレスサービスを利用した場合は、ウェブ上で領収書データを表示・印刷します。

具体的には、予約に利用したえきねっとの会員ページにログインし、予約履歴から「領収書発行」メニューを選んでPDF形式の領収書をダウンロードできます。宛名の入力欄が用意されていることも多いので、必要に応じて会社名などを入れてから印刷・保存すると良いでしょう。

JR東海・JR西日本「エクスプレス予約」や「スマートEX」の場合

東海道・山陽新幹線をネット予約できるサービスとして、会員制のEX予約（エクスプレス予約）と非会員でも使えるスマートEXがあります。

これらでEX-ICカードやICカードを使ってチケットレス乗車した場合、改札を通過するときに「ご利用票」または「ICご利用票」と呼ばれる利用明細票が自動で発券されます。これはクレジットカード利用票のようなものですが、正式な領収書ではありません。

正式な領収書が必要な場合は、エクスプレス予約のウェブサイト上で「領収書表示サービス」を利用しましょう。

会員ページから該当の予約を選び、領収書を表示・印刷できます（宛名も入力可能）。印刷した紙が正式な領収書として利用できます。また、スマートEXの場合も、スマートEX用のウェブ画面から領収書データの表示・印刷が可能です。

なお、一部のオンラインサービスでは領収書データの発行が1回限りとなっている場合があります。例えばEX予約では領収書PDFの再表示回数に制限があるため、一度表示した領収書は必ず保存しておくようにしましょう。

万一印刷物を紛失してもデータを保存しておけば再印刷できます。

予約済み切符を窓口で受け取る場合

ネット予約した切符を駅窓口で受け取るケースもあります。この場合、受け取り時に窓口係員に「ネット予約分の領収書をください」と伝えれば、その場で領収書を発行してもらえます。

基本的にはネット予約でも実物の切符を発券すれば券売機・窓口での領収書発行が可能です。ただし、チケットレス乗車の場合は物理的な切符がないので、やはりウェブ上で自分で領収書を取得する形になります。

予約サイトに領収書機能が無い場合

ほとんどの公式予約サイトには領収書発行機能がありますが、もし何らかの事情で領収書発行画面が見当たらない場合は、予約確認画面や決済完了メールを印刷しておくという手もあります。

これには購入内容や金額が記載されているため、簡易的な証憑にはなります。ただし正式な領収書ではないので、可能であれば後日駅の窓口に相談して領収書を発行してもらうほうが確実です。

ポイント： オンライン予約時は「領収書をどう入手できるか」を事前に把握しておきましょう。サービスごとに領収書取得方法が案内されています。

予約後に忘れず領収書データをダウンロードするか、切符受取時に発行して、データは必ず保存しておきます。特にチケットレスの場合は紙の領収書をその場でもらえないので注意しましょう。

旅行会社・金券ショップで購入する場合

新幹線の切符は、旅行代理店（例：JTBや日本旅行など）や、金券ショップ（格安チケット売り場）で購入することもあります。これらの場合も基本的には購入時に領収書を発行してもらえます。

旅行代理店の場合

窓口で「領収書をお願いします」と伝えれば、代理店発行の領収書をもらえます。

代理店の社名入りの領収書（またはレシート）になりますが、経費精算の証拠書類として問題なく使えます。内容欄に「乗車券代として」など記載してくれる場合もあるので、必要に応じて依頼しましょう。

金券ショップの場合

金券ショップでは、レジでの支払いになるためレシート形式の領収証を受け取ることになります。

一般に「領収書」と呼ばれる様式ではなく、レジから出る細長いレシートですが、購入日時・金額・店名が記載されていれば税務上も経費証拠として有効です（レシートも広義には領収書と同等に扱われます）。

注意点として、新幹線の回数券や複数枚まとめ買いで金額が5万円以上になる場合、正式には収入印紙が必要です。金券ショップによっては高額購入時に「領収書をご希望の場合、別途〇円頂きます（収入印紙代）」と案内されることがあります。

もし会社に提出する都合で収入印紙付きの領収書が必要な場合は、その旨を伝えて発行してもらいましょう（印紙代は自己負担になることもあります）。

ポイント： 代理店や金券ショップでも、基本は購入と同時に領収書を出してもらえますが、もらい忘れないようにしましょう。特に金券ショップでは後日頼んでも発行してもらえないことが多いので、その場で必ず受け取ってください。

