請求書なし、領収書のみで経費精算は可能？インボイス制度下の対策について

日々の経費精算で手元にあるのは、一枚の領収書だけ。このような状況で、「請求書がないけれど、これで本当に大丈夫だろうか？」と不安に感じた経験はないでしょうか。この疑問は、多くの経営者や経理担当者が抱える共通の悩みです。

もし、この領収書一枚の処理を完璧にこなせれば、税務調査で指摘されるリスクを最小限に抑え、支払うべき税金を最適化し、会社の財務基盤をより強固なものにできます。

経費管理に自信が持てれば、事業の成長という本来の目的に、より多くの時間とエネルギーを注げるようになるでしょう。

しかし、「請求書なし、領収書のみ」という問いは、もはや過去のように単純ではありません。2023年10月から始まったインボイス制度、そして年々要件が更新される電子帳簿保存法。

この二つの大きな法改正は、経費精算の現場に革命的な変化をもたらしました。これまで通用していた常識が、今では通用しないどころか、大きな税務リスクにつながる可能性すらあります。

本記事は、そうした複雑な状況に直面する皆様のために執筆しました。最新の法律に完全準拠し、明日からすぐに実践できる具体的な知識と手順を提供します。専門的な法律用語や複雑な制度も、一つひとつ丁寧に、わかりやすい言葉で解説しますので、ご安心ください。

この記事を最後まで読めば、あなたはもう領収書の扱いで迷うことはありません。法人税・所得税の観点、消費税（インボイス制度）の観点、そして電子データとしての保存方法まで、あらゆる角度から網羅した知識が身につきます。

誰でも専門家レベルのコンプライアンスを実現できるよう、具体的なチェックリストや比較表も用意しました。あなたの会社の経費処理を、今日から完璧なものへと変えていきましょう。

請求書と領収書の基本的な役割の違い

経費精算の話を進める前に、すべての土台となる「請求書」と「領収書」の根本的な違いを正確に理解することが不可欠です。日常業務では混同されがちですが、法律上および会計上、この二つの書類はまったく異なる役割を担っています。

請求書とは、商品やサービスの提供者が、購入者に対して「代金の支払いを要求する」ために発行する書類です。いつ、何を、いくらで提供したかを明記し、「この内容に基づき、期日までにお支払いください」という意思表示を行います。したがって、請求書は支払いの前に発行されるのが原則です。

一方、領収書とは、代金を受け取った側が、支払った側に対して「確かに代金を受領したことを証明する」ために発行する書類です。これは取引が完了したことを示す、法的に重要な証拠となります。そのため、領収書は支払いの後に発行されます。

この発行タイミングの違いが、二つの書類の性質を決定づけています。では、法的な発行義務についてはどうでしょうか。実は、請求書の発行は法律で義務付けられているわけではありません。

しかし、取引内容を明確にし、後のトラブルを防ぐための商習慣として、日本では広く発行されています。それに対して領収書は、民法第486条により、支払いを行った者から発行を求められた場合、発行する義務があると定められています。

病院の窓口での支払いや店頭での即時決済など、請求と支払いが同時に行われる場面では、「請求書兼領収書」という形式の書類が発行されることもあります。これは、書類の名称そのものよりも、「その書類にどのような情報が記載されているか」が重要であることを示唆しています。

この「支払いの要求」と「支払いの証明」という根本的な役割の違いを理解することは、税法がそれぞれの書類に求める役割が異なるため非常に重要です。従来、法人税や所得税の計算においては、「事業のために実際に支払いがあったか」を証明することが最も重要でした。この役割は、主に領収書が担ってきました。

しかし、インボイス制度の導入により、消費税の計算においては「取引の税率や税額が正確に記載されているか」という、従来は請求書が担っていた役割が、領収書にも強く求められるようになりました。

つまり、領収書は「支払いの証明」と「税務情報の明示」という二つの重い役割を同時に果たさなければならない時代になったのです。このパラダイムシフトを理解することが、現代の経費精算をマスターするための第一歩となります。

項目	請求書	領収書
目的	提供した商品・サービスの対価を請求する	代金を受領した事実を証明する
発行タイミング	支払いの前	支払いの後
法的発行義務	法律上の義務はない（商習慣として発行）	支払者から要求された場合に発行義務あり（民法486条）
収入印紙	原則不要	5万円以上の取引の場合に必要

法人税・所得税法における領収書の要件

まず、多くの人が最も気になるであろう、法人税や所得税の計算における経費計上について解説します。結論から言えば、請求書がなくても、要件を満たした領収書があれば経費として認められるのが原則です。

税務署が法人税・所得税の調査で確認したいのは、「その支出が本当に事業の利益を生むために必要なものであったか」という実態です。その証明として、領収書は非常に強力な証拠（証憑書類）となります。

