適格返還請求書とは？書き方から振込手数料の扱いまで

インボイス制度の開始に伴い、「適格返還請求書」という新たな書類に対して、多くの事業者が戸惑いを感じているのではないでしょうか。

「返品や値引きが発生した場合、具体的にどう対応すれば良いのか」「取引先に迷惑をかけてしまうのではないか」といった不安の声は少なくありません。

適格返還請求書の取り扱いは、消費税の納税額に直接影響するため、極めて重要です。もし対応を誤れば、自社の税額計算に狂いが生じるだけでなく、取引先の税額計算にも影響を及ぼし、築き上げてきた信頼関係を損なう事態にもなりかねません。

本記事を通じて、適格返還請求書に関するあらゆる疑問を解消することができます。いつ、誰が、どのように発行するのかという基礎知識から、実務で頻繁に発生する振込手数料の処理や電子保存のルールといった応用論点まで、専門家が一つひとつ丁寧に解説します。

この記事を最後までお読みいただくことで、インボイス制度下での返品や値引き対応に自信を持ち、経理業務をよりスムーズかつ正確に進められるようになります。

複雑に見えるルールも、要点さえ押さえれば決して難しいものではありません。本記事が示すステップに沿って理解を深め、インボイス制度の変更に的確に対応し、取引先から一層信頼される事業者を目指しましょう。

そもそも適格返還請求書とは？インボイス制度の基本を再確認

はじめに、適格返還請求書がどのような書類であり、インボイス制度においてどのような役割を担っているのか、その基本的な位置づけから確認していきましょう。この書類は、制度を正しく運用する上で不可欠な要素の一つです。

適格返還請求書の役割

適格返還請求書は、通称「返還インボイス」とも呼ばれます。この書類は、適格請求書発行事業者が、一度成立した取引に関して商品の返品を受け付けたり、値引きや割戻し（リベート）に応じたりした際に発行する、消費税額の調整を証明するための公式な書類です。

適格返還請求書の最も重要な役割は、売上げに係る対価の返還等に伴う消費税額を明確にし、売り手と買い手の双方が納税額を正しく計算できるようにすることにあります。

売り手（発行側）にとっては、この書類を発行することで売上が減少した事実を法的に証明し、その減少分に対応する消費税の納税額を減額することが可能になります。

買い手（受領側）にとっては、この書類を受け取り保存することが、当初計上した仕入税額から返金額に対応する消費税額を適切に差し引くための根拠となります。もし買い手がこの書類を正しく受領・保存していなければ、過大な仕入税額控除を計上したことになり、将来の税務調査で指摘を受け、追徴課税や加算税が課されるリスクを負うことになります。

適格請求書との違い

ここで、多くの事業者が混同しがちな「適格請求書」と「適格返還請求書」の違いを明確にしておきましょう。この二つの書類は、取引の異なる段階で、それぞれ異なる目的のために発行されるものです。

適格請求書（インボイス）は、取引が発生した時点で発行されます。その主な目的は、取引の内容とそれにかかる消費税額を証明し、買い手が仕入税額控除を受けるための根拠を提供することです。

一方、適格返還請求書（返還インボイス）は、取引が成立した後に、返品や値引きといった金額の調整が生じた時点で発行されます。こちらの目的は、取引内容の変更を証明し、売り手と買い手の双方が消費税額を正しく調整するための根拠となることです。

インボイス制度は、元の取引（適格請求書）と、それに対する調整（適格返還請求書）を明確に紐づけることで、消費税の流れを透明化するよう設計されています。

適格返還請求書に「元の取引を行った年月日」の記載が義務付けられているのは、まさにこのためです。この仕組みにより、架空の返品や値引きによる不正な税額控除を防ぎ、制度全体の信頼性を担保しています。

この変更により、事業者には、すべての取引調整を元の取引まで遡って管理するという、より高いレベルの経理規律が求められるようになりました。両者の違いを以下の表に簡潔にまとめます。