また、レシート形式でも経費処理には使えますので捨てずに保管しましょう。

ICカードで乗車した場合の領収書取得方法

近年は紙の切符を買わずに、交通系ICカード（SuicaやICOCA、PASMOなど）で鉄道に乗車することも増えています。出張先でも在来線はICカードでスイスイ…ということがありますが、ICカードで乗った場合の領収書はどうすればよいでしょうか。

結論から言うと、ICカードで改札を通った乗車についても領収書を発行してもらうことは可能です。ただし、自動では発行されないため自分で手続きをする必要があります。

駅で領収書を発行してもらう方法

ICカードで電車や新幹線（IC対応の新幹線サービス利用時）に乗った場合、降車駅の改札を出る際に駅係員に申し出ると領収書を発行してもらえます。

自動改札を通る前に、近くの有人改札やインターホンで「ICで乗車したので領収書をお願いします」と伝えましょう。駅のスタッフがICカードの利用履歴を確認し、その乗車分の領収証を発行してくれます。

例えばJR東日本では、Suica等で乗車した場合に「ICカード乗車券のチャージ残額によるご利用分」などと明記された領収書をその場で発行してくれます。新幹線のICサービス「タッチでGo!新幹線」を利用した場合も同様です。

これは新幹線改札でタッチ入場した際の運賃・料金分を証明する領収書になります。

後日領収書をもらう場合： 降車時に領収書をもらい忘れても、後から発行してもらえるケースがあります。利用したICカードを持って、JRの駅窓口に行き「〇月〇日にICカードで乗車した分の領収書が欲しい」と相談すると、端末で履歴を確認した上で発行してもらえることがあります。

ただし、他人のICカード履歴を印字することはできないため、本人確認を求められる場合があります（JR西日本など一部エリアでは、公的身分証の提示を条件にIC利用履歴から領収書を作成する仕組みがあります）。

また、利用エリア外の駅では対応できないこともあります。例えば私鉄利用分の領収書をJRの駅では出せませんし、JR東日本エリアの駅でJR西日本エリアのIC乗車履歴を出すこともできません。基本的には乗車した鉄道会社のエリア内で発行を依頼するようにしましょう。

モバイルSuicaやICOCAアプリでの領収書発行

スマートフォンのモバイルSuicaやモバイルICOCAを利用している場合、チャージ（入金）や定期券・特急券購入の領収書を自分で取得できます。JR東日本のモバイルSuicaでは会員メニューサイトから「ご利用明細書（領収書）」を表示・印刷する機能があります。

クレジットカードでモバイルSuicaにチャージした場合や、モバイルSuicaで特急券を購入した場合は、この会員サイトにログインして領収書データを取得してください（駅ではモバイルSuicaアプリ内で行った決済の領収書は発行できません）。

一方、モバイルSuicaを使って改札を通るだけのケース（単にIC乗車券として利用した場合）は、前述の駅係員から領収書をもらう方法と同じです。

スマホでタッチして乗車した場合でも基本的にはICカードと同じ扱いなので、降りる際に申し出れば領収書を発行してもらえます。

JR西日本のモバイルICOCAでも、WEBサイトの会員メニューから領収書（利用明細書）を発行できるようになっています。

スマホアプリ上で決済した内容について領収書が必要な場合は各サービスの案内に従って取得しましょう。

ICカード利用履歴の印字を活用

ICカードを使った細かな交通費が多い場合、利用履歴をまとめて印字して経費精算に利用する方法も便利です。SuicaやPASMO、ICOCAなどは、対応する駅の券売機や精算機で過去の利用履歴（直近○件）を印字することができます。

印字された利用履歴票には日時や区間、運賃が一覧で載るため、複数の出張先での電車移動を一枚の紙で証明できます。

会社によっては、このIC利用明細を領収書代わりに経費精算書に添付することを認めているところもあります。紙の領収書を都度もらう手間が省けるので、月末にまとめて清算するような場合は活用すると良いでしょう。

