領収書の単票式とは？ 作成、保管、控えについて徹底解説

領収書、そして特にその「控え」は、金銭の授受があったという取引の事実を証明し、日々の売上を正確に管理し、さらには税務コンプライアンスを遵守する上で、欠かすことのできない極めて重要な書類です。

この控えの取り扱いを誤解していたり、管理が不適切であったりすると、税務調査の際に不利な指摘を受けたり、最悪の場合、追徴課税や加算税といったペナルティが科される可能性も否定できません。

また、取引先との間で支払いの有無や金額に関する認識の齟齬が生じた際に、明確な証拠を提示できず、無用なトラブルに発展してしまうことも考えられます。

この記事を通じて、単票式領収書とは何かという基本的な知識から、その控えをどのように作成し、管理すれば良いのかという具体的な方法、複写式領収書との違いやそれぞれのメリット・デメリット、領収書を発行する際の正しい記載事項や注意点、さらには電子帳簿保存法やインボイス制度といった、近年の会計・税務を取り巻く重要な法改正が領収書の控えの取り扱いにどのような影響を与えるのかに至るまで、専門的でありながらも実践的な知見を提供することを目指します。

単票式領収書を使用している、あるいはこれから使用する可能性がある事業者の方々が、その控えの重要性を深く理解し、適切に対応するための一助となれば幸いです。

単票式領収書とは？基本を理解する

単票式領収書とは、その名の通り、一枚一枚が独立した用紙で構成されている領収書のことを指します。記入して取引の相手方に渡すと、発行者側には原則として何も残らない形式が一般的です。

複写式領収書との最も根本的な違いは、まさにこの「渡した領収書の控えが手元に自動的に残るかどうか」という点にあります。

複写式領収書は、カーボン紙やノーカーボン紙（感圧紙）の仕組みを利用して、領収書本体に記入するのと同時に、その写しである控えが作成されます。

これに対し、単票式領収書には、基本的にそのような自動的な控え作成機能は備わっていません。

この「控えが自動的に残らない」という単票式領収書の核心的な特徴は、後続する全ての管理・運用上の課題の根源となります。

控えは、取引の証拠を保全し、売上管理の正確性を担保し、税務調査に対応するための基礎となるものです。この控えが初期状態で確保されないということは、発行者が何らかの能動的な対策を講じない限り、

これらの経理・税務上の基本機能が著しく損なわれるリスクを内包していることを意味します。

単票式領収書が利用される具体的な場面としては、例えば、個人事業主や小規模な事業者が、発行頻度がそれほど高くない場合や、

一時的に領収書が必要になった際に、100円ショップやコンビニエンスストア、文房具店などで手軽に入手できる点が挙げられます。

また、単票式の中には、領収書本体とは別に、同じ用紙内に手書きで控えを記入するスペースが設けられているタイプも存在します。

このようなタイプは、控えを作成する意識がある事業者にとっては一つの選択肢となり得ますが、注意が必要です。

なぜなら、本体と控えを別々に（たとえ同じ用紙上であっても、カーボン等による同時転写でなければ）記入する場合、両者の内容が完全に一致するという保証はなく、転記ミスや意図的な内容の相違が生じる可能性を排除できないからです。

この点は、複写式の控えが持つ「同時性・同一性」とは本質的に異なるため、運用上の留意点となります。

単票式領収書の「控え」はどうする？作成と管理の具体策

単票式領収書を使用する場合、発行者自身が能動的に、そして確実に控えを作成し、適切に管理する責任が生じます。

複写式のように自動的に控えが残るわけではないため、取引の証拠を保全し、後のトラブルを未然に防ぐためには、発行の都度、何らかの方法で記録を残すことが不可欠です。

控えを作成するための具体的な方法としては、いくつかの選択肢が考えられます。まず、最も基本的なのは、発行した領収書とは別に、手書きで控えを作成する方法です。

これは、別の用紙や専用の控え帳、あるいはノートなどに、発行した領収書と同一の内容、すなわち発行日、宛名、金額、但し書き、そして発行者自身の情報を正確に書き写すというものです。

