小売業・飲食業・製造業などに携わる企業に勤務する方なら、「棚卸し」という言葉を一度は聞いたことがあるではないでしょうか。しかし、棚卸しとは具体的に何をするのか、何のためにするのか、といったポイントまで理解できていない方も多いことでしょう。今回は棚卸しとは何か、目的・手順・計算方法などについて詳しく解説します。

棚卸しとは？

棚卸しとは、社内に残っている消耗品や販売する品物などの在庫数量を確認する作業のことです。

以下のように、いわゆる「在庫」として確認できるようなものを「棚卸資産」といいます。

・販売を目的とした資産（商品や製品）
・社内で使う消耗品
・製造途中または製造投入前の資産（仕掛品や原材料）

会社は自社内に滞留している棚卸資産の数量や品質を調査し、会計上の資産価値を金額にして確定しなければなりません。そのため、棚卸資産のある会社は決算時に棚卸し作業を行っています。

棚卸しの目的・重要性

会社が棚卸しをしなければいけない主な理由としては、2つの目的が挙げられます。まずは棚卸しをする目的や重要性を確認しておきましょう。

利益を正確に把握するため

会社の売上や純利益は、単純に取引上の成果だけを計算すれば良いというわけではありません。商品在庫が残っている場合、売上総額から仕入総額だけでなく在庫分の総額もマイナスすることになります。

同じ値段の商品を同じ個数で売ることができたとしても、在庫の有無によって実際の利益は大きく変わります。自社の正確な利益を把握するには、正確な在庫数の把握も必須になるということです。

在庫を適切に管理するため

商品が売れたり入庫したりして在庫数が変動する際、通常はその都度帳簿がつけられます。しかし人の手で帳簿をつけている場合、計算ミスや記入漏れといった人的ミスが発生する可能性があります。その場合、帳簿上の在庫数と実際の在庫数に差異が生じて適切に在庫数を管理できません。

しかし定期的に棚卸しを行えば、帳簿の内容と実際の在庫数を直接確認できるため、原因の追究と修正が可能になります。

作業を行う中で不良在庫や各商品の売れ行きも確認でき、今後仕入れる数量や品目を見直しに役立つというメリットもあります。

棚卸しはいつ・何回行うべきか

個人事業主や法人の場合は、少なくとも1年に1回は行う必要があります。決算では棚卸資産の残高を適切に把握しなければならないため、必然的に1年に1回以上の頻度で棚卸しを行うことになります。

とはいえ実際は年度初めの「期首」と年度末の「期末」、つまり1年に2回行うケースが多いです。期首の棚卸で在庫の状況を把握しておき、期末の棚卸し結果と比較すればより正確に利益が算出しやすくなります。

なお、棚卸しのタイミングや頻度については明確な決まりがありません。小売業や飲食業のように、在庫管理の重要性が高い業種は毎月のように棚卸しを行っていることもあります。社内の状況や業種などを踏まえ、適切な在庫管理を行うために適切なタイミングと頻度を設定しましょう。

棚卸しを行う手順

棚卸しでは、在庫を確認したうえで「棚卸数量×在庫単価」という計算で在庫評価額を算出します。

数量の確認方法は、大きく分けてリスト方式とタグ方式の2種類です。それぞれ異なるおれおメリット・デメリットがあるため、自社にとって取り入れやすい方式を活用しましょう。リスト方式とタグ方式の具体的な方法やメリット・デメリットは、以下の通りです。

リスト方式の棚卸し方法

リスト方式では、在庫のリストに記載されている数量と実際の在庫数を目視で照らし合わせて確認します。

あらかじめ作成されたリストに沿って在庫を確認するという性質上、タグ方式よりも作業時間を短縮しやすいことがメリットです。そのため、効率性を重視する場合や少人数で棚卸しを実施する場合に適しています。

ただし、リストの内容に記載漏れや誤りがあると実際の在庫数との相違が生じるリスクもあります。また、リストの出力を前提としているため、在庫管理システムなどを活用した帳簿管理をしていないと実施できない方式です。

タグ方式の棚卸し方法

タグ方式は、商品の情報を記入したタグを使って数量を確認する方法です。具体的には、最初に今ある商品の名前・数量を1つひとつ確認してからタグを現物に貼り付けて数量を把握します。そこで把握した数量と在庫管理表や帳簿に記載された在庫数と照らし合わせ、相違がないかを確認するというやり方です。大量の商品を扱う業種や、システム構築が可能な会社ではタグのバーコードを読み取って棚卸しを行うこともあります。

先に現物の数量を確認してから在庫管理表や帳簿といったリストの内容と照合するため、計上漏れが起こりにくいという点がメリットです。その一方で、すべての商品に貼り付けるためのタグを作成・記入しなければならないためリスト方式よりも手間がかかります。

棚卸在庫の評価計算方法

棚卸し在庫の数量や状態を確認できたら、決算や毎月の損益計算を行うために各商品（棚卸資産）の単価を算出しなければなりません。先述の通り、在庫評価額の算出には棚卸数量に在庫単価をかけて計算するからです。

しかし同じ商品でもタイミングによっては仕入価格が変動するため、必ずしも「仕入れ価格＝単価」となるとは限りません。もちろん、独自の基準で単価を決めることも認められません。

そのため、会計や税法のルールに従いながら在庫の単価を算出する必要があります。在庫の単価を算出する方は大きく分けると「原価法」と「低価法」の2種類で、自社に合った方法を選ぶことが大切です。

原価法による棚卸在庫の評価

原価法では、商品を仕入れた時点の原価を基準として評価を行う方法です。この方法で評価を行うには、事前に既定の届出書を税務署へ提出して承認を受ける必要があります。なお、原価法はさらに細かく6種類の方法に分けられますが、「最終仕入原価法」を取り入れる場合は税務署への届出は不要です。

