物品受領書とは？書き方から電子帳簿保存法まで解説

円滑な取引の実現と仕入先との信頼関係構築は、ビジネスの根幹をなす要素です。支払いに関するトラブルや税務調査での指摘といった不安を解消するためには、適切な書類管理が欠かせません。

その中でも「物品受領書」は、日々の取引の確実性を証明し、潜在的なリスクから自社を守るための、シンプルかつ強力なツールです。

この記事では、物品受領書の役割や他の書類との違いといった基本から、具体的な作成方法、そして2024年から完全義務化された電子帳簿保存法への対応策まで、専門家の視点から網羅的に解説します。

経理書類の複雑さや法改正の難解さに悩むビジネスパーソンは少なくありません。本稿を通じて、物品受領書に関する漠然とした不安を確固たる自信へと変え、取引の信頼性を高めるための一助となれば幸いです。

物品受領書とは？取引の信頼性を支える基本を解説

物品受領書は、ビジネスにおける取引の土台を支える重要な書類です。その基本的な定義と戦略的な目的を深く理解することが、適切な運用の第一歩となります。

物品受領書が果たす重要な役割

物品受領書には、主に二つの重要な役割が存在します。これらの役割を認識することで、単なる事務作業ではない、物品受領書が持つ本質的な価値を理解できます。

物品を受け取った事実の証明

物品受領書の最も基本的な機能は、発注者（買い手）が受注者（売り手）に対し、注文した物品やサービスを確かに受け取った事実を正式に通知することです。この書類により、「いつ」「何を」受領したかが明確に記録され、取引の事実が客観的な形で残ります。このシンプルな証明が、取引プロセス全体の透明性を確保する基盤となります。

取引トラブルを未然に防ぐ証憑書類

物品受領書は、法的に「証憑（しょうひょう）書類」として位置づけられます。証憑書類とは、取引の事実を証明する根拠となる書類を指し、この役割が物品受領書の真価を発揮する場面です。

例えば、納品側が「商品は届けた」と主張し、受領側が「まだ受け取っていない」と主張するような状況を想定してみましょう。このような見解の相違において、発行された物品受領書は「納品が完了した」という客観的な証拠として機能します。

これにより、納品物の未着や誤配送といった基本的なトラブルを未然に防ぎ、万が一発生した場合でも迅速な解決を促すことが可能です。

物品受領書は、平時の取引を円滑にするだけでなく、有事の際に双方の立場を守るための予防的なリスク管理ツールとして極めて重要です。この書類の存在は、議論の焦点を「そもそも物品が届いたのか」という基本的な問題から、「届いた物品の状態はどうだったか」という、より具体的で建設的な段階へと進める効果を持ちます。

法的な発行義務はないが発行が推奨される理由

物品受領書の発行は、法律によって一律に義務付けられているわけではありません。しかし、法的な義務がないことが、その重要性の低さを意味するものでは決してありません。

多くの企業では、社内規程や取引先との契約に基づき、物品受領書の発行をルール化しています。たとえ明確なルールが存在しない場合でも、円滑で信頼性の高い取引関係を維持するためには、発行することが強く推奨されます。

場合によっては、電子メールでの受領連絡で代用されるケースもありますが、正式な書類として発行された物品受領書の方が、証拠としての価値は格段に高まります。

法的な発行義務の有無にかかわらず、物品受領書を発行する習慣は、取引相手に対する誠実さの表明であると同時に、自社を守るための賢明なビジネス慣行といえるでしょう。

物品受領書と関連書類との違い

ビジネスの現場では、物品受領書と類似した役割を持つ書類がいくつか存在します。特に「納品書」「検収書」「領収書」は混同されがちです。これらの書類との違いを明確に理解することは、経理業務を正確に進める上で不可欠です。「発行者」「確認の深さ」「証明の対象」という三つの視点から比較し、その違いを解説します。

納品書との違い

物品受領書と納品書の最も大きな違いは、書類の発行者が正反対である点です。

納品書は、受注者（売り手）が発行する書類です。物品を納品する際に添付され、「指定された商品を、これだけの数量、納品しました」という内容を発注者（買い手）に伝達する役割を担います。

一方、物品受領書は、発注者（買い手）が発行します。納品された物品を受け取った後、「依頼した商品を、確かに受け取りました」という事実を受注者（売り手）に通知するために用いられます。つまり、納品書が売り手から買い手への通知であるのに対し、物品受領書はそれに対する買い手からの返信という関係性になります。