項目	適格請求書	適格返還請求書
目的	取引の発生を証明し、買い手が仕入税額控除を受けるための根拠とする	取引後の調整（返品・値引き等）を証明し、双方が消費税額を正しく調整するための根拠とする
発行タイミング	商品の納品時やサービスの提供時	返品、値引き、割戻しなどが発生した時
主な記載事項	・取引年月日 ・取引内容 ・税率ごとの対価の額と適用税率 ・税率ごとの消費税額 ・交付を受ける事業者の氏名又は名称	・対価の返還等を行う年月日 ・元の取引を行った年月日 ・対価の返還等の内容 ・税率ごとの対価の返還等の金額 ・返還等に係る消費税額又は適用税率

適格返還請求書の発行が必要なケースと免除されるケース

適格返還請求書の基本を理解したところで、次に「具体的にどのような場合に発行義務が生じるのか」をケース別に見ていきましょう。すべての返品や値引きで発行が必要なわけではなく、義務が発生する条件と、それが免除される例外が存在します。

発行が必要なケース

適格請求書発行事業者は、課税事業者である取引先に対して売上げに係る対価の返還等を行う場合、原則として適格返還請求書を交付する義務があります。ここでの重要なポイントは、取引の相手方が「課税事業者」であるという点です。相手が免税事業者や一般消費者である場合は、発行義務は生じません。

具体的には、以下のような場面で発行が必要となります。

• 商品の返品
  販売した商品が買い手から返品され、代金を返金する場合。
• 販売後の値引き
  請求書を発行した後に、商品の品質問題や取引先との交渉によって価格を引き下げる場合。
• 売上割戻・販売奨励金
  一定期間の販売数量など、あらかじめ定めた条件に応じて代金の一部を買い手に払い戻す（リベートやインセンティブを支払う）場合。これらは実質的に売上代金の返還と見なされます。
• 事業分量配当金
  協同組合などが、その組合員の利用分量や事業への従事度合いに応じて剰余金を分配する場合。

これらのケースに該当し、かつ売り手（自社）が適格請求書発行事業者であり、買い手（取引先）が課税事業者である場合に、適格返還請求書の発行義務が生じます。

交付が免除されるケース

一方で、事業者の事務負担を軽減するため、特定の条件下では適格返還請求書の交付義務が免除されます。特に、少額の返還に関する免除規定は、日々の実務において非常に重要です。

この免除規定は、インボイス制度の導入にあたり、事業者の過大な事務負担を懸念する声に応える形で、令和5年度税制改正で導入されました。

もしこの免除がなければ、振込手数料相当額のような数百円単位の値引きに対しても、その都度正式な書類を発行する必要が生じ、経理業務が非常に煩雑になっていた可能性があります。これは、実務の現実を考慮した重要な緩和措置と言えるでしょう。

交付が免除される主なケースは以下の通りです。

• 税込1万円未満の少額な返還
  これが最も影響の大きい免除規定です。返品や値引きの金額が、消費税込みで1万円未満である場合、適格返還請求書を発行する必要はありません。この規定は、事業者の規模を問わず、すべての事業者に適用されます。
  例えば、買い手が負担した振込手数料分を売上から値引くケースの多くは、この規定により交付義務が免除されます。
  
• 適格請求書の交付義務が免除される取引
  そもそも元の取引自体が、適格請求書の発行義務を免除されている場合、その取引に関する返還についても適格返還請求書の発行は不要です。具体的には以下のような取引が該当します。
  • 3万円未満の公共交通機関（バス、鉄道、船舶）による旅客の運送
  • 3万円未満の自動販売機・自動サービス機による商品の販売等
  • 郵便切手類を対価とする郵便・貨物サービス
    （郵便ポストに投函されたもの）
  • 卸売市場で行われる生鮮食料品等の販売など

これらの免除規定を正しく理解し活用することで、不要な事務作業を大幅に削減することが可能です。

適格返還請求書の書き方｜6つの必須記載事項

適格返還請求書の発行が必要になった場合、法律で定められた項目を漏れなく記載しなければ、その効力が認められません。ここでは、記載が義務付けられている6つの項目について、一つひとつ具体的に解説します。