ただし、どのような領収書でも良いわけではありません。税務調査で指摘を受けないためには、領収書に以下の5つの必須項目が明確に記載されている必要があります。これらの項目が一つでも欠けていると、その支出の正当性を疑われる原因となりかねません。

取引日付

いつ支払いが行われたかを示す「取引年月日」は、その経費がどの事業年度に帰属するかを決定するための基本情報です。日付がなければ、今期の経費として計上できるかどうかの判断ができません。

宛名

領収書を受け取る側の正式名称、つまり自社の会社名や屋号が記載されていることが理想です。飲食店などで慣習的に使われる「上様」という表記は、税法上ただちに無効となるわけではありませんが、税務調査官によっては「本当に自社の経費なのか」と疑義を呈する可能性があります。

高額な取引や交際費など、特に内容を厳しく見られる支出については、必ず正式名称を記載してもらうようにしましょう。

金額

支払った金額が正確に記載されている必要があります。改ざんを防ぐため、金額の先頭に「￥」や「金」を、末尾に「－」や「也」を記載する、数字を3桁ごとにカンマで区切るといった慣行があります。これらの記載は、領収書の信頼性を高める上で重要です。

但し書き

「何に対して支払ったのか」を示す但し書きは、経費の正当性を判断する上で最も重要な項目の一つです。「お品代として」というような曖昧な表現は、税務調査で最も問題視されるポイントです。これでは、事業に関係のない私的な買い物をしたのではないかと疑われても仕方がありません。

「事務用品代として」「書籍代として」「〇〇社様との打ち合わせ飲食代として」など、誰が見てもその支出が事業に関連しているとわかるように、具体的な内容を記載してもらうことが絶対条件です。

発行者情報

その領収書を誰が発行したのかを証明するため、発行者の氏名または名称、住所、連絡先などが記載されている必要があります。これにより、架空の取引でないことを証明できます。

では、電車代や慶弔費のように、そもそも領収書が発行されない場合はどうすればよいのでしょうか。その場合は、出金伝票を作成することで対応します。出金伝票には、支払日、支払先、支払目的（摘要）、金額などを自分で記録します。

例えば、取引先の結婚祝いであれば、招待状などを一緒に保管しておくことで、その支出の信憑性をさらに高めることができます。クレジットカードの利用明細や銀行の振込記録も、支払いの事実を証明する有効な代替書類となります。

このように、法人税・所得税の世界では「形式」よりも「実質」が重視される傾向にあります。つまり、複数の証拠を組み合わせることで、その支出が事業のためのものであるという「実質」を証明できれば、経費として認められる可能性が高いのです。しかし、この考え方がすべての税金に通用するわけではありません。

特に消費税の世界では、この「実質さえ証明できれば良い」という考え方が通用しなくなり、厳格な「形式」が求められるようになりました。この違いを理解しないまま古い慣習を続けることが、今、最も大きなリスクとなっています。

消費税法（インボイス制度）における領収書の役割

ここからが本題の核心部分です。インボイス制度の開始により、「請求書なし、領収書のみ」の取引における消費税の扱いが根本的に変わりました。法人税・所得税では経費として認められても、消費税の計算では認められない、という事態が頻繁に起こりうるのです。この仕組みを理解する鍵は「仕入税額控除」にあります。

仕入税額控除とは、簡単に言えば「税金の二重払いを防ぐ仕組み」です。事業者は、売上にかかった消費税から、仕入れや経費にかかった消費税を差し引いて納税します。

例えば、11,000円（うち消費税1,000円）で商品を仕入れ、22,000円（うち消費税2,000円）で販売した場合、納税する消費税は2,000円から1,000円を差し引いた1,000円となります。この1,000円を差し引く行為が、仕入税額控除です。

インボイス制度導入後の最大の変更点は、この仕入税額控除を受けるために、原則として「適格請求書（インボイス）」の保存が必要になったことです。つまり、これまでのような普通の領収書を保存しているだけでは、経費にかかった消費税を差し引くことができず、結果として納税額が増えてしまうのです。

では、「請求書なし、領収書のみ」の場合は、もう仕入税額控除は受けられないのでしょうか。答えは「いいえ」です。領収書やレシートも、インボイス制度の要件を満たしていれば、「適格簡易請求書」として扱われ、仕入税額控除の対象となります。これが、新しい時代の領収書の役割を理解する上で最も重要なポイントです。

ただし、「適格簡易請求書」を発行できる事業者は、小売業、飲食店、タクシー業など、不特定多数の顧客に商品を販売したりサービスを提供したりする特定の業種に限られています。

受け取った領収書が「適格簡易請求書」として有効かどうかを判断するには、以下の項目が記載されているかを確認する必要があります。

• 発行事業者の氏名または名称と「登録番号」
• 取引年月日
• 取引内容（軽減税率の対象品目である場合はその旨）
• 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）
• 税率ごとに区分した消費税額等 または 適用税率のどちらか