ただし、この利用履歴の印字は領収「証書」ではないため、厳密には税法上の正式証憑ではありません。高額な新幹線利用などには適しませんが、数百円～数千円程度の在来線利用の精算には実務上広く使われています。

ポイント： ICカードでの乗車でも領収書をもらうことは可能なので、必要な場合は遠慮せず駅係員にお願いしましょう。モバイルSuica等を利用して決済した場合はアプリやウェブから領収書を取得できます。

ICカードは便利ですが領収書周りが煩雑になりやすいので、会社のルールに合わせて紙の領収書か履歴印字を使い分けるとスムーズです。

法人利用時の注意点（宛名・領収書の形式・経費処理に使える書類など）

会社で経費処理をする際に、新幹線の領収書を取り扱う上で注意すべきポイントをまとめます。領収書の宛名や形式次第では、経理処理や税務上の扱いが変わることもありますので確認しておきましょう。

宛名はできるだけ正式名称を記入してもらう

領収書をもらう際によくあるのが、宛名が空欄のままだったり「上様」となっているケースです。「上様」（うえさま）とは宛名不明の場合に使われる慣例的な書き方ですが、誰宛の領収書か不明瞭になるため、可能であれば正式な宛名を入れてもらうことが望ましいです。

会社に経費申請する場合、領収書の宛名は自分の会社名または自分の氏名＋会社名などにしておくのが確実です。

とくに自社で消費税の仕入税額控除を行う場合、領収書の宛名や但し書きが正確であることが要件になります。「上様」や「品代」だけでは内容が分からず税務上問題となる可能性があります。

券売機で発行される領収書は宛名記入ができないため、多くは無記名（上様扱い）ですが、経費精算書に添付する程度であれば会社も容認している場合がほとんどです。

ただし、社名入りでなければ経費精算できないといった社内ルールがある企業では、券売機の領収書が認められないことも稀にあります。

そのような場合は窓口で社名入りの領収書を発行してもらうようにしましょう。領収書を受け取る段階で「宛名は〇〇株式会社でお願いします」と伝えれば、窓口ではその通りに書いてくれます。

領収書の形式（レシートでもOK？電子データでもOK？）

領収書と一口に言っても、その形式は様々です。新幹線の場合、窓口発行の領収書や券売機のレシート、旅行会社の領収書、金券ショップのレシート、オンラインのPDF領収書などが考えられます。

基本的に金額・日付・支払先（発行者）・但し書き等の必要項目が記載されていれば形式は問わず有効です。

経理処理の観点では、紙の領収書であれ電子データであれ「原本性」が重要になります。紙で受け取ったものは原本を保存し、電子データで受け取ったものはデータのまま保存するのが原則です。

2022年以降、電子帳簿保存法の改正により電子領収書は紙に印刷しただけでは原本とは認められず、電子データでの保管が求められるようになりました（ただし猶予措置や会社ごとの運用によっては印刷提出を許容している場合もあります）。

会社の経費精算システムが整っている場合、スマホ撮影した画像やPDFファイルをそのままアップロードして保存できるので、領収書の形式をあまり意識せず提出できます。

一方、未だ紙で経費処理している会社では「電子領収書をプリントアウトして貼付」という形で対応していることもあります。この場合、プリントしたものを領収書として扱ってくれますが、本来は電子データも会社側で保存する必要がある点は知っておきましょう。

レシートは領収書として使える？

金券ショップや券売機のレシート形式の領収証でも、会社経理上は問題なく経費精算に使えます。

要件を満たす情報（発行元、日付、金額、内容）が印字されていますし、インボイス制度下でも鉄道事業者は適格請求書発行事業者として登録されていますので、JRの領収書であれば適格請求書の要件も満たしています（領収書に事業者番号や消費税額が表示されるケースが多いです）。

重要なのは「この出費が業務のためである」と証明できることなので、極端に言えば切符そのものでも証明可能です。ただし切符や利用票は税法上の正式な領収書ではないので、やはり領収書をもらうのが確実でしょう。