検収書との違い

物品受領書と検収書は、どちらも発注者（買い手）が発行する点で共通していますが、確認する内容の深度が全く異なります。

物品受領書は、あくまで「物品を物理的に受け取った」という事実のみを証明します。これは、「注文の品が入った梱包が届いた」というレベルの確認です。この段階では、内容物の仕様、数量の正確性、破損の有無といった品質面までは保証しません。そのため、物品受領書を発行した後に、中身の不備を報告することも可能です。

対照的に検収書は、受け取った物品を検査（検収）し、その内容が発注通りであり、品質にも問題がなかったことを証明する書類です。

これは、「届いた商品の仕様、品質、数量すべてが発注内容と一致しており、取引条件を満たしていることを確認しました」という、より深いレベルでの承認を意味します。検収書の発行をもって、原則としてその取引は完了したと見なされます。

領収書との違い

物品受領書と領収書は、証明する対象が「モノ」か「カネ」かという点で根本的に異なります。

物品受領書は、物品やサービスの提供を受けたという「モノ」の授受に関する事実を証明します。この書類が発行される時点では、通常、代金の支払いはまだ行われていません。

領収書は、物品やサービスの対価として、金銭を受け取ったという「カネ」の授受に関する事実を証明します。代金の支払いが行われた後、受注者（売り手）が発行する書類です。

これらの関係性を以下の表にまとめました。この比較を理解することで、各書類の役割を正確に把握できるでしょう。

主要な取引書類の比較一覧

書類名	主な目的	発行者	発行タイミング	証明する内容
納品書	納品内容の明細を伝える	受注者（売り手）	物品の納品時	「何を・いくつ納品したか」
物品受領書	物品の受領を通知する	発注者（買い手）	物品の受領直後	「確かに物品を受け取ったこと」
検収書	納品物に問題がないことを通知する	発注者（買い手）	物品の検品完了後	「仕様・品質・数量に問題がないこと」
領収書	代金の受領を証明する	受注者（売り手）	代金の受領時	「確かに代金を受け取ったこと」

物品受領書の書き方【項目別解説】

物品受領書には法律で定められた厳格なフォーマットは存在しません。しかし、取引の証拠としての役割を確実に果たすためには、記載すべき標準的な項目があります。ここでは、信頼性の高い物品受領書を作成するための必須項目と注意点を解説します。

物品受領書に記載すべき必須項目

以下の項目を網羅することで、誰が見ても内容が明確で、後々のトラブルを防止できる物品受領書を作成できます。

• タイトル
  書類の種類を明確にするため、「物品受領書」と大きく記載します。
• 宛先
  書類を提出する相手、すなわち受注者（売り手）の会社名や氏名を正式名称で記載します。「株式会社〇〇 御中」のように、適切な敬称を使用します。
• 発行日
  物品受領書を発行した日付を記載します。原則として、物品を実際に受け取った日付と一致させることが望ましいです。
• 発行者情報
  書類を発行する発注者（買い手）の会社名、住所、電話番号といった連絡先を正確に記載します。
• 受領内容
  受け取った物品の詳細を記載する、最も重要な部分です。具体的には以下の情報を含めます。

品名
商品やサービスの正式名称を記載します。納品書や見積書と表記を統一することが重要です。

数量
受け取った商品の数量を正確に記載します。

単価
商品一つあたりの価格です。必須ではありませんが、記載することで取引内容がより明確になります。

合計金額
税抜きの合計金額、消費税額、税込の合計金額を記載します。これも必須ではありませんが、記載することで双方の認識の齟齬を防ぎます。

重要な点は、受領内容を納品書に記載されている内容と照合し、一致させることです。これにより、取引内容の正確性が担保されます。

押印の必要性と角印の役割

物品受領書への押印は、法的に必須ではありません。押印がないからといって、書類の効力が失われるわけではありません。

しかし、日本のビジネス慣行上、会社の角印（社印）を押すことが一般的であり、強く推奨されます。押印には以下の二つの重要な役割があります。

一つ目は、真正性の証明です。角印が押されていることで、その書類が「会社として正式に発行したものである」という意思表示となり、書類の信頼性が格段に向上します。

二つ目は、偽造の防止です。押印は、第三者による書類の偽造や改ざんを困難にする効果も期待できます。担当者の認印やサインでも法的には問題ありませんが、会社の公式な書類としての体裁を整える上では、角印の使用が最も望ましいでしょう。