しかし、この手書きによる別途作成には注意すべき点があります。それは、実際に相手方に渡した領収書の内容と、手書きで作成した控えの内容が完全に一致していることを後から客観的に証明するのが難しい場合があるという点です。

転記ミスや記載漏れのリスクが伴うほか、意図的な改ざんの可能性も理論上は排除できません。

次に、発行した領収書そのものをコピー機で複写して保管する方法があります。

手書きに比べれば手間は省けますが、コピーしたものが税務上、常に有効な控えとして認められるかについては、慎重な検討が必要です。特に、改ざんの余地がないことをどのように証明するかが課題となることがあります。

また、発行した領収書をスキャナーやスマートフォンのカメラ機能を利用して撮影し、電子データとして保存する方法も考えられます。

ペーパーレス化に繋がり、保管スペースの削減や後日の検索性の向上といったメリットが期待できますが、この方法を採用する場合は、電子帳簿保存法の定める要件を充足している必要があります。

これについては後の章で詳しく解説します。

市販されている単票式領収書の中には、あらかじめ控えを記入するためのスペースが設けられているタイプもあります。

これを利用すれば、控え作成の意識付けには繋がりますが、前述の通り、本体と控えを別々に記入する以上、その内容の完全な一致性を保証するものではありません。

さらに、物理的な「控え」の作成とは別に、売上帳や仕訳帳といった会計帳簿に、発行した領収書の詳細情報（発行日、宛名、金額、但し書き、領収書番号など）を正確かつ遅滞なく記録し、これを実質的な控えと見なすという考え方もあります。

この場合、帳簿記録の正確性と網羅性が極めて重要になります。

どのような方法で控えを作成・管理するにしても、最も重要なのは、発行した領収書本体と同等の情報、すなわち発行日、宛名、金額、但し書き、発行者情報などが、確実に、そして正確に記録されていることです。

信頼できる控えを確保することは、売上計上漏れを防ぎ、取引先との間で「言った言わない」といった無用なトラブルを回避し、そして何よりも税務調査において取引の事実を明確に説明し、自らの正当性を証明するために不可欠です。

単票式領収書の控え作成における最大の課題は、「手間をかければある程度の記録は残せるが、その記録が発行した領収書と完全に同一であるという保証（同時性・真正性）を得るのが難しい」という点にあります。

この点を克服するためには、例えば領収書に通し番号を振り、控えにも同じ番号を記録する、発行した領収書のコピーやスキャンデータに取引内容を追記して帳簿記録と明確に関連付けるなど、「発行した領収書」と「作成した控え」との間に、疑義が生じないような「信頼性の高い紐付け」を確立する工夫が求められます。

複写式領収書との比較：どちらを選ぶべきか

領収書を発行する際、単票式と複写式のどちらを選ぶべきかという問題は、多くの事業者にとって悩ましい点かもしれません。それぞれの特徴を理解し、自社の状況に合わせて最適なものを選択することが重要です。

複写式領収書の最大の利点は、何と言っても領収書を発行するのと同時に、手間をかけることなく正確な控えが自動的に作成される点です。

カーボン紙やノーカーボン紙（感圧紙）の働きにより、一度の記入で領収書本体と控えが同時に出来上がるため、記載漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを大幅に削減できます。

そして、発行した領収書と全く同一内容の控えが確実に手元に残るため、取引の証拠としての信頼性が格段に高まります。この「同時性」と「同一性」は、後日の検証可能性という点で単票式に対する明確な優位性と言えるでしょう。

税務調査の観点からも、複写式の控えは一般的に信頼性が高いと評価される傾向にあります。

税務調査官は、売上の計上漏れがないか、架空の経費が計上されていないかなどを厳しくチェックしますが、その際に整然と保管された複写式の領収書控えは、取引の事実を客観的に示す有力な資料となり得ます。

手書きで別途作成された控えや、控え自体が存在しない場合に比べ、疑義を持たれにくいというメリットがあります。

一方で、単票式領収書が選択される理由や状況も存在します。

例えば、100円ショップやコンビニエンスストアなどで手軽に、かつ安価に入手できる点は、特に個人事業主や小規模事業者、あるいは領収書の発行頻度が極めて低い事業者にとっては魅力的に映るかもしれません。