経費処理に使える書類・代替手段

万が一領収書をもらいそびれたり無くしてしまった場合、経費精算の証拠として代わりに使える書類や方法もあります。ただし、会社の経理担当者に確認の上で利用しましょう。

使用済み乗車券（新幹線の切符そのもの）

新幹線の切符には乗車区間と運賃・特急料金が印字されています。改札を出る際に駅で「無効印」を押してもらえば、手元にその切符を持ち帰ることができます。

この無効印の付いた切符は「使用済み」であることを示しつつ内容が分かるため、領収書の代わりに経費精算の証拠書類として提出できる場合があります。

ただし、切符には消費税額や発行者情報（事業者番号など）は記載されていないため、税務上は正式な適格請求書とは認められません。会社によって取り扱いが異なりますが、「やむを得ず領収書が入手できなかった場合の証拠」として認めてくれることもあります。

クレジットカードの利用明細書・控え

自分で立て替えた新幹線代について、クレジットカードで購入していればカードの利用明細（Web明細や紙の請求書）に「JR東日本＊＊駅」「JR券売機」等の記載と金額が残ります。これをもって経費精算の証拠とすることも可能です。

また、券売機でクレジット決済した場合は「ご利用票（クレジットカード控え）」が発行されています。領収書ではありませんが、いつどこでいくら決済したかの証明にはなります。

会社によってはカード明細のコピー提出で交通費支出の裏付けとするケースもあります。ただし、領収書と違って購入した切符の詳細（区間や人数）は明細から読み取れないため、できれば他の資料と組み合わせて補足説明すると親切です。

ICカードの利用履歴票

前述したICカードの利用履歴印字も、一応の証憑になります。特に少額の交通費をまとめて申請する場合、IC履歴票を貼付しておけば経理も内容を把握できます。ただ、これも厳密には領収書ではないので、会社内の取り決めで許容される場合のみ使いましょう。

出張報告書や経費精算書への注記

どうしても領収書類が手に入らない場合、出張の報告書や経費精算書にその旨を記載して対応することになります。

例えば「◯月◯日に東京～大阪間新幹線利用（領収書紛失のため◯◯が事実確認済）」といった注記を上司や経理が確認し、特例的に精算を認めるケースです。

社内手続きとしては面倒ですが、最終手段としてこうしたやり方で経費処理してもらえる可能性があります。もちろん意図的にもらわなかったわけではないなら、正直に事情を説明して指示を仰ぐのがベストです。

ポイント： 基本的に領収書があるに越したことはありませんが、万一無い場合でも慌てずに代替資料を探しましょう。経理担当者に相談すれば適切な対応方法を教えてくれるはずです。重要なのは「経費の内容と金額を客観的に証明できるものを示す」ことです。

よくあるトラブルとその対処法

領収書の受け取りにまつわるよくあるトラブルと、その解決策をまとめます。出張時によくあるのは「領収書をもらい忘れた」「領収書を紛失した」というケースでしょう。それぞれ対処法を確認しておきましょう。

ケース1：領収書をもらい忘れた場合

乗車前に気づいた場合： 切符を購入したものの領収書を受け取っていないと発車前に気づいたら、すぐに購入した窓口や券売機に戻りましょう。窓口で買ったなら切符と引き換えに領収書を発行してもらえます。

券売機で買った場合は…残念ながら一度取引が終わると券売機からは再発行できません。その場合、駅の係員に事情を説明してみてください。購入を確認できれば窓口端末から領収書を出してもらえる可能性があります（絶対ではありませんが試す価値はあります）。

改札を通った後・乗車中に気づいた場合： 新幹線に乗車してから「あっ領収書もらってない！」と気づくこともあるでしょう。目的地に到着するまでの間にできることは限られますが、降車駅に着いたら改札を出る前に駅係員に相談しましょう。

購入した駅と降車駅が同じJR会社のエリア内であれば、その場で領収書を発行してもらえる場合があります。例えば、JR東日本エリア内の駅で購入してJR東日本エリア内の駅で降りる場合などです。

係員に乗車券を見せて「領収書をいただけますか？」と頼めば対応してくれる可能性があります。

しかし、購入エリアと降車エリアが異なる場合（例：JR西日本の駅で購入した切符でJR東日本エリアの駅で降車した場合など）は、その場での領収書発行はできません。JR各社のシステムが異なるためです。

