【フォーマット付き】納品書とは？作成方法や記載内容、インボイス制度まで解説！

納品書と請求書は記載する内容が似ていますが、納品書は納品内容を相手に伝える役割が、請求書は代金を相手に請求する役割があるという点で違いがあります。本記事では、納品書と請求書の違い、書き方などについてわかりやすく解説します。

納品書とは何かを簡単に解説

まずは、納品書とはどのような書類のことなのか、その意味や請求書との使用意図の違いについて見ていきましょう。

納品書とは何か

納品書とは、商品やサービスを納品する際に発行する書類です。商品の種類や数、単価などについて記載し、記載された内容で確かに納品が行われたことを示すために用いられます。

納品書を受け取った側は、商品と納品書を照らし合わせることで間違いなく納品されているかどうか確認できます。納品書は必ずしも発行しなくてはいけないというわけではありませんが、取引をスムーズに行うために発行することが一般的です。

納品書と請求書の違いについて

納品書と請求書は、どちらも商品を提供した側が発行する書類です。その上で、納品書は納品した内容を確認するための書類であり、請求書は代金を請求するための書類であるという違いがあります。取引の内容について記載する点は同じですが、納品書には振込先となる金融機関の口座番号などは書かなくても構いません。

また、納品書は納品時に商品と一緒に送付することが多いのに対し、請求書は取引内容などによって送付するタイミングが異なります。納品と同時に送付することもあれば、経理上の締め日となるタイミングで、複数の取引を1枚の請求書にまとめて発行することも可能です。前払金など事前に代金を支払うような取引においては、商品の納品前に請求書を発行するケースもあるでしょう。

	納品書	請求書
役割	納品する内容の確認	代金の請求
タイミング	納品と同時に送付するとが多い	納品と同時、もしくは月末など任意のタイミング

納品書を発行すべき理由

納品書の作成や発行は、法律で義務付けられているわけではありません。しかし、多くの企業が納品書を発行しているのはなぜでしょうか？ 本項目では、納品書を発行すべき理由をわかりやすく解説します。

納品した商品の情報を正確に伝える

納品書には、商品の型番や商品名、個数などが具体的に記載されているため、取引先に納品内容を正確に伝えることができます。さらに、該当する商品やサービスの詳細、取扱い注意事項を記載することで、取引の齟齬やトラブルを防ぐのにも役立ちます。

また、納品書によって「いつ・何を・いくつ・いくら分納品したのか」を明確に証明できるため、取引先に安心感や信頼感を与える効果もあります。

経理上の利点

納品書は発注者・受注者の双方にとって、経理上の重要な役割を担います。注文番号や納品番号が明記された納品書を請求書と紐づけることで、請求対象の商品の納品状況や取引の完了状況を効率的に確認できます。

納品書に記載すべき内容

納品書の作成方法には法的ルールがなく、Excelや各種システムからの出力など、自由なフォーマットで作成することが可能です。

なお、インボイス制度に登録した適格請求書発行事業者であり、消費税の仕入税額控除を受けるための適格請求書等として納品書を利用する場合は、以下の項目を記載する必要があります。

・書類作成者の氏名または名称および登録番号
・取引年月日
・取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
・税率ごとに区分して合計した税込対価（又は税抜対価）の額及び適用税率
・税率ごとに区分した消費税額等
・書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

参照：No.6625 適格請求書等の記載事項｜国税庁

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宛名

納品先となる会社名や個人名を記入します。会社名や部署の場合は「御中」を、個人名の場合は「様」を付けましょう。

納品書番号

多数の納品書を発行するような事業では、納品書番号があると管理がしやすくなります。

発行日

納品書の発行日は、商品を実際に納品した日、もしくはサービスを提供した日に設定します。宅急便などで商品を送る場合は、出荷日や配送予定日で構いません。

商品の情報（品番・数量・単価など）

納品する商品の情報を詳細に記入します。商品名はもちろん、品番や商品コードがあればあわせて記載しましょう。商品の単価や商品別の合計金額に関しては、税抜で記載します。

