経費で落とせるものとは？個人事業主の節税を最大化する方法について解説

事業で得た利益を最大化し、手元に残る現金を増やすことは、すべての個人事業主やフリーランスにとって共通の願いです。その最も効果的な手段が、「経費」を正しく理解し、漏れなく計上することにあります。

経費の適切な管理は、単なる義務ではなく、自身の事業を守り、成長させるための積極的な経営戦略といえるでしょう。

この記事を読めば、経費にできるものの具体的な一覧から、判断に迷いがちなグレーゾーンの費用の扱い、さらには青色申告の特典を活かした高度な節税策まで、経費に関するあらゆる知識が網羅的に手に入ります。

確定申告の際に「これは経費になるのだろうか」と不安に思うことはもうありません。

「税務調査で指摘されたらどうしよう」「知らずに損をしているのではないか」といった漠然とした不安は、正しい知識を持つことで解消できます。

本記事では、一つひとつの項目を丁寧に、そして具体例を交えながら解説します。初心者の方でも安心して、自信を持って経費管理に取り組めるようになることをお約束します。

そもそも経費とは？節税の基本となる「必要経費」の考え方

経費について考えるとき、最も重要な基本原則があります。それは、経費として認められるのは「事業の売上を得るために直接必要な支出」に限られるという点です。プライベートな支出と事業の支出を明確に区別することが、すべての基本となります。

国税庁は、所得税法において必要経費を次のように定義しています。

総収入金額に対応する売上原価その他その総収入金額を得るために直接要した費用の額

その年に生じた販売費、一般管理費その他業務上の費用の額

つまり、商品の仕入れ代金のような売上に直接関わる費用から、事務所の家賃や広告費のような事業運営に間接的に関わる費用まで、事業活動に付随するコストが広く含まれるのです。

経費を計上するタイミング 債務確定主義

経費をいつ計上するかという点も重要です。会計の原則として「債務確定主義」という考え方があります。これは、現金を支払った時点ではなく、支払う義務が確定した時点で経費として認識するというルールです。

例えば、12月に商品を購入し、請求書を受け取ったが支払いは翌年1月だったとします。この場合、商品の納品が完了し支払義務は12月中に確定しているため、その年の経費として計上します。この原則を理解しておくことで、より正確な会計処理が可能になります。

書かれていないルール 社会通念上の相当性

法律上、個人事業主の経費には上限額が定められていません。理論上は、事業に必要であればいくらでも経費として計上できます。しかし、ここには「社会通念上の相当性」という、もう一つの重要な判断基準が存在します。

売上に対して経費の割合が極端に高い場合や、事業内容と関連性が薄い高額な支出が続く場合、税務署から「事業とは関係のない私的な支出を偽装しているのではないか」と疑われる可能性があります。例えば、年間の売上が300万円の事業者が、接待交際費として250万円を計上していれば、その正当性を厳しく問われることは想像に難くありません。

したがって、経費を判断する際には、「これは経費にできるか」と問うだけでなく、「税務調査官に対して、この支出がなぜ事業に必要だったのかを自信を持って説明できるか」という視点を持つことが不可欠です。この防御的な思考が、無用なトラブルを避ける鍵となります。

【勘定科目別】経費で落とせるもの一覧表

経費を正しく管理するためには、支出を「勘定科目」ごとに分類して記帳することが求められます。ここでは、個人事業主がよく使用する勘定科目と、それに該当する経費の具体例を一覧表にまとめました。日々の記帳や確定申告の際の参考にしてください。