この場合は、先述の「切符に無効印を押してもらって持ち帰る」方法を取りましょう。

降車駅の改札で「領収書をもらっていないので切符を持ち帰りたい」と伝えると、切符に使用済みのスタンプ（無効印）を押印して手元に返してくれます。こうすれば改札を通さずに済むため、切符は回収されずにあなたの手元に残ります。

その持ち帰った切符自体を領収書の代わりに経費精算に使ったり、後日その切符を購入駅の窓口に持参して領収書を発行してもらったりすることができます。

改札を出てしまった後で気づいた場合： 完全に駅の外に出てから領収書のもらい忘れに気づいた場合は、対処が少し難しくなります。

切符は回収され手元に残っていないので、駅で証明できるものがありません。すぐにできることはありませんが、支払いにクレジットカードやICカードを使っていた場合は利用履歴という手がかりがあります。

購入した日時や金額が特定できれば、後日その情報をもとに領収書を発行してもらえる可能性もあります（駅やJRのお客様センターに問い合わせてみる価値はあります）。難しい場合は、前述のようにカード明細や出張報告書で代替し、社内で事情を説明しましょう。

ケース2：領収書を紛失してしまった場合

せっかく受け取った領収書をなくしてしまった場合もショックですよね。ですが、いくつか救済策があります。

駅や発行元で再発行できるか確認: 基本的に、JRの窓口や券売機で発行した領収書は再発行ができないことになっています。一枚ものの領収書は「控え」が発行元に残らないため、なくした場合は同じものをもう一度出すことはできません。

旅行会社や金券ショップの領収書も同様です。しかし、オンライン予約経由の領収書であれば再取得できる可能性があります。

EX予約やえきねっとの場合、ログインしてもう一度領収書画面を表示できるか試してみましょう（サービスによっては不可の場合もありますが、できる限り確認）。

もしEX予約で領収書表示ができない状態（既に1回ダウンロードしてその後見られない等）なら、カスタマーサポートに問い合わせれば特別にデータを再提供してもらえるケースもあります。

購入記録を持って窓口に相談: インターネット予約をして駅で発券した切符の場合や、クレジットカードで購入した場合には、購入記録がJR側に残っています。

例えば、手元にその時の切符（無効印のものでも可）がある、あるいはクレジットカードの利用明細があるなら、それらを持ってJRの窓口に行き「領収書を紛失したので再発行してほしい」とお願いしてみましょう。

絶対に対応してもらえるとは限りませんが、Tokiumの事例でも紹介されているように、きっぷの現物またはカード利用明細を提示すれば領収書を再発行してもらえたケースもあります。

ただし、対応は駅や係員の裁量にもよるので、ダメ元くらいの気持ちで問い合わせてみると良いでしょう。

会社への申告と代替書類の提出: どうしても領収書が手に入らない場合は、正直に会社の経理に申告しましょう。

その上で、「〇月〇日 新幹線東京～新大阪間 の領収書紛失（証拠：〇〇）」のように、クレジットカード明細のコピーや使用済み切符など何らかの証拠を添えて経費精算書を提出します。

多くの場合、上司の承認や経理判断で経費としては認めてもらえるでしょう（もちろん故意でない限りは社員に実費を負担させることはないはずです）。

ただ、税務上は会社がその分の消費税控除を諦めるなどの処理になる可能性があります。いずれにせよ、紛失に気付いたら早めに相談することが大事です。

その他のトラブル例と対応

領収書の金額や日付を間違えられた: 例えば窓口で発行してもらった領収書の金額が実際と違った場合や、日付が誤っている場合は、その場で訂正してもらいましょう。発行後すぐであれば取り替えてもらえるはずです。

後から気付いた場合は、購入した駅に連絡して相談します。ただ、軽微な誤りで会社経理上問題ないなら（例えば日付が1日違う等）、そのまま精算に使うケースもあります。

領収書を分けてほしい: 複数人分の切符を一度に買った際に、経費精算を個別に行う必要がある場合など、「領収書を◯枚に分けて発行してほしい」ということもありえます。

窓口では対応可能なことがあります（購入時に「領収書を◯◯円と◯◯円に分けてください」のように伝える）。券売機では分割発行できないので、必要なら何回かに分けて購入するしかありません。