また、一時的に領収書が必要になった場合などにも利用しやすいでしょう。

しかしながら、多くの専門家は、特別な理由がない限り、複写式の領収書を使用することを推奨しています。その背景には、控えの確実性と管理の容易さ、そしてそれに伴う税務上の安心感があります。

購入コストについても、単票式と複写式でそれほど大きな差はないとの指摘もあり、控え管理の手間や、万が一のトラブル発生時のリスク、税務調査で指摘を受ける可能性などを総合的に考慮すれば、複写式のコストパフォーマンスは十分に高いと言えます。

表面的なコストや入手の容易さだけでなく、「記録管理の信頼性・効率性」と「将来発生しうるリスク（税務指摘、取引先トラブル等）の低減効果」という、

より本質的な価値基準で比較検討することが求められます。

複写式領収書は、その構造上、単票式に比べて「不正利用の抑止力」という副次的効果も期待できます。

発行と同時に控えが作成され、多くは連番で管理されるため、領収書の不正な追加発行や金額の改ざんなどが発覚しやすくなります。これは特に内部統制の観点から重要です。

複写式領収書を利用する際には、いくつかの具体的な注意点があります。まず、記入時には必ず下敷きを使用することが推奨されます。これにより、下のページへの意図しない転写を防ぎ、きれいな状態で領収書を発行できます。

次に、どちらが顧客に渡す正本で、どちらが発行者側の控えになるのかを正確に把握しておく必要があります。一般的にカーボン式のものは、直接記入した上の紙が控えで、複写された下の紙が相手に渡す正本となることが多いですが、

製品によっては異なる場合もあるため、使用前に必ず確認しましょう。そして、万が一書き損じた場合には、控えと正本（複写されたもの）の両方を破棄せずに、合わせて保管することが重要です。

これにより、税務調査などで不要な疑念を抱かれることを避けることができます。

以下に、単票式領収書と複写式領収書の主な特徴を比較して説明します。

控えの作成について、単票式では、発行者が別途、手書きやコピー、スキャンなどの方法で意識的に作成する必要があります。一方、複写式では、領収書記入と同時にカーボンや感圧紙によって自動的に控えが作成されます。

控えの信頼性（同一性・同時性）の観点では、単票式で別途作成した控えは、発行した領収書との完全な同一性や同時性の証明が困難な場合があります。

これに対し、複写式の控えは、発行と同時に同一内容が転写されるため、信頼性が非常に高いと言えます。

税務調査での扱いについては、単票式の場合、控えの管理状況によっては詳細な説明を求められることがあります。複写式の控えは、一般的に証拠として受け入れられやすい傾向にあります。

コストや入手容易性に関しては、単票式は、一般的に100円ショップや文具店で安価かつ容易に入手可能です。複写式も広く市販されていますが、単票式に比べるとやや高価で、種類が限られる場合があります。

主なメリットとして、単票式は初期コストの低さと入手のしやすさが挙げられます。複写式のメリットは、控え作成の手間が不要であること、控えの信頼性が高いこと、税務上の安心感が得られることです。

主なデメリットとしては、単票式は控え作成の手間がかかること、控えの信頼性に課題が残る場合があること、税務調査で詳細な説明を求められる可能性があることです。

複写式のデメリットは、単票式に比べて初期コストが若干高いこと、下敷きの使用など取り扱いに若干の注意が必要なことです。

これらの比較を通じて、自社の業務フローやリスク許容度などを総合的に勘案し、最適な領収書の形式を選択することが肝要です。

領収書発行時の重要ポイントと注意点

領収書は、金銭の授受を証明する重要な証拠書類です。そのため、発行する際には、記載事項の正確性や取り扱いに細心の注意を払う必要があります。

不備のある領収書は、税務調査で指摘を受けたり、取引先に迷惑をかけたりする可能性があるため、基本的なルールをしっかりと押さえておきましょう。

まず、領収書に記載すべき必須事項について確認します。これには、「領収書」という明確な表題、取引が行われた正確な発行年月日、支払いを受ける相手方の正式な宛名、そして支払いを受けた金額が含まれます。