トラブルを防ぐための注意点

物品受領書を作成する際には、特に以下の二点に注意を払う必要があります。

第一に、正確な内容を記載することです。物品受領書は、万が一の際に法的な証拠となり得る書類です。品名や数量などの情報に誤りがあると、その証拠能力が低下する可能性があります。細心の注意を払って正確に記載することが求められます。

第二に、迅速に発行することです。物品を受け取ったら、可能な限り速やかに物品受領書を発行することが望まれます。発行が遅れると、受注者側の売上計上や請求処理の遅延につながり、取引先に迷惑をかける可能性があります。迅速な対応は、良好な信頼関係の構築にも寄与します。

物品受領書の法的効力と注意すべき税務知識

物品受領書は単なる事務書類ではなく、法的な意味合いを持つ重要な文書です。特に、収入印紙の要否といった税務上の扱いは、多くのビジネスパーソンが留意すべき点です。ここでは、知っておくべき法律と税金の知識を解説します。

物品受領書に収入印紙は原則不要な理由

結論として、通常の物品受領書に収入印紙を貼付する必要は原則としてありません。

その理由は、収入印紙が必要となる「課税文書」の定義に関連します。印紙税法では、金銭や有価証券の受け取りを証明する書類（第17号文書「売上代金に係る金銭又は有価証券の受取書」）が課税対象として定められています。

物品受領書が証明するのは、あくまで「物品」の受領であり、「金銭」の受領ではありません。そのため、課税文書には該当せず、印紙税の対象外となるのです。この原則は、取引金額の多寡にかかわらず適用されます。

収入印紙が必要になる例外的なケース

原則は不要ですが、収入印紙が必要になる例外的なケースも存在するため注意が必要です。それは、書類のタイトルが「物品受領書」であっても、その実質的な内容が金銭の受領を証明している場合です。

日本の税法では、「形式より実質」という考え方が重視されます。つまり、書類の名称ではなく、記載されている内容によって、その法的な性質が判断されるのです。

例えば、物品受領書の備考欄などに「上記商品の代金として、金〇〇円を正に受領いたしました」といった文言が記載されている場合、その書類は実質的に「領収書」と見なされます。この場合、書類は課税文書となり、記載された受取金額が税抜5万円以上であれば、金額に応じた収入印紙の貼付が必要になります。

このような意図しない課税を避けるためには、書類の役割を明確に分けることが重要です。物品の受領を証明する際は「物品受領書」を、代金の受領を証明する際は別途「領収書」を発行するなど、一つの書類に異なる目的を混在させないことが、最も安全で確実な方法です。このシンプルなルールを遵守することで、不要な課税リスクを回避できます。

物品受領書の保管期間【法人・個人事業主別】

発行または受領した物品受領書は、取引の証拠として一定期間保管する義務があります。この保管期間は、法人か個人事業主かによって異なり、複数の法律が関連するため注意が必要です。ここでは、根拠法を明確に示しながら、保管期間を整理します。

法人の保管期間

法人の場合、主に「法人税法」と「会社法」が保管期間を定めています。

法人税法では、帳簿書類や取引に関して作成・受領した書類（証憑書類）は、原則として7年間の保存が義務付けられています。この7年間の起算日は、書類の発行日ではなく、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日からとなります。

一方、会社法では、会計帳簿およびその事業に関する重要な資料について、10年間の保存を義務付けています。物品受領書もこの「重要な資料」に含まれると解釈するのが一般的です。さらに、法人税法において、赤字（欠損金）が発生し、その損失を翌年度以降の利益と相殺する「繰越控除」を適用する事業年度については、保管期間が10年間に延長されます。

個人事業主の保管期間

個人事業主の場合、主に「所得税法」と「消費税法」が関連します。

所得税法では、青色申告・白色申告を問わず、取引に関する書類の保管期間は原則として5年間と定められています。起算日は法人と同様、その年の確定申告期限の翌日です。

ただし、個人事業主が消費税の課税事業者である場合は注意が必要です。消費税法では、仕入税額控除の適用を受けるための証拠として、関連書類を7年間保存することが求められています。インボイス制度が導入された現在、この要件の重要性はさらに増しています。

物品受領書の法定保管期間まとめ

対象者	根拠法	保管期間	備考
法人	法人税法	7年	原則的な期間
	会社法	10年	会計帳簿と重要資料
	法人税法	10年	欠損金の繰越控除がある事業年度
個人事業主	所得税法	5年	青色・白色申告共通
	消費税法	7年	消費税の課税事業者である場合

上記のように、特に法人は複数の法律が異なる期間を定めているため、実務上の混乱が生じがちです。このようなリスクを回避し、社内管理を簡素化するためには、保管期間を最長の「10年」に統一することが最も賢明な方法です。