車内で領収書をもらう方法: 基本的に切符を持って乗車していれば、車内で改めて領収書をもらう必要はありません。

ただし、乗車後に領収書を忘れたことに気付いた場合、車内販売や車掌さんにお願いしても対応は難しいです（車掌は領収書発行端末を持っていますが、検札で使うものであり購入証明としての領収書発行は通常しません）。やはり降車駅で対応するのが現実的です。

ポイント： トラブル時は早めの行動と相談が肝心です。領収書のもらい忘れに気付いたら可能な限り早く駅で相談し、紛失に気付いたら証拠を集めて会社に報告しましょう。時間が経つほど対応が難しくなるので注意してください。

電子領収書の扱いと経理処理上の有効性

最近では領収書を電子データ（PDFやメール）でもらう機会も増えました。新幹線のオンライン予約でもPDF領収書をダウンロードできますし、会社によっては経費精算も完全にペーパーレスで処理しているでしょう。ここでは電子領収書の扱いについて解説します。

電子領収書は紙の領収書と同じように使える？

はい、基本的には同等に使えます。 電子領収書であっても、正式な内容（発行者情報、日付、金額、但し書き等）が含まれていれば経費精算や税務処理において有効な証憑となります。

例えばEX予約サイトから取得したPDF領収書はJR東海またはJR西日本が発行したものですし、適格請求書発行事業者であるJRの名前・番号、消費税額等も記載されています。そのため、紙の領収書と同様に取り扱って問題ありません。

社内に提出する際は、PDFを印刷したものでも構いませんし、経費精算システムにPDFを添付する形でも良いでしょう。

電子データのまま保存する必要は？

前述のとおり、電子帳簿保存法では電子取引の証憑は電子のまま保存することが求められています。ただ、社員の立場ではそこまで神経質になる必要はなく、会社のルールに従って提出すればOKです。

もし会社が「電子領収書はプリントアウトして提出して」と指示しているならそうしますし、「PDFでアップロードして」であればデータ提出します。経理担当者側で最終的な保存方法を決めているはずなので、社員としては扱いやすい形に変換して出せば大丈夫です。

注意点: 電子領収書をプリントアウトした場合、原本はデータになります。極端な話、プリントアウトした紙を捨てても、データさえきちんと保管されていれば問題ありません。逆にデータを消してしまうと紙は単なるコピーになってしまいます。

会社で電子データ保管の仕組みがあるなら心配いりませんが、個人で保管する場合はしっかりファイルを保存しておきましょう。また、メールで受領した領収書（例えば旅行会社からのメール領収書等）の場合も、そのメールやPDFを保存する必要があります。

経費精算提出後もしばらくは手元に電子ファイルを保管しておくと安心です。

電子領収書は経費精算を効率化できる

電子領収書の良い点は、紛失のリスクが低いこととすぐ複製できることです。メールやPC上のPDFなら無くす心配がなく、必要に応じて何枚でも印刷できます。経費精算システムではPDFのまま添付できるため、紙を貼り付ける手間も省けます。

最近の傾向として、領収書をスキャンしてPDF化する会社も増えていますが、最初から電子でもらえるならその手間すら不要です。

一方で、慣れていないと見落とすリスクもあります。メールで受け取った領収書に気付かず削除してしまったり、PDFをダウンロードし忘れて期間が過ぎてしまったりするケースです。

紙の領収書なら手に持っていれば忘れませんが、電子だと画面の中にあるので意識しないと忘却しがちです。オンライン予約を利用した際は、領収書データを確実に入手・保存することを習慣づけましょう。

ポイント： 電子領収書は便利ですが、会社の経費精算フローに従った扱いをすることが重要です。提出方法が明示されていない場合は経理に確認し、適切な形で処理してください。基本的には紙の領収書と同等に扱えますので、積極的に活用していきましょう。

出張・経費精算に役立つTips

最後に、新幹線や電車を利用した出張時の経費精算をスムーズに行うためのちょっとしたコツを紹介します。

購入時に領収書をもらうクセをつける

どんな交通手段でも支払いの際に「領収書ください」と言う習慣をつけましょう。領収書は後から請求できないものが多いので、その場でもらい損ねないのが一番です。特に新幹線など高額な切符は忘れずにもらっておくと安心です。

