社員旅行の経費はどこまでOK？税務調査で否認されないための方法とは

社員旅行の費用を「福利厚生費」として経費計上できれば、会社の税負担を軽減しつつ、従業員の満足度を向上させる絶好の機会となります。福利厚生費は、従業員への給与や賞与とは税務上の扱いが異なり、会社の利益を圧縮することで節税効果が期待できるのです。

この記事を読めば、国税庁が定める厳格なルールを正確に理解し、税務調査で指摘されるリスクを限りなくゼロに近づけることができます。

社員旅行が経費として認められるかどうかは、単に「経費になるか、ならないか」という単純な問題ではありません。もし条件を満たさずに経費計上した場合、その費用は従業員への「給与」とみなされてしまいます。

そうなると、会社は税務上のメリットを得られないだけでなく、従業員は所得税や社会保険料の負担が増えるという、双方にとって望ましくない結果を招くのです。複雑に思える条件も、一つひとつのポイントをチェックリスト形式で確認すれば、どなたでも確実に実行可能です。

適切な知識をもって計画すれば、社員旅行は会社にとって戦略的な投資となり得ます。

福利厚生費として全額損金算入が認められれば、交際費のように損金算入額に制限がある費用と比べて、大きな節税効果が見込めます。会社と従業員の双方にとって「Win-Win」となる社員旅行を実現するための知識を、ここから詳しく解説していきます。

社員旅行を経費にするための4つの絶対条件

社員旅行の費用を福利厚生費として経費計上するためには、国税庁が示すいくつかの基本的な要件をすべて満たす必要があります。これらのルールは、その旅行が特定の個人への利益供与ではなく、全従業員を対象とした公平な福利厚生施策であることを担保するために設けられています。

一つでも条件を満たさない場合、その旅行費用は福利厚生費とは認められず、給与課税の対象となる可能性があるため、計画段階での入念な確認が不可欠です。これらのルールは一見すると個別の規定に見えますが、その根底には「福利厚生は、全従業員に対して普遍的かつ平等に、金銭以外の形で提供されるべき」という共通の原則が流れています。この原則を理解することで、個々のルールの意図が明確になり、判断に迷う場面でも適切な対応が可能になります。

条件1 旅行期間は「4泊5日」以内

福利厚生費として認められる社員旅行の期間には、明確な上限が定められています。国内旅行の場合、旅行期間が4泊5日以内であることが絶対条件です。この期間を超えてしまうと、たとえ1日だけであっても、旅行費用全体が福利厚生費として認められなくなる可能性があります。

例えば、6泊7日の旅行のうち5日分だけを経費計上するといった分割処理は認められないため、計画は厳密にこの期間内に収める必要があります。この日数は、従業員の慰安という目的を達成するために社会通念上妥当と考えられる範囲として設定されています。

海外旅行の場合は、この基準の考え方が少し異なります。基準となるのは海外での滞在日数です。日本と現地との往復にかかる移動時間、つまり機内泊は宿泊日数にカウントされません。したがって、往復の機内泊を含めて全体の日程が4泊6日になったとしても、現地での滞在が4泊5日以内であれば、この要件を満たすことになります。

条件2 参加率は「全従業員の50%」以上

社員旅行が福利厚生施策であると認められるためには、できるだけ多くの従業員が参加している必要があります。原則として、旅行に参加した人数が全体の従業員数の50％以上であることが求められます。この「全従業員」には、正社員だけでなく、パートタイマーやアルバイトも含まれる点に注意が必要です。

計算から漏れてしまうと、意図せず参加率が50%を下回る可能性があるため、対象者を正確に把握することが重要です。また、全社一斉ではなく、支店や工場といった職場単位で旅行を実施する場合も認められています。その場合は、その職場ごとの従業員数の50％以上が参加していれば要件を満たします。

ただし、この50%という基準には例外も存在します。国税庁の見解では、全従業員に参加を呼びかけたにもかかわらず、従業員の個人的な都合などにより結果的に参加率が38%となったケースで、経費計上が認められた事例があります。

この事例では、旅行内容が3泊4日で会社負担額も7万円と社会通念上の範囲内であり、あくまで全従業員に参加の機会が与えられていた点が考慮されました。これは、参加の機会が普遍的に提供されていれば、結果としての参加率だけで機械的に判断されるわけではないことを示唆していますが、原則は50%以上と考えるのが安全です。

条件3 全従業員が参加対象であること

福利厚生は、すべての従業員に平等に機会が与えられるべきという考えに基づいています。そのため、社員旅行は全従業員を対象としなければなりません。特定のグループに参加者を限定した旅行は、福利厚生とは認められません。

