取引先から「請求書をFAXで送ってほしい」と依頼された場合、ビジネスマナーとして問題ないのでしょうか。またこのとき、原本はどうしたらよいのでしょうか。

結論からお伝えすると、請求書をFAXで送ることはビジネスマナーとして問題ありません。しかし、送る際のマナーや送付後の保存方法についてはしっかりと理解しておく必要があります。

本記事では請求書をFAXで送付するときのマナーや電子帳簿保存法に関する送受信、保存の方法について解説していきます。

請求書をFAXで送付しても問題はない

冒頭でもお伝えしましたが、請求書をFAXで送付することはビジネスマナー上問題ありません。メールや郵送で送るのが一般的ですが、FAXで送ってはいけないという決まりはありません。請求書の内容を事前に確認したい場合や郵送だと間に合わない場合に、FAXを利用するケースが実際にあります。

しかし、取引先から求められたときや双方の合意があるときのみFAXで送付するのが好ましいです。事前の許可なしに、独断で請求書をFAXで送付するのはビジネスマナーとして適切ではありません。あくまでも取引先から求められた場合のみにするのがよいでしょう。

請求書をFAXで送付したのちの原本の扱い方

請求書をFAXで送付した後、原本は郵送で送るようにしましょう。「取引先はFAXで送付した請求書で請求内容を確認できるので、わざわざ再度郵送で送る必要はないのではないか」と思いますが、原本は郵送する必要があります。

その理由は、請求書などの書類は原則として原本で一定期間の保管義務があるからです。FAXで送付した請求書は原本と見なされない可能性が高いので、FAXで送付した後に再度原本を郵送してください。

参照：

No.5930 帳簿書類等の保存期間 | 国税庁

個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について| 国税庁

請求書をFAXで送る際のマナー：送付状

ここからは、請求書をFAXで送付する場合の送付状のマナーを解説します。先ほど請求書はFAXで送っても問題ないというお話をしましたが、単体で送付すると失礼にあたる可能性があります。請求書を送る際は、送付状もあわせて送りましょう。

請求書をFAXで送る場合の送付状の作成方法

請求書を送る際の送付状に含めるべき項目は以下の通りです。

1. 送付日：書類を送付する日付
2. 宛先：企業名、部署名、役職名、個人名
3. 件名：「請求書送付のご案内」など送付状のタイトル
4. 挨拶や書類同封の旨：時候の挨拶や感謝の言葉、書類送付の旨
5. 送付書類の内容と枚数：書類の内容と枚数
6. 差出人：企業名、住所、電話番号、FAX、担当者名

請求書送付の旨を記載した重要な内容なので、送り先を間違えていないか、FAX送信時に必ず確認しましょう。

送付状の例

上で説明した送付状に含める項目をもとに送付状を作成すると、以下のようになります。

請求書をFAXで送る際のマナー：電話

請求書をFAXで送った後は、送付した旨を伝える電話を入れるのがよいでしょう。簡単に送付できるFAXですが、送信エラーがあったり取引先がFAXの確認を忘れたりすると困ります。トラブルを未然に防ぐためにも、FAXで請求書を送付した後は確認の電話を入れましょう。

電子帳簿法におけるFAX請求書の取り扱い

2022年1月の電子帳簿法の改正によって、一定の条件を満たした書類を電子データで保存することが認められました（電子取引の場合は義務化）。ただすべての書類が電子データでの保存が義務付けられたわけではなく、特にFAXを利用した書類の保存方法について混乱を招いています。

FAXは主に2種類あり、送受信するデータが用紙で出力されるケースと、電子データとして読み取るタイプです。ここからはFAXの種類別に送信側と受信側にわけて、それぞれの保存方法を見ていきましょう。

参照：電子帳簿保存法が改正されました | 国税庁

FAX送信側

まずはFAX送信側の保存方法です。この場合は、PDFなど電子データを送信したか、紙の文書を読み取って送信したかで保存の対応が異なります。

• 電子データで送信の場合：電子取引に該当するため電子データで保存
• 紙を読み取って送信の場合：紙の保存もしくはスキャナ保存が可能

電子データで送信の場合

ペーパーレスタイプのFAXで送信した場合は電子取引に該当するため、送信した請求書の控えを電子データで保存しなければなりません。紙媒体での保存は認められていません。

たとえ受信側が紙に出力していたとしても、送信側は電子取引となり電子データでの保存が義務付けられています。電子帳簿保存法に沿って、電子データで保存するようにしましょう。

紙を読み取って送信の場合

用紙で出力されるタイプのFAXで送信する場合は、電子取引に該当しないため紙のまま保存できます。また電子帳簿保存法の要件に沿えばスキャナ保存も可能です。

受信側のFAXタイプは関係ありません。相手が電子データで受信していたとしても、送信側が紙を読み取って送信した場合は紙媒体での保存が適用されます。

FAX受信側

FAXを受診する側も、送信側で解説した内容と同じです。受信したFAXを電子形式としてデータで受け取ったか、紙に印刷して受け取ったかによって保存方法が異なります。

• 電子データで受信の場合：電子取引に該当するため電子データで保存
• 紙を読み取って受信の場合：紙の保存もしくはスキャナ保存が可能

電子データで受信の場合 

ペーパーレスFAXで受信した場合は電子取引に該当するため、電子データで保存する必要があります。送信側が用紙で出力されるタイプのFAXで送信していたとしても、電子データで受信した場合は電子取引になります。

紙に出力されて受信の場合

用紙に印刷して受信した場合は、電子取引に該当しません。これまで通り、受信した請求書は紙媒体での保存が可能となります。相手側がペーパーレスタイプのFAXで送信したか、紙形式で送信したかは関係ありません。

ただ、電子帳簿保存法の一定条件を満たした場合には、電子データでの保存が認められています。

インターネットFAXは電子取引扱い

インターネットFAXとは、電話回線ではなくインターネット回線を通じてFAXの送受信を行うものです。ネット回線を利用した、紙への印刷を必要としない送受信方法であることから、インターネットFAXは電子取引扱いとなります。

そのため、電子データで送受信する複合機のFAX機能と同様です。紙での保存は認められません。電子データで保存するようにしましょう。

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まとめ

今回は、請求書をFAXで送付する際のマナーや電子帳簿保存法に関する送受信の方法を解説しました。請求書はFAXで送付しても問題ありませんが、取引先から求められた場合のみにするのがよいでしょう。このとき請求書を単体で送付するのではなく、送付状を同封するのがマナーです。必ず送付状と一緒に請求書を送るようにしましょう。

また、原本や控えの取り扱いにも注意が必要です。電子帳簿保存法の改正に沿ってルールがややこしくなったので、しっかりと内容を把握して適切に原本を保存するようにしてください。