宛名を記載する際は、相手方が法人の場合、「株式会社」を「(株)」などと省略せず、正式名称で記載し、末尾に「御中」を付すのが基本です。個人の場合は氏名の後に「様」を付けます。

金額を記載する際には、後日、第三者によって不正に改ざんされることを防ぐための工夫が不可欠です。

具体的には、金額の先頭には「￥」マークや「金」の文字を、数字の末尾には「－（ハイフン）」や「也」の文字を付記することが推奨されます。

また、金額の数字は3桁ごとにコンマ（,）を打つことも、桁数の誤認を防ぎ、不正な数字の追記を困難にする上で有効です。

但し書きも重要な記載項目の一つです。

しばしば「お品代として」といった曖昧な表現が見受けられますが、これは税務上、何に対する支払いなのかが不明確であるため、望ましくありません。

後日、領収書を見返した際に何にお金を支払ったのかが明白であること、また、経費として計上する際にその内容を具体的に示すためにも、「書籍代として」「飲食代として」「コンサルティング料として」など、具体的な商品名やサービス内容を明記するようにしましょう。

発行者情報も正確に記載する必要があります。領収書を発行した事業者（個人または法人）の氏名または名称、住所、そして連絡先（電話番号など）を記載することが望ましいとされています。

これらの情報が記載されたゴム印やスタンプをあらかじめ用意しておくと、発行の都度手書きする手間が省け、記載漏れも防げます。

社印や担当者の印鑑を押印することは法律上の必須要件ではありませんが、領収書が正式なものであるという証しとなり、偽造防止の観点からも、慣例として押印することが推奨されます。

次に、収入印紙の貼付ルールについてです。領収書に記載された受取金額（消費税額等を含む）が50,000円以上の場合には、その金額に応じた額の収入印紙を領収書に貼付し、印紙と領収書にまたがるように消印（割印）を施す必要があります。

この消印は、印紙の再利用を防ぐためのもので、発行者の印章または署名で行います。複写式領収書の場合、収入印紙は顧客に渡す正本にのみ貼付し、発行者側の控えには貼付する必要はありません。

ただし、控えには「印紙貼付済」などとメモしておくと、後々の確認に便利です。収入印紙の貼付漏れや消印漏れは、過怠税の対象となるため注意が必要です。

領収書の書き損じ（金額、宛名、日付などの誤り）が発生した場合の対処法も重要です。原則として、安易な訂正は避け、新しい領収書を再発行するのが最も望ましい対応です。

特に金額や宛名といった重要項目に誤りがあった場合、訂正した領収書は税務署に正式な証拠書類として認められないリスクがあるほか、取引相手に不信感を与えかねません。

対応の遅れは双方に損失が生じる可能性があることを踏まえ、誤りが発覚した場合は迅速に謝罪の上、再発行の手続きを取りましょう。

やむを得ない事情で再発行ができず、訂正で対応する場合には、正しい手順を踏む必要があります。訂正は必ず領収書の発行者側が行います。

誤った箇所に二重線を引き、その上または近辺に訂正印（シャチハタ印やゴム印ではなく、朱肉を使用する認印や社印が望ましい）を押印し、正しい内容を余白などに明瞭に記載します。

修正テープや修正液の使用は、訂正前の内容が不明瞭になり、改ざんを疑われる可能性があるため、絶対に避けるべきです。

書き損じた領収書（複写式の場合は控えと正本をセットで）は、破棄せずに保管することが税務コンプライアンス上、重要です。

大きく×印を付けるなどして無効であることを明確に示した上で、他の領収書と一緒に綴り、保存します。これにより、税務調査の際に領収書の連続性が確認でき、不要な疑義を招くことを防げます。

最後に、宛名が「上様」と記載された領収書の取り扱いについてです。

小売業、飲食店業、旅客運送業（タクシーなど）といった、不特定多数の者に対して販売等を行う一定の業種では、税法上、宛名が「上様」であっても、発行者の名称・所在地、取引年月日、取引内容（軽減税率の対象品目である旨を含む）、税率ごとに区分して合計した対価の額、適用税率または消費税額等が記載されていれば、有効な領収書（適格簡易請求書に該当する場合を含む）として認められる場合があります。