以下のようなケースは、福利厚生費ではなく、参加者への給与や賞与として扱われるため注意が必要です。

• 役員だけで行う旅行
• 営業成績優秀者など、特定の従業員への報奨旅行
• 特定の部署や部門のメンバーだけで行う旅行

これらの旅行は、慰安や親睦を目的としていたとしても、その対象者が限定されている時点で「普遍性」の原則から外れてしまいます。その結果、会社が負担した費用は、役員の場合は役員賞与、従業員の場合は給与として課税対象となります。役員賞与は原則として損金に算入できないため、会社側の税負担も大きくなります。

条件4 不参加者へ現金を支給しない

社員旅行に参加する従業員と参加しない従業員の間に不公平が生じないように配慮することは大切ですが、その方法を誤ると、旅行全体の税務上の扱いが覆る可能性があります。社員旅行に参加しなかった従業員に対し、その参加に代えて現金や商品券などの金券を支給することは認められていません。

このような選択肢を設けると、旅行そのものが「金銭との選択が可能な旅行」とみなされ、福利厚生という非金銭的な給付の性質を失ってしまうからです。このルールには、不参加の理由によって課税関係が異なるという、非常に重要な注意点があります。

自己都合による不参加の場合、欠席した従業員に現金を支給すると、その支給額に相当する経済的利益が参加者を含む全従業員にあったものとみなされます。その結果、旅行に参加した従業員まで含めて、全員が給与として課税されるという厳しい措置が取られます。

一方、会社の業務命令など、やむを得ない理由で参加できなかった従業員に現金を支給した場合、その現金は支給を受けた本人のみが給与として課税されます。この場合、旅行に参加した他の従業員に影響はありません。いずれにせよ、不参加者への現金支給は税務上のリスクが非常に高いため、原則として行わないことが賢明です。

項目	条件を満たす例（OK）	条件を満たさない例（NG）
旅行期間	国内旅行4泊5日。海外旅行で現地滞在4泊5日（機内泊1泊を含む4泊6日）。	国内旅行5泊6日。海外での滞在日数が5泊6日。
参加率	全従業員（パート・アルバイト含む）100人中52人が参加した。	全従業員100人中45人しか参加しなかった。
参加対象	全従業員に参加の案内を出した。	役員と営業部の成績優秀者のみを対象とした。
不参加者への対応	不参加者には特に何も支給しなかった。	不参加者に旅行代金相当の現金やギフトカードを支給した。

最も重要な論点「社会通念上妥当な金額」の基準

社員旅行を経費として認めるための条件の中で、最も解釈が難しく、税務調査でも論点になりやすいのが「社会通念上妥当な金額」という基準です。他の条件のように明確な数字が法律で定められていないため、多くの経営者や経理担当者が判断に迷う部分です。

なぜ明確な金額基準が存在しないのか

社員旅行の費用が経費として認められる背景には、「少額不追求」という税務上の考え方があります。これは、企業が従業員に提供する経済的利益のうち、金額が少額なものについては、厳密には給与として課税すべきところを、実務上の手間などを考慮してあえて課税しない、という趣旨の取り扱いです。

社員旅行はこの「少額な経済的利益」に該当すると考えられていますが、何が「少額」にあたるのか、その具体的な金額が法律で定義されていないため、個別のケースごとにその内容を総合的に勘案して判断されることになります。税務当局としても、画一的な金額基準を設けることが現実的ではないため、社会の常識的な範囲内であるかどうかを重視するのです。

実務上の目安となる「1人あたり会社負担10万円」の根拠

法律に明記されていない一方で、実務上は1人あたりの会社負担額が10万円程度までというのが一つの目安として広く認識されています。この金額は、過去の判例や国税庁がウェブサイトで公開している質疑応答事例から導き出された、いわば経験則に基づいたガイドラインです。

国税庁が示す具体例を見てみましょう。

• 課税されないケース1
  • 旅行期間：3泊4日
  • 旅行費用：15万円（うち会社負担7万円）
  • 参加割合：100%
  • 判断
    期間・参加割合の要件を満たし、金額も少額であるため課税されない。
• 課税されないケース2
  • 旅行期間：4泊5日
  • 旅行費用：25万円（うち会社負担10万円）
  • 参加割合：100%
  • 判断
    期間・参加割合の要件を満たし、金額も少額であるため課税されない。

これらの事例から、国税庁自身が会社負担10万円という金額を「少額不追求の趣旨」の範囲内と見なしていることがわかります。このため、10万円というラインが実務上の安全圏の目安とされているのです。

費用が高額と判断された否認事例

では、この目安を大きく超えるとどうなるのでしょうか。過去の裁決事例に、その判断基準を理解する上で非常に参考になるケースがあります。ある企業が実施した2泊3日のマカオへの社員旅行で、1人あたりの会社負担額が約24万円（従業員負担なし）だったものが、福利厚生費として認められず、給与として課税すべきと判断されました。