金額

商品ごとの金額を合計した税抜の金額（小計）や、それに係る消費税、最終的な税込の合計金額を記載します。

発行するタイミング

取引が行われる流れは会社や扱う商品などによっても異なりますが、一般的には以下の流れで行います。

①見積もり②注文③納品④検収⑤請求⑥支払い⑦支払い確認

納品書は③の納品のタイミングで発行し、商品と一緒に送付することが一般的です。納品書の受領側は商品と納品書を照らし合わせることで④の検収作業を行うため、納品と納品書の送付のタイミングにあまり間が空きすぎないようにします。

納品書の作成方法

ここからは、納品書作成に必要なものや書き方をわかりやすく解説します。

関連リンク：

納品書の正しい書き方は？作り方のポイントや請求書との違いを解説

納品書作成に必要なもの

納品書の作成・発送に必要なものは以下の通りです。

• 納品書用紙
• 封筒（長形3号サイズまたは角形2号サイズ）
• 切手
• 送付状

納品書は、統一したフォーマットを用意しておくと作成の手間を省くことができます。Web上にある納品書のテンプレートを活用するのも良いでしょう。

また、納品書を郵送する際は、封筒や切手、送付状の準備が必要です。切手の料金は封筒のサイズや内容物の重量によって異なるため、事前に確認しておきましょう。さらに、送付状についても、あらかじめフォーマットを作成しておくと便利です。

納品書を手書きで作成する場合

納品書を手書きで作成する場合は、市販の納品書を使用するのがおすすめです。取引先に提出する納品書のほか、納品書控え、請求書、物品受領書が複写式になったタイプも販売されており、必要に応じて活用できます。

しかし、近年はペーパーレス化やDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進により、自社だけでなく取引先においても手書きの納品書の作成・管理が難しくなっています。

今後の事業拡大や業務の効率化を考えるなら、経理業務のデジタル化を検討することも重要でしょう。

納品書をExcel・Wordで作成する場合

ExcelやWordを使った納品書の作成は、最も手軽な方法の一つと言えるでしょう。

納品書をゼロから作成する場合は、必要な項目を盛り込んだフォーマットを作成し、自社のスタイルに合わせてカスタマイズすることも可能です。

また、Web上で無料配布されているExcelやWordの納品書テンプレートを利用するのも一般的です。さらに、発注書や請求書と連動して納品書を一括作成できるExcelテンプレートを活用すれば、業務の効率化が期待できます。

ただし、ExcelやWordでは操作ミスやデータ破損のリスクがあるため、管理には細心の注意が必要です。

納品書を販売管理システムで作成する場合

さらに、納品書などの書類作成を効率化する方法として、販売管理システムの利用があります。

販売管理システムには、商品の型番やJANコードなどを登録できる「商品マスタ」機能が備わっています。そのため、納品書などのフォーマットが整った書類を手軽に作成できるだけでなく、商品名や価格、個数などの入力ミスを軽減できます。

また、システム内のデータを連携することで、請求書や売上集計・分析資料の自動作成も可能です。

ただし、販売管理システムの導入には運用コストがかかる点を考慮しなければなりません。しかし、納品書や請求書などの取引書類を頻繁に発行する企業であれば、経理業務の効率化によるメリットがコスト負担を上回る可能性が高いでしょう。

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クラウド請求書プラットフォーム「INVOY」では、無料でダウンロードできるExcel形式の納品書テンプレートを提供しています。シンプルなビジネス向けデザインからカジュアルなデザインまで、さまざまな種類を取り揃えています。ぜひご活用ください。

参考：https://go.invoy.jp/template/docs/delivery/

納品書発行から入出金管理までカンタンに行うならINVOY

「INVOY」は、請求書の発行から受け取り、支払いまでを迅速かつ簡単に行えるクラウド請求書プラットフォームです。必要な項目を順番に入力するだけで、納品書などの取引書類を簡単かつ無料で作成できます。