1. 発行事業者の氏名又は名称及び登録番号

まず、税務署から通知された「T」で始まる13桁の登録番号と、事業者の正式名称（法人の場合）または氏名（個人事業主の場合）を記載します。これは、誰がこの書類を発行したのかを明確にするための最も基本的な情報です。

2. 対価の返還等を行う年月日

実際に返品処理を完了した日や、値引き額を相手に返金した日など、対価の返還という事実が発生した日付を記載します。書類を作成した日ではないという点に注意が必要です。

3. 対価の返還等の基となった取引を行った年月日

今回の返品や値引きの原因となった、元の売上が発生した日付を記載します。この記載により、どの取引に対する調整なのかが明確になり、税務上の追跡が可能となります。毎月継続的に取引がある相手への値引きなどの場合は、「2025年5月分」といった記載方法も認められています。

4. 対価の返還等の取引内容

「商品A 返品」や「〇〇の件に関する値引き」など、返還の理由や対象となった商品・サービスの内容を具体的に記載します。もし、その取引内容に軽減税率（8%）の対象品目が含まれている場合は、「※軽減税率対象」のように、その旨が一目でわかるように明記する必要があります。

5. 税率ごとに区分して合計した対価の返還等の金額

返還する金額の合計を、標準税率（10%）と軽減税率（8%）の対象ごとに分けて記載します。また、記載した金額が税抜金額なのか税込金額なのかを明確に表示することが求められます。

6. 対価の返還等の金額に係る消費税額等又は適用税率

上記5で記載した返還金額について、税率ごとに区分した消費税額、または適用税率（例：「10%対象」）のどちらかを記載します。両方を記載しても問題ありません。

これらの項目を正確に記載することで、法的に有効な適格返還請求書となります。以下のチェックリストを発行時の確認にご活用ください。

記載事項	解説	記載例
1. 発行事業者の氏名・名称と登録番号	自社の正式名称と「T」から始まる登録番号を記載します。	株式会社〇〇 T1234567890123
2. 対価の返還等を行う年月日	実際に返金や値引き処理を行った日付を記載します。	2025年6月15日
3. 元の取引を行った年月日	返還の対象となった、元の取引の日付を記載します。	2025年5月20日
4. 対価の返還等の取引内容	何についての返還なのかを具体的に記載します。（軽減税率対象品目はその旨を明記）	商品B（※軽減税率対象） 返品
5. 税率ごとに区分した返還金額	税率（10%, 8%）ごとに合計した返還額を、税抜か税込かを明記して記載します。	10%対象：-11,000円（税込） 8%対象：-5,400円（税込）
6. 返還等に係る消費税額又は適用税率	税率ごとの消費税額、または適用税率を記載します。	消費税額等10%対象：-1,000円 消費税額等8%対象：-400円

【応用編】実務でよくある疑問とその解決策

基本を押さえた上で、次に実務で判断に迷いがちな応用論点について解説します。特に振込手数料の扱いは、多くの事業者が直面する共通の課題です。

振込手数料の処理方法

買い手が代金を振り込む際、請求額から振込手数料を差し引いて支払うという商慣行は広く見られます。この「売り手側が負担する振込手数料」をインボイス制度上どう扱うかについては、一つの決まった正解があるわけではありません。売り手側がどの経理処理方法を選択するかによって、必要な対応が変わります。

これは単なる書類作成の問題ではなく、自社の経理方針をどう定めるかという経営判断に関わる選択です。最も重要なのは、どの方法を選択するにせよ、取引先と事前に認識を共有し、合意しておくことです。主に以下の3つの処理方法が考えられます。

売上値引として処理する

売り手が負担した振込手数料相当額を、「売上代金の値引き」として扱う方法です。これが最もシンプルで実務的な対応と言えます。

なぜなら、ほとんどの場合、振込手数料は数百円程度であり、税込1万円未満の少額な返還に該当するため、適格返還請求書の交付義務が免除されるからです。この方法であれば、売り手は特別な書類を発行する必要がなく、帳簿上で売上値引として処理するだけで手続きが完了します。

買手による立替払いとして処理する

「本来は売り手が金融機関に支払うべき振込手数料を、買い手が一時的に立て替えて支払った」と解釈する方法です。この場合、売り手は振込手数料を経費（支払手数料）として計上し、仕入税額控除を受けることが可能です。