しかし、それ以外の業種や、特に高額な取引においては、税務調査で経費としての妥当性を否認されたり、仕入税額控除が認められなかったりするリスクがあります。

したがって、可能な限り、取引相手に正確な会社名（例：「○○株式会社 御中」）や個人名を記載してもらうよう努めるべきです。

これらのポイントを遵守することで、領収書発行に伴うリスクを低減し、円滑な経理処理と良好な取引関係の維持に繋がります。

「控え」の保管義務と方法：税務調査と法律を理解する

領収書及びその控えは、取引の事実を証明する重要な証拠書類であり、法律によって一定期間の保存が義務付けられています。

この保存義務を怠ると、税務調査の際に不利な指摘を受けたり、追徴課税や加算税が課されたりする可能性があるため、正確な知識を持って適切に対応することが不可欠です。

まず、領収書（控えを含む）の法定保存期間は、納税者の区分（法人か個人事業主か）や、個人事業主の場合は確定申告の種類（青色申告か白色申告か）によって異なります。

法人の場合、原則として、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間、帳簿書類を保存する必要があります。領収書もこの帳簿書類に含まれます。

ただし、青色申告法人で欠損金（赤字）が生じた事業年度、または青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失欠損金が生じた場合には、その欠損金額を将来の所得から繰越控除するために、領収書を含む帳簿書類を10年間（税法の改正により期間が延長されています）保存する必要があります。

個人事業主の場合、確定申告の種類によって保存期間が異なります。

青色申告を行っている方は、原則として、領収書や預金通帳などの現金預金取引等関係書類（取引の相手先から受け取った請求書や領収書、自己の作成したこれらの写しなど）を7年間保存しなければなりません。

ただし、前々年分の事業所得及び不動産所得の金額が300万円以下の方は、5年間の保存でよいとされています。

一方、白色申告を行っている方は、収入金額や必要経費を記載した帳簿（法定帳簿）は7年間、それ以外の任意に作成した帳簿や、領収書、請求書などの書類は5年間の保存が必要です。

なお、2023年10月1日から開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）においては、適格請求書発行事業者も、交付した適格請求書（領収書が適格請求書に該当する場合を含む）の写しを、交付した日の属する課税期間の末日の翌日から2月を経過した日から7年間保存する必要があります。

保存期間の起算点についても正確に理解しておくことが極めて重要です。しばしば誤解されがちですが、保存期間は「領収書を受け取った日や発行した日」からカウントするのではありません。

法人の場合は、原則として「その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日」から起算します。

例えば、3月決算の法人の場合、確定申告の提出期限は通常5月末日ですので、その翌日の6月1日から7年間（または10年間）となります。

個人事業主の場合は、原則として「その年の翌年3月15日（所得税の確定申告期限）の翌日」である3月16日から起算します。

この起算日のルールを誤ると、意図せず法定保存期間を満了する前に重要な領収書の控えを破棄してしまい、結果として税務上の不利益を被るリスクがあります。

税務調査において、領収書の控えは極めて重要な役割を果たします。

税務調査官は、売上の計上漏れがないか、経費が正しく計上されているか、架空の取引が存在しないかなどを検証するために、帳簿だけでなく、領収書や請求書といった原始記録を詳細に確認します。

特に単票式領収書を使用しており、控えの管理が不十分な場合や、控えそのものが存在しない場合には、取引の真実性についてより詳細な説明を求められたり、他の証拠資料の提出を要求されたりすることがあります。

複写式の領収書であれば、発行と同時に控えが作成されるため、一般的に証拠としての信頼性が高いと見なされますが、単票式の場合は、その控えがいつ、どのように作成されたのか、発行した領収書と本当に同一の内容なのか、といった点がより慎重に吟味される傾向があります。