勘定科目	概要	具体例	注意点
租税公課	事業に関する税金や公的な手数料	個人事業税、固定資産税(事業用部分)、自動車税(事業用)、印紙税、登録免許税、商工会費	所得税・住民税は経費にできません。
水道光熱費	事業所の電気、ガス、水道代	電気代、ガス代、水道代、灯油代	自宅兼事務所の場合は家事按分が必要です。
地代家賃	事業所の家賃や駐車場代	事務所・店舗の家賃、管理費、共益費、月極駐車場代、倉庫の賃料	20万円以上の礼金は繰延資産として償却します。自宅兼事務所は家事按分が必要です。
旅費交通費	事業のための移動や出張にかかる費用	電車代、タクシー代、航空券代、高速道路料金、ガソリン代、宿泊費、出張手当	交通違反の反則金は経費にできません。
通信費	電話、郵便、インターネットなどの費用	固定電話・携帯電話料金、インターネット料金、切手・はがき代、サーバー代、クラウドサービス利用料	自宅と共用の場合は家事按分が必要です。
接待交際費	取引先などへの接待や贈答品にかかる費用	取引先との飲食代、贈答品(お中元・お歳暮)、慶弔見舞金	2024年4月より1人あたり1万円以下の飲食費は会議費として計上可能です。
消耗品費	10万円未満または耐用年数1年未満の物品	文房具、コピー用紙、インク、USBメモリ、10万円未満のPCや周辺機器、名刺代	未使用分は原則、その年の経費にできません（棚卸資産扱い）。
減価償却費	10万円以上の固定資産を耐用年数に応じて分割計上	建物、車両、10万円以上のPC、コピー機、オフィス家具	青色申告者には30万円未満の資産を一括経費にできる特例があります。
広告宣伝費	不特定多数への宣伝にかかる費用	WEB広告、チラシ・パンフレット制作費、看板制作費、社名入りノベルティグッズ	広告が掲載された日など、宣伝効果が発生した時点で経費計上します。
福利厚生費	従業員の福利厚生のための費用	従業員の健康診断費、社員旅行、忘年会費、食事補助、慶弔見舞金	個人事業主本人や生計を同一にする家族のみの場合は原則適用できません。
給料賃金	従業員に支払う給与や手当	基本給、残業手当、賞与、各種手当	個人事業主本人への給与は経費にできません。
外注工賃	外部の業者や個人に業務を委託した費用	WEBサイト制作・保守委託費、デザイン料、ライティング依頼、税理士報酬	支払手数料として処理する場合もあります。
修繕費	事業用資産の維持管理や修理にかかる費用	PCの修理代、車の修理代、オフィスの壁紙張替え	資産価値を高める「資本的支出」とは区別が必要です。
新聞図書費	情報収集のための新聞や書籍の購入費	新聞購読料、専門書、業界紙、有料メルマガ購読料	事業に直接関係のあるものに限ります。
雑費	他の科目に当てはまらない少額な費用	銀行振込手数料、クリーニング代、ゴミ処理手数料、一時的なレンタル料	多用しすぎると税務署に内容を問われる可能性があります。

これはNG 経費で落とせないものの代表例

経費計上において最も注意すべきは、事業の経費と個人の支出を混同しないことです。誤って計上すると、税務調査で指摘され、過少申告加算税や延滞税といったペナルティが課される可能性があります。以下に挙げる項目は、原則として経費にできないため、確実に覚えておきましょう。

個人の税金（所得税・住民税）

所得税や住民税は、事業で得た利益（所得）に対して課される個人の税金です。事業を運営するためのコストではないため、経費にはなりません。

個人の社会保険料（国民健康保険料・国民年金）

国民健康保険料や国民年金保険料も、事業主個人の社会的な義務として支払うものであり、事業の経費とは性質が異なります。ただし、これらの支払額は、経費とは別に「社会保険料控除」として所得から差し引くことができ、結果的に節税につながります。経費と所得控除の違いを正しく理解することが重要です。

事業主本人への給与や福利厚生費

個人事業主は、自分自身に給与を支払うという概念がありません。事業の利益がそのまま事業主の所得となります。したがって、自分への給与を経費にすることはできません。同様に、事業主個人の健康診断費用やスポーツジムの会費なども、福利厚生費として経費にすることは認められません。

罰金や反則金

事業用の車で移動中に交通違反を犯した場合でも、その反則金は経費になりません。罰金や科料は、法律違反に対するペナルティであり、事業活動に必要な支出とは見なされないためです。