最も重要なのは「登録番号」です。Tから始まる13桁の登録番号がなければ、その領収書はインボイスとして認められません。取引相手が免税事業者などで、適格請求書発行事業者として登録していない場合、たとえ領収書を受け取ったとしても、その取引にかかる消費税は仕入税額控除の対象外となります。

この変更は、単なる経理ルールの変更にとどまりません。例えば、同じ11,000円の備品を購入する場合でも、登録事業者から購入すれば実質的なコストは10,000円（1,000円の税額控除が受けられるため）ですが、未登録の事業者から購入すればコストは11,000円のままです。

これは、仕入先の選定が、直接的に会社の納税額やキャッシュフローに影響を与えることを意味します。

もはや、経費精算は単なる会計処理ではなく、仕入先を管理する調達戦略の一部となったのです。今後は、特に高額な取引を行う際には、事前に取引先が適格請求書発行事業者であるかを確認するプロセスを社内ルールに組み込むことが、賢明な経営判断と言えるでしょう。

記載項目	適格請求書（インボイス）	適格簡易請求書（簡易インボイス）
発行事業者の氏名・名称と登録番号	必須	必須
取引年月日	必須	必須
取引内容（軽減税率対象の旨）	必須	必須
税率毎の合計額及び適用税率	必須	税率毎の合計額のみで可（適用税率は不要）
税率毎の消費税額	必須	「税率毎の消費税額」または「適用税率」のいずれかで可
受領者の氏名・名称	必須	不要

税務調査のリスクと具体的な対策

これまで見てきたように、請求書や領収書の扱いを誤ると、税務調査で思わぬ指摘を受け、深刻な結果を招く可能性があります。ここでは、不適切な書類管理がもたらす具体的なリスクと、それらを回避するための対策について解説します。

経費の否認

第一のリスクは「経費の否認」です。特に、但し書きが「お品代」であったり、宛名が「上様」であったりする高額な領収書は、「本当に事業に必要な支出だったのか」という疑念を招きやすいです。調査官がその支出を事業に関連しない私的なものと判断した場合、その経費は否認されます。

結果として、会社の課税所得が増加し、法人税や所得税の追徴課税が発生します。

仕入税額控除の否認

第二の、そしてインボイス制度下で最も大きなリスクが「仕入税額控除の否認」です。たとえ法人税法上は経費として認められたとしても、受け取った領収書に適格請求書発行事業者の登録番号がないなど、インボイスの要件を満たしていなければ、消費税の仕入税額控除は認められません。

これにより、本来支払う必要のなかった消費税を追加で納付しなければならなくなります。

推計課税とペナルティ

第三に、帳簿や証憑書類の管理が著しく杜撰である場合の最悪のシナリオが「推計課税」です。これは、税務署が正確な所得計算が不可能だと判断した際に、同業他社のデータや過去の実績などから売上や経費を「推計」して税額を決定する手法です。

この推計は、納税者にとって有利になることはほとんどなく、実際よりも多くの税金を課されるリスクが非常に高くなります。

これらの追徴税額に加えて、「加算税」や「延滞税」といったペナルティが課されます。特に、意図的な隠蔽や仮装があったと判断されれば、最も重い「重加算税」が課される可能性もあります。

これらのリスクを回避するためには、法律で定められた書類の保存義務を遵守することが基本です。法人の場合、領収書などの証憑書類は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。

税務調査は単なる計算チェックではありません。調査官は、企業のコンプライアンス意識や管理体制の全体像を評価しようとします。不備のある領収書が散見されるような状況は、「この会社は管理がずさんだ」という第一印象を与えかねません。

そのような印象は調査官の不信感を招き、調査がより広範囲かつ深部に及ぶきっかけとなり得ます。完璧な書類管理は、個々の経費を認めさせるためだけでなく、税務調査そのものをスムーズに、そして穏便に終わらせるための、積極的な防衛戦略なのです。

電子帳簿保存法に対応した効率的な領収書管理

インボイス制度と並び、経費精算の現場を大きく変えているのが「電子帳簿保存法」です。この法律は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存する際のルールを定めたもので、すべての事業者が対応を迫られています。特に領収書の管理においては、この法律を理解し、適切に対応することが業務効率化とコンプライアンス遵守の鍵となります。

電子帳簿保存法における保存区分は大きく3つありますが、領収書に直接関係するのは「スキャナ保存」と「電子取引」の2つです。

ケース1：紙の領収書をスキャンして保存する（スキャナ保存）

取引先から受け取った紙の領収書をスキャナやスマートフォンで撮影し、画像データとして保存する方法です。この対応は任意ですが、ペーパーレス化によるコスト削減や検索性の向上といったメリットが大きいため、導入を強く推奨します。スキャナ保存を行うためには、以下の主要な要件を満たす必要があります。