ただし、そのためには買い手から、①金融機関が発行した振込手数料の適格請求書（またはそれに代わるもの）と、②立替金精算書の2つの書類を交付してもらう必要があります。これは買い手側の事務負担を増大させるため、あまり現実的な方法とは言えません。

買手からの役務提供として処理する

「買い手が売り手に対して『代金回収サービス』という役務を提供し、その対価として振込手数料相当額を受け取った」と構成する方法です。この場合、立場が逆転し、買い手側が売り手に対して、振込手数料相当額の適格請求書を発行する義務が生じます。この方法はさらに複雑であり、一般的な商取引で採用されることはほとんどありません。

結論として、特別な事情がない限り、振込手数料は「売上値引」として処理し、少額返還の免除規定を活用するのが最も効率的かつ合理的な選択です。

適格請求書と一枚にまとめることは可能か

はい、可能です。例えば、当月の請求を行う際に、前月分の取引に対する割戻しを同時に適用する場合など、請求と返還が同時に発生するケースでは、適格請求書と適格返還請求書の内容を一枚の書類にまとめて記載することが認められています。

その際は、請求額と返還額（値引額）が明確に区別できるようにし、それぞれの必須記載事項（元の取引年月日など）が漏れなく記載されている必要があります。この方法により、書類の発行・管理の手間を効率化することができます。

電子発行と保存のルール（電子帳簿保存法との関連）

適格返還請求書は、紙媒体で交付する代わりに、PDFなどの電子データ（電子インボイス）として提供することも認められています。しかし、電子データで授受する際には、電子帳簿保存法のルールに従う必要があるため、注意が必要です。

電子インボイスの導入は、単にメールでPDFファイルを送信するだけで完結するものではありません。電子帳簿保存法は、電子データの信頼性を確保するため、受け取った（または発行した）データが改ざんされていないことを証明し、かつ税務調査などで必要な際に速やかに検索できる状態で保存することを義務付けています。インボイス制度と電子帳簿保存法という、二つの大きな法改正が密接に連携していることを理解しておく必要があります。

• 保存義務
  電子データで受領または交付した適格返還請求書は、原則として電子データのまま保存しなければなりません。紙に出力しての保存は認められていない点に注意してください。
• 保存期間
  保存期間は紙の書類と同じです。法人の場合は、原則としてその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間です。ただし、青色申告法人で欠損金（赤字）が生じた事業年度については、10年間の保存が求められます。個人事業主の場合は原則7年間です。
• 罰則
  適格返還請求書の発行義務に違反したり、定められた期間、写しを保存しなかったりした場合には、「1年以下の懲役または50万円以下の罰金」が科される可能性があります。これは、制度の適正な運用を確保するための厳しい規定であり、コンプライアンスの重要性を示しています。

まとめ：適格返還請求書を正しく理解し、信頼される事業者へ

本記事では、インボイス制度における適格返還請求書の役割と実務対応について解説しました。最後に、重要なポイントを再確認しましょう。

適格返還請求書は、返品や値引きの際に消費税額を正しく調整するための重要な書類です。

最大のポイントは、税込1万円未満の返還では交付義務が免除されるという点です。この規定を活用することで、多くの日常的な事務手間を省くことができます。

発行する際は、「元の取引年月日」を含む6つの必須記載事項を遵守してください。これが正確な経理処理の基礎となります。

振込手数料は、取引先と事前に処理方法を協議した上で、「売上値引」として扱うのが最もシンプルで現実的な方法です。

電子データでやり取りする場合は、電子帳簿保存法のルールに従った適切な保存が必須となります。

適格返還請求書を正しく理解し、適切に運用することは、自社の納税額を正確に計算するためだけでなく、取引先の経理処理を円滑にし、強固な信頼関係を維持するためにも不可欠です。

一見複雑に思えるかもしれませんが、一つひとつのルールを確実に実行していけば、必ず適切に対応できます。この記事で得た知識を実践に移し、自信を持ってインボイス制度下のビジネスを推進していきましょう。