借入金の元本返済

事業のために金融機関から融資を受けた場合、返済額のうち利息部分は経費（利子割引料）になりますが、元本部分の返済は経費にはなりません。元本は借りたお金を返す行為であり、費用ではないためです。

個人的な生活費

当然ながら、家族との食事代、プライベートな旅行費用、日常の食料品の購入費などは事業と無関係なため、経費にはなりません。事業とプライベートの支出は明確に区別し、混同しないようにしましょう。

判断に迷う「グレーゾーン」経費の徹底解説

事業とプライベートの境界線が曖昧になりがちな個人事業主にとって、特定の支出が経費になるかどうかの判断は悩ましい問題です。ここでは、特に質問が多い「グレーゾーン」の経費について、明確な基準と対処法を解説します。これらの項目で重要なのは、「なぜ事業に必要だったのか」を合理的に説明できる証拠を残すことです。

カフェでの仕事代やランチ代はどこまでOKか

リモートワークの普及により、カフェで仕事をする機会も増えています。この場合の費用は、状況によって扱いが異なります。

1人で仕事をする場合

一人でカフェを利用する場合、コーヒーや紅茶などの飲み物代は、カフェの場所代（Wi-Fiや電源の使用料を含む）としての性質を持つため、経費として認められるのが一般的です。勘定科目は雑費や会議費で処理すると良いでしょう。

一方で、1人でのランチ代などの食事代は、事業とは関係のない個人的な生活費と見なされるため、経費にはなりません。仕事の合間に食事をした場合は、飲み物代と食事代のレシートを分けてもらうか、一枚のレシートにメモを残すなどして区別しましょう。

取引先との打ち合わせの場合

取引先との打ち合わせや商談でカフェを利用した場合、その飲食代は事業活動に不可欠なコミュニケーション費用と見なされます。したがって、昼食を伴うミーティングであっても、その費用は経費として計上できます。勘定科目は、打ち合わせが目的なら会議費、接待が目的なら接待交際費となります。

この場合、領収書の裏などに「いつ、誰と、何の目的で」会ったのかを必ずメモしておくことが極めて重要です。この記録が、私的な飲食ではないことを証明する強力な証拠となります。

スーツや仕事着は経費になるか

スーツや一般的なシャツ、靴などは、プライベートでも着用可能であるため、原則として経費として認められません。業務で使用する頻度が高いとしても、汎用性のある衣服は生活費の一部と判断されます。

ただし、その衣服が業務でのみ使用されることが客観的に明らかな場合は経費にできます。例えば、会社のロゴが入った制服や、建設現場で着用が義務付けられている作業着、特定のパフォーマンスで使用する衣装などがこれに該当します。この場合の勘定科目は消耗品費となります。

自宅の観葉植物や空気清浄機は経費になるか

この判断基準は「明確な事業用途があるか」です。例えば、来客用の応接スペースや打ち合わせ室に設置する観葉植物や空気清浄機は、事業環境を整え、来客対応の質を高めるための費用として経費計上が認められる可能性があります。

しかし、事業とは関係のないリビングや寝室に置く場合は、個人的な支出と見なされ経費にはできません。事業用スペースと居住スペースが明確に分かれていることが、経費として主張する上でのポイントになります。

事業に関連するセミナーや研修費

自己のスキルアップや情報収集のために参加するセミナーや研修の費用は、現在の事業に直接関連する内容であれば経費として認められます。例えば、Webデザイナーが最新のデザインツールのセミナーに参加したり、コンサルタントが業界の動向を探るためのカンファレンスに参加したりする場合です。

一方で、将来的に新しい事業を始めるための勉強や、現在の事業と関連性の薄い自己啓発セミナーなどは、経費として認められない可能性が高いです。領収書と共に、セミナーの内容がわかるパンフレットや資料を保管しておくことが重要です。

「家事按分」の活用法 自宅兼事務所の費用を賢く経費にする

自宅を事務所として利用している個人事業主にとって、「家事按分（かじあんぶん）」は節税の大きな味方です。家事按分とは、家賃や水道光熱費、通信費など、事業とプライベートの両方で使用している支出を、事業で使用した割合に応じて経費として計上する手続きのことです。