この事例で重要だったのは、単に金額が高かったという事実だけではありません。国税不服審判所は、その旅行の「内容」を詳細に検討しました。具体的には、以下のような点が「社会通念上一般的に行われているレクリエーション行事の範囲を逸脱している」と判断される要因となりました。

• 宿泊先が現地のランドマーク的な高級ホテルであったこと
• 部屋割りが1人1部屋であったこと
• 食事が現地の有名レストランで提供されたこと
• 専用の添乗員が同行していたこと

この事例は、金額の多寡だけでなく、旅行の質が過度に贅沢であるかどうかが厳しく見られることを示しています。10万円という目安は、あくまで一般的なレクリエーション旅行の費用感を反映したものであり、その範囲内であっても、内容が極端に豪華であれば否認されるリスクは残ります。

逆に、目的地が遠隔地であるために交通費が高額になるなど、合理的な理由があれば10万円を多少超えても認められる可能性はありますが、その場合でも旅行内容が一般的な範囲に収まっていることを客観的に説明できる必要があります。

ケース別で見る社員旅行の経費計上と会計処理

社員旅行の費用を正しく経理処理するためには、その旅行の目的や参加者に応じて、適切な勘定科目を選択する必要があります。ここでは、具体的なケースごとに仕訳例を交えながら、会計処理の方法を解説します。

旅行の性質	適切な勘定科目	会社の損金算入	従業員の課税関係
条件を満たす慰安旅行	福利厚生費	全額損金算入できる	課税されない
研修が主目的の旅行	研修費・旅費交通費	全額損金算入できる	課税されない
取引先の接待を兼ねる旅行	接待交際費（社外者分）	損金算入に制限あり	課税されない
条件を満たさない旅行	給与・役員賞与	給与は損金算入できるが、役員賞与は原則不可	課税される（源泉徴収が必要）

条件を満たす一般的な慰安旅行（福利厚生費）

国税庁の定める要件（4泊5日以内、参加率50%以上など）をすべて満たす、一般的な慰安目的の社員旅行の費用は、「福利厚生費」として処理します。福利厚生費は全額を損金として算入できるため、法人税の節税に直接つながります。

仕訳例

従業員20名全員が参加した1泊2日の社員旅行で、1人あたり3万円（合計60万円）を現金で支払った場合。

借方		貸方
福利厚生費	600,000円	現金預金	600,000円

研修を含む旅行（福利厚生費と研修費の按分）

社員旅行の日程の中に、業務に関するセミナーの聴講や工場の視察など、明確な研修目的のプログラムが含まれている場合があります。その場合、研修に直接かかった費用（セミナー参加費、講師への謝礼など）は、「福利厚生費」とは区別して「研修費」として計上するのが適切です。

仕訳例

上記の60万円の社員旅行のうち、外部講師を招いたセミナー費用として5万円が含まれていた場合。

借方		貸方
福利厚生費	550,000円	現金預金	600,000円
研修費	50,000円

このように費用を按分することで、経費の内容をより正確に帳簿に反映させることができます。税務調査の際にも、経費の妥当性を説明しやすくなります。

取引先を招待した場合（接待交際費）

福利厚生費は、あくまで自社の従業員のために支出される費用です。そのため、社員旅行に取引先など社外の人を招待した場合、その人のために会社が負担した費用は福利厚生費にはなりません。

この費用は「接待交際費」として処理する必要があります。接待交際費は、税法上、損金として算入できる金額に上限が設けられている場合があるため、福利厚生費とは税務上の扱いが異なります。資本金の額によって損金算入限度額が変わるため、自社の規定を確認して正しく処理することが重要です。

従業員の家族が参加した場合

従業員の家族が社員旅行に同行することも認められていますが、その費用処理には厳格なルールがあります。まず、家族の参加費用は従業員が全額自己負担することが大原則です。会社が家族の分の費用を負担した場合、その金額は従業員への給与とみなされ、課税対象となります。

次に、会社は従業員から家族分の費用を徴収したことを客観的に証明するため、銀行振込の記録や会社が発行した領収書などを必ず保管しておく必要があります。最後に、家族も旅行の全行程に団体行動で参加することが求められます。

家族が旅行中に別行動をとるなど、実質的に私的な家族旅行とみなされるような場合は認められません。これらのルールを守らないと、税務調査で指摘を受ける原因となるため、慎重な対応が必要です。

条件を満たさず「給与」として処理する場合

もし社員旅行が福利厚生費の要件を満たさないと判断された場合、会社が負担した費用は、参加した従業員への現物給与として扱われます。この場合、会社は給与として経理処理を行い、その金額に対して所得税の源泉徴収を行う義務が生じます。

従業員にとっては手取りが減るだけでなく、社会保険料（健康保険、厚生年金）の算定基礎にも影響が及ぶ可能性があります。会社側も、源泉徴収義務を怠ると不納付加算税などのペナルティが課されるリスクがあります。安易な判断は避け、要件を満たせない場合は適切に給与として処理することがコンプライアンス上、不可欠です。