領収書の控えが適切に保管されていなかった場合に想定されるリスクは深刻です。例えば、売上に関する領収書の控えがなければ、売上の計上漏れを疑われる可能性があります。

また、経費に関する領収書がなければ、その経費の支出事実を証明できず、損金としての算入や消費税の仕入税額控除が否認されることがあります。

これらの結果、所得税や法人税、消費税の追徴課税が発生し、さらに過少申告加算税や延滞税といったペナルティが科されることもあります。

紙媒体の領収書の控えを整理・保管する際には、後日の検索や税務調査への対応を考慮し、効率的かつ体系的な方法で行うことが望ましいです。

一般的には、月別や取引先別、あるいは日付順にファイリングし、必要に応じてインデックスを付けるなどの工夫が有効です。

近年では、電子帳簿保存法の要件を満たすことで、紙の領収書をスキャンして電子データとして保存することも認められており、保管スペースの削減や検索性の向上といったメリットがあります。これについては次章で詳しく解説します。

領収書の控えの保存は、単に書類を整理整頓するという事務作業の範疇を超え、過去の取引の正当性を将来にわたって証明し、潜在的な税務リスクから事業を守るための、法的に義務付けられた重要なコンプライアンス活動であるという認識を持つことが重要です。

以下に、領収書（控え）の主な法定保存期間を納税者の区分や申告方法別にまとめて説明します。

法人の場合、原則として、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間です。

ただし、青色申告法人で欠損金が生じた事業年度、または青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失欠損金が生じた場合には、これらの欠損金の繰越控除の適用を受けるために10年間の保存が必要となります。

個人事業主で青色申告を行っている場合、現金預金取引等関係書類（領収書、預金通帳など）は原則として7年間です。

ただし、前々年分の事業所得及び不動産所得の金額が300万円以下の場合は5年間となります。その他の書類（見積書、注文書、送り状など）は5年間です。

個人事業主で白色申告を行っている場合、収入金額や必要経費を記載した帳簿（法定帳簿）は7年間、業務に関して作成し、または受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類は5年間です。

なお、消費税の適格請求書発行事業者は、交付した適格請求書（領収書がこれに該当する場合を含む）の写しを、交付した日の属する課税期間の末日の翌日から2月を経過した日から7年間保存する必要があります。

これらの期間はあくまで原則であり、個別の状況によっては異なる場合もあるため、不明な点は税理士などの専門家に確認することが推奨されます。

電子帳簿保存法とインボイス制度への対応

近年の会計・税務分野における大きな変革として、電子帳簿保存法（電帳法）の改正とインボイス制度（適格請求書等保存方式）の導入が挙げられます。

これらは、領収書やその控えの取り扱いにも大きな影響を与えており、事業者にとっては適切な対応が不可欠です。

まず、電子帳簿保存法についてです。電帳法は、国税関係帳簿書類の保存について、紙媒体だけでなく電子データによる保存を認める法律です。

度重なる改正により、その要件は段階的に緩和され、多くの事業者が電子保存に取り組みやすくなっています。領収書の控えに関しても、電帳法の定める要件を満たせば電子データでの保存が可能です。

電帳法における電子保存は、大きく分けて「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つの区分があります。

「電子帳簿等保存」は、会計ソフトなどで最初から電子的に作成した帳簿や書類を、そのまま電子データの形で保存するものです。

「スキャナ保存」は、紙で受領または作成した領収書や請求書などを、スキャナーやスマートフォンで読み取って画像データとして保存するものです。

単票式領収書の控えを紙で作成した場合や、発行した単票式領収書の原本をスキャンして控えとする場合などが該当します。

スキャナ保存を行うためには、一定の解像度（200dpi以上）での読み取り、カラー画像での保存（書類の種類によってはグレースケールも可）、タイムスタンプの付与（一定の要件を満たせば不要となる場合あり）、検索機能の確保（取引年月日、取引金額、取引先で検索できることなど）といった複数の要件を満たす必要があります。

これらの要件は、データの真実性と可視性を担保するために定められています。要件を満たしてスキャナ保存を行えば、紙の原本は破棄することが可能です。

「電子取引データ保存」は、最も注意が必要な区分です。

これは、電子メールで受領したPDFの領収書や、ウェブサイトからダウンロードした領収書など、最初から電子データとしてやり取りされた取引情報（電子取引）については、その電子データのまま保存しなければならないというものです。