すべての関連書類を10年間保管するとルール化すれば、個別の法律を都度確認する手間が省け、あらゆる法的要件を確実に満たすことができます。

電子帳簿保存法への対応

2024年1月1日から電子帳簿保存法（電帳法）の改正が完全施行され、すべての事業者において電子データの取り扱いが大きく変わりました。物品受領書も例外ではありません。これは単なるペーパーレス化の推進ではなく、データ管理方法そのものの根本的な見直しが求められる重要な法改正です。

電子データで受け取った物品受領書の保存ルール

最大の変更点は、電子的に授受した取引書類は、電子データのまま保存しなければならないというルールの義務化です。

例えば、取引先からメールに添付されたPDF形式の物品受領書を受け取った場合、それを印刷して紙で保管することは、もはや認められません。必ずPDFデータのまま、定められた要件に従って保存する必要があります。この電子保存には、「真実性の確保」と「可視性の確保」という二つの要件を満たすことが求められます。

真実性の確保

「真実性の確保」とは、保存されたデータが後から改ざんされていないことを証明するための措置です。以下のいずれか一つの方法を講じる必要があります。

タイムスタンプが付与されたデータを受け取る。

データ受領後、速やかに（最長約2か月と7営業日以内）自社でタイムスタンプを付与する。

データの訂正や削除の履歴が残るシステム、または訂正や削除ができないシステムを利用してデータを授受・保存する。

改ざん防止のための事務処理規程を策定し、そのルールに沿って運用する。

多くの中小企業にとっては、四つ目の「事務処理規程」を整備する方法が、最も導入しやすい選択肢となるでしょう。

可視性の確保

「可視性の確保」とは、保存したデータを税務調査などの際に、いつでも確認できる状態にしておくための要件です。原則として、以下の三つをすべて満たす必要があります。

保存場所にPC、ディスプレイ、プリンタおよび操作マニュアルを備え付け、データを明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと。

「取引年月日」「取引金額」「取引先」の三つの項目でデータを検索できる機能を確保すること。

保存されたデータが、ディスプレイ上で鮮明に確認できること。

ただし、前々事業年度の売上高が5,000万円以下の事業者については、税務職員によるダウンロードの求めに応じられるようにしていれば、二つ目の検索機能の確保は不要となる緩和措置があります。

スキャナ保存の要件

取引先から紙で受け取った物品受領書を、スキャナやスマートフォンで撮影して電子データとして保存することも可能です。これは「スキャナ保存」と呼ばれます。スキャナ保存は任意ですが、適切に行えば紙の原本を破棄できるため、保管スペースの削減や書類管理の効率化に繋がります。

スキャナ保存を行う場合も、電子取引データの保存と同様に「真実性の確保」や「可視性の確保」などの要件を満たす必要があります。特に、入力期間の制限（速やかなスキャン）、一定以上の解像度（200dpi以上）の確保、タイムスタンプの付与（または代替措置）などが求められる点に注意が必要です。

電子帳簿保存法への対応は、従来の「書類を保管する」という物理的な作業から、「取引データを管理する」というデータベース的な思考への転換を意味します。単にPCのフォルダにファイルを保存しておくだけでは検索要件を満たせず、不十分となる可能性が高いことを認識し、自社の業務フローを見直すことが不可欠です。

まとめ

本記事では、物品受領書の基本的な役割から具体的な書き方、法的効力、そして電子帳簿保存法への対応まで、多角的に解説しました。円滑な取引を実現するための重要なポイントを以下に再確認します。

物品受領書は、物品受領の事実を証明し、取引トラブルを防止する重要な証憑書類です。

納品書、検収書、領収書との役割の違いを明確に区別することが業務の正確性に繋がります。

作成時には必須項目を正確に記載し、角印を押すことで書類の信頼性を高めることが推奨されます。

物品の受領証明のみであれば収入印紙は不要ですが、金銭の受領を示す文言は課税対象となるため注意が必要です。

保管期間は法律で定められており、法人は複数の法律が関わるため、安全策として10年保管に統一することが賢明です。

2024年から義務化された電子帳簿保存法へは必須で対応し、電子データは要件を満たして電子保存する必要があります。

物品受領書は、日々のビジネスにおける約束事を形にするための書類です。この一枚を正しく、かつ丁寧に扱うことが、取引先との信頼関係を育み、事業をより強固なものへと導きます。記事で得た知識を実践し、自信を持って日々の取引に臨んでください。