税務調査で指摘されないための実務対応と証拠書類の準備

社員旅行を福利厚生費として適切に経費計上するためには、計画段階から税務調査を意識した準備を進めることが重要です。単にルールを守るだけでなく、その旅行が福利厚生目的で適正に行われたことを客観的に証明できる「証拠」を整備しておく必要があります。こうした書類を準備するプロセスそのものが、コンプライアンスを遵守するためのチェック機能としても働きます。

保管が必須となる証拠書類

税務調査では、口頭での説明だけでなく、客観的な証拠書類の提示が求められます。万が一の調査に備え、以下の書類は必ず整理・保管しておきましょう。税務調査の対象期間は通常3年から5年ですが、最長で7年間のデータが求められることもあるため、7年間の保存が推奨されます。

• 旅行の企画書や稟議書
  旅行の目的が従業員の慰安や親睦であることが明記されているもの。
• 全従業員への案内メールや社内通知
  旅行が全従業員を対象に募集されたことを証明する書類。
• 最終的な参加者リスト
  参加者と不参加者を明確にし、参加率が50%以上であることを証明する書類。
• 旅行会社との契約書、請求書、領収書
  費用の総額や内訳、支払いの事実を証明する書類。
• 旅のしおり（詳細な日程表）
  旅行期間が4泊5日以内であることや、過度に個人的な活動に偏っていないことを示すもの。
• 集合写真
  実際に旅行が実施され、多くの従業員が参加したことを示す視覚的な証拠。
• 研修を行った場合の資料
  研修の内容がわかるプログラムや配布資料など。

就業規則への明記が持つ重要性

社員旅行が単発のイベントではなく、会社の公式な福利厚生制度の一環であることを明確にするために、就業規則にその旨を記載しておくことが有効です。

就業規則に「会社は全従業員を対象とした福利厚生として、年1回の社員旅行を実施することがある」といった規定を設けることで、税務当局に対して、その旅行が制度として運用されていることを主張しやすくなります。

特に、海外への社員旅行でパスポート取得費用を会社が負担する場合などは、この規定が重要になります。就業規則に「海外への社員旅行に際し、パスポート取得費用は会社が負担する」と明記されていれば、その費用も福利厚生費として計上することが可能になります。

規定がない場合、個人的な費用の立て替えとみなされ、給与課税の対象となるリスクがあります。

旅行積立金の適切な管理と労使協定

社員旅行の費用の一部を従業員の給与から天引きして積み立てる「旅行積立金」制度を導入している企業もあります。この方法自体は問題ありませんが、法的な手続きを遵守する必要があります。

労働基準法には「賃金全額払いの原則」があり、原則として会社が一方的に給与から天引きすることは認められていません。給与から旅行積立金を控除するためには、事前に労働者の過半数で組織する労働組合または労働者の過半数を代表する者との間で書面による協定（労使協定）を締結する必要があります。

この協定を結ばずに給与天引きを行うと、労働基準法違反となる可能性があるため、適切な手続きを踏むことが不可欠です。

まとめ 

社員旅行を会社の経費として適切に処理し、節税と従業員満足度の向上という二つの目的を達成するためには、計画から実施、そして事後処理に至るまで、一貫したルールの遵守が求められます。最後に、これまでのポイントを最終チェックリストとしてまとめます。このリストを活用し、税務上のリスクを回避しながら、有意義な社員旅行を実現してください。

基本4条件はクリアしているか？

• 旅行期間は「4泊5日」以内か（海外は現地滞在日数）。
• 参加率は「全従業員の50%」以上か（パート・アルバイトも含む）。
• 参加対象は「全従業員」か（役員限定などになっていないか）。
• 不参加者への「現金支給」はしていないか。

費用は妥当な範囲か？

• 1人あたりの会社負担額は「10万円程度」を目安としているか。
• 旅行内容が社会通念上、過度に豪華になっていないか。

特殊なケースの処理は適切か？

• 研修が含まれる場合、費用を「研修費」として按分しているか。
• 家族が参加する場合、費用は「従業員の自己負担」とし、その証明を保管しているか。
• 取引先を招待する場合、その費用は「接待交際費」として別途処理しているか。

証拠書類は万全か？

• 企画書、参加者リスト、日程表、領収書、集合写真などを整理し、「7年間」保管する体制は整っているか。
• 就業規則に社員旅行に関する規定を盛り込んでいるか。

これらの点をすべて確認し、計画的に準備を進めることで、社員旅行は会社と従業員の双方にとって価値ある投資となります。法令を遵守した上で、従業員のリフレッシュとコミュニケーションを促進する素晴らしい機会として、社員旅行を最大限に活用しましょう。