2021年の改正により、2022年1月1日から施行となり、この電子取引データの電子保存は全ての事業者（法人・個人事業主）に義務化され、紙に出力して保存することは原則として認められなくなりました。

保存にあたっては、改ざん防止のための措置（タイムスタンプの付与、訂正削除履歴が残るシステム利用など）や、検索機能の確保といった要件を満たす必要があります。

次に、インボイス制度についてです。2023年10月1日から開始されたインボイス制度は、消費税の仕入税額控除の仕組みに関する大きな変更です。

仕入税額控除の適用を受けるためには、原則として、適格請求書発行事業者から交付された適格請求書（インボイス）の保存が必要となります。

領収書も、一定の記載事項を満たせば適格請求書または適格簡易請求書として扱われます。

適格簡易請求書は、小売業、飲食店業、タクシー業など、不特定多数の者に対して販売等を行う事業者が交付できるもので、通常の適格請求書よりも記載事項が簡略化されています。

インボイス制度下では、適格請求書発行事業者は、買手（課税事業者）から求められたときは適格請求書を交付する義務があり、また、交付した適格請求書の写しを保存する義務があります。

この「写し」には、コピーやスキャンデータのほか、記載事項が確認できる一覧表なども含まれます。単票式領収書を適格請求書（または適格簡易請求書）として発行する場合、その控え（写し）の保存が必須となります。

保存期間は、交付した日の属する課税期間の末日の翌日から2月を経過した日から7年間です。

単票式領収書の控えを電子データで保存する場合、上記の電帳法のスキャナ保存や電子取引データ保存の要件を遵守する必要があります。

特に、発行した単票式領収書の控えをスキャンして保存する場合はスキャナ保存の要件が、もし単票式領収書を電子的に発行・交付した場合は電子取引データ保存の要件が適用されることになります。

これらの法制度への対応は、経理業務の効率化やペーパーレス化を推進する上で大きなメリットがある一方で、要件を正しく理解し、遵守しなければ、税務調査で指摘を受けたり、仕入税額控除が否認されたりするリスクも伴います。

自社の状況に合わせて、どのようなシステムや運用体制を構築するべきか、必要に応じて税理士などの専門家にも相談しながら、慎重に検討・対応していくことが求められます。

控えを紛失・破損した場合の対処法

細心の注意を払っていても、領収書の控えを紛失してしまったり、誤って破損・汚損してしまったりする可能性はゼロではありません。このような事態が発生した場合、どのように対処すればよいのでしょうか。

まず理解しておくべき重要な点は、領収書の発行者には、一度発行した領収書を再発行する法的な義務はないということです。

買手から領収書の再発行を依頼された場合、発行者がそれに応じるかどうかは、発行者側の判断に委ねられます。

特に、小売店や飲食店など不特定多数の顧客を相手にする業種では、過去の個々の取引を特定し、領収書を再発行することは現実的に困難な場合が多いでしょう。

また、領収書の二重発行は、経費の水増し請求などの不正に利用されるリスクがあるため、多くの事業者は再発行に慎重な姿勢を取るか、原則として応じない方針を定めています。

もし、自社が発行した単票式領収書の控えを紛失・破損してしまった場合、その取引の記録が失われてしまうことになります。

これにより、売上の正確な把握が困難になったり、税務調査の際に取引の事実を証明する資料が不足したりする可能性があります。

このような事態を避けるためには、日頃から控えの管理を徹底することが最も重要ですが、万が一紛失・破損してしまった場合には、他の帳簿記録（売上帳、現金出納帳、預金通帳など）や、取引に関連する他の書類（契約書、納品書、請求書の控えなど）から、該当する取引の情報を可能な限り特定し、記録を補完する努力が必要です。

一方、取引先から領収書の再発行を依頼されたものの、自社で保管していた単票式領収書の控え（または複写式の控え）を紛失・破損してしまっており、元の取引内容を正確に確認できない場合、安易に再発行に応じることは避けるべきです。

不正確な内容で再発行してしまうと、さらなるトラブルを招く可能性があります。このような場合は、誠意をもって事情を説明し、再発行が困難であることを伝える必要があります。