さらに、納品書に入力した情報を請求書に変換することも可能です。スマートフォンからも書類の作成・発行ができるため、外出先でも急な対応ができ、スキマ時間を有効に活用できます。

納品書をインボイス（適格請求書）として扱う方法

2023年10月1日から導入されたインボイス制度では、適格請求書発行事業者は取引先から「インボイス（適格請求書）」の発行を求められることがあります。

納品書や領収書も、件名や品目欄など前述の項目に加え、インボイス（適格請求書）の要件として必要な以下の項目を追加することで、インボイスとして発行することが可能です。

• 適格請求書発行事業者の登録番号
• 課税資産の譲渡等の税抜価額または税込価額を税率ごとに区分して合計した金額および適用税率
• 税率ごとに区分した消費税額等

また、複数の相互に関連づけられた証憑書類もインボイスに該当します。したがって、納品書に見積書を関連づけることによって記載要件を満たすことができれば、インボイスとして扱うことも可能です。

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納品書・請求書の保管期間

事業年度が終わった後も、納品書や請求書を一定の期間保管しておくことが求められます。

個人事業主の場合、白色申告・青色申告にかかわらず、納品書や請求書を5年間保管する必要があります。なお、消費税の課税事業者である場合には7年間です。

法人に関しては、事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から、原則として7年間保管しなくてはならないと法人税法で定められています。しかし、会社法では10年間保存しなくてはならないと定められているため、そちらにあわせて保管するといいでしょう。

参照：記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁
　　　No.6621 帳簿の記載事項と保存｜国税庁
　　　No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁
　　　会社法（第432条第2項）

納品書や請求書は電子化できる

納品書や請求書は、以下のように電子的に保管することが可能です。

・パソコンで作成した書類をデータのまま保存する（電子帳簿等保存）
・紙で受け取った書類をスキャナやスマホ撮影によって保存する（スキャナ保存）
・メールなどで受け取った書類をデータのまま保存する（電子取引データ保存）

事務作業をオンライン上で行うことが増え、経理書類を電子的に扱うことに関する規制は、徐々に緩和されています。例えば、電子帳簿保存法で定められた規定の電子保存を行うためには、事前に税務署長に申請し、承認を得る必要がありました。しかし、現在は電子帳簿保存法が改正され、事前の申請は不要となっています。

なお、上記のうち「電子取引データ保存」に関しては、任意で行えるものではなく、電子帳簿保存法における義務とされています。つまり、メールやシステムによって受領した書類に関しては、紙に出力して保管するのではなく、データとして保管しなければなりません。

参照：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

経理業務の効率化なら「INVOY」

業務を行う上では、納品書や請求書などのさまざまな書類を扱う必要があります。また、書類の発行や保管には法律による規定があり、それらを遵守しなければ追加納税などのペナルティが発生してしまうこともあります。

「INVOY」は、納品書や請求書といった経理書類を発行・保存するサービスです。画面の案内に従って入力していくことで、スピーディに書類を発行できます。また、納品書の発行後、入力した情報をもとに請求書へ変換するといった機能も備えています。

インボイス制度や電子帳簿保存法へ対応しているため、法制度を理解できているかどうか心配という方でも、安心してお使いいただけます。以下のリンクから、ぜひINVOYを無料でご利用ください。

まとめ

納品書は納品する商品の内容を相手に伝えるために、請求書は商品の代金を相手に請求するために作成する書類です。納品書と請求書は似た書類ではありますが、記載する内容や発行のタイミングが多少異なります。また、何度も書類をやり取りする手間を減らすために、納品書と請求書の両方の役割を持つ「納品書兼請求書」を発行することもあります。

作成した書類は、法律で定められた期間保管する必要があります。また、インボイス制度や電子帳簿保存法の動向を確認しながら、それらを遵守する形で業務を行うことも大切です。