家事按分で最も重要なのは、完璧な割合を算出することではなく、税務署に説明できるだけの合理的で一貫した基準を設けることです。一度決めた基準は、事業環境が大きく変わらない限り継続して使用することが、会計処理の一貫性を保つ上で望ましいとされています。

以下に、主な費用項目ごとの一般的な按分方法をまとめました。

費用項目	一般的な按分基準	計算例
地代家賃	面積基準 事業用スペースの面積 ÷ 全体の面積	自宅80㎡中、仕事部屋が20㎡。家賃が月15万円の場合。 按分率: 20÷80=25% 経費額: 150,000円×25%=37,500円
電気代	時間基準 事業での使用時間 ÷ 総時間 コンセント数基準 事業用コンセント数 ÷ 全コンセント数	1日8時間・週5日業務。電気代が月1万円の場合。 按分率: (8時間×週5日)÷(24時間×7日)≈24% 経費額: 10,000円×24%=2,400円
通信費	時間または日数基準 事業での使用日数 ÷ 総日数	週5日事業で使用。通信費が月8,000円の場合。 按分率: 5日÷7日≈71% 経費額: 8,000円×71%=5,680円
車両関連費	走行距離基準 事業での走行距離 ÷ 総走行距離	月の総走行距離1,000km中、事業利用が400km。ガソリン代・保険料・駐車場代の合計が5万円の場合。 按分率: 400÷1000=40% 経費額: 50,000円×40%=20,000円

さらなる節税を目指す上級戦略 青色申告の特典を活用する

確定申告には「白色申告」と「青色申告」の2種類がありますが、より大きな節税効果を狙うのであれば、青色申告を選択することが不可欠です。青色申告を行うためには事前の申請が必要ですが、それに見合う強力な節税の特典が用意されています。

最大65万円の青色申告特別控除

青色申告の最大のメリットは、所得金額から最大65万円を差し引ける「青色申告特別控除」です。この控除を受けるためには、複式簿記による記帳を行い、貸借対照表と損益計算書を添付して、e-Tax（電子申告）で確定申告を行う必要があります。

e-Taxを利用しない場合でも、55万円の控除が受けられます。この控除は、課税対象となる所得を直接減らすことができるため、節税効果が非常に大きい制度です。

30万円未満の資産を一括で経費にする少額減価償却資産の特例

通常、パソコンや車、高価な機材など、取得価額が10万円以上の資産は「減価償却資産」として、法律で定められた耐用年数にわたって少しずつ経費にしていきます。しかし、青色申告者であれば「少額減価償却資産の特例」を利用できます。

この特例は、取得価額が30万円未満の減価償却資産について、購入・使用開始した年にその全額を一括で経費として計上できるという非常に強力な制度です。利益が多く出た年に高額な機材を購入し、この特例を使えば、その年の所得を大きく圧縮し、納税額を抑えることが可能です。

ただし、この特例で経費にできる合計額は年間300万円までという上限があります。

赤字を3年間繰り越せる純損失の繰越控除

事業が赤字になった場合、青色申告者であればその赤字額（純損失）を翌年以降3年間にわたって繰り越すことができます。そして、翌年以降に黒字が出た際に、その黒字と過去の赤字を相殺することが可能です。これにより、黒字の年の所得を減らし、所得税の負担を軽減できます。事業の立ち上げ期など、収入が不安定な時期には特に心強い制度です。

家族への給与を経費にする青色事業専従者給与

原則として、生計を同一にする配偶者や親族に給与を支払っても、それは経費として認められません。しかし、青色申告者には「青色事業専従者給与」という例外が認められています。これは、一定の要件を満たす家族従業員（専従者）に支払った給与を、全額経費（給料賃金）として計上できる制度です。

利用するには、「青色事業専従者給与に関する届出書」を事前に税務署へ提出し、仕事内容に見合った適正な金額の給与を支払う必要があります。ただし、専従者となった家族は配偶者控除や扶養控除の対象から外れるため、家族全体でどちらが有利になるかを事前にシミュレーションすることが重要です。