6種類の原価法については、以下より詳しく解説していきます。

①個別法

個別法は、「商品Aは1万円、商品Bなら2万円…」といったように1商品の単価を個別に管理する方法です。同じ商品を複数ロットで仕入れる場合は不向きな一方で、土地・建物・宝石など1つひとつに個別の価値が付きやすい商品を取り扱っている場合に向いています。

②先入先出法

先入先出法は、先に仕入れた商品から順に消費することを前提として評価する方法です。
このとき実際に消費した順番は関係なく、「今ある在庫は直近に仕入れたもの」とみなして単価を算出します。

③総平均法

総平均法は、年または月ごとに仕入れた商品の総額を総数量で割り、年または月あたりの平均単価を算出する方法です。粉末や液体を調合して保管する場合など、仕入れた順番が明確ではないケースに採用されることがあります。

④移動平均法

移動平均法は、商品を仕入れるたびに今ある在庫と合わせた平均単価を算出する方法です。総平均法よりも計算する頻度が増えるため手間がかかりますが、仕入れのたびに最新の在庫金額を把握できるというメリットがあります。

⑤売価還元法

売価還元法は、商品の販売価格に原価率をかけて算出する方法です。商品として売価がつく棚卸資産であることが前提で、なおかつ取扱商品の種類が多い場合に向いています。

⑥最終仕入原価法

最終仕入原価法では、最後に仕入れた際の単価を在庫単価として、そのまま棚卸数量とかけて算出します。計算が簡単な方法ですが、大幅な価格変更があると実際の取得原価との誤差も大きくなるため注意が必要です。

低価法による棚卸在庫の評価

低価法は、上記の原価法で算出した在庫評価額と期末の時価を比較して、低い方を在庫評価額とする方法です。

棚卸資産は在庫として保管している間に、需要の低下や経年劣化による品質の低下で価値が下がる場合があります。価値が大きく下がったままの棚卸資産を計上すると、財務状況の実態に対して利益を大きく計上することとなり、税負担が増えてしまいます。それを防ぐために、低価法を採用する会社や個人事業主は多いです。なお、採用の際は原価法と同様に税務署への届け出が必要になります。

低価法は節税効果につながるだけでなく、原価法で算出した場合よりも不利になることがないという点が大きなメリットです。ただし原価法における6つの方法で単価を算出したあと、現時点の時価も評価する必要があるため事務作業の工数が増えることに注意しましょう。

棚卸しでよくあるミスや注意点

棚卸しは単純な作業のように思えて、さまざまな工程で人的ミスの可能性が潜んでいます。正しく棚卸しを実施するためにも、以下のポイントを意識することが大切です。

在庫数のカウントミス

商品を仕入れたり払い出したりした際、通常は数量が間違っていないか確認するものです。しかし数量や種類が多かったり頻繁に商品が出入りする場合はその都度数えることが難しく、数え間違いが起こる可能性も高くなります。

各商品をまんべんなく見通せるよう保管場所のレイアウトを工夫したり、二重チェック体制をとったりなどの対策を講じると良いでしょう。

入力ミス

金額や数量を誤った数字で入力したり、収集したデータの入力漏れが起こったりするケースもあります。これにより、リストの内容と実際の在庫状況に差異が生じます。特にリスト方式の棚卸しで起こりやすいミスなので、上記と同様に二重チェックの体制をとることをおすすめします。

管理ミス

在庫をカウントする人との認識に齟齬があり、棚卸しが一致しなくなる可能性にも注意が必要です。例えば仕掛け品として計上する在庫に対し、「完成していないから在庫としてカウントしなくても良い」と思いカウントが漏れてしまうケースなどがあります。

在庫としてカウントするべきものは何か、あらかじめ担当者全員に情報を共有しておくことが大切です。また、担当者が変更する場合は細かく引継ぎをすることも意識しましょう。

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棚卸しは会社の利益を把握するために重要であると同時に、間違いが起これば税額も変わってしまう作業です。そのため経理担当者としても、棚卸しの立会やコントロールを行わなければなりません。しかし、日頃の経理業務が多忙な中で棚卸し作業まで手を回す余裕がない場合もあることでしょう。

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棚卸しに関するよくある質問

Q.棚卸しはいつするべきですか？

A.棚卸しは通常、事業年度の期首と期末に行います。具体的なタイミングとしては、3月・9月・12月のいずれかに行う企業が多いです。ただし業種によっては、毎月のように行った方が良い場合もあります。

いずれにしても、どの企業でも1年に1回は棚卸しを実施しなければなりません。

Q.棚卸しをしないとどうなりますか？

A.棚卸しをしないと、会社の利益を正確に把握することができません。場合によっては利益が不当に少なく算出され、脱税行為につながる恐れもあります。

また、定期的に棚卸しを行わないと在庫状況の把握も難しくなるため、帳簿上と実際の在庫状況に差異があると原因の追究に時間がかかる可能性があります。

まとめ

棚卸しとは、商品在庫や社内で使用する消耗品（棚卸資産）の数量や状態などを確認し、会計上の資産価値を評価するために行う作業のことです。業種にかかわらず、少なくとも1年に1度は実施して自社の正確な利益を算出する必要があります。しかし棚卸しはカウントミスや入力ミスといったヒューマンエラーが起こりやすいため、ミスを防ぐための対策を講じることが大切です。経理担当者にも深く関係する重要な作業なので、日頃の経理業務を効率的に進められる「INVOY」を活用しながら、正確な棚卸しができるように取り組みましょう。