• 入力期間の制限
  書類を受領後、おおむね7営業日以内、または最長でも約2ヶ月と7営業日以内にデータ化する必要があります。
• 画像の品質
  解像度200dpi以上、原則としてカラー画像で読み取ることが求められます。
• 真実性の確保
  タイムスタンプを付与するか、訂正や削除の履歴が残るシステムを利用し、データの改ざんがないことを証明する必要があります。
• 検索機能の確保
  「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目で検索できるようにしておく必要があります。

ケース2：電子データで受け取った領収書を保存する（電子取引）

メールの添付ファイル（PDFなど）で領収書を受け取ったり、ウェブサイトからダウンロードしたりした場合、それは「電子取引」に該当します。この場合、受け取った電子データをそのままの形式で保存することが法律で義務付けられています。データを印刷して紙で保存し、元の電子ファイルを削除することは認められません。

電子取引データの保存要件は、スキャナ保存と似ていますが、その遵守は義務である点が大きく異なります。主要な要件は以下の通りです。

• 真実性の確保
  スキャナ保存と同様に、タイムスタンプの付与や訂正削除の履歴が残るシステムの利用など、データの改ざんを防ぐ措置が必要です。
• 可視性の確保（検索機能）
  「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できる状態にする必要があります。ファイル名のルール化や索引簿の作成でも対応可能です。
• 可視性の確保（見読可能性）
  保存データを表示・印刷するPCやプリンタ等を備え付け、いつでも確認できる状態にしておく必要があります。

電子帳簿保存法は、単なる保存ルールではありません。特に電子取引データの保存義務化は、規模の大小を問わず、すべての企業にバックオフィス業務のデジタル化を促す強力な推進力となっています。一度、義務である電子領収書の管理プロセスをデジタルで構築すれば、任意である紙の領収書も同じフローに乗せて一元管理する方がはるかに効率的です。

この法律への対応を「負担」と捉えるのではなく、旧来の紙ベースの業務から脱却し、会社全体の生産性を向上させる「デジタル変革の好機」と捉えるべきでしょう。

項目	スキャナ保存（紙の領収書）	電子取引（電子領収書）
データ保存の義務	任意	義務
入力期間	最長約2ヶ月＋7営業日以内	（定めはないが速やかに）
真実性の確保（タイムスタンプ等）	必須	必須
検索要件（日付・金額・取引先）	必須	必須

まとめ

「請求書なし、領収書のみ」という状況は、経理業務において頻繁に発生します。しかし、その背後には法人税・所得税、消費税（インボイス制度）、電子帳簿保存法という3つの異なる法律が複雑に絡み合っており、それぞれの要件を正確に理解し、遵守することが不可欠です。本記事で解説した内容を、最後に要点として再確認しましょう。

• 法人税・所得税の観点では「実質」が重要
  領収書に「日付、宛名、金額、但し書き、発行者」が明記されていれば、事業のための支出であることの証明となり、原則として経費計上が可能です。
• 消費税の観点では「形式」が絶対
  仕入税額控除を受けるには、領収書が「適格簡易請求書」の要件を満たす必要があります。最も重要なのは「T」から始まる登録番号の有無です。
• 電子データの保存は「義務」
  メールやウェブで受け取った電子領収書は、電子データのまま法律の要件に従って保存しなければならず、これはすべての事業者の義務です。
• 不適切な書類管理は直接的な損失に繋がる
  経費や税額控除の否認、加算税などのペナルティは会社の資金を直接減少させます。完璧な書類管理は、未来の損失を防ぐための投資です。

これらの知識を実践に移すために、明日からすぐに取り組めるアクションプランを以下に示します。

• 社内の経費精算規程を見直し、「登録番号の確認」を必須項目として追加する。
• なぜ登録番号が必要か、なぜ但し書きを具体的に記載してもらう必要があるのか、その理由と背景を全従業員に周知徹底する。
• 電子データの保存ルールを確立し、検索要件（日付・金額・取引先）を満たすための具体的な手順を定め、社内で共有する。
• 新規に取引を開始する業者や店舗を選ぶ際には、適格請求書発行事業者であるかどうかを重要な判断基準の一つとする。

法律の改正は一見すると複雑で、業務の負担が増えるように感じられるかもしれません。しかし、これらのルールは、取引の透明性を高め、すべての事業者が公平な条件で競争するための基盤となるものです。

本記事で得た知識を武器に、正確で効率的な経費管理体制を構築することで、あなたの会社はより強く、しなやかに成長していくことができるでしょう。もはや、一枚の領収書の前で迷う必要はありません。自信を持って、未来へ進んでください。