証拠がすべて 領収書がない場合の対処法と記録の重要性

経費計上の大原則は「証拠なくして経費なし」です。すべての支出に対して、その事実を証明する書類（証憑）を保管する義務があります。その最も代表的なものが領収書です。

領収書をもらい忘れた・紛失した場合の対処法

領収書を失くしてしまった場合、まずは支払先に連絡し、再発行が可能か確認しましょう。ただし、不正利用を防ぐため、再発行に応じない店も少なくありません。

再発行が不可能な場合の標準的な対処法が「出金伝票」の作成です。文房具店などで市販されている伝票や、会計ソフトの機能を使って作成できます。以下の項目を正確に記載してください。

• 支払年月日
• 支払先の氏名・名称
• 支払金額
• 支払内容（具体的な品目やサービス内容）

そもそも領収書が発行されない場合の対処法

状況によっては、そもそも領収書が発行されないケースもあります。

公共交通機関（電車・バスなど）では、券売機での切符購入などでは領収書が出ません。この場合は「交通費精算書」を作成し、利用日、区間、金額を記録します。SuicaやPASMOなどの交通系ICカードの利用履歴を印刷して添付すると、より信頼性の高い証拠となります。

結婚式のご祝儀や葬儀の香典も領収書は発行されません。この場合は、招待状や案内状、会葬御礼のハガキなどを保管し、出金伝票と合わせて証拠とします。

電子取引データの保存義務

2024年1月から電子帳簿保存法が改正され、電子メールで受け取った請求書や、Webサイトからダウンロードした領収書などの「電子取引データ」は、紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま保存することが義務化されました。

ファイル名を「20241031_株式会社〇〇_請求書」のように統一するなど、後から検索しやすい形で保存しておく必要があります。

クレジットカード明細書の役割

クレジットカードの利用明細書は、経費の証拠として非常に有用ですが、その扱いには注意が必要です。所得税の申告においては、「いつ、どこで、いくら支払ったか」を証明する客観的な記録として、出金伝票などを補完する強力な証拠となります。

しかし、消費税の申告において仕入税額控除を受けるためには、原則として適格請求書（インボイス）の保存が必要です。クレジットカードの利用明細書は、カード会社が発行するものであり、インボイスの要件を満たしません。控除を受けたい場合は、必ず取引先からインボイスの要件を満たした領収書やレシートを受け取る必要があります。

まとめ

経費の知識は、個人事業主が自身の事業と資産を守るための最強の武器です。最後に、賢い経費管理を実践し、手取りを最大化するための重要なポイントを再確認します。

• 黄金ルールを常に意識する
  支出のたびに「このお金は、事業の売上を上げるために直接必要なものか」と自問自答する習慣をつけましょう。
• 記録が王様であると心得る
  すべての支出で領収書をもらうことを徹底します。もらえない場合は、その場ですぐに出金伝票を作成しましょう。判断に迷う経費の領収書には、目的や相手先をメモする癖をつけることが、将来の自分を助けます。
• 家事按分をマスターする
  自宅兼事務所の経費は、節税の宝庫です。面積や時間など、合理的で説明可能な基準で按分率を決め、着実に経費計上しましょう。
• 青色申告で節税をレベルアップする
  本気で節税に取り組むなら、青色申告は必須です。「青色申告特別控除」や「少額減価償却資産の特例」といった強力なツールを最大限に活用しましょう。
• デジタル化に対応する
  電子帳簿保存法への対応は必須です。電子データで受け取った証憑は、ルールに沿って正しくデータ保存する体制を整えましょう。
• 迷ったときは専門家に相談する
  経費の判断にどうしても迷う場合や、複雑な取引がある場合は、税理士などの専門家に相談することが最善の策です。一時的な費用を惜しむことで、将来的に大きな損失を被るリスクを回避できます。

正しい知識を身につけ、日々の小さな積み重ねを大切にすることが、確実な節税と事業の成長につながります。