もし、取引先が領収書を紛失し、再発行を依頼してきた場合、発行者側としては、まず再発行の義務はないことを丁寧に伝えた上で、対応を検討します。

日頃から取引があり、信頼関係が構築されている得意先であれば、状況によっては再発行に応じることも考えられます。

その際には、再発行する領収書に「再発行」と明記したり、前回発行したものとは異なる管理番号を付したりするなどして、二重計上や不正利用を防ぐための措置を講じることが重要です。

また、再発行の理由や経緯を記録しておくことも望ましいでしょう。

領収書の再発行が難しい場合、代替手段として「支払証明書」を発行するという方法もあります。

これは、領収書と同等の法的効力を持つものではありませんが、支払いの事実を証明する一つの資料として、取引先が経費精算などに利用できる場合があります。

支払証明書には、支払年月日、支払先、支払金額、支払内容（但し書き）などを記載します。

領収書の控えは、取引の証拠となる重要な書類です。その紛失や破損は、経理処理や税務対応において大きな支障をきたす可能性があります。日頃からの適切な管理体制の構築と、万が一の事態に備えた対応策の検討が求められます。

単票式領収書の控え管理の重要性と今後の展望

控えの作成・管理方法、複写式との比較、発行時の注意点、法的保存義務、さらには電子帳簿保存法やインボイス制度といった最新の法制度への対応に至るまで、多角的に解説してきました。

単票式領収書は、手軽に入手できる一方で、その最大の課題は「控えが自動的に残らない」という点にあります。

この課題を克服するためには、発行者自身が能動的に、かつ正確に控えを作成・管理する意識と具体的な行動が不可欠です。

手書きによる別途作成、コピーの利用、スキャンによる電子保存、あるいは帳簿への詳細な記録など、様々な方法が考えられますが、

いずれの方法を選択するにしても、発行した領収書と同一の内容を、後日客観的に証明できる形で残すことが求められます。

この「証明力」が、税務調査における信頼性や、取引先とのトラブル回避に直結します。

複写式領収書と比較した場合、単票式は控えの作成・管理に手間がかかり、証拠としての信頼性の面でも課題が残る可能性があります。

特別な理由がない限り、発行と同時に正確な控えが手元に残る複写式領収書を選択することが、多くの事業者にとってはより安全で効率的な選択と言えるでしょう。

コスト面での差も限定的であることを考慮すれば、長期的なリスク管理の観点からも複写式の利用が推奨されます。

領収書の発行においては、記載事項の正確性、改ざん防止措置、収入印紙の適切な取り扱い、そして書き損じ時の正しい対応など、遵守すべきルールが数多く存在します。

これらのルールを軽視すると、税務上の不利益を被るだけでなく、取引先からの信用を損なうことにも繋がりかねません。

また、領収書の控えは、法人税法や所得税法に基づき、一定期間の保存が義務付けられています。この法定保存期間を遵守し、税務調査に適切に対応できる体制を整えておくことは、事業を継続する上での基本的な責務です。

近年では、電子帳簿保存法の改正により、領収書の電子保存がより一般的になりつつあります。特に電子取引データの電子保存義務化は、全ての事業者に影響を与える重要な変更点です。

また、インボイス制度の開始に伴い、領収書が適格請求書（または適格簡易請求書）としての役割を担う場面も増えており、その控えの保存義務も明確化されています。

これらの法制度への対応は、業務のデジタル化を進める好機とも捉えられますが、同時に、新たなルールへの正確な理解と適応が求められます。

結論として、単票式領収書の控えの管理は、事業運営における基本的ながらも極めて重要な業務です。安易な取り扱いは、将来的に大きなリスクを招く可能性があります。

本稿で提供した情報が、読者の皆様の適正な経理処理とコンプライアンス体制の構築の一助となり、より安全で確実な事業運営に貢献できれば幸いです。

今後の展望としては、ペーパーレス化とデジタル化の流れはますます加速すると予想されます。

クラウド型の会計システムや経費精算システムを導入し、領収書の授受から保存までを一貫して電子的に行うことで、手作業によるミスや管理コストを削減し、より効率的で信頼性の高い経理業務を実現することが、多くの事業者にとって現実的な目標となるでしょう。