領収書は予備の封筒やファイルに保管

出張に出るときは「領収書入れ」を用意しておき、もらった領収書類はすぐそこに入れるようにしましょう。財布に入れるとレシートに紛れたり落としたりしやすいので、専用の封筒やクリアファイルにまとめるのがおすすめです。ホテル代やタクシー代の領収書も含め、一括管理すると紛失防止になります。

領収書をすぐ写真に撮っておく

スマホで領収書を撮影しておけば、紙を無くしても画像が残ります。経費精算システムによってはその写真をそのまま取り込めるものもあります。出張中は領収書をもらったら逐一撮影するクセをつけておくと、後で「あの領収書どこだ？」と探す手間が省けます。

オンライン予約やキャッシュレス決済を活用

新幹線はオンライン予約＋クレジット決済にすると、領収書の電子データ取得やカード明細での確認ができて便利です。ICカードも、モバイルSuicaなどを使えばWeb上で履歴を確認できます。証拠がデジタルに残る方法を活用することで、紙の管理ミスを減らせます。

ICカードの履歴印字で効率化

出張で在来線を細かく移動した場合、いちいち領収書をもらうのは大変です。そんな時は後からまとめてICカードの利用履歴を印字して経費精算しましょう。経理にとっても複数枚の領収書より一枚の履歴一覧の方が確認しやすい場合があります。

ただし自社の精算ルールに従って、必要に応じてメモを書き添えるなどしましょう（例：「○月×日～△日 出張時交通費」とタイトルを付ける等）。

会社の経費ルールを把握しておく

事前に自分の会社の経費精算ルールを確認しておくことも大切です。領収書が必要な金額の閾値や、領収書が無い場合の対応、交通費精算のフォーマットなど、会社ごとに異なる決まりがあります。

例えば「○○円未満の電車代は領収書不要」「出張時は別途出張報告書提出」など。知っておけば、それに合わせた領収書のもらい方や準備ができます。

領収書の宛名・但し書きも確認

領収書を受け取ったら、宛名と但し書き（何の代金か）が適切に書かれているか確認しましょう。特に社名入りをお願いしたのに上様になっていないか、日付や金額に誤りがないかチェックします。もしミスがあればすぐその場で訂正してもらえます。

無効印の活用

前述しましたが、切符を領収書代わりに持ち帰りたい場合は無効印を押してもらう方法があります。このテクニックは領収書をもらい忘れた緊急時だけでなく、「領収書は一枚で良いけど経路ごとの内訳も証明したい」ときにも有効です。

例えば複数区間を乗り継いだ際に領収書が一括表示の場合、各区間の切符を無効印で持ち帰れば内訳の証明になります。

早めの精算提出

領収書をもらって安心していても、出張から戻って精算書を出すまで時間が空くと紛失リスクが高まります。できるだけ早めに経費精算を済ませてしまいましょう。そうすれば万一領収書に不備があっても記憶が新しいうちに対処できます。

まとめ

新幹線の領収書のもらい方について、経費精算に必要な理由から具体的な取得方法、トラブル対処法、電子領収書の扱い、そして経費精算を円滑にするコツまで詳しく紹介してきました。改めてポイントを振り返ると、

新幹線や電車の領収書は、できる限りもらっておくのが基本。特に高額な新幹線代は税務上も証憑が必要となるため注意。

購入方法別の領収書取得方法を把握しよう： 窓口なら依頼、券売機なら発行ボタン、ネット予約ならウェブ上で取得など、それぞれの手順を知っておけば安心です。

ICカード利用時も領収書はもらえる： 駅で申し出れば発行可能。モバイルSuicaなどの電子決済分も会員サイト等で入手できます。

領収書の宛名や形式にも配慮： 社名入りが必要なら忘れず依頼。電子領収書も活用しつつ社内ルールに沿って処理しましょう。

万一領収書がない場合の代替策も頭に入れておく： 切符の無効印やカード明細、出張報告書などでリカバリー可能な場合もあります。

日頃からの備えと工夫が大事： 領収書管理のコツを実践して、紛失やもらい忘れを防ぎましょう。

領収書さえしっかり受け取って管理しておけば、出張後の経費精算もスムーズに進みます。今回紹介した知識やTipsを活かして、煩わしい交通費精算をスマートにこなし、安心してビジネスに集中していきましょう。

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